财务支付管理制度

HR的春天里知识旗舰店第第页财务支付管理制度第一章总则第一条编制依据与目的为适应综合物业公司（以下简称“公司”）经营管理的需要，促进公司财务支付工作的规范化，加强财务控制与监督，依据《XXXX公司借款和费用报销管理制度》、《关于境内差旅费、礼品费、招待费报销事项的补充规定》等相关制度，并结合综合物业公司业务特点进行编制。第二条财务支付审批权限按照《XXXX综合物业公司财务审批权限规定》执行。第三条财务审批中各部门及人员职责1.经办人职责：根据公司各项规定办理经办业务费用支出，在过程中自觉控制、压缩费用支出，提供记载费用真实发生的合法、有效单据，按本规定履行审批程序并提供审批记录，对单据的真实性、审批程序记录的真实性负责。2.部门负责人职责：在部门工作安排中主动控制、压缩费用支出，对本部门的各项费用支出的必要性、合理性负责。3.分管副总经理：审批分管部门的费用支出，确认这些费用支出的必要性、合理性，对分管部门总体费用支出水平的合理性负责。4.项目经理职责：在项目工作安排中主动控制、压缩费用支出，对授权范围内的本项目的各项费用的必要性、合理性负责。5.项目执行总经理职责：在项目工作安排中主动控制、压缩费用支出，确认各项费用的必要性、合理性，对本项目总体费用水平的合理性负责。6.公司总经理职责：根据公司业务发展需要进行合理授权，审批各项高额费用支出，对各项费用支出具有立项权与否决权。对本公司的各项费用的必要性、合理性负最终责任，对本公司总体费用水平的合理性负最终责任。7.财务总监职责：维护各项财务管理规定的正常执行，对重大开支发表意见，组织好费用支出管理工作和信息通报、评价工作，对公司财务风险负责。8.财务审核人职责：负责审核报销单证（含合同支付条款审核）规范性、合法性、金额数字的准确性、费用标准是否符合公司的有关规定、审批程序是否齐全。9.出纳职责：负责审查付款手续是否完备，负责正确付款，对审批手续不全的单据不予付款。第二章借款的管理第四条本细则所称借款，指因工作需要，向公司申请的各类临时借款。包括现金借款和非现金借款。向公司申请借款，应如实填写《借款单》内所列内容，提供办理借款的各项依据，按照财务审批权限规定办理审批手续。借款人必须按借款单内容使用款项。公司严禁非因公借款。第五条办理现金借款的规定1.凡现金借款XXXX元以上的，应提前一天通知财务部门，以便备款。2.公司原则上不办理公司信用卡，如确因工作需要的相关人员，需经总公司总裁批准。第六条非现金借款的规定1.借款人领用支票的，应据实逐项填写“支票登记簿”中的内容。2.使用支票、汇票、汇款结算方式的借款，须详细完整填写借款单或者支出凭证的内容，写明收款单位、开户银行、帐号、用途、日期、金额等，按财务审批权限规定办理审批手续。3.借款人需在借款单上提供准确的收款人名称，并由出纳人员在支票上填写，支票上明确收款人名称的，报销时提供的发票上的开票人名称应与收款人名称一致。如果确实无法提供收款人名称，需在借款单上注明原因。4.借款人领用支票或办理汇款时，应确定具体金额，原则上不能开具空白支票；若不能确定具体金额的，应在借款单上注明原因，出纳人员给予开具限额支票，借款人应及时将实际发生的具体金额告知出纳，以便于财务部门的资金管理。5.按现行票据法规定，支票在15日内有效，汇票应在票面规定的有效期内使用；未使用的支票，应在借出及时返还财务部门。第七条因公借款应提前办理申请和审批手续，财务收到手续完备、符合要求的借款申请后，办理付款手续。第八条财务部门执行“前账不清，新账不借”的原则。