项目资料管理制度

XXXX工程资料管理制度XXXX项目部二0一九年十一月十八日编制：审核：批准：1目的本制度规定了XXXX工程技术资料的产生、形成、收集、整理等过程的控制。保证工程竣工结算及工程竣工验收的顺利进行，根据档案管理的有关规定，特制定本制度，要求各参建单位严格遵照执行。2引用文件《中华人民共和国质量管理体系要求》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《工程资料管理规定》3工程名称及单位名称使用规定所有形成资料需要归档的，填写单位名称必须与合同名称一致，严禁使用单位简称，具体统一为：工程名称：XX工程业主单位：XX公司管理单位：XX项目部监理单位：XX公司施工单位：XX公司设计单位：XX设计院调试单位：XX4文件资料的产生及运行规定4.1各参建单位各部门所有职能活动产生的资料（文件）应在“文档管理系统”中创建、审批、分发、归档及封闭,以利竣工时归档方便,杜绝PAP之外产生的资料。4.2文件的产生要有内部编制、审核、批准、签字、盖章等过程；有附件时正文中应注明附件的份数、页数。4.3文件资料运行、传递，要由资料室统一管理，由资料人员组织文件资料的流转，需报审资料先报监理——监理审批后——转给工程公司——工程公司审批后——再返给监理——由监理返给施工单位。4.4文件在传递过程中，接收方要在发文方的登记簿上签收，并在自己的收文簿上认真登记所收到文件的内容、编号、接收时间及处理流程，接收文件的单位，必须抓紧时间处理。5文件时效管理规定（不限于下列文件）5.1各标段施工组织总设计必须在该标段工程项目开工前1个月完成评审、出版及发布。5.2专业施工组织设计在本专业项目开工前15日提交监理单位审核，由监理单位组织进行评审后，施工单位完成出版及发布。5.3重大施工方案应在工程开工前15日提交监理审核，监理单位在工程开工前10日内组织完成评审，施工单位在工程开工前5日内完成出版、发行和技术交底工作。5.4单位工程开工报告应在预计开工日的七日前送项目监理机构审核，项目监理机构应在3个工作日内完成审核后报项目部批准。5.4施工方案、作业指导书、技经等难度较大的资料，在无特殊原因的情况下，接收文件单位签出时间为3—5天。5.5对需回复的联系单，主办部门应按联系单发出单位/部门的要求及时回复。最迟应在三个工作日内提出回复意见。项目资料管理主管部门必须对工程联系单的运作进行跟踪管理，对超过回复期限的主办单位，则通过项目局域网进行提醒；5.6各承包商所报资料的日期要求是当日的日期（最迟只能报送昨天的日期），如特殊情况请说明迟报原因及理由。5.7如因文件运行延误造成损失，将追究造成延误的相关责任单位或个人的责任。6文件签署规定6.1在需处理文件上填写意见时，不应用易褪色的书写材料书写、绘制（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔）。6.2不得涂改，若必须修改时，要在修改处签字确认。6.3签署处理意见时，要有实质的内容，明确态度，不能什么也不填写，处理人签名时，要工整、好识别；需加盖公章时，公章盖的要端庄、清晰、完整、公章与公章之间不允许重叠；盖部门印章的，签发人一律是部门负责人，如签发人是项目领导，公章一律盖项目部公章（除合同专用章、财务专用章外）。7文件资料的字体、日期及表式的规定7.1文件的内容一般采用宋体小四号字，使用激光打印机打印，禁止使用喷墨打印机或色带打印机，更不能手工填写。7.2编制、审核、批准处必须签全名，7.3填写全日期（如有“年月日”字样的，标准写法为6～8位数，XX年XX月XX日、XX年XX月XX日或XX年XX月XX日；没有“年月日”字样的，该日期须填写8位数，即XXXX-XX-XX或XXXX.XX.XX），不能用盖章或打字代替签名。8页面设置规定：8.1文件资料页边距的规定：文件排版时，要注意摆正版心，横版页边距为：（上）25mm、(下)15mm、(左和右)15mm；竖版页边距为：(左)25mm、（右）15mm、（上）25mm、（下）15mm。9表格记录、数据填写的规定9.1表格记录、数据填写应简捷明了、真实、有追溯性；9.2表格中的空格和没有填满内容的栏目，应盖上“此项空白”或“以下空白”印章（或从该格的左下角到右上角用斜线杠除）。10文件资料编号的规定施工现场要有三套编号系统：一是需要报批的文件资料的编号；二是管理性文件的编号；三是验评资料、施工记录的编号。编号要求：有追溯性、连续性、统一、系统。10.1报批文件的编号内容应由：“单位代称-表式代码-专业-流水号”四个字段组成（安全由AQ表示），（注：表式代码见附2）。例1：XXX-3606-L-001XXXX——XXXX代称3606——技术联系单L——锅炉专业001——是文件的流水号；例2：XXXX-3607-Q-001XXX——XX公司代称3607——工程联系单Q——汽机专业001——流水号10.2由于工程质量报验单需与验评资料结合报验，凭“单位代称-表式代码-专业-流水号”无法区分。