《秘书工作技巧问题研究7000字（论文）》

以某部电影为例浅析秘书工作技巧秘书职责及工作技巧概述………………3(一)秘书工作概述与特点………3(二)秘书的工作技巧……………………3秘书如何做好保密工作…………………4(一)《花样年华》中秘书的保密工作分析……4(二)秘书如何结合实际做保密工作…………4秘书与领导的沟通技巧………………5(一)《花样年华》中秘书的沟通技巧分析……………5(二)秘书与领导的具体沟通技巧………………6四、秘书面对利益诱惑该怎么办……………………7(一)《花样年华》中苏丽珍面对诱惑对秘书的启示…7(二)秘书的职业道德与操守…………7五、总结………………8参考文献…………………9

一、秘书职责及工作技巧概述（一）秘书工作概述与特点秘书工作概述：秘书是作为领导者身边的综合服务辅助人员而存在的一个特殊岗位。他们的工作内容包括辅助决策，综合协调，沟通上下级，文书和执行等，是领导者必不可少的的参谋和助手，是一个单位的重要部门，直接服从领导，秘书是办公室的重要组成人员，是一个非常特殊也非常重要的岗位，既承担着贴身服务领导的重要职责，还发挥着协调综合、督促检查、拾遗补缺等重大作用，是名副其实领导的智囊、助手、喉舌。秘书工作特点：秘书工作具有辅助性和全面性两个特点。辅助性是相对于支配地位而言的。在任何组织与部门中，领导总是处于支配地位，而秘书部门或秘书总是处于辅助地位，从属地位。处于支配地位的职能是决策和宏观管理，秘书部的职能是协助领导辅助决策和管理。秘书工作的内容十分复杂，但所有的工作内容具体下来都是一切为领导服务。没有一种秘书是独立存在的，秘书都依从于领导，依从与领导需要或发布的任务或指令。秘书这一工作对服从性和执行力的要求是其他任何工作所无法比拟的，因此可以说辅助工作是秘书工作的独特性和最重要的性质。秘书的辅助性最重要的是要求秘书找准自己辅助的定位，不能越权行事，不能代替领导的决策和指挥。当书记和领导对一些问题有不同意见时，书记就不能按照自己的意愿做自己的工作。他只能根据领导的授权和意志来做文件、会议和工作。书记要准确理解领导的意图，遇到困难要多请示、多汇报，才能当好领导的顾问和助手。秘书工作的全面性首先取决于领导工作的全面性。秘书部门虽然没有在特定领域中的特定职责，但并未细分运营职能，但它必须与所有职能部门保持联系，因为作为一个综合部门办公室，它必须处理来自所有部门的所有信息，并了解所有部门和各个方面的工作，以协调部门之间关系的各个方面，而且还必须处理该机构的许多行政事务，包括一些临时的，突然的，哪个不属于哪个职能部门。（二）秘书的工作技巧秘书工作是一个要求非常高的岗位，既需要丰富的文化知识，扎实的文字功底，又需要很强的协调沟通能力和耐得住寂寞的坚忍毅力。除了需具备基本的专业知识和技能之外，秘书最重要的工作技巧是沟通的工作技巧，也就是要掌握沟通的诸多技巧并灵活运用。其中，对秘书来说最重要的工作技巧是沟通技巧。秘书工作范围很广，包括却并不限于文书文案、联络协调、服务上级等，既要沟通联络单位内部，又要面对单位以外的部门和个人，因此，在秘书工作中，处理好对内沟通与对外协调间的关系，至关重要。二、秘书如何做好保密工作（一）《花样年华》中秘书的保密工作分析在现代保密工作的定义里，是指在一段时间内，严格控制秘密被传播的范围。保密工作是涉及秘书供职单位信息安全的大事，秘书工作者因为工作性质原因，在企业和机关工作人员中处于一个极其特殊的地位，掌握涉及本行业、本单位利益和本部门的许多内部秘密信息。信息保密作为秘书的重要工作，需要其严格的自律意识和高度的保密水平做保证，是其工作过程中最大的任务。