技专校院校务基本资料库课件

技專校院校務基本資料庫

資訊系統96年度10月填報說明會主辦單位:教育部技術及職業教育司承辦單位:國立雲林科技大學1專案目的配合教育部提昇科技大學、技術學院、專科學校等技職體系學校品質的既定政策。期能透過技專校院校務基本資料庫系統的建置，瞭解高等技職教育的現況。整合校務基本資料庫、私校獎補助、評鑑、增調科班與產學合作資訊網共通的部分，進行資源共享，以減輕學校重複填報之負擔，並使資料趨於一致。所蒐集之資料除提供教育部做為決策之參考外，並將部分不涉及個人隱私之資料，陸續開放給研究學者與一般大眾。2定位校務基本資料庫主要負責資料之蒐集，至於應該蒐集哪些資料，是由各專案所決定，而各欄位之定義，亦悉由各專案提供。校務基本資料庫在彙整各專案所提出之需求後，形成表冊，如遇表冊之定義有所疑義或衝突時，即須報請教育部裁示，在確認表冊之結構與定義後，才可據以開發資訊系統。3定位各專案之特殊需求由其自行蒐集共通之需求整合至基本資料庫技專校院校務基本資料庫各專案進行所需之完整資料統計處評鑑專案私校獎補助專案增調所系科班專案進行比對整合專案業務資料概念圖會計處產學合作資訊網5輸入資料流程重要時間點：系統填表說明會8/23、8/24、8/28開放學校填表作業9/1~10/31下午5:00評鑑基本資料表9/1開放受評學校瀏覽檢視評鑑統計分析表10/15開放受評學校瀏覽檢視完全關閉系統，開放列印表冊11/1~11/7第一次檢核各校報表11/30前完成第二次檢核各校報表12/15前完成請詳見表冊內「96年10月填表流程作業流程圖第V頁」696年10月表冊異動項目清單及匯入注意事項詳見校務基本資料庫表冊(P132-161)。7表冊內容異動表1-1教師基本資料表

新增「最早到校任職日」。定義：請填報該教師最近一次連續聘任最早到學校服務之日期(依教師所隸屬之學校為基準)。

例如：若某教師89年自A校離職後，96年A校再次聘任該師，則此欄請填”2007/08/01”。(填96年)

例如：若某教師85年起至A校任職，該教師89年留職停薪借調至B校3年，由於借調期間該教師仍屬於A校，則此欄請填”1996/08/01”。(填85年)96年10月因應評鑑小組需求新增此欄位。9表冊內容異動表1-3教師授課資料表此表刪除。表3-2實際開課結構統計表此表刪除。10表冊內容異動表3-5實際開課結構統計表

合併表1-3與表3-2後，所產生之新表。11Step2.填報藍色部份欄位。按下「確定儲存」以儲存資料。可以選擇不同系所，不同教師。（多值）可以將選擇的教師移除。（多值）填寫各教師授課之時數，包含授課之實習時數。13表冊內容異動表1-4教師進修資料表新增「進修狀態」之選項「休學中」。14表冊內容異動表1-8教師承接政府部門計畫案、產學計畫案及技術服務案資料表

專案類型定義修正，表6-2同步更正。此表為三月填報。15表冊內容異動表1-12教師專利資料表新增「技術移轉金額或授權金額」。此表三月填報。17表冊內容異動表1-14職員資料表新增「最早到校任職日」、「印領清冊頁碼」(私校適用)。私立學校才會出現「印領清冊頁碼」18表冊內容異動表3-1新生入學的畢業學分結構統計表更新欄位「畢業通識/共同學分數」、新增欄位「其他畢業學分數」。19表冊內容異動表4-4-1休、退學人數暨原因資料表修正「退學原因」定義。21表冊內容異動表4-8-1學生參與競賽資料表

