《秘书职能环境问题研究6800字（论文）》

秘书职能环境的优化研究报告TOC\o"1-3"\h\u16409一、前言 一、前言秘书是领导的近身辅助服务人员，秘书工作对领导决策起着不容忽视的巨大作用。秘书部门是机构组织的中介，与领导团队、领导人个体、各个职能部门、广大群众等都具有密切的接触，在这些机构组织之间发挥沟通、协调的作用，是这些机构组织之间的纽带和桥梁。秘书工作是在秘书职能环境中运作的，秘书职能环境对秘书工作具有至关重要的影响。如果不能很好地处理秘书职能环境、秘书工作、秘书、秘书部门之间的职能关系，秘书职能就不能正常地发挥。分析和研究这些要素之间的关系，科学地认识秘书职能环境对秘书工作的影响，调适和优化秘书职能环境，可以更好地发挥秘书职能。二、秘书职能环境存在的主要问题（一）信任问题秘书对环境的信任有一个潜在的特点，它反映了秘书在自己的活动过程中，对秘书活动的功能对象所积累的全面认识，包括功能素养、能力、工作作风等诸多因素。这种客观反映集中在秘书与其活动对象之间的双向具体职能交流上。因为工作能力不符合工作需要，不能成功完成任务，或者造成失误，从而造成信任问题。有些秘书粗心、粗心、随意，让人觉得他们不负责、不可靠、不值得信任。我们应该消除意识形态动机中的信任障碍。有些秘书有不纯的意识形态动机，凡事都考虑自己。或者依恋现状，不说真话；或者面对面一套，后面是另一套；或者八卦、猜测等，这样的人往往最不可信。（二）沟通问题作为领导者和群众之间的桥梁，秘书应该让群众和领导者有一个密切的关系。由于秘书职能的特点，秘书的沟通职能对群众和领导都有其相对直接和可信的特点。功能环境中的交流障碍会不同程度地干扰信息交流。在实践中，最常见的沟通障碍有以下两种:一是由错误的功利主义观点造成的虚假信息障碍。如假报道、假报道、掺水、好消息不坏消息、假模型、假材料等。第二，管理信息网络结构不仅要努力提高功能环境的信任度，还要找出造成信任障碍的具体原因、范围和对象，然后采取有针对性的措施消除信任障碍。人际障碍导致的沟通障碍。在功能性环境中，领导成员、组织和群众之间不良的人际关系和障碍也会阻碍或阻碍沟通。（三）理解问题首先，秘书必须具备在动态变化的环境中处理解决问题的能力。而这种职业能力的形成,关键是要在秘书职能软环境中进行培养。具体职能交往中,可能出现始料不及的主观或客观的种种干抚因素,如任务复杂艰巨,原预料与现实不符,双边的理解不一,对方的实际困难,具体活动对象的紊乱与即时情绪等等,均可能降低职能活动对象给予支持与配合的程度。因此，对于秘书而言，在辅助战略决策的过程中，由于涉及到多方角色的沟通协调，因此人际理解力要求很高。但是我国社会制度和经济政策对秘书职业化也有一定的推动作用，大家对秘书这个职业有了一定程度的认识和理解，但有个现实问题就是秘书仍然是追求名利。种情况在政府机关、高校和企业均有不同程度的反映。（四）利益问题秘书与领导亲密相处，坦诚相待，成为领导的密友。然而，也不能借此机会要求领导人照顾他们的个人利益，分散他们的精力,影响领导的威望;也不能同领导称兄道弟,损害领导的尊严。秘书的利益关系主要表现在有令不行有禁不止，还有的秘书只顾眼前利益。在社会生产体系中，福利由不同的社会成员分享是不同的。在此基础上，具有相同特征的个体将形成特定的利益群体。然而，不同利益集团或利益集团在社会和经济组织中扮演的角色、控制社会财富的方式以及财富的数量也是不同的。随着这种差异的扩大，不同的利益集团或利益集团形成了不同的阶级，即所谓的阶级分化。另一方面，阶级和利益分化促进了职业分化。