在工作的每一个步骤中，秘书应当尽可能的把保密工作做到最好，切实地保管和整理好所有秘密，这就是作为秘书能对企业的生存和发展作出的贡献。在电影《花样年华》中，张曼玉饰演的苏丽珍在电影里是老板何先生的高级秘书，那么苏丽珍作为高级秘书是如何为老板何先生做好保密工作的呢？电影开头，秘书苏丽珍与老板有这样一段对话：“苏丽珍：何太太，我是苏秘书。何先生还在和客人谈事情，他说会晚一点回来，叫你不要等他吃饭了。是啊，最近比较忙……好啊，我叫他有空给你电话……好，再见。何先生：给我太太打过电话了吗？苏丽珍：打过了，我说你会晚一点回去。何先生：噢，帮我订了位置没有？苏丽珍：订好了，八点钟两位……余小姐刚才来过电话，说她已经出门了叫你快点。”秘书苏丽珍除了正常秘书工作之外，还在一定程度上为老板何先生打理一些私人事务，比如负责联络老板的妻子和情人、为老板的私人行程进行订座安排等服务。以上这段对话中，可以看出事实上的何先生是要去和情人约会，只是在何太太面前借口工作推脱掩护。苏丽珍作为知情者，也作为直接服务于何先生的秘书，在电话里言语措词礼貌谦恭，温和而不疏离，没有泄露何先生去约会情人的秘密，也没有让何太太听出丝毫端倪。在保密工作中，苏丽珍显然做的极好，严把“嘴关”,在说话之前先动脑,什么该说,什么不该说,该在哪些场合说,该在谁面前说什么，她的心中一定是心中有数，守口如瓶的。（二）秘书如何结合实际做保密工作那么在日常工作中，秘书应如何结合实际做好保密工作呢？首先，要重视保密工作，把它渗透到秘书业务工作中去。保密工作作为秘书本职工作的一项重要内容，要求做秘书工作的人必须有保密这个概念，保密工作同时也保障秘书工作的顺利进行，秘书工作就是促进保密工作的落实。第二，要严格在保密制度，即领导要求中进行保密工作。一个秘书从业者，不仅必须在工作中严格执行保密制度，而且无论何时，何地，在什么情况下，都必须认真遵守保密原则，并严格遵守我们不应该告诉，永远不要告诉，永远不要问，不要的秘密。不要看您不应该看到的秘密，不要在个人通信和普通电话中传递秘密信息，不要与家人公开谈论秘密，并且将秘密文件和信息保存在不利于保密的地方。请勿携带秘密材料参观，参观，探访，拜访朋友以及进入公共场所。由于秘书人员的特殊性和工作条件，经常比别人较早和较多地知悉一些党和国家的秘密以及领导的决策,因此，秘书人员特别要防止“密从口出”。不能以“消息灵通人士”自居，把知晓的秘密作为炫耀的资本。不能讲亲疏、讲关系、讲面子而不讲原则和纪律。第三，要掌握一定的保密知识。想要搞好保密工作，只凭良好的愿望和遵守规章制度的意识是不够的，还应当具有一定的保密知识；如，随着办公自动化的发展，计算机在机关的应用越来越广泛，计算机内贮存着大量的秘密信息。秘书应该尽量不要在公司防火墙外的网络和电脑中存放公司秘密文件，处理什么文件邮件，都可能被盗取秘密信息。要做到既发挥计算机的作用，提高工作效率，又要保密，就要了解计算机泄密有哪些渠道，应当怎样采取有效措施。第四，领导干部的秘书要全面负起保密的责任。在这里领导与秘书是一种主辅关系，领导为主，秘书为辅，从一定意义上说，秘书是领导的脑、手的延伸。因此秘书工作者对其携带和使用的秘密文件的管理，有责任提醒和督促检查。最后，哪怕在不涉密情况下，也要规范自己的言行，说话要谨慎小心，克服随意性。三、秘书与领导的沟通技巧（一）《花样年华》中秘书的沟通技巧分析在电影《花样年华》里，秘书苏丽珍在与老板何先生的沟通中就显得非常游刃有余，沟通效果也显而易见的好。例如苏丽珍在给何太太打完电话后与老板何先生有一段简短的对话：“何先生：你跟余小姐说了没有？苏丽珍：说过了。何先生：她有没有说什么？苏丽珍：她叫你晚一点给她电话。还有啊，何太太来电话，说快要切蛋糕了，叫你快一点回家。