高效会议管理

高效会议管理你喜欢开会吗？参与会议组织会议会议会让你……工作时间被分割晚上加班取消或改期很多重要工作或客户会议会让你有顾虑……担心会议没效果担心对会议执行效果全部负责担心与会者不满意“开会，想说爱你不容易啊……”关于企业会议的调研进行时间：2009年4月调研对象：所有职能中心的总监和经理，共25人，其中经理占64%，总监占36%调研方式：问卷调研数据65%60%88%会议频繁会议长度超计划议而不决65%调研对象认为会议频繁，每月参加非例会次数达16次以上的近30%。超60%的调研对象认为，会议经常不能准时结束88%的调研对象认为会议经常出现议而不决现象可以消除会议吗？会议有它独特的功能……显示一个组织或一个部门的存在群体沟通的方式——融合意见凝聚共识集思广益的渠道——众多信息一次交流会议的意义“要的不是少开会，而是开高效的会”什么叫高效会议1.会议的含义2.会议的分类3.高效的含义1.会议前2.会议中3.会议后如何开高效会议以下我们会接触到……上篇：什么叫高效会议会议的含义指3个或以上的人员（其中一个为主持人）为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通………………………………一对一的面谈不算扎堆聊天的不是单向的不用功能决定会议的分类………….人数角色目的渠道按功能，会议划分如下三类：解决问题的协调会政策性研究会交流会区分：有实质的、比较具体的困难或问题区分：已经有了初案，要研究可行性和合适度区分：只有一个模糊的方向，想研究出初步方案或征集看法和意见高效会议有哪些特征？目标能被实现目标能在最短时间内被实现有效果有效率有笑容与会者对会议感到满意记住：高效会议前提可开可不开的会坚决不开！！以下内容，哪些需要开会，哪些不要开会？某小区在雨季发生严重水浸事件，遭到业主投诉及索赔，需要出具索赔方案并解决水浸问题1要解决因欠某供应商货款，供应商不提供验收必要的资料，导致工程竣工验收不能如期办理的问题；2要集团各部门确认集团最新授权体系，以便颁布执行；3总结第二季度的经营情况，计划第三季度的工作重点；4要发布集团某职能部门负责人任命5YYNYN对临时会议，在决定开会前问问自己三个“能不能”？能不能取消能不能与其他工作合并能不能用更简便方式代替它？需要三个对象或以上交换意见安排的工作有上下游关系对例会例会的密度是可以改变的可根据业务的淡季和旺季减少和增加开会的频率下篇：如何开高效会议一次糟糕的会议……请大家从如下场景中找出糟糕的表现？链接：视频赵娟监制、导演、拍摄、旁白、后期制作罗燕仪曾真田志勇黄志鹏肖时来公关部经理罗乐乐企化部经理园园法务部经理康正正销售部经理灰灰客户部经理林帅帅糟糕的表现有……目标不明确没说明议程与会者无准备而来会议不能准时开始座位安排不对会议桌太大经常受外界干扰与会者有争论与会者缺乏热心没会议纪要没下文会议前会议中会议后会议前的准备会议中的控场会议后的跟进跨部门会，应谁来组织？两种情况总办来组织一般，开会所涉及内容的主导部门，“谁有困难谁主导”某小区在雨季发生严重水浸事件，遭到业主投诉及索赔，需要出具索赔方案并解决水浸问题。1要解决因欠某供应商货款，供应商不提供验收必要的资料，导致工程竣工验收不能如期办理的问题。2物业开发总结第二季度的经营情况，计划第三季度的工作重点。4总办集团层面例会集团领导召集的会议会议组织者的职责会议组织者的职责拟出会议方案会议后勤安排会议后的跟进记住：组织会议意味一个责任的开始……会议的必备要素有哪些？填好这个表，就做好了会议方案会议主题会议主题即目标，应该表明“应实现什么”，而非应做什么例如：向员工宣传新的请假程序VS让员工了解新的请假程序当你收到以下主题的会议通知时，会想什么？召开关于项目管理提升的会议记住：为了避免无意义的会，必须严禁设定过于抽象的议题会议议程解决问题的协调会政策性研究会交流会点明困难所在分析困难形成的原因针对原因讨论解决办法确定行动方案讨论今后如何杜绝类似事件说明政策出台的背景阐述政策就政策的优劣势进行研讨总结意见如：某管理办法研讨议程没有定势，更重大家的参与记住：重要的主题先讲如：小区湖水发臭问题议程安排小技巧：候会制允许一部分人员只参加会议的一部分，但该项议题完毕后，这部分人员即行退出会议操作注意事项明确标出每个议题开始和结束的时间，以便有关人员在规定时间参加会议主持人尽可能准确的按照会议计划安排会议节奏如在会议进行中遇有变化，要及时通知有关候会人员，以便让别人早做安排Q：什么时候适合用候会制，请举一例子会议时间何时开？开多长时间？要考虑会议尽量少被打扰的时间长会要考虑连续性和时间的宽裕度要考虑大家的精力高峰期以一个半小时为限超一个半小时，应中场休息5-10分钟贴士：

