下级供应商社会责任管理程序

PAGEPAGE下级供应商社会责任管理程序1.0目的规范公司对下级供应商的社会责任管理，以及SSTS系统更新程序，推动高风险下级供应商完善IWAY必须项预防细则，确保公司对高风险下级供应商的管理流程能满足IWAY要求。2.0定义高风险下级供应商:由宜家相关组织界定，基于以下定义：如果运行的工序被认为对环境和员工的健康安全有潜在高风险危害，或隶属于易出现童工或强制劳工及束缚性用工的行业或供应系统。SSTS系统可以识别IWAY高风险下级供应商。3.0职责3.1总经理(IWAY管理团队组长；IWAY管理团队构成参见《IWAY管理职责》)：领导并监查对下级供应商的管理工作。3.2物资部:3.2.1向所有的下级供应商传达IWAY的要求，签订承诺书。3.2.2培训下级供应商(新标准中的IWAY必须项)3.2.3与高风险的下级供应商沟通审核范围及达成的时间期限。3.2.4制定审核计划。3.2.5审核并确保高风险下级供应商能符合IWAY必须项的要求。3.3业务部：3.3.1在SSTS系统中登记所有下级供应商的信息。3.3.2定期更新SSTS系统(确保至少每个月登陆一次)。3.3.3向IWAY管理团队反馈系统提示的事项，发送审核预警。3.4行政人事部：3.4.1确定/培养IWAY审核员。3.4.2跟进审核计划的执行情况。3.4.3指定审核组长并协助审核。3.4.4指导高风险下级供应商进行改进。4.0程序4.1IWAY必须项预防细则4.1.1童工4.1.1.1切勿使用未满16周岁的员工。4.1.1.2制定并实施员工身份和年龄核实程序，包括年龄证明文件、入职信息表。4.1.2强迫性与束缚性用工4.1.2.14.1.2.2工作班次结束后、非工作时间内和休息日，确保员工可以自由的离开工厂或者宿舍。4.1.2.3招聘费用避免扣押员工的身份证件或其他个人物品。4.1.2.4不拖欠工资。不向员工预支工资或者提供个人借款。4.1.3商业道德4.1.3.1在任何情况下，都不能提供礼品、礼券和特别的款待。4.1.3.2所有与本公司业务相关的文件都应公开、透明。4.1.4严重的环境污染废水、废气必须经过妥善处理方能排放（避免废水直接排放）。4.1.5严重的健康或安全风险4.1.5.1防止员工暴露在严重的健康或安全隐患条件下。4.1.5.24.1.5.3宿舍所在的建筑物不能作为仓库储存易燃物品或者作为生产区域加工易燃物品。4.1.5.4疏散出口、通道、楼梯等保持正常功能，或随时用于疏散。4.1.5.5配备正确的消防灭火器材。4.1.5.6危险性的机器设备配备安全防护装置。4.1.6工作时间始终确保新入职员工、临时用工、现场分包商和服务商等所有员工的考勤记录、工资记录完整、可靠。4.1.7工资所有员工的工资达到或者超出法定的最低工资。4.1.8员工工伤保险确保向所有员工(含新员工或者退休返聘员工、现场分包商/服务商的员工)在入职30日内提供工伤保险（若不能提供社保中的工伤保险，则提供商业保险）。4.2审核流程4.2.1审核前的准备和沟通4.2.1.1向所有的下级供应商传达IWAY的要求，签订承诺书。4.2.1.2培训下级供应商(新标准中的IWAY必须项)4.2.1.3沟通了解高风险的下级供应商的现状，指导其实施改善。4.2.1.4明确告知审核范围及达成的时间期限。4.2.1.5制定并传达审核计划。4.3实施审核4.3.1与工厂管理层的审核开始会议(首次会议)，介绍审核目的和流程。4.3.2巡查工作现场和宿舍、食堂(如有)。4.3.3抽取员工进行保密访谈。4.3.4查阅文件和记录。4.3.5与工厂管理层讨论审核发现(末次会议)，针对不符合项提出改善建议，填写审核报告并经确认盖章。4.4审核后的跟进4.4.1如有发现高风险下级供应商违反IWAY必须项的要求，物资部则应：4.4.1.1将审核结果提交给业务部，使其能在SSTS系统中登记审核结果。4.4.1.2确保下级供应商在14天内提供整改行动报告。4.4.1.3跟进整改行动计划并确保最多在90天内整改符合。4.4.1.4如在90天后还不能整改，此下级供应商应该停止出货。4.4.1.5停用的下级供应商，自停用两周内通知业务部在系统中更新。4.4.2下级供应商若出现童工现象，须立即将实际情况告知本公司，并作出相应的补救措施。4.4.3公司稽查发现有录用童工的现象，有权终止与其的合作，并有权向当地执法机构举报此现象。4.5新的下级供应商4.5.1新的下级供应商，物资部应自启用起20天内提交基本的信息资料至业务部，便于其登入SSTS。4.5.2业务部应确保在新下级供应商启用后的一个月内将其登入SSTS系统。4.5.3登入后，系统识别为高风险下级供应商的，业务部应立即将信息反馈至IWAY管理团队相关成员(总经理、物资部、行政人事部)。4.5.4新的高风险下级供应商,自启用起三个月内沟通IWAY必须项的要求(包括“宜家防止使用童工和支持未成年工就业政策”的文件)，并完成审核；5个月内通过IWAY必须项。4.6系统中已经存在的下级供应商4.6.1审核频率:至少每10个月一次。4.6.2业务部至少每季度向IWAY管理团队相关成员反馈一次系统中供应商的更新情况，并参照4.6.3所述的周期预警下一季度应排入计划的供应商；参照4.6.5所述的周期预警下一季度应实施审核的供应商。4.6.3物资部应在最近一次审核后的第8个月内制订和提交审核计划，并与下级供应商回顾IWAY必须项的要求，以及审核安排。4.6.4行政人事部应为供应商提供必要的帮助，以促使其在审核前进行自查和改善。4.6.5物资部和行政人事部应在最近一次审核后的第10个月内完成新一年度的供应商审核，并由审核组长将审核结果送交业务部登录SSTS系统。4.7确保高风险下级供应商能符合IWAY的必须项。5.0相关文件5.1IWAY执行标准5.2(IKEA)5.2IMUS