公司年会筹办手册

年会策划筹备手册一．做好预算计划年会有各种不同的类型，有的是答谢客户的，有的是员工总结大会，所以在计划之前需要明确职责任务，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排。通常而言，年会预算包括以下几个方面：1、交通费用交通费用可以细分为：(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。2、会议室/厅费用具体可细分为：(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。助正常的住展宿费除与酒店蚀星级标准、房葛型等因素有关经外，还与客房接内开放的服务执项目有乓关拦—闹—揪譬如客房内的鸡长途通讯、洗与换、迷你吧酒描水、一次性换复洗衣物、互联秃网、水果提供们等服务是否开划放有关。会议装主办方应明确环酒店应当关闭繁或者开放的服绕务项目及范围旨。登陕热4山、餐饮费用盟会议的餐葵饮费用可以很社简单，也可以滩很复杂，这取魔决于会议议程驼需要及会议目修的。敢早约(1才)丈、早餐葡早餐通常贷是自助餐，当腊然也可以采取顾围桌式就餐，究费用按人数计闹算即可（但考望虑到会议就餐糖的特殊性及原抹材料的预备，追所以预计就餐漠人数不得与实时际就餐人数相售差诵到中1插5粒％，否则餐馆尿有理由拒绝按郑实际就餐人数算结炉算耐—拖—给而改为按预定诞人数收取费用患）拥庙煌(2逆)唯、中餐及午餐俊中餐及午镜餐基本属于正恢餐，可以采取挽人数预具算德—诸—蛋自助餐形式，垦按桌预扎算酒—啊—敬围桌式形式。肯如果主办方希瞒望酒水消费自昂行采购而非由欲餐馆提供，餐馒馆可能会收取凝一定数量的服霉务费用。装衬味(3沾)报、酒水及服务控费渐通常，如依果在高星级酒叹店餐厅就餐，依餐厅是谢绝主恼办方自行外带肉酒水消费的，趣如果可以外带筹酒水消费，餐爆厅通常需要加倒收服务费。在户高星级酒店举集办会议宴会，衬通常在基本消群费水准的基础律上加净收梅1探5猾％左右的服务率费。存弦洗(4优)愤、会场茶歇陪此项费用辩基本上是按人拐数预算的，预编算时可提出不吃同时段茶歇的肯食物、饮料组车合。承办者告浮知的茶歇价格晋通常包含服务商人员费用，如叠果主办方需要絮非程序服务，或可能需要而外畜的预算。通常音情况下，茶歇针的种类可分为璃西式与中式两白种前—坝—洞西式基本上以劲咖啡、红茶、换西式点心、水埋果等为主，中象式则以开水、座绿茶或者花茶廉、果茶、水果蜡、咖啡、水果臂及点心为主。夕桂沿(5给)位、联谊酒宋会莲/臂舞会析事实上，姥联谊酒掘会拿/纺舞会的预算可贷能比单独的宴饥会复杂，宴会摇只要设定好餐渴标与规模，预皆算很容易计算按。但酒途会猫/虏舞会的预算设基计到场地与节币目支持，其预峡算可能需要比付较长的时间确植认。豆座穿(6恋)柴、其别他罪—卸—穿点心、水果及触调制色酒漏粥轮5普、视听设备斧除非在室辆外进行，否则彩视听设备的费迟用通常可以忽张略。如果为了酱公共关系效果梦而不得不在室届外进行，视听隆设备的预算就绑比较复杂，包留括：秋●损设备本身的租扩赁费用，通常钞按天计算临●菌设备的运输、厉安装调试及控山制技术人员支挽持费用，可让袜会展服务商代坐理刑●倒音鱼源乎—剩—忆主要是背景音挖乐及娱乐音乐杏选择，主办者抚可自带，也可灾委托代理演战榨6糟、演员及节目伙通常可以吵选定节目后按搂场次计事算针—捎—秆预算金额通常勿与节目表演难办度及参与人数眨正相关。在适塔宜地点如果有修固定的演出，雁那预算就很简焦单，与观看表础演的人数正相少关宾—警—红专场或包场除娇外。7、杂费涉杂费是指会展包过程中一些临气时性安排产生妻的费用，包括桂打印、临时运歪输及装卸、纪银念品、模特与怒礼仪服务、临穴时道具、传真形及其他通讯、保快递服务、临位时保健、翻译田与向导、临时杯商务用车、汇麦兑等等。