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文档简介
第页共页公司文件管理制度公司文件管理制度公司文件管理制度1为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收,确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性,特制定本规定。1、文件的发放:(1)财务部、消费部、营销部办公室以本部门名义构成且在本部门管辖范围内发放的文件,各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放施行的文件,由办公室安排专人统一发放和回收。(2)各部门需办公室安排发放文件时,务必将文件打印并复印好,由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部,由办公室主任安排文件发放人予以发放。(3)任何文件,发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件,由部门负责人签字接收。如部门负责人不在,由部门在场人员签名代收。代收人务必负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”,并由个人亲自签字接收。(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等),发放人只需发放到相关正科长级管理人员,再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。2、文件的更改:(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改,且更改后不影响整个文件版面的整洁美观,由原编制构成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原那么性的须报直属部经理签字认可),连同编制构成部门负责人的私章送原发放人,由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简状况,可到现场为原件人更改,也可以收回后予以更改,再返还给原收件人。但在更改时务必用双线划掉原字句,在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句,并在更改处盖上原编制构成部门负责人的私章。3、文件的换页:(1)任何原因造成文件单页大面积修改,需换页的,由原编制构成将需修改页面进展修改并打印、复印好,由其部门负责人书面写明换页状况(属数据性、原那么性修改须部经理签字认可)送原文件发放人,由原文件发放人根据原发放范围予以换页。(2)所有需换页的文件,由文件发放人统一换页并注明执行时间,将原页销毁。4、文件的回收、作废:(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因,造成原文件资料与新文件资料重复、冲突而失效的,由汇总部门或新文件编制构成部门负责人,安排原发放人予以回收。(2)文件发放人在回收文件时,务必持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。(3)每年12月下旬,由办公室通知各部门,对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室,由办公室主任统一安排销毁。5、其它规定:(1)任何部门以公司名义构成的文件讨论稿或正式稿,务必发放到董事长兼总经理、财务部经理、消费部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员,以便理解公司政策方向,根据公司各方面状况系统地进展修改,确保接口部门的互相配合。(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都务必在档案室存档备案。(3)任何文件相关部门负责人接收后务必领学或传达应执行的员工,认为有必要复印下发到相关员工时,须向原发放部门提出申请,由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发,防止文件使用范围失控,造成有效和无效版本的混淆。(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的,发放人只需盖上作废章即可,不予收回,但档案管理员务必在“作废文件”档案栏目登记注明,妥善保管,以便备查。(5)发放文件属讨论稿的,讨论人组织讨论完毕后须按时交文件编制构成部门。(6)文件发放人务必将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册,妥善保管,以便备查或回收时使用。保存期限为三年。6、任何人未经总经理批准,不得将公司文件私自带给给公司以外人员。那么除承担50元罚款外,对由此造成的一切后果负责。7、本规定各条款如有违犯,对职责人每次罚款50元,由其直接领导开通用罚款单收缴。公司文件管理制度2一、总那么1、技术文件是本公司的核心机密,是本公司可以持续开展并在市场上持续强势竞争力的有力保障,公司的技术文件属于公司所有。2、为标准本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性、完好性,明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料,确保技术文件的正确性及施行有效的管理,特制订本制度。3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。二、技术文件的'编制1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。详细包括:1)开发方案阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发方案书、检验要求。2)开发设计阶段:原理图、印制幅员、产品编程手册、机械构造图、编程器件烧写文件、可编程器件码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。2、技术文件的技术要求和数据等务必贴合国家相关标准和规定要求。3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制,各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。三、技术文件的提交1、在产品开发的整个周期中,设计人员务必按照技术文件标准认真进展各项文件的编写工作,以保证技术文件的完好性。2、在产品开发的各个阶段,设计人员都务必按时提交设计文件,并保存在公司的效劳器中。每当设计文件发生重大更改后,设计人员都务必重新提交文件,以便更新效劳器中的文件,保证开发工作的可靠性。3、设计文件的提交以starteam为准,设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。4、对于已提交的文件,任何人员不得成心在效劳器上进展删除。四、技术文件的归档1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制务必严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期,设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全,签署不齐全的技术文件不得用于归档。3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中,纸质文件签署须在纸质文件上手写签署,电子文件签署那么在starteam上以备注的方式进展签署,光盘签署那么在光盘封面的标签上进展总体签署。