高速公路工程档案整理规则

高速公路工程档案整理规则一、纸质文件的整理（一）建设工程文件应随着工程建设的进度及时收集和整理，保证工程从立项到竣工各阶段文件的齐全完整。（二）组卷应符合下列原则：1、组卷遵循建设工程文件的自然形成规律，保证卷内文件的有机联系，符合专业特点，便于档案的保管和利用。2、不同载体的建设工程文件分别组卷。3、卷内不得有重份的建设工程文件。（三）组卷应符合下列要求：1、建设工程纸质文件的形成包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件（包括工程变更文件）、竣工图、竣工测量文件、竣工测量图、竣工验收文件、工程结算文件、备案文件等内容。2、工程准备阶段文件按建设工程项目组卷在厚度符合要求时，可按建设程序、形成单位等组成若干卷，工程地质勘察报告单独组卷。3、监理文件按单位工程、分部工程、专业等组卷，综合性文件可按建设工程项目集中组卷。4、施工文件（包括变更文件）按单位工程、分部工程、专业等分别组卷。5、竣工图（包括施工图、变更图）组卷在厚度符合要求时，可按单位工程、分部工程、专业等分别组卷。6、竣工验收文件按建设工程项目、单位工程、专业等组卷。7、工程结算文件、备案文件单独组卷。（四）卷内文件和案卷的排列顺序应符合下列要求：1、文字材料按事项、时间顺序排列。同一事项的批复和请示，同一文件的印本和定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。2、根据建设工程项目的不同，建筑、市政、公路、地下管线、园林绿化等工程文件，分别按《天津市建设工程文件归档整理规程》要求的顺序排列。3、变更文件按变更文件号或变更文件的时间顺序排列。4、图纸遵守专业排列顺序，同专业图纸按图号顺序排列。5、案卷按照工程准备阶段文件卷、监理文件卷、施工文件卷、工程变更文件卷、竣工图卷、竣工测量文件卷、竣工测量图卷、竣工验收文件卷、工程结算和备案文件卷的顺序排列。（五）案卷的编目应符合下列要求：1、案卷由案卷封面、卷内目录、工程文件、备考表和案卷封底组成，一卷一盒，文件厚度控制在2公分以内。2、案卷封面排列在卷内目录之前内容包括档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限和密级，分别按下列要求填写：（1）档号、保管期限、密级：依据公司制定的分类方案及保管期限表确定。（2）案卷题名：简明、准确地揭示卷内文件的内容。填写建设工程名称+单位工程名称+卷内文件概要等内容（有新旧名称的工程，地名办核准的名称在前，原名称用括弧标注在后）。（3）立卷单位：填写组卷单位的全称，要求与中标通知书一致。（4）起止日期：填写卷内文件最早、最晚形成日期，年代编写四位数，日期要求八位数。例：2008年5月，应写为20080500.3、卷内目录排列在案卷内文件首页之前，内容包括序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次和备注，分别按下列要求填写：（1）序号：以一份文件或一张图纸为单位，按文件或图纸的排列顺序用阿拉伯数字从“1”依次标注。（2）文件编号：填写文件原有文号或图纸编号。（3）责任者：填写文件的直接形成单位或主要责任者。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。责任者是单位，不能写个人。（4）文件材料题名：填写文件标题或每张图纸的全称，不得使用省略号或简化符号，没有标题或标题简单不能概括文件内容的重新拟定标题。（5）日期：填写文件形成日期。如果该份文件有多个形成日期，写最早形成日期。特殊情况要在编制说明中加以说明。（6）页次：填写每份文件在卷内排定的起始页号，最后一份文件填写起、止页号。如果最后一份文件为单页，只填写该页在卷内排定的页号。（7）备注：填写对本份文件材料需要补充说明的问题。4、卷内文件页号的编写符合下列规定：（1）以卷为单位，在有书写内容的页面上用阿拉伯数字从“1”开始连续编写，填表说明类文字页面不编写。单面有书写内容的文件在右下角编写；双面有书写内容的文件（含筒子页），正面在右下角编写，背面在左下角编写，折叠后的图纸一律在右下角编写。（2）成套图纸或印刷成册且连续编有页号的文件材料，自成一卷时可不重新编写。（3）使用黑色印油打号或用碳素墨水书写，书写要求字迹规范工整，大小一致。（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷封底不编写页号。5、备考表排列在案卷内文件尾页之后，内容包括页数（含文字材料页数、图样材料页数和照片张数）、说明、立卷人、审核人和时间，按下列要求填写：（1）页数：填写卷内文件的总页数。其中文字材料页数、图样材料页数和照片张数分别填写。（2）说明：由立卷单位填写对该卷文件内容有无遗留或补充的说明，并加盖单位公章。