除周转金外，各项借款，应在20个工作日内报账（差旅费以返回日期计算），超过上述规定期限有借款不报账的，特殊情况须出具书面理由，经分管副总经理或项目执行总经理确认后，报财务负责人批准，否则财务部门将不再办理下一笔借款。第九条借款单应由财务部门妥善保存，报销时据以注销此笔借款；月末，未注销的借款记入“其他应收款”经办人名下，由经办人负责该款项的报销或退回。第三章报销的管理第十条报销规定1.除劳务费、工资、护签费、差旅费、移动通讯费外，原则上其余费用单张票据金额在人民币XXXX元以上的（含XXXX元），应该使用支票或汇款方式结算，否则须财务负责人审批。2.一笔业务，严禁通过开具多张发票来减少单张发票的金额以规避上级审批。3.报账时的单据必须是真实、合法的票据。4.报账单上须依据财务部提出的“费用支出归集办法”准确完整地填写公司、项目或部门名称，如“XX项目X座，XX项目X座等”，以便于财务部准确记账。5.支票领用人到财务部门报销时，应按规定将真实、合法票据粘贴在粘贴单正面，并将支票号后四位数字写在发票的右上角，并在“支票登记簿”上注明报销日期。6.借款用途与报销时款项的用途须一致，借款审批人与报销审批人也须一致。7.日常费用现金支出，应按月及时进行报销，各类发票原则上不得跨年度使用，十二月份发票应在次年一月报销完毕。第十一条报销单据1.报销单据分类报账单分为“借款单”“支出凭单”、“报销单”、“报销清单”、“差旅费报销单”等，报销人应按规定认真填写报账单的每一空项。2.报销单据使用规定借款单在借款时使用；支出凭单在合同款项支付、资金调拨、缴纳税金等报账时使用；报销单在报销除差旅费之外的费用时使用；差旅费报销单在报销差旅费时使用；在报销交通费、招待费、礼品费时需填写报销清单。第十二条报销单据的填制1.公司不设专职粘票和填制报销单据单人员，由各部门（项目）、各报销人自行负责。2.报销需按填写提示和列示项目完整填列各类报销单及支出凭单，报销单填写后，不允许修改填写内容，尤其是大小写金额栏目，如有修改，请重新填写审批。3.就该项业务未发生借款而直接报销的，需在报销单的“支票号”栏目填写“直报”字样，直报支票的报销人在财务部领用支票时需填写支票领用本，列明领用日期、支票号、金额、收款单位、用途、经办人、报销日期等项目，“报销日期”栏填写“直报”。4.就该项业务发生过借款，后报销销账的，需在报销单的“支票号”栏目填写之前发生的借款金额（现金报销），或支票号（支票报销）并同时在支票登记本上找到借出时的支票登记记录，在“报销日期”栏填写经办人姓名和销账日期。第十三条发票及粘贴1.费用报销时应取得正规有效的发票，一般正规发票上应有“全国统一发票监制章”及“税务局监制”字样；发票上必须加盖开票单位清晰完整的财务专用章或发票专用章。2.发票上各项内容填写应清晰准确，付款单位、费用内容、金额（大小写）、开票人、时间等项目必须填写完整。付款单位名称必须为公司全称，费用内容与报销单列示用途相符，发票金额大小写一致。3.发票属于公司重要财务单据，应妥善保管，如果本人经办的发票丢失，丢失人应书面说明原因，须报分管副总经经理/项目执行总经理和总经理批准，并附对方单位签章的发票复印件，以确认支付金额。经批准后，费用性支出只予以报销80％，个人承担20％。凡丢失业务性费用支出发票，给公司造成损失的，个人将酌情承担一定的经济责任。4.《报销单》填写完毕后，在“粘贴单”正面粘贴票据，票据应按费用类别归类整齐，费用类别的排列应与报销单上列示内容排列一致，按照从左到右、正面朝上的原则粘贴，在本制度报销规定中规定需提供必要附件表单的费用，请将票据粘贴于该表单正面，然后按对应的排列顺序粘贴于报销单背面，粘贴范围应以报销单据大小为限，尽量不要超出。定额发票请按金额大小归类，顺序排开粘贴，以便核实金额。