企业内部控制-业务外包管理制度

企业内部控制一业务外包业务外包授权审批制度制度名称业务外包授权审批制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条为了使企业业务外包活动更加规范、有序，明确各部门和相关岗位在业务外包管理工作中的授权范围及审批权限，根据国家法律法规及公司章程的规定，特制定本制度。第2条本制度适用于企业在对采购、设计、加工、销售、营销、物流、资产管理、人力资源、客户服务等业务进行外包时涉及的授权审批事项。第2章业务外包的授权审批范围及内容第3条业务外包申请的授权审批企业相关部门编制外包项目计划书，具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预期收益等信息。相关部门负责人审核计划书。董事长、总裁对计划书进行审议。采购、设计、物流、人力资源管理、客户服务等非核心业务，或涉及金额小于30万元的外包项目，由董事长、总裁办公室审议批准。加工、销售、营销、资产管理等核心业务，或涉及金额达30万元（含）以上的外包项目，由董事长、总裁审核后，提交董事会及其审计委员会审议批准。第4条外包合同签订的授权审批外包业务归管理部门对承包方进行资质审核及遴选后，引入合格的外包合作伙伴。根据外包业务性质不同，拟定不同形式的合同文本。归管理部门负责人会同法律顾问对合同进行初审。初审通过后，根据合同金额交由不同级别管理层审批。合同金额在3万元以内的外包协议，由总裁审批。合同金额在3〜30万元的外包协议，由董事长审批。合同金额在30万元以上的外包协议，提交董事会或股东（大）会审批。第5条外包业务费用支付的授权审批归管理部门接到承包方付款请求后，在评价外包业务项目的基础上对其提交的付款申请进行全面确认，修改或删除不合理部分，计算付款净金额。由部门负责人会同法律顾问对付款申请进行审核，并签发支付证书。财会人员对支付证书进行审核，财务部门负责人复审合格后，根据支付金额交由不同级别管理层审批。单次涉及金额在3万元以内的申请，由总裁审批；3〜30万元的申请，由董事长审批；30万元以上的申请，由董事会或股东（大）会审批。财务部门负责人确认审批程序无误后，由财会人员给予支付。第3章授权期间与授权调整第6条总裁及以上级别的被授权人，其授权有效期根据公司章程中规定执行第7条外包业务归管理部门的被授权人，其授权有效期自外包项目启动时始至外包项目结束时终。第8条发生下列情况时，授权机构可调整或撤销原授权。受权人发生重大越权行为。受权人的行为失当造成重大经营风险或法律责任。经营环境、内部机构和管理体制发生重大变化。.业务外包计划发生重大变化。.其他情况。第4章附则第9条业务外包项目所涉及的授权审批应当在授权范围内进行，不得超越审批权限。第10条违反规定不履行或不完全履行授权审批的行为，要追究相关责任人的责任，进行经济处罚和行政处罚。第11条本制度由总经办负责制定和解释，经总裁审批后执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期技术服务外包合同范例文本名称技术服务外包合同范例受控状态编号执行部门监督部门考证部门技术服务外包合同合同编号:委托方（以下称甲方）:服务方（以下称乙方）:委托方（以下称甲方）:服务方（以下称乙方）:法定代表人:法定代表人:地址:地址:邮政编码:邮政编码:联系电话:联系电话:甲、乙双方本着互利互惠的原则，就甲方.技术服务问题经友好协商，根据《中华人民共和法定代表人:法定代表人:地址:地址:邮政编码:邮政编码:联系电话:联系电话:甲、乙双方本着互利互惠的原则，就甲方.技术服务问题经友好协商，根据《中华人民共和国合同法》有关技术合同的规定及其他相关法律法规的规定，同意就以下条款订立本合同，共同信守执行。第1条技术服务名称、内容、方式和要求1.1.1甲方需要就..技术项目（全称）委托乙方提供技术服务。2甲方委托乙方提供的技术服务包括.2甲方委托乙方提供的技术服务包括..等方面，具体参见本合同附件《技术服务外包具体内容》。1.3本合同约定的技术服务采用服务外包具体内容》。1.3本合同约定的技术服务采用.等方式实现，具体参见本合同附件《技术服务方式》。4本合同约定的技术服务应达到标准水平为.第2条合同履行期限、地点2.12.1甲方协作事项应在.日内完成；乙方应在本合同生效后.