文件控制程序六

文件控制程序1.目的对与管理体系有关的文件及资料进行控制，确保所有使用场所都能得到适用文件的有效版本。2.适用范围适用于与本公司管理体系有关的文件和资料的控制。3.职责3.1本程序的归口管理部门为总经办和工程部（以下称：文件管理部门）。3.2总经办负责管理类文件和资料的编写、发放、更改、标识、回收和作废、归档等全过程活动的管理。3.3工程部负责技术类文件和资料的编写、发放、更改、标识、回收和作废、归档等全过程活动的管理。3.4最高管理者负责管理手册的批准发布3.5管理者代表负责管理体系程序文件和其他文件的批准发布。3.6各职能部门及项目部对所使用的文件和资料按要求进行控制。4.工作程序4.1文件的编制、审核、批准和发布4.1.1管理体系文件a.管理手册由管理者代表组织编制并审核、最高管理者批准发布；b.管理性程序文件由管理者代表组织编制并批准发布。4.1.2技术性文件和资料a.技术性文件由工程部组织编制并审核、总工程师批准实施；犁b.捞狭工程部应确保璃施工验收规范旬的有效性。环少全其他管理性文右件由各部门编扰写、部门负责田人审核、公司哈分管领导批准泪。身尊文件经审批后些，原版文件分再别送总经办和帜工程部保管，痰总经办和工程蛮部负责识别现建行修订状态（强版本、第几次抽修改），进行宝编号，在《有跟效文件一览表辫》上登记并发朱放到相关部门记。总袋《有效文件一片览表》至少应挨包含以下内容绍：册a序.僵（收）发文日税期；苏b亡.煤文件编号；拆c构.嘉文件名称；耍d另.蚊版劫号帮/疼修订状态。围4.2汽误体系文件编号杨规则轰帜愧管理手册同ZBJ/QE子O1-2006年号帖管理手册识别型号管理体系文件烟浙江标力集团孝建筑工程有限挨公司食巷比衰程序文件惊ZBJ/Q殿EO2魄告□律□史-旗-付□□□单□糕腹愚吊俊年号遗混程序文件序号牙程序文件识别如号眨安全管理体系谜文件笑浙江标力集团某建筑工程有限菌公司栏橡佛第三层次文件顽ZBJ/Q厕EO烈3漏□处您瞧□钳□掘-著□菊□涂-酒□□□□编制年号抛绵谣应誉伟筹文件分序号文件序号赛铅浊斗牌磨状唉荐该温租洞惯第三层次文件亲识别号管理体系文件夜浙江标力集团助建筑工程有限帮公司表说明睛：耐G摊-巡管理性文件识锄别号涉，州J嫩-烘技术性文件识堡别号追搁兆确记录表格编号记录表格序号艇ZBJ/升QEO4魄凑□□—□□来记录表格识别狂号千浙江标力集团苦建筑工程有限只公司爪对应程序文件谨序号管理体系文件不签家停百从炉霜沾稼4.3顷床文件的发放和边回收区宰管理手册和程河序文件由总经邪办负责发放，殊在《文件资料址发放登记表》不上作好记录。伟颠经管理者代表笋同意发给客户铲或外部其他人顾员的管理手册远和程序文件，它一般为非受控绪本，由总经办舅登记造册。望诞茫技术性文件、坊施工验收规范刻、国家和行业铁标准等由工程冶部负责发放，竭在《文件资料拔发放登记表》痒上作好记录。撒料尺文件一旦失效晴或作废，应由归总经办和工程获部分别按原发荣放范围收回全肥部受控文件的液旧版本，以保灶证有关场合使芝用相应的有效致版本。伏4.4跳垄文件和资料的锹更改门敢悠文件和资料的尸内容会因组织蚊结构、产品、溜工作流程、法正律法规等发生谅改变而变化，停文件管理部门此必须对文件进鹰行评审。若需翁要修改文件，贤填写《文件更击改审批表》，奇按规定审批权喊限再次批准，启文件更改批准猜后，由文件管著理员或使用部宁门实施更改。肃更改时，应注荒明更改标记、尽生效日期以及罪更改人签名、益日期。独慕禽文件和资料更恋改的方式茧a盈.垮修改：当更改牲内容不多时，规由文件发放部遵门下达《文件每更改通知单》卖，由使用部门窑的文件管理员革在《文件更改沾通知单》上签逗字并在文件的京相应位置上进殖行划改。逢b怠.默换页：当修改应内容较多时，乱文件发放部门声对更改页重新须打印后，对所未有受控文件进似行换页，收回脚旧页，在《文弯件资料发放登议记表》上作好原记录。涝c跳.福换版：当文件悦内容需大部分弹更改或原文件炒已多次更改影逃响使用时，由抢文件发放部门期重印新版，进闲行更换，收回雁旧版本，在《持文件资料发放垮登记表》上作价好记录。肾4.密5愁文件的借阅邪需临时借阅文艳件的人员，经万文件管理员同骗意，必要时经烫相关领导批准缠后填写《文件俭借阅登记表》兼，方可借阅文共件。借阅者应艳在指定日期内父归还文件，以歪防丢失或损坏换。解4.织6纯文件的复制肾受控文件和资守料破损或丢失趣需要补发或复杰制时，必须经扇文件管理部门进负责人同意后炸方可补发或复炸印。复印件列傍入受控文件范决围，按受控文扣件统一管理。怜4.完7释外来文件的控摊制拿ａ锡.寨总经办负责识赏别、收集和评冈价、发放、更扔新有关的国际贸公约、国家法饶律及国务院、眯国家部委及地誉方法规、政府尝部门的公文等倦；省ｂ谎.么工程部负责识花别、收集和评挪价、发放、更身新国家、行业熊、地方的相关拒标准和规范及箩其他要求；跃ｃ景.牧具体按《法律猾法规和其他要把求管理程序》正执行。旁4.8评漫作废文件的处俱置箩才场对作废文件，粘原发放部门负框责从所有发放烧和使用现场及翅时收回，用黑艺色记号笔划去虫原有标识，加六盖蓝径色磁“峰作丽废斥”贫标记，注明日帮期，集中保管制，并与有效文叨件隔离。不缘善因法律或其他矩原因而保留的作部分作废文件最，必须经管理诊者代表批准，促在犯“荐作销废敏”松标记下加盖红归色足“娇参慧考浓”剩章，防止作废脏文件的非预期群使用。适尊除参考保留冻外亡,兔其余作废文丸件债,框由总经引办惑/色工程部席登记造仆册