因为这种分化通过使那些从事重要职业的人获得更多的利益来刺激拥有特定资源的人争取那些相对较难的岗位，另一方面，对高质量资源给予更多的奖励可以刺激高质量资源的生产，从而促进社会生产的反战。因此，我们说专业化是社会生产分化的结果。三、秘书职能环境问题产生的原因及对秘书工作的危害（一）秘书工作缺乏规范总的来说，秘书工作只有在社会管理和领导工作在综合援助和公共服务之间取得平衡时才会产生。只有随着社会生产力的发展和社会分工的具体客观实践环境，秘书工作才能专业化。直到那时，现代秘书工作才形成。随着电子技术和信息技术等高技术的快速发展，以及管理和竞争环境的快速变化，秘书工作“无纸化办公”的发展趋势已经出现。从产业体系的角度来看，不同的产业环境，如工业、农业、商业、政治、科学、教育、文化等，分别规定了秘书工作的辅助对象、辅助内容和操作方式，对秘书人员的知识、能力和素质有不同的规定和要求。虽然不同行业的秘书工作有许多共性，但不同行业的秘书必须适应和遵守不同行业环境下秘书工作的特殊规定。问题的关键在于我们能否在原有平衡的基础上真正理解这种不平衡，从而科学有效地控制和调整这种不平衡，实现新的平衡和新的质的规定性。（二）职能环境下秘书工作目标不明确不同的职能环境有不同的组织和领导目标；功能环境正在改变。因此，职能环境是面向秘书工作的。为了满足职能环境的需要，秘书工作必须符合组织和领导的目标，适应职能环境的变化和发展趋势。不同的职能环境有不同的组织和领导目标。此外，功能环境正在发生变化。因此，职能环境是面向秘书工作的。为了满足职能环境的需要，秘书工作必须符合组织和领导的目标，适应职能环境的变化和发展趋势。功能环境的定位要求秘书必须有适应环境动态发展的意识。从时代和社会环境、工业和商业环境的环境特征和目标，以及具体的工作阶段和任务出发，确定职能活动的目标和发展方向。（三）加重秘书的基础工作职能环境对秘书工作的促进体现在以下几个方面:第一，行政促进。领导者依靠行政权威，配合指导、激励等手段将任务和任务分配给秘书，并要求秘书落实组织和领导意图。根据领导的指示和意图，秘书可以实现自我价值，获得组织和领导的奖励和好评，以满足他的物质和心理需求。如果秘书没有按照领导和组织的需要完成任务，他将受到批评甚至惩罚。因此，这种驱动是直接的。第二是诱导动机。功利导向是在管理实践中调动人们主观能动性的有效方法。功利因素包括未来发展愿景、职业发展目标、具体任务目标、劳动报酬分配、荣誉奖励、工作晋升等。人们从事社会工作的动机来自于满足其需求的社会环境和社会组织，以及各种社会因素的影响。秘书的职能环境体现了各种社会因素对秘书工作的影响，也可以具体满足秘书的需求。因此，职能环境是秘书工作的动力。只有当秘书对价值和效用有正确的看法时，才能准确地选择比较的参照对象和尺度。在功能环境的促进下，可以在促进职业发展中发展自己。（四）增强秘书工作的风险性在一个快速变化的现代社会，机会和风险并存于任何功能环境中。在秘书的职能环境中，组织运作中的机遇和风险、领导工作中的机遇和风险与秘书工作中的机遇和风险密切相关。例如，秘书的建议与领导层决策面临的机遇和风险相结合。从客观环境的需要出发，书记提出了科学可行的建议。领导按照科学的决策程序进行论证和选择，采纳并实施建议后，抓住了环境提供的机遇，化解了环境风险，事业取得了长足的进步。这使领导层和秘书在其工作中取得了良好的结果。如果秘书对客观的实践环境把握不全面，对发展趋势把握不准确，提出的建议就不科学、不可行，如果领导采纳并实施，组织就可能遭受重大损失。领导者当然要为决策失误承担责任，秘书也会受到影响。例如，处理紧急情况或危机风险极大，但处理得当。