何先生：你买了礼物没有？苏丽珍：买好了。何先生：是什么？苏丽珍：是围巾，我想何太太会喜欢。何先生：真麻烦你。   苏丽珍：剩的钱。   何先生：你拿着吧，老是麻烦你，车钱也是要的嘛，不如你到我家吃顿便饭啊？苏丽珍：哦，不用客气了，我约了我先生看电影。何先生：那就不妨碍你们了。明天上午应该没什么事情，你下午回来吧。”在这段对话中，首先可以看到苏丽珍与领导沟通交流时有未雨绸缪的先机意识，领导一般很忙，需要处理的事情每天都很多，作为辅助人员，为了节省领导时间，秘书人员要提前把要沟通的事项做一个成熟的思考，提前思考沟通中可能面临的问题，提前了解领导的日程安排，这样既能节省时间，也能使沟通更为有效。在这段对话中，苏丽珍提前联系好了老板的情人和妻子，确认了老板接下来的时间安排，并根据老板时间安排的具体事项——陪妻子过生日，而提前帮老板准备好了要送给老板妻子的生日礼物，可见其未雨绸缪提前思考安排的服务意识的强烈。其次可以看到秘书苏丽珍与老板何先生沟通交谈的时候有注意摆正自己的位置，在老板顺口邀请苏丽珍去自己家吃顿便饭的时候，苏丽珍的做法是礼貌委婉的拒绝，而不是顺口接受，作为秘书，领导的助手，一定要做好本职工作分内之事，但除此之外接受领导的好意时不能理所当然，接触领导私人领域时要保持距离。这虽然是一件小事，但也可以看出苏丽珍有遵守作为秘书与领导的沟通技巧。在电影中段的另一场景中，老板何先生换上了情人送的领带，准备五点去天香楼接妻子，苏丽珍为老板倒了咖啡回来，有了这样一段对话：“苏丽珍：领带很好看。何先生：你看的出我换了领带么？我还以为差不多呢。苏丽珍：要看还是看的出来的。”随后何先生就又把领带换了下去。在这段对话里，可以看出秘书苏丽珍细心的工作状态、点到即止的沟通技巧和超高的情商智商。她并没有直接说何先生换情人送的领带去接妻子不合适，建议何先生换下领带，而是有意无意的夸奖了一句“领带好看。”说“要看还是看的出的。”通过这样巧妙的沟通技巧，间接让何先生自己意识到领带的问题。（二）秘书与领导的具体沟通技巧穆罕默德曾经说过：“山不走过来，我就走向山。”对于秘书来说，要想当好助手，就要学会接近上司。但是每人的性格都各不相同，在与不同的上司交流时，也要“对症下药”，看人说话，在秘书与领导的沟通交流中，特别要注意以下几点技巧：1.与领导沟通时定位自己。在任何时间，任何地点，秘书应记住自己是领导者的助手，并且应做好自己的工作。我们应该在管理层内部保持团结，向领导汇报，要求领导，反映问题，不要表达对领导的个人评论，不要说不利于团结的事情。2.三思而后行与老板沟通。领导一般很忙，需要处理的事情每天都很多，作为辅助人员，为了节省领导时间，秘书人员要提前把要沟通的事项做一个成熟的思考，就像下棋要先多想几步一样，与上司沟通时，提前思考沟通中可能面临的问题，提前了解领导的日程安排，这是一种更有效的交流方式。如果在领导日程安排上很充实，与之沟通的心情很不好，不仅不能达到沟通的目的，反而会使领导对秘书人员产生反感。3、面对不同性格的上司，采取不同的交流方式。秘书平时与领导接触中，要学会观察，针对不同性格的主管，找出适合沟通的方法，只要兢兢业业、多思考学习，加上巧妙使用沟通技巧，就能从容面对。例如与性格沉稳的领导相处时，秘书可能会难以摸透上司想法，这就要求秘书细心处事，在上司平常的行为语句中去摸索他的禁忌与喜好，与上司相处的时候，多听少说；凡是上司嘱托的工作，一定完成的利落圆满。时间长久下来，就能够得到这种性格沉稳的上司的信任。就算不同的上司性格都各不相同，只要秘书对工作表现的认真负责，勤于思考，积极学习新知识，再加上灵活使用与上司沟通的技巧，那么秘书一定能从容面对不同的上司，顺利的为上司服务。