杂费香的预算很难计惰划，通常可以男在会务费用预字算中增列不可说预见费用作为彻机动处理。默二．寻找年会鸦优化方梨案须啦地点选择响：选择适合的乳会议场所，必宪须依据当地可鲁提供的会议资深源状况及该会门议的程序、预巾计的与会人数陶、与会人员的附背景情况，以冤及最重要的会攻议目的、目标敬和与会者的偏贩好等因素综合惩考虑欲。绪瓣影◆佛按类型划谷分求蛛商务型酒爷店：这类酒店敏无论在外部设修计，还是在内阀部装修，以及愤可提供的先进挪通讯工具、适野合会务的商用锯场地上（有特喂定的商务楼层恨），一般都充冶分体现了现代峡商务高效、快悠捷的内涵。酒哀店既能接待小咬型会议也能接麻待大型会议，裤有一个或多个删多功能厅斜，滑2续4狠小时全天候办因公，有较强的康服务能力，此蹲外还有多个中剧、西式餐厅、记各种商店、健烫身房、游泳池复等设施。惕度假型酒辫店：这类酒店毅一般建在旅游滚胜地或海边，鹅外部设计、园壁林规划、内部显装修都充分体宋现了当地特色负，集休闲、娱摔乐于一体。同晴时随着社会的亲发展，度假型哈酒店也能提供棉相应的会议设梦施、美食和各崖种代表地方和扔季节特色的活役动，这些无疑什大大方便了会崖议单位如。思基◆室按地理位帜置乓浊中心酒店：在燕选择位于市中巾心的酒店时需习考虑酒店与机蜓场距离（包括辆交通是否拥挤专）。如果与会锄者来自国内或学本地区，那么鸦选择这样的酒喉店是明智的。统会议筹划者一养般喜欢选择位昆于理想的城市箭里且设施和功雨能齐全的市中驶心酒店，这样丽与会者的随行盼家属便有很多渡活动可做。市窄郊酒店：对于飘当地可驱车前秧往的与会者来丢说，这类酒店彩是大受欢迎的瞧。产比较价格：在摧确定数家会议超场所以后需要储同会议场所的飘销售部门直接茶联系，进行一丘个非常详细的呀报价咨询，予驴以比较后从中蓬选择最优方案月并做进会议整纠体计划中，同海时需要催同霞1扯、猪2筐个会议场所保红持联系以备急牌需时调整。艘三．现场考察件预骨订雨敲做好年会盼预算并联系好很几家会议场地诞后，进行实地旁考察是十分重同要的，考察后晚再最终选定一污家场地并提前勿预定。裹会议场所姻实地考察：视服察选定的场所向和设施，检查隆并比较各项设译施；协调会务答工作人员的活模动；根据会议挨的具体情况，驳设计并安排会爱场的布局，细帆致周到地设计夹好所有的细节笋。垦票会议场所的确斧立预定：根据股会议的级别，扁选择会议举办戚地；根据会议久的具体情况，粗确定是否将会疗议划分为几个犬分会场，选择捧分会场的地点登，并提前预约仅。根据需要，若准备会议所需垄要的所有设备咏，并提前安放荡在指定位置；兔提前调试好设移备，并进行演刃练，确保会议贺的顺利进行。奉四．显会议设施准备蛙在会议开始前炊需要根据会议兴的具体情况确炼定会议设施，彻此项十分繁琐茄，所以可以列查一个表，一条许一条核对准备幅情况。逢常见的会宾议设施：1、屏幕叉边野2舱、投影仪（胶破片投影仪及多散媒体投影仪）增张甩3汪、录像羽机起鸭铸争4君、忘VCD助查蒜5口、音董响找师储甩6动、话筒（有线辣、无线、立式阀、座式及纽扣赤麦克风）吗待府7刃、镭射氏笔凉段筐乖8练、幻灯鹰机肢中多呆9信、讲抢台忙联流开1字0栗、舞悉台仙星滔充1问1泊、夹纸斩板坦喷催膀1财2药、大白光板念呢尽注1椒3钻、签到衫台支与兄婚1库4敏、名片扎簿肝灯倍败1不5草、马克姨笔乎出松点1员6稀、铅凝笔喂示步沈1责7邮、信斑签爪氏怪栏1秧8油、会议桌懒椅忍完竖傲1届9谨、插线菜板势却牺返2珠0劫、彩大电唇劫听幕2蜜1活、横遇幅挎硬嫩屡2省2德、指示竖牌佣寿殿学2仅3捉、告示牌碌浴就2缝4泛、桌界卡夺胶夫惨2井5绩、主席胡台番向晌陵2歇6州、盆碗景慨炼薪霉2察7坊、鲜书花腔映办家2税8箱、背景女板盾始覆沃3跃0遥、隔年板惭挪找某3侵1裁、灯光照明淋爷朋3颗2半、同声翻译系址统驴3化3附、产品租赁暗五．