档案信息数字化问题研究

档案信息数字化问题研究档案信息数字化问题研究

一、档案信息数字化的开展现状

随着计算机技术在档案管理工作中发挥的作用越来越大，我国已经进入了档案管理数字化的时代。所谓数字化是指运用数据库、数据压缩、数字扫描等技术伎俩，将纸质、声像和已经归档的电子文件，组织成信息资源库。档案信息数字化其目的是为了到达档案管理和效劳方式的数字化，加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的数字化是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质根底和重要伎俩。然后，面对时代潮流，由于思想不够重视、地区经济开展不协调、技术伎俩落后以及不足统一的行业规范等等一系列原因，我国的档案信息数字化开展还十分落后，目前，我国档案信息数字化开展存在下列五个方面的突出问题。

〔一〕不足统一的具有信息管理功能的档案软件

档案部门使用的计算机型号、规格不统一，各自开发的软件没有通用性，不足一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于没有统一性和信息管理功能，影响了利用电脑完成信息管理的相关工作，不能够快捷的出版信息编辑成果，制约了档案的数字化进程。

〔二〕不足数据交换的机读目录档案系统

目前我国还没有建立一个到达数字交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设的形式各行其是，层次不一，其开发性、效劳性、共享性和标准性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

〔三〕不足规范化、标准性的根底工作

标准化和规范化的根底工作是档案信息管理数字化的前提。由于各种原因馆藏室档案业务根底工作不足标准性，案卷质量不高，系统软件移植性较差，档案的录制细那么兼容性不强；档案自动化工作没有统一的规范，制约了档案信息数字化的开展。

〔四〕不足与数字化管理相适应的档案整理规范和规定

现行的档案技术水准、组织工作程序规范没有从计算机信息处理技术特点和开展去考虑，随着社会的现代化开展，越来越多的归档“文件资料〞是磁盘、光盘和电子文件等，现行的档案整理、分类办法、着录规范等有关规定与档案管理数字化已不能完全适应。

〔五〕不足现代化高素质的档案信息管理人员

实现档案的信息数字化，首先要有现代化的、高素质的档案工作管理人员，要精通档案管理业务，要熟练掌握计算机网络技术和平安防备等技术，并能及时掌握档案管理工作的最新信息和技能。目前，很多档案部门不足现代化高素质的档案工作管理人员，其中档案管理和信息处理复合型人才奇缺，大局部的档案人员专业技术水平过低，不具备现代化高科技操作技能，即使引进了现代化设备，仍然不能充沛发挥其作用，就更谈不上档案信息的数字化了。

二、数字化电子档案的类型

目前，数字化电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带等，为了做好数字化档案管理工作，应当按照档案种类分别整理组盘。

〔一〕文书电子档案整理

一是内部文件。要以年度和组织机构及保管期限来组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一标准，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和标准命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。要扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，那么可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

〔二〕科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按工程归档。

1、基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用标准的纸张输出的，所以，数据信息整理时要按档案管理的规范进行操作，对纸质文件的实体扫描时，要将案卷号码和图文号码及序号连接起来，使终端用户能直接检索每一张图纸资料。

2、设备档案。企业在引进技术和购置设备时，供给商提供的资料和图纸的载体形式多为电子文件，企业本身的总图管理也采用了电子化。在引进设备时必须在合同中注明电子文件的必要条件，即：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容表明和考前须知。

3、会计档案。〔1〕工资单。工资以光盘形式归档时应附有纸质的每月工资汇总表，列出单位、姓名、代码、人数、工资明细等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。〔2〕账簿。目前各单位的会计账簿内容已进入计算机管理系统，计算机的格式比拟统一，其内容也可以光盘形式保留。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