第四章管理类费用的管理第十四条费用管理原则1.公司对部门费用实行预算控制，统一制定各项费用的开支标准和审批权限。2.严格执行差旅费、福利费等重要费用项目的开支标准；对超标准开支，履行正常审批流程后，再上报总经理终审。3.费用标准调整：本章节内容会根据实际情况适时调整，调整后以通知形式在公司公布。第十五条差旅费1、差旅费是指员工到中国境内、境外出差发生的费用，包括交通工具费、客户餐费、出差补贴（市内交通费和伙食费）、宾馆住宿费及出差期间的电话费（不含移动通讯费）等。2、乘飞机出差者，应由公司行政人员统一安排购买机票及结算，购买机票应在定点处购买打折机票。如遇特殊情况须自己购买的，应在差旅费报销单上注明。3、员工出差住宿应选择公司的签约宾馆或使用酒店预定卡预定宾馆，如在没有合同宾馆或无法使用酒店预定卡的地区可按标准选择离工作地近的宾馆。4、二人以上出差，在超过报销标准时不允许住单间，在此标准之外一律不允许报销；两人以上同行出差，可与职级最高者住同一酒店，超出规定金额标准的，经总经理签字后方可报销。员工报销住宿费时，应提供入住酒店的住宿费清单。国内住宿标准以及市内交通费的标准见下表（因业务需要有重大谈判或重要客户，费用超标准时须提前经公司总经理审批）。具体如下（人民币元/人/天）：标准出差人员级别住宿标准出差补贴标准AA、BB、CC、DD、EE其他地区A、B、地区（内陆地区）总经理四、五星级酒店商务房四、五星级酒店商务房四、五星级酒店商务房元/人/天副总经理、项目执行总经理、同级别技术人员元/人/天元/人/天元/人/天元/人/天部门负责人、同级别技术人员元/人/天元/人/天元/人/天元/人/天其他人员元/人/天元/人/天元/人/天元/人/天注1、员工出差期间发生的招待费、礼品费按招待费、礼品费管理办法执行，不得在差旅费中报销。2、员工赴A、B及境外出差，须公司总经理审批。3、员工出差天数的确定以车票、飞机票的时间为标准。员工出差天数的确定采用以中午12点为界的原则，出发在12点以前算一天，以后算半天（返程相反计算）。时间的确定原则上以车票、飞机票的时间为标准。第十六条招待费/礼品费1、招待费/礼品费严格控制；业务招待费支付原则为按年度总额控制，按月度分解，其中，购送礼品要以专项书面报告上报财务审批权人审批，在业务招待发生三十日内，由经办人员填写报销单，附有关原始单据，并按审批权限的规定，办理审批手续。2、公司所有人员严禁使用公款购置礼品、纪念品、土特产品等用于XX公司内部人员相互馈赠。3、报销时，须附上“报销清单”，购送礼品还要附上专项书面报告。4、同一客户同一次招待或赠送礼品，必须一次报销，不允许拆单分次报销。第十七条办公用品及消耗1、日常办公用品的采购由公司行政人员购买，采购前须填写“办公用品采购申请报告”，注明品种、规格、数量、预算金额、用途等，并由授权签字人审批，行政人员填写《借款单》，随“采购申请报告”一同交由财务部门审核后办理借款。购回后经相关责任人验收签字后并附“采购申请报告”方可办理报销手续。2、严格按照XXX元/人/月预算标准执行。3、报账时须填具“办公用品采购审批清单”。第十八条低值易耗品1、低值易耗品是指金额在XXX元以上、XXXX元以下，使用年限在一年以上家具、用具、工具、办公设备等，实行固定资产方式的管理，责任到人。2、预算范围内，如低值易耗品项目发生变动，与预算名称不符，应出具书面报告报签字授权人审批。3、购买小家电类低值易耗品，报销时要出具分管副总确认的用途说明方可报账。4、需购置低值易耗品时，填写“采购申请报告”，报授权签字人审批，行政人员填写《借款单》，随“采购申请报告”一同交由财务部门审核后付款。