执行预期遵计巧划学给按照预期凤计划履行方案商，在执行过程特中，要做到耐肺心、细致与周行到诉…移…代在年会执行过伟程根据不同年躺会形式，需要们注意餐饮安排抚、交通安排、遗旅游安排、司珍仪安排、秩序拣维护、茶歇安枕排和摄影摄像推等事项。须餐饮安脱排握昆根据参会甘人员的喜好，悲预定各种形式狸的餐会包括西档餐、中餐、自孤助餐、宴会等弹等；唉餐饮安排渴通常有两种形蝇式叹—茅—份自助餐或者围刃桌餐。连类别有中穷式、西式及清携真系列。统一伶安排餐饮的会妙议，对于成本检的控制非常重明要，自助餐一寸般可以发餐券仙控制，很多酒弄店对于自助餐亡的开设有就餐丑人数的要求，贴可以事先制订老餐标及餐谱，否严格区分正式晨代表与随行人柜员、家属，特司殊要求者可以浩和餐厅协商。蝶围桌式餐森饮安排比较复茄杂凭—颂—弹特别是大型会颤议的时候。围撕桌式餐饮安排盗需要考虑的问师题有：开餐时山间、每桌人数锁、入餐凭证、章同桌者安排、蔽特殊饮食习惯鼻者、酒水种类和及付款等。虽需要提醒滚的是，会议前梨期考察时注意宵餐厅及用具的铜卫生情况，不确能让就餐者出宣现健康问题。依如果就餐者无治法按时集合就爽餐，可采取那习桌够人数那桌圆开席的做法，济以保证就餐者鹊的权益第。拿面交通安堆排最着重要的国换际性会议、行恳业重要会议、第知名公司全球莫或者大区会议每，参与者通常刊人数较多，身宪份较高，如果朋在主办者所在句地，车辆调度梳可能不成问题洁，如果在异地侨举办，那么车盖辆调度就值得绣好好研究。输通常，异菊地举办会议基温本上委托当地冻专业机构代理乎，车辆调度涉杆及到主办者与轧代理方的沟通线，还涉及到会坟议举办地的车彻源问题。对于咐主办方，通常鬼只提出用车要芳求及安排要求肯，而代理公司衰则要考虑时间隆安排、预定的躁合理车辆数量扁、行走时间及理线路等等。畅因此，主中办方应该提前蜡告诉代理方相灰对准确的与会纠者抵达时间、猾人数、此时间喊段内抵达客人迁的身份及车辆衰使用标准，并虹告诉代理方如抢果出现与预告项情形不符时希份望采取的弥补污措施及愿意为吼此承担的代价扮。汉公旅游安见排咬游实际上，典年会考察或者姐旅游大都是为亲嘉宾特别安排削的、具有公关喉性质的行为，扎当然不排除部婆分行为是真正澡的商务考薯察纸(纺为获取行业或被者相关行业信畏息而举行的市彻场调研性质的己动励作甚)召。极短线旅行孕旅程很少离开伏会展举办地例50版0猾公里茫以上，时间不触会超摇过坚4狼8偶小烦时魔(铁大多数券为袖2现4蜓小时以风内多)读。少数旅程可舟能超过嫌100搅0探公里嗽以上，时间可两以长达一糕周浸—敢—阅甚至可以跨国遇旅行。此时中暑介公司的作用族就相当于旅行异社，将提供线朱路咨询、线路证包价购买、导半游、景点票务政、车辆、住宿耕餐饮安排、旅妻游保险购买、轿落实异地返程盟票务等服务房。担金司仪安樱排池神如果是客吗户答谢年会，型必要的礼仪显论得温馨，而员宣工大会则可以傲较少考虑安排从司仪。吉礼仪工作旨一般包括模特俗召集、程序分络解、简单培训宗、服装道具准献备、礼仪执行魂等。值得注意肚的是礼仪的文话化素质及外语务基本技能考察辫，而不能简单组看形体决定是乌否聘请，另外情一点就是礼仪闹的个性是否符环合工作要求。册各种主题的会棍议对礼仪的要丘求不一样，学喂术性会议、政将府性质会议要广求模特的着装旧比较素雅，不曲能抢了专家及盖政府要员的形配象，而销售类宿会展则需要模脂特为企业及产硬品锦上添花，剖尽量着装鲜艳饶，与企业或产朵品的品质形象疑要求一致距。独售秩序维箩护活关对于会议侮而言，无不希浪望有良好的秩绿序。小型会议吓特别是企业内游部会议秩序基卧本不用控制，泡但大型会议，荒秩序的控制就之显得很重要。洪大型会议可以物采用代表证或暖者入场券方式仆控制，如果需复要保密，代表迷证可以特制，河印制有代表的混数码身份照片核，会场入口设闯立保安来维护寨为好度茶歇安壳排怕咳茶歇对于翠一