配件仓库退货流程规范存在的问题和现状退货注意事项

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档退货流程规范一、存在的问题和现状1、 关于货物的退换，财务直到结账时、仓库送来退货清单时或者运输费用报销时才知晓，产生流程上滞后。日常与往来单位退货财务如不能掌握，会给货款结算带来困难，同时退换货产生的二次提货的运费，我公司也会重复承担。2、 退换货涉及厂家配件、外购配件、精品、工具等的退换，其中精品由于质量上的问题内部索赔频繁，问题最严重的是中控，由于防盗器的提供商涉及江阴道远、常州光临，客户前来索赔的都是中控的部件和电极，不是整个防盗器索赔，导致库存有点乱。3、 现在的流程：等这批货用完了或者是一开始来就发现坏了等结账的时候，清点有几个坏的，仓库就用A4纸写上退货的名称和数量送到财务，然后需要退换的货物就寄回去了，这些退换的货物寄回去的时候可以到付，但是有时候供应商赔给我们的货物，在我们二次提货便要承担两次运费。这里主要有两个问题，一是平时不能及时记录退换货物的名称数量，退换货的原因，以及了解责任人，事件拖久了供应商和运输单位相互推卸责任。如果能及时记录，当天反馈，及时联系责任人就会很快的解决问题。二是退换货中涉及货物退回不要了，月度结账时如果财务不能及时了解这个情况，会出现结账金额上的不准确，或甚至多付货款。二、流程规范1、 仓库主要负责退换货的数量、质量上的监督。需要退换货会出现以下两种情况：一、来货时就发现货物数量短缺和质损，无论是哪家供货单位，仓库严格核对订货单据，看是否有数量上的短缺、品质上的质损，如实填写仓库退换货表格中《新购货物短缺质损明细》。2、 如一些货物单从表面不能看出损坏，在使用中产生内部索赔，需要和供应商进行退换货的，每天要及时的记录并反馈给部门经理和财务，因此每天应该及时填写仓库退换货表格中《使用中发现质损明细》3、 该批货用完或者一段期间结算时，根据平时登记的需要退换的货物明细，填写仓库退换货表格中《退换货总计》，这张表格需要退货时是每个供应商一张（按退货需要自己复制填写），整理出每家供货商需要退换货的数量、单价，如需要供应商换回新货，需要二次提货并承担运费的应当再后面标注。4、 填写完整的《退换货总计》的表格可以打印出来作为每家单位的退货单，需要部门经理确认签名。三、注意事项1.其中一个可能仓库填写有点不方便的就是运费部分，现在公司寄运货物的费用一般是由部门经理暂支或者积累下来报销的，这个部分就要求部门经理能配合，如果运费由我公司承担的货物，在来货时及时告知仓库运输费用及运单号，或者仓库人员及时询问部门经理有无我方承担的运输费用和运单号。这样出纳可以按月核实运费报销单据，及时监控我公司是否重复承担运费。2.换回来的货物、短缺的货物重发来的货物，应该及时入库，并且补充完整以上三个表格中换货、短缺货物后续来货情况的单元格3.这三张表格每年度一张，省去每个月结转的混乱，但是到第二个年度时，需要把上年度还未退货或者缺货、换货还未到的结转到下一张表格4.这三张表格使用后，如有不合适的地方再进行修改，这张仓库退换货表格可以替代《财务规章和操作指导手册》中的附件三十二新购配件确实（损坏）跟踪表5.仓库退换货表格《新购短缺质损明细》和《使用中发现质损明细》中，如果该种货物已经退换（已经退还的标准是《退换货总计》中已经列明，部门经理已经处理或需退换的货物已经寄出），该条明细用其他颜色标记出来，以示和要退但未退换或未处理的货物的区别。6.仓库必须把退换货的表格和配件进销存报表结合起来，凡是列入退换货表格的配件或者精品必须在当天配件进销存报表中做出库处理，本月期末库存数=期初数+本月入库数-本月加装数-内部索赔数（需要退换货数）四、财务监督1、 主要是核实由我公司承担退还货的运费和购货时由我公司承担的运费有无重叠。2、 督促仓库是否及时退换货，看表格中登记需退换和索赔的配件的时间，如长时间未退货报部门经理及时处理。3、 对于有退换货或者缺货当中涉及金额变动，如退货后修改付款金额的，要解释记载到《财务退换货货款和费用监控》的表格中去，在结账时核对。4、 抽查退换货后库存是否准确，尤其是内部索赔比较频繁的精品，并与配件进销存报表进行核对，本月期末库存数=期初数+本月入库数-本月加装数-内部索赔数（需要退换货数）精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档收货作业流程1．