浅析医院档案库房管理

浅析医院档案库房管理浅析医院档案库房管理

一、医院档案库房管理的意义

医院档案是医院不断开展壮大历程的原始记录和权威凭证，涵盖了医院的医疗、科研、教学、人事、会计、基建、设备、声像、实物等各项信息资源，全面客观地反映了医院的成绩与开展历程，为医院的改革开展及各项决策提供了有用资源及参考资料，因而医院档案管理工作是医院管理的重要组成局部。医院档案有着较强的保密性和不可再生性，档案的保管工作是档案管理工作的重点，而医院档案需长期寄存在档案库房当中，因此医院档案库房管理是保管档案的主要阵地。医院档案库房管理不仅需要根据档案的性质及类型加以分类管理，还要做到平安保密，而档案库房本身特殊的寄存规范对封闭性、光源、温湿度等均有着特殊的要求，可以说这是一项综合性极强且较为复杂的工作。医院档案库房管理的有效发展，能有效延长档案材料的寿命，保证档案材料的完整性，提升档案信息资源的利用与开发价值，是医院档案工作的重要环节以及有效发展医院档案管理的前提。随着医院的不断开展，医院档案信息资料越来越多，其管理的难度也日渐加大，而医院档案库房管理也逐渐暴露出平安性缺乏、管理体制不全、档案根底设施和技术设备落后、人员流动较大等一系列问题，不利于医院总体档案质量的提升，也不利于档案管理后续工作的有效发展。因而加强医院档案库房管理，及时发现档案库房管理中存在的问题，积极完善，有利于保证档案存储管理工作的质量。

二、加强医院档案库房管理的举措

严抓各项制度的执行，确保档案平安制度落到实处。全面加强办公区和库房的巡查，做好相关人员的平安培训，确保档案平安万无一失。严格抓好档案平安设施建设，加大投入，提高档案库房平安规范，及时更新档案平安保管技术、设备，确保档案平安。严格执行档案平安责任查究制，构筑人防、物防、技防“三位一体〞的档案平安防备体系。

〔一〕健全档案库房管理制度。档案库房管理是档案保密工作的非常重要的环节，档案库房管理应坚持“以防为主，防治结合〞的方针，采取具体措施：一是档案管理人员在加强平时管理的同时，还要检查档案库房内电源线路及其他平安设施的状况，对存在隐患的设备及时进行更换。二是定时记录库房的温度和湿度，根据需要开启门窗通风，或利用空调设施调节库房适宜的温度、湿度。库房温湿度对档案材料的影响极大，温度和湿度超标会加快档案的老化速度，降低材料强度，使库房档案字迹褪色，增强光化作用，使影像档案含糊失真，同时增大灰尘及有害气体的吸附能力，提升细菌、霉菌的繁殖能力，加快档案霉变。只有借助相关伎俩，合理调控医院档案库房的温湿度，保证库房内的温湿度得以控制在规定的范围中，才能使得医院档案得以有效爱护。三是档案库房内严禁吸烟和寄存易燃易爆物品及食物，落实档案“八防〞工作，对违反规定者要做出处理。四是在库房管理上构建信息化管理系统，使库房的管理朝着科学化管理的方向开展，同时还要经常检查库房的平安设备，对存在问题的设备要及时上报，并做好更换工作。