购回后经相关责任人验收签字、填具“低值易耗物品办理单”后并附“采购申请报告”方可办理报销手续。第十九条报刊杂志费报刊杂志经总经理批准，由行政人员统一征订。第二十条市内交通费1、因公乘坐出租车应首选经济型车。2、如晚上加班，20时前的出租车票原则上不予报销。3、车票时间超过60天不许报销。4、报销时须填具“出租汽车票报销清单”，写清楚事由和地5、公司财务定期检查市内交通费报销情况，对虚假行为通报处分。正常工作时间内，因公发生的市内交通费实报实销。第二十一条移动通讯费1、手机一律自购，由财务部门按批准的额度统一交纳通话费，新增员工在入职的第二个月增加预算。非公司代缴的手机号码，每月可按额度的70%金额提供相应发票报销。2、凡公司报销话费的员工，其移动电话必须在早8点至晚12点处于待机状态（会议除外），公司将对待机状态进行抽查，发现违反规定者，当月话费不予报销。移动通讯费标准（报销最高限额），具体执行时以经总经理审批的手机额度表为准。其中：公司总经理XXX元/人.月；副总经理、总监、项目执行总经理：XXX元/月；部门经理：XXX元/月；专业技术人员：XXX元/月；其它员工：XX元/月。第二十二条汽车费用和租车费1、仅指公司自身的汽车费用和租用车辆的费用，由公司行政人员统一组织安排。2、油料费、停车费、修理费、过路过桥费等日常费用，由经办人填制“报销单”，经授权签字人审批,财务审核后实报实销。3、司机违犯交通规则或工作失职而发生的修理费扣除应由保险公司赔偿的部分后由司机本人承担；因司机个人工作失职造成的违章停车、违章驾驶、未及时年审等罚款费用由司机个人承担。第二十三条会议费、培训费1、公司内会议原则上在公司内会议室或会议中心举行。会议应做好会议方案，作为借款、报账的附件并报授权签字人批准。2、组织参加外部会议、外部培训的，须出具书面报告和邀请函，在书面报告中还须有对参加外部会议、外部培训的必要性和与工作的相关性的评价。3、员工外出培训、参加会议期间，不享受出差补贴。第二十四条法律及专业咨询费须签署法律及专业咨询服务合同并按合同报批及报销流程规定执行。第二十五条会员费会员费是因公司发展需要，加入的协会、学会及社会团体所发生的会员费。申请人应明确提供专业机构名称、所获得的专业证书，支付会员费的相关表格和付款发票。第二十六条专家顾问费一个月以上的长期合同按合同报批流程规定执行，聘请临时顾问以书面形式报公司总经理审批。原则上金额XXXX元以上须以合同形式进行约定。付给个人的专家顾问费，应同时代扣代缴个人所得税。第二十七条劳务费与项目佣金已签订劳务合同的，按合同条款执行，未签订合同的临时支付按相应的审批权限审批；付给个人的劳务费，应同时代扣代缴个人所得税。各公司（项目）发放经批准的项目佣金时，采用货币方式统一办理，各公司依法履行个人所得税代扣代缴义务。第二十八条工薪及职工福利公司为员工支付薪酬、代扣代缴个人所得税，按月缴纳社会保险（包括住房公积金、养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险）；财务执行公司规定的福利开支标准按月计提，据实结算。第二十九条员工福利/活动费用于部门集体活动、跨部门交流、员工的生日、节日、郊游、娱乐、体育活动、看望生病员工等项目的福利活动开支。员工福利费是用于部门集体的专项经费，不是个人福利。员工福利及活动费的支付标准为最高XXX元/人.年。第三十条加班餐费超时工作及假期加班时的餐费支出，要求在加班地点就近就餐。加班餐标准为最高XX元/人/次。第三十一条员工培训费员工参加外部组织的专业技能等培训所发生的费用，包括：资料费、讲课费等相关费用，含培训期间发生的差旅费，借款/报销时附培训通知。