及时有效的应对可以将风险转化为抵御和化解风险的发展机遇。如果处理不当，反应就不及时。可能会遭受不同程度的挫折和损失。当秘书协助领导处理紧急事件或危机时，秘书的有效程序对领导的有效性有不同程度的影响。如果秘书被命令单独处理此事，或者领导不在现场，秘书在紧急情况下处理此事时将承担更多风险。如果处理得当，秘书可以展示他的工作能力。如果处理不当造成损失，将直接或部分负责。四、优化秘书职能环境的主要途径和方法（一）增强信任建设秘书在做协调工作时，首先要明确各部门的职责，了解它们之间的矛盾，掌握协调的难点，以便公平、公正地协调工作关系，赢得职能部门的信任和支持。因此，秘书需要改变别人对自己的看法，恢复对自己的信任，消除信任的障碍，迅速提高自己的工作能力，在完成任务中取得突出的实际成果。图书人员应培养职业奉献精神，强化职业道德，努力提高相关各方的专业技能，使管理者对秘书人员有足够的信任，并认真分析信任障碍的原因、范围和程度，有针对性地予以解决。如果是自己的错误造成的信任障碍，就必须承认自己的错误并真诚道歉。一个人必须真诚，用实际行动改正错误，用真诚和能力赢得信任。部长对环境的信任也很全面。也就是说，秘书必须同时获得多个、多层次的职能活动对象的信任，不能一件事忽视另一件事，也不能某一单位或某一层的信任与其他事物对立。如果他只致力于赢得某一方面的好感，如领导者，这种片面的信任会对自己或他人产生不利影响。（二）提升交流沟通在职能环境中,若人际关系不佳,领导成员之间、组织内外存在隔阂,也会使沟通受阻或不畅。秘书应多作协调工作,加强协调疏通,这样就可排除沟通障碍。作为秘书必须坚持实事求是的原则,在鉴别、筛选、处理信息时加强调查、核实环节,把信息中的“水分”挤掉,把虚假信息剔除,切实为领导提供真实可信的信息;必须加大宣传力度,向各方面信息传报人员和负责人说明传报虚假信息的危害性,帮助他们树立科学的信息意识。秘书通过征求意见和建议，上情下达下情上达.沟通协调等职能活动，协助领导把这些资源开发出来，就会极大地增强组织的整体实力，创造出极为丰富的物质财富和精神财富。就秘书自身的业务工作而言，这种精神文化资源，对秘书顺利地开展工作更能提供极为有力的支持。（三）加强人事工作的理解加强办公室人事监控的有效性的同时，首先要重新思考我们在思想观念层面是否有一些差距和存在一些偏见。其次要认真重新审视当前的各项秘书制度和人事制度，从体制机制上查漏补缺或破旧立新，按照事物的发展规律，积极探索，锐意创新。在此需要充分吸收借鉴西方发达国家的先进经验和文明成果，这是因为，秘书职业化有其内在的发展规律，西方发达国家秘书的职业化发展与我国秘书职业化在内在规律上是相通的。职业化发展的过程必然需要丰富发展的理论作为支撑，只有对秘书职业化现象加于探究其内在客观规律，才能不断完善秘书职业化的理论依据。成熟的专业发展必须实现专业工作模式的社会化。我国秘书职业化将进一步推动秘书教育与社会秘书紧密融合、深入互动的发展趋势。无论是秘书人才队伍的建设，秘书工作的方法和手段，秘书整体素质的提高，秘书管理体制的机制，都将体现出社会化的特点。（四）健全利益的治理秘书必须保持科学的头脑,以实事求是的科学态度提出参谋劝谏。秘书虽然不是决策者,但真实客观地反映情况,实事求是地参谋提醒,是能够起到一定的作用的。对于利益问题要用法制的、组织的、纪律的强有力手段,进行综合治理,并加强监督控制,有效地排除。组织协调力是高级行政助理在战略执行阶段的重要能力之一，它要求高级行政助理能够围绕战略计划的制定以及执行，始终牢记战略目标，采取灵活的手段，协调好相关利益方将举措执行下去，从而实现整体效益最大化，实现战略目标。