ＸＸ家具采购控制程序培训教材

采购控制程序培训一、新供应商、新材料开发培训目录三、供应商的管理二、供应商材料单价的控制六、材料验收七、付款五、零星物料采购

四、主要原材料采购一、新供应商、新材料开发1.根据公司当前供应商生产能力、成本、品质、交期和配合度的需要以及研发部开发新产品的需要，咨询2至3家供应商资质基本情况、同类产品价格、质量信息、生产能力和信誉状况，进行比价、议价。对基本符合公司供应商要求的企业，填写《供应商开发申请单》，经采购中心批准后，予以开展合格供应商评估。2.对于直接影响产品质量的重要生产主料供应商，供应商开发管理组组织品质部、研发部、生产部成立供应商评估小组对供应商的生产工厂进行现场评估。考查其企业资质、品质保证能力、生产能力、接单能力等，并将结果记录于《供应商评估报告》，评估通过后则填写《供应商基本资料表》，经采购中心审核、总裁或其授权人批准后，由采购员登录于《合格供应商名录》，同时更新ERP系统资料。3.对于不直接影响产品质量的生产主料供应商，由供应商管理员收集供应商相关资料和证明文件并至供应商现场进行评估，并填写《供应商评估报告》，评估通过后则填写《供应商基本资料表》，经采购中心审核、总裁或其授权人批准后，登录于《合格供应商名录》，同时更新ERP系统资料，零星物料、饰品、后勤用品的供应商不需进行合格评定，可由采购部根据市场情况进行评估，实施采购。4.供应商资格得到批准后，供应商管理员通知供应商制作样品，并送样试用，填写《新物料试用报告》交品质部进行检验和试用，合格后交研发部进行承认，所有生产主料的新供应商、新材料的开发，均需经过品质部、研发部进行确认，合格后方可正式报价。不合格则由供应商开发管理组在《新物料试用报告》的结论项进行说明是否重新打样或开发新供应商。非生产主料可由供应商开发管理组直接确认，必要时由使用部门试用后进行确认。5.样品确认合格后，供应商管理员通知供应商进行正式报价和议价，填写《供应商成本分析对照评估表》，若为生产主料，则需经部门审核、采购中心监审，总裁办批准；若为非生产主料（即零星采购物料、饰品、后勤用品等），则仅需经部门审核，采购中心批准。《供应商成本分析对照评估表》经批准后采购中心统一存档，并交复印件给财务部备案。比价和议价须遵循如下原则：A.对同一种商品应至少比价二家以上。B.通过电话、传真“询价单”、E—mail、实地考察等方式进行寻价、比价、议价。C.要如实、认真、工整、逐项填写《供应商成本分析对照评估表》，不得虚填，不得空项，无法填写的应在“备注”栏内注明。6.经与供应商价格谈判达成一致后，双方签署采购合同，约定双方的权利和义务，采购合同须经采购中心审核、总裁办批准。1.当有供应商提出对物料进行调价时，采购人员应充分了解物料目前的市场价格情况，填写《供应商物料调价成本分析表》报采购中心、总裁或其授权人进行审批。

2.当采购物料及供应商需要进行变更时，应对物料更改所造成的成本变化进行评估，评估通过后方可进行变更，评估情况应记录于《物料更改成本对照分析评估表》。二、供应商材料单价的控制三、供应商的管理

所有合格供应商每半年复核一次，分别对供应商的交货品质、价格、交期、服务（配合度）进行评分评级考核。评分原则为：价格40分，质量30分；交期20分；服务10分，评级原则为：95分以上为卓越（A+级），95～85以上为优秀(A级)，85~70分为良好(B级)，69~60分为及格(C级)，60分以下为不合格(D级)。2.供应商开发管理组负责供应商的价格、交期、服务进行评定；品质部负责对供应商的交货品质、服务进行评定；其中服务评分为采购部或外协部和品质部评分总和的平均分，采购部或外协部主要针对采购、交货、服务过程的配合度进行评分，品质主要针对品质异常处理配合度进行评分。