因此，工程质量报验单原文编码改为：“单位代称-表式代码-专业-单位工程编码-流水号”。10.3管理性文件编号：“单位代称-表式代码-专业-流水号”或“单位代称-表式代码-文种-流水号”，文种以汉语拼音开头字母代替。例：“单位代称-表式代码-文种-流水号”XYJL-2408-XTH-001XYJL——兴源监理2408——会议纪要XTH——协调会001——流水号10.4检验批、施工记录的编号；采用新验评标准上的《施工质量检验项目划分表》中的相应编号。土建的单位工程号是唯一的，从001-118。安装的单位工程编号，是按专业划分的，每个单位工程编号都是从1开始，最多只有两位数字，单独用验评无法区分开，要求各专业要用英文字母区分单位工程编号。T——土建专业L——锅炉专业Q——汽机专业D——电气专业R——热控专业H——化学水处理及制氢专业J——焊接专业S——调试专业Z——公共专业不够两位数字的用0补位，加上字母也是三个字段；注：热控的单位工程代号不存在补位的问题。因为热控专业有扩大工程1、2、3，比如R12、R24、R32等。机组号用括号表示：（00）--公用部分（01）--1号机组（02）--2号机组10.2.1土建:验评标题上方无需工程名称，表号写在表格的左上角，编号填在表格的右上角，单位、分部、分项之间用“—”隔开。编号：（00）01-001-01-01-02-03-02—001(00)表示公用系统,第一个01是热力系统号土建是十大系统，118个单位工程编号举例：（00）01-001-01-01-02-03-02—00101——001——01——01——02——03——02——001土石方工程（分部工程）开挖支护工程（子分部工程）土石方工程（分部工程）开挖支护工程（子分部工程）灌注桩钢筋（分项工程）钢筋加工（检验批）流水号汽机间地下结构（子单位工程）热力系统（系统号）主厂房地下结构（单位工程）主厂房地下结构（单位工程）10.2.2锅炉：验评标题上方需有工程名称、机组号，工程编号要求用0占位，表格上方要求有工程编号、单位工程名称（分部工程名称、分项工程名称、分段名称）、性质、第几页共几页依次排列，字体用5号宋体字。编号举例：(01)L01-04-06-01（01）L010406011号机组（机组号）锅炉本体安装（单位工程号）锅炉烟、风、煤管道及附属设各安装（分部工程号）送粉管道安装（分项工程号）道粉管道组合（分段工程号）10.2.3汽机:验评标题上方需有工程名称，工程编号要求用0占位，表格上方要求有工程编号、单位工程名称（分部工程名称、分项工程名称、分段名称）、性质、第几页共几页依次排列，字体用5号宋体字。编号举例：（01）Q04-02-05-01（01）Q040205011号机组（机组号）除氧给水装置安装（单位工程号）电动给水泵安装（分部工程号）给水泵液力偶合器安装（分项工程号）（分段工程号）10.2.4电气：电气专业采用新验评标准，没有工程名称，表格的上方要求有工程编号、表号、表、第页共页，依次排列，字体用5号宋体字。编号：单位、分部、分项之间用“.”隔开，不要求用0占位。编号举例：（01）D1.2.3（02）D1232号机组（机组号）发电机电气与引出线安装（单位工程号）发电机引出线安装（分部工程号）发电机出线电压互感器（分项工程号）10.2.4由于热控专业有扩大工程1、2、3，单位工程编号不要求0占位；验评标题上方有工程名称、机组号，工程编号要求用0占位，表格上方要求有工程编号、单位工程名称（分部工程名称、分项工程名称、分段名称）、性质、第几页共几页依次排列，字体用5号宋体字。编号举例：(01)R11-01-01（01）R1101011号机组（机组号）扩大工程号共用热控安装（单位工程号）控制室热控盘（台、箱、柜）安装（分部工程号）盘底座制作（分项工程号）11工程文件原件的份数、质量规定：11.1根据文件的传递要求和工程文件产生单位自身的管理规定确定。11.2所有主送单位都应有一份原件留存；所有需签署意见的单位应有一份原件留存，原则上谁产生谁负责原件的保存。施工单位和监理单位除留出本单位归档的份数之外，还应留出工程竣工时向建设单位移交的份数。11.3原件的质量：文件资料均应用合格的书写材料书写，如表式为复印件，数据虽用合格的书写材料也不能作为原件（原材料材质证明如果是复印件，销售单位应在清晰复印上注明“进场批号、数量和原件存在我处，并加盖销售单位红章）。12工程文件的保管规定：12.1各参建方要指定专人负责工程文件的保管，建立借阅制度，不要让工程文件滞留在个人手中；12.2工程文件要按科学的分类有序存放，要做到既方便施工过程中的查阅、求证的需要，又要满足项目竣工后文件的组卷、归档、移交。13照片管理13.1照片的收集13.1.1项目重要合同签字仪式。13.1.2工程开工、工程竣工、上级领导视察、检查、指导工作等重要事件。项目的重要会议和活动。13.1.3大件吊装、锅炉水压、汽机扣缸、整套启动、移交生产等重要里程碑安装进度实况。13.1.4主要设备安装结束状态和