日内完成技术服务项目。2合同履行地点根据服务方式不同，可在甲、乙方所在地，亦可约定双方同意的其他地点。第3条甲方的主要义务1为了使乙方顺利开展服务工作，在合同生效.1为了使乙方顺利开展服务工作，在合同生效.日后甲方向乙方提供有关技术背景及有关技术数据、原始设计文件、样品材料等资料。2甲方向乙方提供工作场所及必要的工作条件，包括交通、食宿（标准）等。3甲方根据乙方要求及时补充说明有关情况，追加、修补有关资料、数据。4向乙方支付约定的技术服务费用，费用金额及付款方式详见本合同第五条。5其他。第4条乙方的主要义务1认真制订和实施技术服务的计划，按合同预定期限交付技术服务项目成果。2乙方在按照甲方要求提供技术服务过程中，应严格遵守所在地法律以及甲方有关制度。3在甲方需要时，乙方有义务告知技术服务项目的实施进度和现状，并提供阶段性汇报，汇报频度及方式如下：。4保存确切系统的技术服务档案和账目，确保费用开支的正当、合理。5其他。第5条技术服务费用支付1乙方为甲方提供合同约定的服务内容，甲方向乙方支付费用总计，包括以下事项：O2甲方按照如下方式支付上述费用：3甲方报销乙方提供技术服务过程中产生的开支，可报销的开支类型、报销凭证及流程详见附件《技术服务项目费用报销说明》。第6条保密条款1甲方向乙方提供的技术资料、数据，乙方负有保密的义务。未经甲方允许，乙方不得引用、发表和向第三者提供。2乙方在提供服务过程中，对所获知的甲方机密信息及重大业务事项负有保密义务。3保密义务同样适用于有关未经注册或未被授予专利权的发明文件和信息。4除以上保密事项，甲方有权根据技术服务项目实施情况和外界环境的变化，更新、修正保密条款。5乙方有违反本协议的情形，无论故意与过失，应当立即停止侵害，并在第一时间采取一切必要措施防止保密信息的扩散，尽最大可能消除影响。同时乙方需承担违约责任并向甲方支付违约金，违约金的具体数额由双方协商确定。6不论合同是否变更、解除或终止，本合同中的保密条款不受限制而继续有效，甲乙双方继续承担约定的保密义务。第7条验收标准及方式1甲乙双方本着科学、公正、实事求是的原则，严格按照本合同约定的服务内容和要求进行验收，由甲方出具验收证明。具体标准参照附件《技术服务验收标准》。2甲方根据技术服务项目的实际情况，采用鉴定会、专家评估的方式验收或甲方单方认可视为验收通过。3经甲方验收，乙方最终提供的服务与合同约定有差异的，期限内由乙方进行调整。第8条合同中止及违约责任1甲、乙一方单方面中止或暂停合同，必须提前一个月书面通知对方。因没有提前通知而造成的损失，由违约方承担责任并按照以下标准支付违约金：2因乙方原因导致本合同未完整履行，甲方有权向乙方索赔，标准如下:3合同争议解决方式如下:第9条附则1本合同未尽事宜，双方应首先友好协商解决。2本合同自双方当事人签字盖章之日起生效。3本合同一式二份，甲、乙双方各执一份。第10条附件1《技术服务外包具体内容》2《技术服务方式》3《技术服务验收标准》甲方：乙方：开户银行：开户银行：账号：账号：单位盖章：单位盖章：代表签字：代表签字：年月日年月日编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期外包业务管理制度制度名称外包业务管理制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为使本企业外包业务流程顺畅合理，规范参与业务外包人员的行为，确保业务外包期间企业资产安全，维护企业利益，实现业务外包的战略目标，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于本企业所有业务外包活动的管理。第3条外包业务的界定本制度所指的外包业务，主要是指为实现企业的战略经营目标，通过合同或协议等形式约定由外部服务提供商(以下简称为“承包方”)提供的某些部分或全部业务。第2章外包业务流程第4条制定外包战略在决定是否将业务项目外包时，应考虑以下三个方面的因素。此项业务是否是利用本企业没有的设备、生产系统、专业人员及专门技术。此项业务外包可以降低成本。此项业务外包能够产生比自己运作更多的利益等。准确把握企业核心竞争力与盈利环节，避免将企业核心业务外包。第5条编制外包项目计划书企业在确定业务外包内容后，指定与该项业务相关的职能部门编制计划书。计划书主要包括以下内容。