3.评分计算方法：A.价格得分：与其它供应商的报价进行对比计算，假设被评供应商单价为A，其它供应商最低报价为B，其得分计算公式为：总分数－（A-B）/B×40分=实际得分。B.质量得分：以批合格率x质量配合（30分）计。如：某一供应商，共交货100批其中合格90批则质量得分为（90/100）%x30=27分。C.交期得分：准时交货率x交期配分。D.服务：基准分10分，供应商一次不配合扣2分。直至扣完。E.供应商总得分为以上：价格得分+质量得分+交期得分+服务得分=总分数4.评级处置A.由供应商开发管理组负责汇总外协部、品质部的评分，并将评分结果记录于《供应商定期考核表》，同时注明评估等级，经采购中心审核，管理者代表批准后予以公告，同时报财务部和相应供应商。B.对于连续二次评分不及格或单项评分为0分或发生重大品质问题造成重大损失的供应商，供应商开发管理组填写《取消合格供应商资格申请表》，经采购中心审核、管理者代表批准后予以取消，并更新《合格供应商名录》。C.对于一次评定不及格或一次评分低于70分或发生严重品质问题或连续发生多次相同品质问题时的供应商，供应商开发管理组发出《纠正/预防措施通知单》，要求供应商改善，并根据情况暂停或减少采购量。D.财务中心、采购中心依据《供应商定期考核表》安排付款先后顺序和重新分配采购订单量，具体做法如下：a.评级Ａ+，依约定付款方式提前十五天付款，增加采购订单量30%；b.评级Ａ，依约定付款方式提前十天付款，增加采购订单量10%；c.评级B，依约定付款方式付款，稳定采购订单量；d.评级C，依约定付款方式延后十天付款，减少采购订单量10%；e.评级C，依约定付款方式延后三十天付款，减少采购订单量30%；5.其它管理措施5.1对重要的供应商或订单量大，质量不稳定的外协厂商可派遣驻厂人员，负责交货期和质量的跟进，针对驻厂人员的管理，依《驻厂人员管理办法》执行。5.2对最高信用的供应商，公司可提供物料免检、优先支付货款的优惠待遇。5.3减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。5.4公司可对供应商进行业务指导和培训，但应注意公司产品核心技术不泄密。四、主要材料采购1.采购中心（计划组）根据物控部的《物料需求计划》，同时参考营销中心发出的《月度销售计划》和制造中心发出的《月度生产计划》的需求情况，编制《物料采购计划》和《外协加工计划》，经采购中心批准后予以实施。2.采购员根据批准后的《物料采购计划》和《外协加工计划》制作《采购订单》，经部门审核、采购中心批准后发出给供应商。3.采购员凭《采购订单》或有《采购合同》作业，《采购订单》包括采购物品规格、数量、单价、金额、送货时间、送货方式等，采购合同至少包括验收标准、验收方法、付款方式、运输方式、开票资料、违约责任等。如果需提供样品的，采购部需发样品订单；对于首次合作或是金额较大的订单，由采购中心与总裁办商议后再通知采购员办理；款到发货的需填写《办款申请单》交由部门、采购中心审核，总裁办批准。4.采购员负责跟踪供应商交货情况，及时协助物控部跟催供应商按期、按需交货。5.生产部或物控部在管理过程中出现短缺、毁损、报废而需补订或采购申请时，由提出单位填写《物料采购申请单》，经本部门、制造中心审核，采购中心批准后交采购员补充采购，同时责任部门填写《产品质量事项单》分析原因，并提出改进措施，经部门经理审核、制造中心批准后，向采购中心、总裁办报告。五、零星物料采购用料部门填写《物料采购申请单》，并写明申购分公司名称、线别或部门、用途、物料名称、单位、数量，如急需的物料应备注物料采购回厂的时间范围和申购人的联系电话。