4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后,方可进展归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司效劳器上,供查阅使用;一套刻录成光盘,做封存保管。5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签,标签上须注明光盘的大致信息,如名称、编号、签署信息等。6、归档文件时,须填写《设计工程归档资料清单》,并对归档文件进展真实有效型和完好标准性检验,检验合格前方可给予存档。五、技术文件的借阅1、任何员工之间不得私自传阅技术文件,不得非法持续不具权限的文件。2、假设因工作需要,须借阅技术文件,那么需报相关领导批准,并填写《借阅登记表》,然前方可透过获得的授权从公司效劳器上下载相应的文件进展查阅。3、对于借阅的文件,不得私自打印、传阅,不得泄露借阅文件的机密。4、如有特殊状况需要将文件转与别人或携带外出时,须经相关领导批准。5、文件阅览之后,须在相关人员的监视下彻底删除借阅文件,并补充完好《借阅文件记录表》。六、职责追究各部门应严格遵守上述规定,假设因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件,公司将根据有关保密规定给予罚金处分和公司内部记过处分,情节严重者公司将保存追究法律职责的权利。公司文件管理制度3〔一〕文件管理制度第一条、管理要点1、为使文件管理工作制度化、标准化、科学化,进步办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、制度类文件按照公司文档统一格式进展编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、资料等信息;措辞标准,表达无歧义。4、根据文件属性、类别,对所有文件进展编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。第二条、制度标准1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖章,签发。4、凡寄至公司的文件、等,由办公室签收并做好相应记录。5、由行政人事部主管保管,办公室人员对一般性文件进展分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管。6、各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理批准前方可借阅。7、办公室管理人员对文件借阅状况进展登记,做好借阅记录并限期清退。8、按时间、资料、部门、名称等资料分门别类进展整理,附件、批件、定稿等资料搜集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。9、根据存档时间及存档的必要性对文件进展销毁,需上报行政人事主管签字批准,按照文件管理制度进展处理。第三条、文件管理流程设计1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁3、借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁(二)文书管理制度第一条、管理要点1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进展,保证公司内部资料的平安性、完好性,促进与进步组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。3、除通知外,一般性文书没有固定的格式,但务必标有页眉页脚,文本资料可根据文书详细资料进展调整。4、根据文书性质进展编号整理,定期对文书进展归档整理,持续纸质文档与电子文档的同步更新。第二条、制度标准1、根据公司实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,张贴公示学习。2、按照文书管理范围,行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》,所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。3、行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。4、按时间、资料等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。5、根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进展整理销毁;须上级审批同意,方可销毁。6、办公室负责人为第一职责人,假设发现文书丧失,办公室人员务必查明原因,如实向主管部门报告,假设未查明原因,那么由办公室负责承担。7、违犯以上规定者按照相关规定予以惩罚。第三条、流程设计起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁(三)档案管理制度第一条、管理要点1、为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、修改、传递文书资料,进步档案管理质量与效率。2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。3、根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进展相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。第二条、制度标准1、应归档的文件、材料由办公室人员负责搜集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。2、所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一工程文书材料集中整理,并贴上标签。3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。4、各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核透过前方可借阅,不得抄录、复制或借出。5、档案管理人员务必遵守保密规定,履行保密手续,个性是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案平安与完好。6、档案接收、移交,务必根据档案管理制度严格做好记录。第三条、流程设计根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理,编制编目→存档→借阅→清退〔四〕办公用品管理制度第一条、管理要点1、为了加强办公用品管理,标准办公用品管理各项程序,节约办公经费,进步利用效率。2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象。3、办公用品保管实行“日清月结,出入库等量、年终查存统计”原那么。4、办公用品的采购,应进展多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支。第二条、制度标准1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室,行政办公室根据各部门的需求方案和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量
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