文件和资料控制程序(9个记录表格)

文件和资料控制程序(9个记录表格)2心整理，用心做精品文件和资料控制程序受控副本章拟制批准审核文件和资料控制程序3心整理，用心做精品目的确保公司质理管理体系中的所有文件和资料均能得到有效控制，所使用的文件和资料是最2.0范围业指导书、表单、外来文件、外发文件、技术文件。3.0定义3.1文件3.1.1文件：由信息和承载媒体构成；是纸张、磁片、光盘、电子媒体、照片、样板等。正本”印章，由文控中心统，由使用部门管理。3.3非受控文件：3.3.1盖有“非受控文件”印章或未盖任何识别章的文件；修订后不再另行分发，废止后无须收回及销毁。运作流程的最主要文件，用于描述公司部门与部门之间的管理接口和运作流程。4.0职责质量手册A)人事行政部组织编制修订；编制审核批准编制审核批准日期4心整理，用心做精品文件和资料控制程序A)责任部门主管/经理/总监编制修订；C)管理者代表批准。导书：A)责任部门主管/经理组织编制修订；B)编制修订部门经理/总监审核；C)总经理批准。4.2文控中心负责：文件的登录、分发、回收及旧版/废止文件的销毁，确保使用有效版本；4.3各文件使用部门负责：建立文件一览表，本部门文件的有效管理，配合文控中心的文件管5.0流程图作业流程责任部门记录各部门《文件制修订申请表》文件制、修订、废止《文件废止申请表》《封面标准格式》文件编号(版本号)文控中心《发放范围及修改记录标准格式》N《正文标准格式》NN分发检讨》《文件收发记录表》《文件资料借阅记录表》》心整理，用心做精品6心整理，用心做精品《文件销毁申请表》7心整理，用心做精品文件和资料控制程序8心整理，用心做精品次号水号HJ-WI-□□□表单编号：下：总经理办公室产品开发部产品开发部部生产部营销中心YX财务部9心整理，用心做精品文件和资料控制程序心整理，用心做精品C)所有文件修改5次后换版,(质量手册换版参照《质量手册》中的规定)B)范围；C)定义；D)职责；E)流程图；G)支持性文件；H)记录；6.3.1封面按“RS-A0-001”(附件一)格式制作；6.3.2发放范围及修改记录按“RS-A0-002”(附件二)格式制作；6.3.3正文页按“RS-A0-003”(附件三)格式制作，并统一编排页次。心整理，用心做精品心整理，用心做精品文件和资料控制程序心整理，用心做精品A)文件需更改、修订时，文件编写部门提出《文件制修订申请表》，经部门经理/总监A)当整份文件不适合公司运作或考虑简化运作需要删减文件时，可由文件编写部门提B编号不得重复使用；C)文件废止由申请部组填写《文件废止申请表》报原文件职位审批人批准后可予以废.5文件发行及借阅管理6.5.1公司所有运作文件的发放均需以受控文件形式发放且由文控中心负责，文控中心需确保发放到各部门使用的文件是最新有效版本；用场所都必须有相应适用文件”的原则填写“文件发放范围”，文控中心按此范围规定份数复印，在副本每页正面盖上蓝色“受控副本”印章，填上副本编号后分发至相关部门，在受控文件正本每页背面盖上绿色“受控正本”印章，后分6.5.3受控文件的发放由文控中心填写《文件收发记录表》，并由文件接收部门签收确认；6.5.4文控中心须制订受控文件的《受控文件最新版一览表》作为受控文件的主控清单；A)受控文件正本不得借阅,如有需要可在文控中心查阅；B经理/总监和副管理者代表批准生效，公司保密文件(如供应商资料等)借阅需总经理批准；C)文控中心须登记记录借阅文件情况。文件回收6.6.1文件进行换版时，文控中心应于分发新版时按“文件发放范围”收回所有的旧版文件并盖上心整理，用心做精品心整理，用心做精品文件和资料控制程序心整理，用心做精品理A他任何C)文件在损坏、磨损、字迹不清时，文件保管部门须及时向文控中心申请更换。A)当受控文件使用部门不慎遗失文件时，须及时填写《受控文件遗失报告》，经部门经中心予以发放并保存此遗失报告；保存相应副本；B受控文件与非受控文件分存；C)各部组须分类建立文件资料档案，每个档案须明确标识，并建立《目录表》；E)作为参考使用而保留在部门的作废文件，由文控中心盖红色“参考使用”印章予以标生效日期7.0记录名称编号保存期限心整理，用心做精品文件和资料控制程序心整理，用心做精品附录蒋晓心整理，用心做精品文件制修订申请表□□制订□修订新版次：旧版次：制/修订内容：批准：制修订文件名称：文件编号：申请部门：申请人：文件废止申请表文件类别：文件类别：文件编号：文件版本：文件名称废止原因心整理，用心做精品心整理，用心做精品受控文件收发记录表文件编号文件名称新版发行副本号版本页次页码数量备注部门确认文控确认确认旧版回收是否销毁备注心整理，用心做精品版本页次版本页次版本页次版本页次受控文件最新版一览表文件编号文件名称页码/修改码文件编号文件名称页码/修改码心整理，用心做精品心整理，用心做精品制表：审核：文件销毁申请表文件类别：文件编号：版本：心整理，用心做精品文件名称文件名称：版次号：副本编号：文件类别：文件编号：数量：原因：改善措施：备注：注：若遗失文件，责任为该部门所承担，文控中心不负任何责任。填表人：经理级及以上人员确认：管理代表：心整理，用心做精品心整理，用心做精品 (一)、本文件发放范围文件和资料控制程序□总经理□总经理助理□人事行政部□产品开发部□生产部□品质部□营销中心□财务部□设计室□板房□裁床车间□针织车间□梭织车间□采购组□尾部车间□辅料仓□布料仓□企划部□销售部□成品仓库□保安队其它 (二)、修改记录批准/日期：心整理，用心做精品文件和资料控制程序蒋晓心整理，用心做精品一览表：序号部门职位签名日期备注1总经理办公室总经理2总经理办公室总经理助理3人事行政部经理4产品开发部总监5生产部经理6品质部经理7营销中心经理8财务部9受控副本章心整理，用心做精品心整理，用心做精品审核拟批制准 (二)、本文件发放范围文件名称□总经理□总经理助理□人事行政部□产品开发部□生产部□品质部□营销中心□财务部□设计室□板房□裁床车间□针织车间□梭织车间□采购组