四、秘书面对诱惑该怎么办（一）《花样年华》中苏丽珍面对诱惑对秘书的启示《花样年华》讲的是苏丽珍与周慕云的暧昧关系，苏丽珍原本是个有夫之妇，丈夫长期在日本出差，留苏丽珍独守空房，更是有出轨行为，苏丽珍巧合之下与相同境遇的周先生周慕云相遇相识，两人在内心道德的谴责下走到一起，周慕云在离开时发出“如果有多一张的船票，你会不会跟我走。”的私奔请求时，苏丽珍最终拒绝了他。两人在道德的边缘试探，最终还是没越过那条道德的红线。这部电影也给了秘书从业者启示，在任何时候，都要摆正自己的定位，谨守职业道德和职业操守。无论诱惑有多大，秘书都不能够在这个过程中失去自己的方向和内心坚定的原则。事实上因为秘书工作的特殊性，秘书的世界里确实充斥着各种诱惑，没有人甘心一生贫穷，在金钱利益至上的社会圈，各种诱惑往往会让人走上弯路。但这不应该成为秘书丢弃职业道德的理由，选择权永远在自己的手上，如何抉择，取决于你自己是哪一种人。在这样一个物欲横流的时代，秘书要做一个善恶分明，有职业操守有职业道德的秘书。在面对诱惑的时候，依然能够做到置之不理，视而不见，沉得住气，有所担当，这样的秘书，才是真正高素质的、值得信赖的秘书。人性本贪婪，欲望是填不满的黑洞，总想得到更好的，这就是人的弱点，也是人的丰富性所在。秘书的职业道德与操守秘书必须是一个体面的人。对于上级，应该尊重他，而不是自大，我们也不应该自大。面对上级的时候，我们应该谦虚热情，开诚布公和坦率，不要尖锐。对于下属，我们应该诚实，严格，不过度苛求；在工作中，我们应该充满热情和奉献精神；秘书必须忠于自己的职责，忠于秘书的责任。职业道德是人们从事特定职业活动时应遵守的行为准则。它是各行各业伦理的具体体现，充分体现了社会对各行各业的基本要求。各行各业都有自己特定的道德标准。秘书工作的职业道德首先要求秘书忠于职守，忠于职守，自觉履行秘书的职责，认真引导做好工作。有强烈的企业意识和责任感。没有越位，没有个人感受。成功职业的第一要素是热爱自己的职务和对工作的奉献精神。奉献精神应始终牢记在心上，脚踏实地，细致入微。其次，秘书在工作中认真负责，要愿意成为无名英雄。秘书工作的性质决定了他的工作主要是执行力强的。应该围绕领导者的工作开展活动，无论个人得失，都有艰苦奋斗甚至妥协的精神。第三，秘书必须在上司的领导下作为参谋人员工作；对领导绝对服从，应严格按照领导的指示和意图行事。成为一名优秀的职员，是要扮演职员的角色，并向领导层提供建议。第四，秘书必须遵守法律，廉洁奉公，不能以领导者的名义从权力中谋取私利，诚实正直是高尚道德风尚在职业活动中的重要体现，是思想上的秘书应具备的道德品格和行为准则，不要利用个人地位，而是以领导为幌子谋取个人利益。整个单位的利益放在首位，不受名誉和财富的影响，以自己的实际行动来抵制和反对利益诱惑。第五，秘书要严格遵守诺言并保守秘密。因秘书工作的特殊性，秘书必须严格坚守职业道德，自觉增强保密观念。总结新形势下，如何成为一名合格的秘书，如何胜任秘书工作，对我们提出了以下要求：1、要忠诚、勤奋、谦和、周到、多思、慎言：秘书的素质很全面。在许多素质中，第一个是忠诚，即对事业的忠诚和对领导的忠诚。勤奋是第一要务，因为要努力，因为事业在发展，有很多工作要做，有很多问题要处理；谦虚是一项质量要求，无论服务的领导者有多大，担任谦虚秘书的职位有多重要，要谦虚谨慎，对人友善，不能撒娇；体贴，生活，工作要体贴；为领导层多思考，多思考；谨慎说话意味着不要在公共场合发表讲话或发表意见，否则别人会认为这是领导人的意图；同时，决不能以领导的好恶来评判其他干部群众，不要把领导的主观判断纳入自己的工作。2.善于解决复杂的问题：区分优先顺序，“弹钢琴”