〔二〕落实档案“八防〞措施。医院档案库房管理的“八防〞措施具体指的是防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防虫、防霉。根据管理需要给予具体且具有针对性的控制措施，逐项予以落实。在防火方面，医院档案库房周围需灭绝火源迹象，悬挂“严禁吸烟〞“严禁烟火〞标识牌，库房内禁止吸烟，杜绝明火，且不得寄存易燃易爆物品及食物，同《r配备灭火器等防火设施，并在库房内外安装防火监测报警系统，在平日多加检查，及时发现火灾平安隐患，加强防备，杜绝发生火灾的可能性。在防盗方面，除了加设防盗门窗，安装防盗监控设施，加强捍卫之外，还应落实库房管理制度，档案库房要有专人管理，未经批准不得随便进入库房，以全面保证医院档案库房的平安。在防光方面，为防止阳光直射到档案库房内，应配备双层遮光窗帘，同时采用无紫外线灯具，最大限度地防止紫外线对档案纸张的破坏。在防潮和防高温方面，库房内定期开关空调、去湿机，并放置吸潮剂，保证医院档案库房内的温湿度在合理范围内。由于档案库房的温湿度是影响档案纸张是否老化、字迹是否褪色、是否发生霉变、影像档案是否含糊失真的关键，是医院档案库房管理工作的重点。在防尘方面，在档案入库前也应做好除尘和消毒工作，经常擦抹工作台及档案密集架，做好库房内外清洁卫生，密封门窗缝隙，避免灰尘侵入，必要时使用空气净化器清除可吸入悬浮颗粒物、细菌、霉菌、氨氮等，改善库房空气质量。在防虫、防霉方面，应做好医院档案库房的检查工作，杜绝任何食物，定期消毒并投放无害、无污染的防虫、防霉药物，诸如天然中草药防霉驱虫片、灵香草、抗霉杀虫片、天然防蛀剂等，定期检查药效，一旦失效及时更换，以保证药物的防虫、防霉效果。

〔三〕制定档案平安应急预案。为了进一步做好档案平安工作，切实防备和妥善处置档案平安事故，最大限度地避免各类自然灾害对档案可能造成的损害，提高对各种险情的应急救援能力，到达快速有效救援，减少损失的目的，需要制定档案平安应急预案。采取“档案优先、以防为主〞的应急原那么，面临其他财产损失和档案平安的选择时，要把保障档案的平安作为灾害紧急处置的首要任务，最大限度地减少灾害对档案材料的影响。首先在医院统一领导下，按照“分级管理、各负其责〞的原那么，假设发生灾害由医院组织处置，〔下转第162页〕〔上接第157页〕同时按照各自职责，有效发展应急处理工作。其次档案员如果发现库房发生火灾，现场第一人应立即拉响警报并向消防部门报警，在可能的情况下利用一切应急抢险工具阻止灾情，爱护未受损的档案。办公室应协调消防、搬运等环节，做好后勤保障工作。发生一般性灾害如库房内任何部位有烧烤异味或墙面、地面、暖气漏水等异常现象，库房管理人员立即告知周围其他人，共同查找险源。如果险情不大，自己能处置的，除发出警报外，将险情报告领导，并立即采取切实可行的方法迅速排除险情，并进一步查明原因，梗塞漏洞，彻底解决问题，尽最大可能挽回损失，保障档案平安。〔四〕加强档案干部队伍建设。医院档案管理是一项细致繁杂的工作，而随着医院的不断开展，医院档案资料信息的数量增多，档案的载体日益多样，档案管理难度的加大，对管理人员的素质要求也日益提高。只有提高档案管理人员的职业素养及工作能力，才能做好医院档案库房管理工作，提升档案管理的功效。进一步标准库房管理人员的职责及义务，统一思想认识，使其认清医院档案库房管理的重要意义，提升其责任心及效劳意识，鞭策工作人员立足岗位，尽职尽责，做好医院档案管理的各项工作。

把档案干部培训、交流、使用列入组织人事部门干部培养和选拔任用统一规划，统筹安顿，为档案干部学习培训、交流任职等发明条件，建立完善档案教育和岗位培训制度，严格档案从业人员的岗前培训工作和职称评定工作，确保档案人员的专业性。

加强档案干部培训教育，对管理人员进行全面的岗位业务培训，采取专业技能培训、实地讲解、研讨等方式，提高医院档案管理人员的素质及工作能力。同时完善档案库房管理制度，制定严格的奖惩机制，从制度层面约束医院档案库房管理人员的行为，使其能遵照规章制度正确地对库房进行管理，减除由于人为因素引发的平安隐患。在遵照奖惩机制的同时，积极关怀档案管理人员的工作、生活，积极了解工作人员的心声，通过人文关心，充沛调动档案管理人员的工作积极性，发挥其发明精神，以更好地发展医院档案库房管理工作。

此外，还应不断加强自我学习，提升自身的业务素质、工作能力及综合知识，不断学习档案管理的新技术、新办法、新技巧，切实做到与时俱进，以更好地胜任医院档案库房管理工作，提升医院档案存储管理工作的质量，努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍，为医院档案信息的有效利用及医院的开展作出奉献。

三、结语

医院档案库房