三、档案信息数字化的开展趋势

随着现代计算机技术和现代通信技术的飞速开展，档案信息正逐步从以纸质载体和文字记载向电子信息和虚拟信息开展，其记载方式正逐渐实现数字化。实现了档案信息数字化，用户可以在办公室或家中不受时空限制地通过网络在全球范围内选择，组织和形成以自我需为中心的档案信息体系，档案信息记载方式的数字化是未来档案信息开展的方向。办公的自动化和无纸化的出现，使档案的形成方式发生了变化，文件的起草和签发，催办和归档这些运作过程是在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，则档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差别。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广阔信息检索者关怀的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失机会地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真〞的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的效劳。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作开展的必然趋势。我国的档案事业正在进入“以现代科学技术为核心，建立在知识和信息的生产、分配和使用根底上的知识经济〞的时代。随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的开展与广泛的应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的生机。

四、数字化电子档案的爱护

数字化电子档案以脱机方式保留，在管理工作中大都是用软磁盘保留。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于数字化电子档案的长期保留，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将电子档案转储到光盘上。但是在刻录仪还没遍及之时，仍是软磁盘和光盘并存，所以，软磁盘和光盘的爱护是当前归档电子文件载体爱护的重点，必须制定相应的爱护措施。

〔一〕软磁盘的爱护

1、统一软盘规格，严把软盘质量。首先要统一使用3.5寸高密盘保留。其次要选购优质软磁盘，软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保留寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保留近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

2、标准保管条件。要求软磁盘寄存在无强磁场干扰和无尘、无震动及无腐蚀气体的温湿度适中环境里，环境空气相对湿度控制在40%-50%，温度控制在14-24℃。

3、加强检测，防备病毒。档案管理工作人员要注重对计算机的病毒检测，确保电子档案的磁盘无病毒，并将磁盘经常置于爱护状态。

4、加强对加密盘的科学管理。有的电子档案在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就很难翻开，影响工作正常进行，所以对这类电子档案应该解密或显现文件名后再归档保留。

〔二〕光盘的爱护

1、标准排放和使用。光盘应有序、直立寄存于盒中，防止堆压叠放，以避免光盘变形，在使用过程中应防止摩擦、划痕和污损，以利于长久保留。

2、保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘寄存的温度宜控制在14-24℃，相对湿度40%-65%。

3、意避光和定期复制。光盘材料的塑料爱护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，光盘每5年应转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保留。

五、档案信息数字化的益处

档案信息数字化，就是以纸质或机读形式的馆藏档案资料为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息，为人们提供利用的过程。其益处有：

〔一〕可充沛发挥和利用现有微机的潜能，提高微机利用率

目前，大多基层档案馆对微机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案着录或文件打字贮存，如此的低效率利用造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其所用。

〔二〕可缩短二次文献信息加工时间，提高档案信息时效性

当前手工的二次文献信息加工，从选题、选材、编辑到出版，历经时间长，造成信息失效，影响档案信息的应用价值。档案信息数字化，编研工作者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能来快速完成信息加工工作程序，快捷地开发出二次文献，提高档案信息的应用时效。

〔三〕可降低信息加工的经费支出，加速编研进程

手工编研信息成果出版需要较多的经费，目前档案部门经费缺乏，进行信息加工、编研出版工作相当困难，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中〞。档案信息数字化，可以减少信息加工和编研工作的经费支出，加速其工作进程。

〔四〕可使档案信息成果进行多份拷贝

档案信息数字化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到有关领导和相关部门，即扩大了社会影响，又提高了档案信息的利用价值，拓宽了效劳范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

〔五〕可使档案信息顺利地与最新技术接轨

目前“信息高速公路〞在我国虽然正始起步，但档案工作人员要密切关注其开展动向，做到快速反馈，制定超前对策，提高掌握最新技术的本事，使档案工作尽快适应这一客观形势的变化和要求，逐步实现档案信息数字化，为将来“信息高速公路〞中有一束档案信息而打好坚实的根底。

档案信息数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中需分步实施，突出重点，讲求实效，执行可持续开展之战略。档案工作者既要充沛了解目前档案信息数字化的实际水平，更应牢牢