1.想会议开得快，可安排在饭前或下班前一段时间举行

2.想人不迟到，可设立“迟到席”会议地点根据会议性质不同，我们有两个选择贴士：对有极强现场性的会议，提倡开现场会极度方便极度不方便VS可以唤起平常被压抑的创意带来“会议一定要有成果”的紧张感使与会者避免被打扰会议主持人宜忌主持人的大忌自认为能确实掌握他人意见有效利用资源诱导与会者提出点子在规定时间内达成会议目标直接下结论而非引导得出结论议程抽象，漫无目的适宜禁忌会议主持人一定要最大领导吗？当会议更多的需要集思广益时候，我们提倡平级主持，因为有领导主持，大家无形会寄望领导出谋划策，定论担心与领导意见不一致或说错话担心领导觉得自己意见肤浅或没有建设性会议主持人一定要当事人吗？没有评论议题相关知识也无妨，也没必要对会议决定的事情负责事实上，没有立场的人，才能客观的掌握会议议程的进行，所谓旁观者清假如你即将主持一个临时会议，你会怎么准备？将有助于实现目标的各种信息罗列出来并过滤考虑使用适当视听器材熟悉会议内容设定希望实现具体目标准备一份陈述的纲要了解听众与会人员特征对实现会议目标有潜在价值能够因参与会议而获得好处的人如何选不要单纯问谁应该参加，而要问为什么要参加参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果这个人在议题的专门知识方面，是否确实需要或能有所贡献假如要做决议，这个人是否能做他的才能或职责是否与其他与会者重复如何选与会人员记住：参会人数不是越多越好，不合适的参会者只会增加主持人控场负担只需执行会议决议的人，尽量不参加选择了与会人员，也就控制了会议规模会议规模参考与会人员应有心态出席参加参与投入的积极性和热情高——低有效参与充分的准备有效的沟通适度的讨论充分准备有效沟通事先阅读所有相关资料留心谁参加会议，以便使发言能充分考虑到这些人职务角色和所处的地位作好发言准备坚守规则：防止不良行为发生：垄断谈话，不停打断别人，偏执好斗，不遵守发言分配的是时间，跑题严密观察会议进展专心而积极的倾听有效沟通让你讲的话通俗易懂让你的发言更具吸引力让你的发言更可信关于与会人员的级别……在跨部门会议中，以下哪些情形可以接受？主持人参会人部门总监其他部门：没有总监，只有经理部门总监其他部门：只有专员部门经理其他部门：只有专员记住：提倡尽量平级沟通，但特殊情况可越一级，但必要同级亲自请假，杜绝越两级发言的重要性对所有与会者要平等领导应该保留在最后发言，以免埋没了他人发言会议秘书记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳职责反应、写字快记忆力特别强倾听能力强总结能力强素质备注：会议秘书往往肩负会议后勤工作安排。会议后勤安排通知的派发尽量提前一天以上重要会议还应用电话确认当需要下级人员参加时，应与该部门领导协调会议室和桌子不是越大越好贴士：参会人数超8个时候，可以准备签到表，以防迟到者和缺席者！尽量不要把会议资料在现场派发会议前的准备会议中的控场会议后的跟进会议中的控场，我们要解决如何做会议开场白如何对付不合作的与会者如何让交流会气氛积极而活跃会议开场白很重要……当你是主持时，开场白会说什么，先后顺序是什么？234阐述会议背景及开会目的规范开会纪律：强调时间规范议程和议事方式（征求对议程设计的意见）指定会议记录人1当与会者不合作，主持人应该怎么控场？主持人3、离题4、垄断话题2、争论1、分心应付分心的与会者分心表现：心不在焉开小会原因：感到无聊外界环境干扰所涉及的问题或意见触发他们交谈应对办法：做短暂停顿，或稍作休息提问让他们分享讨论内容选择性的不理会应付争论的与会者表现：一直在否定他人观点原因对他人不不满挑衅性子火暴特主观应对办法：会议规则中强调，在否决他人想法之前，请先提案提醒他的发言时间总结他的发言，把注意力转回主题上总想说自己的观点是对的贴士：对僵持不下的话题，可跳过，留作会议下一阶段再讨论应付离题的与会者离题表现：跑到前面或后面的议题去了原因：跟不上会议进程太兴奋，急性子思想跳跃太大拐弯抹角应对办法：以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉技巧发问离题者，他的谈言与主题有何关系扯到毫无相干或对目标没帮助的话题上应付垄断话题的与会者表现：完全沉醉在自己发言中完全不理会他人感受原因本身话就多想表现自己应对办法：抓住对方停顿处指派工作给话多的人去做询问全场对发言者意见避开发言着视线，以免他误会主持鼓励的目光如何开交流会？Step1打破沉默沉默原因害怕遭到拒绝和反驳害怕来自于上级或权威人士等压力缺乏准备对议题背景不了解对策主持人让在座与会人轮流发言领导放在最后补充，下级先发言加强会议前准备贴士：被认同能提高每位与会人的参与度，不妨在说到某一提案时，多提提案人名字Step2提高大家参与的积极性三步曲：个人时间、小组时间、全体时间前奏：个人时间给出大家自我思考时间……“现在给出大家5分钟，请针对这个主题，至少想出5个点子，5分钟后请大家准备发言”中段：小组时间分组讨论，让大家借用彼此的想法要根据与会人数决定每组成员人数，控制在5个/组以内最好有男女搭配两人成“等腰直角三角形”“现在以两人为一组开始讨论，把结果写上纸上，10分钟后准备发言”尾声：全体时间“现在每组派一名代表将意见写在白板上，并阐述”主持人接下来应该有条理的归纳每组的发言将已具雏形的观点再以更犀利的角度切入评论得到的评论再将它归纳用逻辑关系将每个点串联起来形成一个中心会议结束时的要点重申会议成果：采取随后行动和完成具体工作2345提供机会讨论准备采取的行动的后果考察与会者的接受能力、和承担责任的心理状态确定与会者完全了解要采取的行动和由谁负责检查和总结行动计划的相互理解记录会议结论，把会议记录和管理责任挂上钩行动意味着什么？方法是否显示？对其他活动有什么关系和影响是否有人有保留或顾虑？行动的主要