22表冊內容異動表7-1非教育部補助之學校訓輔經費資料表

修正表冊名稱為「表7-1非教育部補助之學生事務與輔導經費資料表」。表7-1-1同步修正名稱。23系統功能異動新增匯入功能表2-2新生身分資料表表4-7校外實習學生人數資料表表4-7-1學生校外實習總時數調查表表4-8-1學生參與競賽資料表表7-4學校辦理各項社會關切教育之主題執行情況表表3-5實際開課結構統計表25教育訓練系統將提供教學光碟以及線上說明服務。教學光碟已置於系統「下載專區」，提供學校承辦人員下載。於填表網頁之左方列提供線上說明之連結，另開視窗以供同時瀏覽。請各技專校院與會後，於二週內辦理校內研習，以提升相關承辦人員之實務知能。9/14前請學校辦理校內研習，並以電子郵件告知基本資料庫小組辦理狀況。小組將以電子郵件或電洽方式進行後續追蹤，並將學校辦理狀況呈報教育部。26資料的輔助檢核系統可即時進行資料的輔助檢核，系統管理者可至「資料檢核」查看。自10月1日起，以二週為週期，於10/15、10/29將輔助檢核的結果，以電子郵件方式通知業務行政主管與系統管理者。29資料檢核30資料的輔助檢核主要針對以下幾種狀況進行檢核：未填報資料：以確認狀況為「漏填」、「尚未填報」或「確實無資料」。資料數值異常：例如資料數值過大或過小的異常檢核。表格間交叉比對：例如表4-1畢業生人數與表4-10畢業生出路人數的交叉比對。由於交叉比對應待表格填報完成後才可進行作業，故其檢核僅將於10/29進行並通知。輔助檢核的目的是希望能提供學校更好的服務，其結果僅供學校參考，學校可依真實狀況決定是否修改，而學校於填表期間因輔助檢核之提醒所做之修改，將不會登錄於修正記錄中。31連絡方式校務基本資料庫資訊小組之連絡方式：線上問答：

連結至系統後點選「線上問答」連絡電話：

(05)534-2601

分機：#3111#3118#5394#5395

臨時性分機：#5880#5881E-Mail：

傳真專線：

(05)533-417932連絡方式表冊後續應用單位之聯絡電話：私校獎補助專案小組：(05)534-2601轉5311評鑑專案小組：(05)534-2601轉3112～3114增調所系科班專案小組：

(02)2771-2171轉4003產學合作資訊網專案小組：

(02)8209-3211轉322033問題解決模式線上問答、電子郵件：小組將固定於上午十點整與下午三點整瀏覽並回覆問題。較單純的問題，將立刻解答；較複雜的問題，則依問題複雜程度以及洽詢表冊應用單位並待其回覆所需之時間，立即回覆處理方式與預計工作天數，並於確定解決方案後，再次回覆。34問題解決模式電話洽詢：較能即時處理，如遇忙線中，請稍後再撥，或依循其他管道(線上問答、電子郵件)記錄問題，小組將以上述方式處理。以電話洽詢所提出之問題，及其處理人員、處理方式、處理結果，小組均會加以記錄以利後續追蹤。建議學校由單一窗口(系統管理者)彙整問題及建議，以免過多單位來電詢問而造成一直忙線中。35各校提出的問題，小組必當盡力協助解決，如因問題較多，一時無法消化，造成您的不便，尚請體諒，小組會儘快處理。感謝大家的協助，謝謝～3696年10月校務基本資料庫

填表注意事項輔英科技大學秘書室96年9月4日填表注意事項本次表冊異動及系統功能異動部分請詳閱填表說明會資料簡報檔，相關資料（如：校務基本資料庫表冊、本次填表說明會資料簡報檔、系統操作）請至校務基本資料庫網站「下載專區」下載。3896年10月表冊異動項目清單及匯入注意事項詳見校務基本資料庫表冊(P132-161)。39填表說明請注意各表格之填表時間點，填表前請先上網查詢系統欄位及詳閱相關填表說明，並注意網站是否有最新公告之注意事項，以利填表。40校內填表期限本次資料上網填報期限為96年10月23日【10月24日後暫時關閉填表權限，進行資料檢核及修正】，請貴單位配合於96年10月23日前完成輸入及確認資料正確性，並將書面資料橫式列印，請單位主管及承辦人核章後擲交秘書室存檔備查。（表一系統只須擲回填報完成確認單，明細資料請單位自行存查）41系統教學光碟及線上說明教學光碟已置於系統「下載專區」，提供學校承辦人員下載。於填表網頁提供線上說明之連結，另開視窗以供同時瀏覽。若有任何填表疑問，可先至網站「線上問答」查閱是否已有學校詢問相關問題。（各表單輸入畫面中新增「常見問題」連結：如有填表疑問，可先查閱「常見問題」）