（3）立卷人：由立卷人签字。（4）审核人：由审核人签字。（5）时间：填写完成立卷和审核的时间，年代编写四位数。（六）案卷的装订与图纸的折叠应符合下列要求：1、文字材料卷和文字材料卷与图纸混装卷装订，图纸卷散装，印刷成册的文字材料自成一卷时可不重新装订。2、破损的或规格小于A4幅面的工程文件使用A4幅面的白纸进行托裱，托裱时文件材料的右边和底边贴齐。3、文字材料厚度不宜超过20mm,，图纸组卷厚度不宜超过50mm.原则上图纸的厚度与档案盒匹配。4、装订采用左侧三孔线装法（横排文字装订字头朝左），要整齐牢固，便于保管和利用。装订标准：三孔装订之间距离为166mm，孔与两边距离65mm，孔与左边距离15mm。5、装订时必须剔除金属物。6、工程图纸按规定折叠成A4幅面规格（折叠尺寸为297mmX210mm）,折叠后图标外露。二、声像资料的整理（一）照片档案组卷应符合下列要求：1、照片档案按建设工程项目或单位工程组成案卷，重大事件和重要活动按照专题组卷。2、照片案卷由封面、卷内目录、芯页、备考表、封底组成。芯页不宜超过三十页。3、照片用双面胶贴固定在芯页上，竖幅照片统一往左转90度粘贴。（二）录像档案组成应符合下列要求：1、录像档案按建设工程项目或单位工程、重大事件、重要活动组卷。以盘为单位。2、每盘录像档案由带盒外封面、带盒、拍摄记录、磁带内封面、磁带组成。（三）照片档案的编目应符合下列要求：1、案卷封面排列在卷内目录之前，内容包括档号、案卷题名、拍摄时间、保管期限、密级、编制单位、编制日期。按下列要求填写:（1）拍摄时间：填写本卷照片拍摄的起止年月。年代编写四位数。（2）其他项目的填写符合纸质文件编目要求的规定。2、卷内目录排列在案卷内芯页首页之前，内容包括照片编号、照片题名、拍摄日期、页次、备注。按下列要求填写：（1）照片编号：以一张照片为单位，按照片的排列顺序用阿拉伯数字从“1”依次标注。（2）照片题名：填写单位工程名称+详细部位名称或会议名称+拍摄的具体内容。（有新旧名称的工程，地名办核准的名称在前，原名称用括弧标注在后）（3）拍摄日期：填写该张照片具体拍摄时间。（4）页次：填写本卷内照片所在芯页的页号。（5）备注：填写所要说明的问题。3、卷内芯页页号的编制符合纸质文件的编制规定。4、照片芯页的内容包括照片编号、照片题名、拍摄地点、拍摄日期、拍摄人员、文字说明。按下列要求填写：（1）照片编号、照片题名的编制符合《天津市建设工程文件归档整理规程》（以下简写本规程）的规定。（2）拍摄地点：填写建筑物、构筑物的坐落地点，会议召开地点。（3）拍摄日期：填写该照片的拍摄时间。（4）拍摄人员：填写该照片的摄影者的真实姓名。（5）文字说明：重点说明题名中未能反映的内容。文字简洁、语言通顺。会议活动照片的文字说明包括会议主办单位、参加单位；会议活动内容及主持人；参加会议主要领导的姓名、工作单位、职务等。一组联系密切的照片在每一张照片处加以总说明。其它如需注明的，可在相应照片处加以说明。5、备考表在卷内的排列位置、样式和内容的填写符合纸质文件的要求。（四）录像档案的编目应符合下列要求：1、录像档案编目包括外封面、内封面、拍摄记录的编制。2、录像档案外封面的样式符合本《规程》的规定，内容包括盘号、工程名称、序号、项目名称、带长。按下列要求填写：（1）盘号：填写录像带顺序号。（2）工程名称：填写建设工程名称。（3）序号：填写盘内拍摄不同项目的排列顺序号。（4）项目名称：填写拍摄的项目具体名称。（5）带长：填写该项目拍摄的时间长度。以分钟为单位。3、录像档案内封面使用带盒自带标签，内容包括盘号、工程名称。编制应与外封面一致。4、录像档案拍摄记录放入放入带盒中，样式符合本《规程》规定，内容包括序号、拍摄内容、带长、拍摄日期、按下列要求填写：（1）序号：填写盘内拍摄不同内容的排列顺序号。（2）拍摄内容：填写拍摄段落的内容名称。（3）带长：填写该段落内容的时间长度。（4）拍摄日期：填写拍摄内容的具体拍摄时间。三、电子文件的整理（一）电子文件的收集、积累工作应随工程建设的进度同步进行，并与相应的纸质文件建立关联。（二）电子文件的整理应在收集、积累的基础上与纸质档案的整理同时进行。（三）电子文件的整理应符合纸质文件组卷原则的相关规定。（四）同一保管单元内电子文件的组织和排序可按相应的纸质文件整理要求进行。并符合卷内文件和案卷的排列顺序的规定。（五）电子文件的整理应使用《天津市建设工程电子文件整理程序》。四、装具的要求（一）纸质文件归档的装具应符合下列要求：1、卷内目录和备考表采用70g以上白色书写纸制作，统一采用A4幅面。2、案卷封面及封底采用牛皮纸制作，统一采用人4幅面。3、案卷装具采用卷盒形式。卷盒采用无酸纸制作。卷盒的外表尺寸为310mmX220mm,厚度分别为20、30、40、50mm。4、档案卷盒封面和脊背样式符合《规程》附录的规定。内容按下列要求填写：（1）档号、保管期限、密级由高速公司确定。（2）立卷单位：填写文件组卷单位。（3）起