对于辅助战略决策的人际理解力，其着眼点不在于日常工作的人际关系理解，而在于最高决策层的利益相关方之间的协调，其目的不在于讨好每一方，而在于战略制定能够在保证大方向正确的前提下，兼顾到各方利益，在战略制定前期就能够避免执行期间可能遇到的利益冲突、导致战略无法实施的情况。这既是一种能力，也是一种智慧。作为人民公仆的政府机关领导，其职责在于“为人民服务”，因此政府机关秘书在参谋时需要时刻记住上级领导与自己所负的社会责任，在参谋定位上需要立场坚定地站在国家人民的利益，而非自己的个人利益或小团体利益上。（无）加强秘书职业能力培训1、服务精神服务精神是指帮助他人或服务顾客，并注重如何发现和满足顾客需求的精神，能够不断追踪客户的需求和信息能够保持与客户的有效沟通在客户碰到关键问题时,能够及时地为客户采取适当的措施解决问题能够指出客户潜在的需要,从客户的长远利益出发为其提供服务。秘书人员主要从事企业中为他人服务的事务性工作。与其工作相关的同事和主管可以被视为秘书人员的内部客户。具有良好服务精神的秘书人员愿意为客户提供及时周到的服务，反映迅速，能准确解决问题。这是职业精神的体现。2、关注细节关注细节意味着关注和重视工作过程、问题处理和问题解决中的微妙方面，以便问题能够顺利解决，最终结果能够让客户满意并达到完美。对工作中细微的方面具有很敏锐的感觉能力,随时了解事情发展的细微动态,能及时并妥善处理工作中的细节问题,完满地完成工作。重视工作中的细节问题能及时主动处理工作中的细节问题从而使工作顺利完成。3、学习能力积极发展专业知识，获取工作相关信息，更新知识结构。不满足于现状，就不会有获取新知识的惰性，也不会对行业的新发展缺乏关注。丰富的专业知识和对知识的渴求并不满足于现有的知识储备。他们不断吸收新的信息，并跟上专业知识的发展。愿意并善于向他人学习，能主动咨询他人或学习他人有效的工作方法和技能，并能解决问题和指导工作。扩展知识，学习新的领域，掌握新的技能，积极学习其他专业知识和技能，拓宽你的知识，并利用你专业范围之外的知识来提高你的业务水平，这样你就可以做得更好。传播新知识，寻找公司工作范围之外的机会来提高自己的知识水平，并通过在专业杂志上发表自己的文章来展示自己在这方面的能力。作为新技术的倡导者和传教士，创造良好的学习氛围。4、灵活性灵活性和适应性是指快速有效地适应环境变化并做出反应的能力。它是快速适应不同环境、不同个性或不同群体并有效工作的能力。具体来说，他们可以灵活地应用标准并采用特定的策略来快速响应环境的变化。他们可以调整自己的行为来适应变化。他们仍然可以在变化的压力下保持情绪稳定，精力充沛，思想开放。他们可以灵活处理愿意接受环境变化和不确定性存在的问题。在存在模糊性和不确定性的情况下，他们仍然能够高效地完成工作。他们可以将压力转化为动力，并在锻炼中不断进步。灵活性和适应性需要理解甚至欣赏对一个问题的不同甚至相反的观点，使他们自己的方法适应环境的变化，并保持他们对公司或工作要求的一致性或开放性。秘书人员的工作环境相对复杂，具有良好的灵活性和适应性将为秘书取得优异的业绩打下坚实的基础。五、结论秘书工作是一种综合性的辅助工作。秘书职能环境的优化，可以促使秘书工作产生良好的效用和影响。秘书职能环境优化程度越高，秘书职能活动越顺畅，秘书职能效用越显著。所以,沟通上下,环顾左右,以积极主动的态度商讨问题,以精细耐心的协商消融分歧,是办公室进行协调工作的鉴本方法。秘书职能环境范畴还应是开放的。机关内的领导、部门及群众只是秘书的日常的、基本活动对象,但不是全部。机关的秘书人员在履行职能时,要随时准备同机关之外的在