系統提供教學光碟及線上說明服務。

42匯入功能提供多種匯入方式：EXCEL檔、CSV檔、XML檔(表一師資報表)新增匯入排程的功能。（注意事項：執行匯入動作後會列入排程等待處理，已進入排程等待匯入之資料，請勿重覆執行匯入動作）匯入排程功能注意事項：若在最後一天關表前執行匯入，還是可以將檔案排程匯入，但匯入結果失敗、成功，各校自行負責，故建議提早作業。匯入功能所須之相關資料檔、系科代碼檔，請至匯入說明中下載43匯入功能以下表冊新增匯入功能表2-2新生身分資料表表4-7校外實習學生人數資料表表4-7-1學生校外實習總時數調查表表4-8-1學生參與競賽資料表表7-4學校辦理各項社會關切教育之主題執行情況表表3-5實際開課結構統計表44

修改功能：可進行一次修改多筆資料。系統設定「修業年限」功能：學校管理者設定修業年限後，系統會依據其設定來呈現各科系各學制的年級數。目前採用預設年限，若未來各學制修業年限有變動，請教務處於填表前告知秘書室更新設定。45填表所有金額均以「元」為單位。填表均以所系科合一為原則，所系科合一之單位請分別選擇「護理系」，「應用外語系」，「醫事技術系」中的學制，「護理科、應用外語科、醫事技術科、共同科目」已不再使用。收費類別欄位由系統管理者（秘書室）統一設定，本校招生之學制均須設定收費類別，各單位填表時，若清單中未出現本校應有之學制，請與秘書室承辦人聯繫，以便新增。46請各填表單位自行上網輸入及確實檢核正確性，若操作上有任何問題，歡迎來電詢問。（表二、三、四輸入資料時，請先選擇系所單位後再輸入，系統會篩選出所選擇系所之下的各個學制，不僅較方便輸入亦能避免新增不相關之單位資料，若不小心新增全部單位，建請維護該表單位能刪除整理不必要單位之資料）47資料蒐集後，校務基本資料庫填報內容部分或全部將提供予其他專案單位做後續的認定或加值應用。（如：評鑑作業、總量管制、私校補助款、教育部各處室統計資料），因此填表時，請確實依表冊規定之相關法規、作業要點進行填報，若資料填報有誤須發文至教育部修正，教育部將記錄「來文修正排行榜」，以瞭解各校執行狀況，來文修正次數以及修正表冊張數分類。故務請相關單位審慎填報與查核。

48歷史資料修正機制一般而言，學校填報於基本資料庫之資料，可能會透過以下幾種方式發現其錯誤：由基本資料庫小組檢核發現其他系統（例如：評鑑、私校獎補助作業、增調所系科班作業）經由基本資料庫取得資料後發現學校內部行政作業自行檢討發現

49歷史資料修正機制教育部相當重視資料的正確性。若於系統關閉後發現填報之資料有誤，學校須發文至教育部申請修正。教育部將記錄「來文修正排行榜」，內容依各校來文修正次數以及修正表冊張數分類，以瞭解各校執行狀況。由學校自行檢核發現者可減輕其記錄之權重。然而修正機制僅於必要時偶爾為之，正常情況應於當次開放填表期間內維護及檢核資料之正確性。故務請相關單位審慎填報與查核。50歷史資料修正機制雲科大基本資料庫小組建議：請學校確實檢核，在文件送出前