1.业务外包的背景，如企业外部环境要求及企业中长期发展战略。业务外包内容，将部分还是全部业务职能交由承包商提供。业务外包的具体实施程序。业务外包的主要风险和预期收益。其他相关内容。第6条成立外包业务归管理部门外包项目计划书通过审核后，成立外包业务归管理部门，由业务部门负责人、有关咨询专家、外包项目协调管理人员、合同协商管理人员等组成，必要时还应包括法律及财会专业人员。业务归管理部门负责业务外包项目的具体实施，确保业务外包流程的顺利执行。第7条选择承包方外包业务归管理部门发布投标公告，并与候选承包商建立联系，发放《外包项目竞标邀请书》及相关材料。参与竞标的候选承包商应在指定期限之内提交《投标书》及相关材料，主要内容包括项目解决方案、实施计划、资源配置、报价等。归管理部门对承包方进行资质预审，评估承包方的综合能力。评估因素主要包括5个方面。（1）承包方类似项目的经验、服务能力、资格认证和信誉。（2）承包方是否与本公司存在直接或潜在的竞争关系。（3）承包方在知识产权保护方面的力度和效果。（4）承包方的性价比是否合适；（5）其他因素。确定标底并进行公开招标。组织企业其他职能部门进行开标、评标、定标。归管理部门给出候选承包方的综合竞争力排名，会同相关管理层及其他职能部门负责人分析与候选承包方建立外包合同的风险，根据实际情况挑选出一家或几家公司作为业务承包方。归管理部门和承包方就《外包项目合同》的主要条款进行谈判，达成共识，由合同双方代表签署《外包项目合同》。第8条归管理部门负责培训涉及外包业务流程的员工，确保员工正确理解和掌握业务外包项目相关政策制度。第9条归管理部门根据合同约定，为承包方提供必要协作条件，并指定专人定期检查和评估项目进展情况。第10条项目结束或合同到期时，归管理部门负责对外包业务产品（服务）进行验收。如承包方最终提供的产品（服务）与合同约定不一致，及时告知承包方进行调整。第11条与承包方就最终产品（服务）达成一致后，由承包方提交费用支付申请，归管理部门对申请书进行审核。审核通过后，开具付款证书，按照公司规定程序审批，支付承包方费用。第12条对于因承包方原因导致外包合同未完整履行的，归管理部门负责向承包方索赔。1.指定专人对承包方认可的赔偿事项进行跟踪、报告，及时收回相关款项并追究责任人责任。采用法律手段解决长期未决赔款。若终止对承包方的索赔，由归管理部门提出申请，详细说明终止索赔理由，报公司总裁以上级别管理层审批后执行并备案。第3章业务外包流程中的资产存货管理第13条固定资产管理对于企业所有或有优先购买权的固定资产，如因业务需要交由承包方使用的，要求承包方按照本企业《固定资产管理制度》使用和管理。业务外包归管理部门指定专人定期检查承包方使用和管理固定资产的情况。交由承包方使用但所有权归本企业的资产，只能用于外包业务活动。未经企业相关领导人员同意，擅自将固定资产挪作他用的承包方，相关部门应对其采取警告直至解除合同的措施。第14条流动资产管理业务外包过程中形成的原材料、产成品等流动资产，归管理部门要求承包方遵循本企业制定的相关管理政策，如防火、防盗、防未经授权接触和未经批准转移等。对承包方责任造成的流动资产损失，业务外包归管理部门有义务责成承包方赔偿。业务外包过程中形成的商业信息材料等，归管理部门按照合同中约定的保密条款对承包方的保密工作进行监督。第15条存货管理对于因业务外包需要由承包方购进的存货，存货订单应经我方相关授权领导审核批准，而存货的数量、质量检查由承包方负责办理；归管理部负责按企业存货管理规章制度准确、及时地在存货系统中予以记录和反映。对于因业务外包需要由我本企业销售给承包方的存货，承包方只能将其用于外包项目，不得另作他用。归管理部门负责监督。归管理部门负责定期组织相关部门（如资产管理部、财务部等）及相关人员对承包方的存货进行盘点（每月X次）。而对于盘盈盘亏的存货，应经本企业财务总监审批后，方可交会计人员进行会计处理。对于所有权归我企业的、在承包方储存的存货，归管理部门负责监督、检查承包方是否按本企业存货库存管理制度中的要求进行管理；对于检查中发现的次品、损坏品或过期存货，应当及时予以确认、分离。归管理部负责指定专人跟踪、调查外包业务中涉及的所有存货的一切变动，查明原因，报财务总裁审核后处理。对于承包方无合理原因过度使用存货，造成企业成本上升，归管理部或相关人员有权代表企业要求承包方补偿。第4