2.《物料采购申请单》经申购部门、部门所在的管理中心审核、采购中心批准后通知供应商送货，或由外采购员现场采购。3.2000元以内的物料由采购中心审批后方可采购，2000元以上的物料必需由总裁办批准后方可采购。4.申购零星物料的部门应做好相应的用料计划和安全库存，并进行集中申购、采购，减少公司的采购成本。4.1常用的耗材如口罩、手套、502胶水、扫把、大头笔、修改液等耗品仓库应做好相应的安全库存，并由仓库进行申购，物控部负责与各分公司（分厂）的仓库沟通集中整理，用料部门直接到仓库领用，此类的物料申购、采购每周控制在2次（分别为周一与周四）。4.2生产用的辅助类定制物料如定制辅助五金、实木方、玻璃架板材、有机片、实木线条、特殊板材等仓库应做好相应的安全库存并由仓管进行申购，物控部负责与各分公司（分厂）的仓库沟通集中整理，此类物料仓管应提前10天进行申购，并申购、采购每月控制在3次即每旬一次（分别集中在每月1日、10日、20日进行申购、采购）。4.3工具类如打磨机、砂轮机、小型锣机、吸尘机、手电钻、风批、电批等工具申购时，以旧换新的需附报废单，并需要机电部确认后方可进行采购。4.4办公用品如常表格、表单、笔类、计算机、订书机、打印纸、复印纸、订书机针、文件夹、文件框、文件袋、笔记本等应由文控文员集中申购，其他部门到文控室领用，每月申购、采购控制在2次（分别集中在每月7日、23日申购、采购）。4.5办公类电脑、打印机、传真机、色带、硒鼓、硬盘、内存等办公工具耗品由使用部门向信息部进行申请，信息部负责与各部门进行沟通，由集中信息部申购，在物料采购回仓库后由信息部通知使用部门领用，此类物料信息部做相应的计划，此类物料每月申购、采购次数控制在3次（分别集中在每月3日、13日、27日进行申购、采购）。4.6保安部门在申购保安类用品时行政部应和各分公司（分厂）的人事行政部进行沟通集中申购，此类物料每月申购、采购次数控制在2次（分别集中在每月5日、20日进行申购、采购）。4.7常用机电类物料如轴承、气管接头、皮带、焊条、水管接头、开关、灯具、灯架等机电仓库应做相应的安全库存，并由机电仓管集中申购，领料部门直接到仓库领用，此类物料每月申购、采购次数控制在3次（分别集中在每月8日、18日、28日进行申购、采购）。4.8特殊类机修物料如各类机器特殊部件的维修、机修机器等机电部及时申购，如需订购、定制不能及时采购到位的采购员及时回复申购人计划交货日期。5.采购员在收到《物料采购申请单》后应在2-3天内把相应的物料采购到位，并把《物料采购申请单》附一份连同物料一并交仓库。如特殊物料、外加工、定制类的物料不能及时采购到位的，采购员应及时回复申购用料部门计划采购回仓库的时间表，以让用料部门做好相应的计划。6.机器设备的采购依《生产设备控制程序》规定进行申购和采购。7.大宗或贵重的特殊零星物料的申购按申报审批的实际情况进行申购和采购。8.工程项目所需的物料，相关部门在申购时须做好工程预算，防止同一物料多次采购或多采购，防止浪费。9.如申购部门未按实际使用情况进行申购物料，多申购并长时间未使用造成物料呆料或报废的，由申购部门负责，并追究责任人责任。生产主料供应商送货时，物控部根据采购订单进行核对收货，填写《入库单》，并将《送货单》交品质部QC人员检验，检验合格后，QC人员在产品外包装上作合格标示，并在《送货单》上签名，交仓库管理员办理收料入库手续；若检验判定不合格，QC人员在产品外包装上作不合格标示，同时在《送货单》上签名，交仓库管理员办理退货手续，同时将不合格品放置于不合格品区，以防止其它人员误用。2.仓库管理员将不合格样品和检验报告交采购部或外协部通知供应商处理改善，采购员根据《不合格品控制程序》规定进