培训费用预算按以下类别制定：基础性培训：XXX元/人/年（用于岗位专业书刊、资料、电子出版物及专业资格继续教育培训等）；综合专业技能培训：各部门单独安排，按财务审批权限履行审批；文化建设培训：公司统一组织的培训，由负责部门统筹安排。第三十二条物业管理费指支付租用办公大楼的物业管理费、环境保洁费、办公环境租摆费等，此项工作由公司行政部统一组织安排，费用按各部门使用面积分摊。第三十三条日常营运费用的分摊1.需要分摊的日常营运费用包括：办公室供应、员工餐费等，每月结算后由主办部门分摊至各部门。2.以上费用原则上由公司相关职能部门统一办理及报销，如有特殊情况不能由职能部门统一办理的，相关规定请参照本制度对各项费用的详细说明。3.根据各部门费用发生情况作《费用分摊表》，作为该费用报销的附件之一，按相关报销及审批程序到财务部办理报销，由财务部按费用分摊表将费用分摊到各摊入部门，各摊入部门对本部门的费用如有疑问，请于两个月内到相关摊出部门查询。第五章业务性费用的管理第三十四条本章涉及的付款包括市场发展费用支出、房屋的维修改造支出、项目开发费用支出等。第三十五条房屋维修及改良支出指日常房屋装修、维修，此项工作由公司项目执行总经理统一组织，相关业务部门给予技术支持并专业把关，委托外单位进行装修、维修时必须以合同形式进行规范。第三十六条土地款的管理1.业务发展部组织，投资管理部与财务部门参与，共同测算项目的资金需求，在项目的可行性基本确定后，做出资金筹集、使用计划报告并附上项目可行性研究报告上报总公司，总公司审批后，由财务部门进行资金筹集、准备。2.用款部门指定专人向财务部提供真实账号等收款单位信息；未中标的保证金在规定期限内转回公司指定账号。第三十七条业务性费用的管理各项目/部门应根据合同的约定合理安排支付，合同付款应附《合同付款申请》并按流程进行审批。1、合同类支付常规的付款依据包括：（1）审批后的《三个月资金计划表》；（2）与合作方共同签订的合同或补充合同；（3）合作方提交的《付款申请表》；（4）审批后的《合同（报告）付款单》及支出凭单；（5）合作方开具的合法的发票2、特殊事项的付款依据（1）各项目对外采购一般应坚持验货付款原则。（2）合同履约中的付款依据，工程类费用合同，在以上基础上增加提供监理单位签字的工程进度（造价审核）说明；其他类合同在以上基础上提供相应的工作结果以及其他合同约定的条件满足的文件。（3）合同履约完成后的付款依据，在以上基础上增加提供转签完成的《合同评审表》，工程类合同提供双方签字盖章的《结算表》；（4）对于保修期满的合同付款时需在以上基础上增加提供《工程质保期后评审报表》。（5）履约保证金、预付款支付的处理原则履约保证金、预付款的支付，根据合同及双方约定，由合作方在《付款申请表》中一并提出，合同主办部门在《合同（报告）付款单》中注明，相关专业负责人审核和财务审批权人审批后，财务最后进行付款；我方有预付款的，一般要对方先出具保函。（6）未按合同约定付款的处理原则在资金有限时，如果由于我方没有按合同约定的时间足额支付时，在填报《合同（报告）付款单》中将审批金额填为实际支付金额，并进行说明，以确保及时审批。3、非合同类业务性费用支付规定对于非合同付款，应该提供相关通知文件报告等计算依据。4、不予付款的情况经济业务要求签订合同但没有签订的；标的质量评审不合格；工程量、工程价未经验收核实或无计算依据。第三十八条各项经营性退款支付的审批退款方式原则上是交现金退现金，交支票退支票，所有现金退款需由经办人提前通知财务部备款。第六章固定资产的管理第三十九条固定资产的管理和报销1、固定资产实施预算管理，年度固定资产购置或处置按公司的固定资产