目的使得收货作业标准化，提高收货效率和准确度。2．适用范围适用于ⅹ物流有限公司所有权及使用权所及的所有配送中心及仓库。3．收货流程3.1到货通知普通收货主要指客户自送或公司运输、仓库间调拨到货；，客户将《到货通知》传递给公司仓库信息管理员，由信息员将信息传递给主管，《到货通知》须包含：供应商名称、订单号、货物名称、货物番号、规格、数量、体积、重量、预计到达时间、备注信息等；传递《到货通知》的途径可为传真、电邮、电子数据传输，并电话确认；以上客户传递单据均需客户相关人员的有效签章；3.2到货文件审核客户货物到达公司配送中心或仓库后，理货员要求送货人提交完整齐全的到货文件；如无送货单据等相关文件，则不予卸货。理货员及时向直接上司反馈异常情况；到货文件包含：《装箱清单》、《送货单》，或具备相关功能的到货文件；班长将相关单据与到货文件进行仔细核对；单据任何细目不符，理货员应即刻与送货人共同核对与清点货物，找出错误原因，并清点核对出实际到货的状况；若货物与单据描述一致，则准备收货；需绝对确保，收任何货物，一定有相应的单据，来源不明或没有单据的货物拒收；3.3收货操作、过程确认首先监督送货方小心打开车门（飞翼厢车应先打开10cm飞翼，确认货物不会倾倒，厢车应先打开一扇车门，确认货物不会倾倒），防止野蛮操作导致的车内货物堆垛倒塌；班长、主管监督仓储人员、送货协助人员的整个卸货过程，避免野蛮操作导致货物受到损害，尤其是对于防震、防倾斜、防倒置的货物更要特别注意；卸下货物后，严格按照货物的堆码限制，将货物按项目（客户）、品番、日期、规格等分类放置在托盘上；放置中需确保货物的标签统一朝外，并整齐堆放；将《送货单》与货物进行核对，确保货物的数量、品番、日期、规格与单据完全一致和吻合；对于原包装货物，一般情况下不予开箱检查，除非客户授权可予以抽查；对于允许开箱检查的货物则必须开箱检查，以确保包装箱内之货物数量、品番、日期、规格等与包装上的标注，以及与收货单据描述完全一致；对于在与送货方进行单据核对中发现不一致的来货，班长更需要仔细核查实际货物；如实际来货数量短少、多货、货物个别型号错误、货物外包装破损等，必须在送货签收文件上作相应详细备注，并由双方责任人员签字确认；出现异常情况时，要求对产生异常的货物拍数码照片以取证备查；如有测试品、附件或备件等，则须与主货物分开放置，并同样按单严格清点和审核，并及时通知仓库课长；若客户要求对所收货物进行合同号、批次号、有效期、序列号管理，须记录相应信息；异常情况情节严重时，则需立刻电话通知仓库主管，由后者与客户沟通确认处理办法；客户要求暂收等待处理的货物，以及任何异常货物，包括多货、少货、包装破损、货物受损等，需与正常货物分开放置并标识；理货员、班长收货完毕，则需在收货单据上签字确认，再由主管签字确认，并注明异常情况所在；3.4收货单据确认班长收货完毕，将单据移交给主管进行再次检查与核对；主管人员不仅要对班长的验收各项予以进一步的检查、审核和确认，还需对来货进行全方位的检查和审核；尤其需注意班长、理货员在收货中发现的异常情况，核实清楚并找出产生差异的原因及程度；班长在审核检查中，若发现其他问题，则同样需在送货方的送货文件进行详细备注，情况严重时与相关管理领导沟通，由后者与客户沟通协调解决方案；审核中发现任何异常问题，需填写收货异常报告上交主管并进行记录；班长审核完毕，需要在《收货异常报告》上签字确认；3.5签收检验结束，班长在送货文件上对货物的实际验收状况予以详细备注和说明，盖仓库正式收货签收章并签字确认、再交由主管签名确认，异常情况亦需送货方签字确认；班长或理货员将收货单据给到信息员，后者据收货报告上的实际验收状况予以填写；信息员打印出《入库单》，加盖公司正式收货签收章并签字确认后，给送货人作为收货证明；文员亦需保留送货方的送货文件副本或复印件；3.6收货入货位班长监督叉车（叉车使用须按叉车使用规定操作）及理货员将货物搬运到货物存储区域；主管对存放货位实际考察建议货物的可行性；若可行则将不同的货物存放于相应货位上；班长或理货员将货物放入相应货位后，还需建立或在原有的《库存卡》上标注和记录进货信息；完成货物入位；3．7收货文件存档仓库理货员、班长完成系统收货后整理所有收货文件；收货文件主要包含：送货人的到货文件如《交货单》、《装箱清单》及公司的《检验报告》等；文员负责整理、审核和装订所有的收货文