集团公司合同管理制度

集团公司合同管理制度1目的加强对合同全方位、全过程的管理，明确各环节职责和权限。2范围1适用于集团公司所属企业、部门对外合同的签订。2适用于对涉外合同及非控股企业合同的管理（向银行借款合同除外）。3程序活动1合同签订1签订合同之前，必须掌握对方当事人的基本情况。包括:对方单位是否具有法人资格、是否有履约能力、对方签约人是否具有签约权限等，以防范合同诈骗或履行不能；对于无资质、信誉差的单位，不得与之签订合同。3.L2对外签订合同，除即时结清或另有规定外，必须采用书面合同，电子邮件、传真等方式订立的合同，也视为书面合同；合同的发票、出库单据、财务往来对帐单、签收回执等也视为合同的有效组成部分，必须与合同文本一样予以妥善保管。3.1.3合同双方当事人权利义务关系必须明确、具体，文字意思表达清晰准确。1）质量要求部分应当明确检验标准和验收期限；合同结算方式应当明确货款给付方式和付款期限，在国内的销售合同中应当标明“本合同项下货款，必须按合同供方指定帐号付给，非经供方书面正式委托变更付款帐号或付款方向的，供方不予认可”；产品价格变动较快的合同应当写明有效期限；合同管辖部分应当尽量在龙口法院起诉，如对方确实不同意的，也可选择在原告方所在地人民法院起诉。2）对于标的额较小、对方当事人住所地或主要营业地在烟台市行政区域内的，可以约定“因履行本协议产生纠纷，先行友好协商,协商不成，提交烟台仲裁委员会仲裁解决”。3.1.4合同中对方企业的名称要准确无误，必须与印章相符，不能用其分支机构或其项目部的印章代替。合同文本形成后，原则上不得直接在原条款上进行增删、修改，以保持文本的整洁和统一，避免不必要的歧义和纠纷。特殊情况须对部分条款进行增删的，合同双方应在修改处加盖合同章予以确认。.6设备采购合同中涉及的安装调试条款，应在合同中约定明确的安装调试期间，对逾期未能安装调试完毕的，收取适当的违约金并承担迟延履行而导致的经济损失；当我方为合同卖方时，应尽量标注：如买方对产品质量有异议可在货到后10日内以书面形式向卖方提出，逾期则视为对产品质量无异议。合同审核监督3.2.1各单位合同必须由合同管理员通过0A系统审批。审批合同时，按要求选择正确的审批流程，填写《合同评审记录》，流程结束后合同管理员统一到总裁办办理文本的盖章手续。3.2.2.合同分为销售（A类，即收款类）及采购（B类，即付款类）。合同须通过0A系统由审批后办理，审批流程如下：1）A类收款合同销售类合同：经办人一一单位领导一一法务力分管副总裁销售合同特殊条款（有其它具体要求）：经办人一一单位领导一一法务办一一分管副总裁一一执行总裁2）B类付款合同生产类采购合同（生产用大宗原、燃材料；设备备品备件；维修合同等）：经办人一一单位领导一一法务力分管副总裁一一执行总裁大型设备类合同（包括新建项目、技改项目等）：经办人一一单位领导一一法务办一一分管副总裁一一执行总裁3）非生产类合同经办人一一单位领导一一法务办一一分管副总裁一一执行总裁总裁4）运输类合同经办人一一单位领导一一法务力分管运输副总裁原、燃材料的采购合同由XX供销统一办理；外购外协设备及备件的采购合同，由技术中心统一办理，其它B类合同由集团公司职能部门统一办理。3.2.4转帐、顶帐、抹帐等协议审批流程申请单位一一单位领导一一分管副总裁一一执行总裁一一总裁办主任一一办理相应盖章手续3.2.5严禁在空白合同文本上盖章，原则上先由对方签字盖章后我方予以签字盖早。3.2.6集团公司所属企业应当建立规范的合同存档管理制度，并安排专人负责合同的传递与归档。合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，应当妥善保管，与合同有关的文书、图表、传真件、发货单据等，也应由相关人员予以保存，不得随意放置、销毁或遗失。3.3合同履行.1合同依法成立，即具有法律上的约束力。任何部门必须依据手续齐全的合同作为排产、发货、开票、付款等相关工作的依据,任何不依据合同擅自作主的个人行为都要严格追究责任。.2原则上没有合同不发货。对于用量小、现款提货的用户，由企业负责人签字批准同意后发货，对于用量大、信誉好的特殊用户按下列情况办理：1）发货人员必须于发货前落实企业负责人，批准同意后发货;2）无合同发货的用户由企业提交具体名单，经分管副总裁签批后报总裁力、，由总裁办公会议批复，批复后报法务办备查。3.3先发货后补合同用户:1）发货人员必须于发货前落实分管副总裁，批准同意后发货,原则上经办人在发货后一个月内补办完合同；2）先发货后补合同用户由企业提交具体名单和停止发货限额标准，经分管副总裁签批后报总裁办，由总裁办公会议批复，批复后报法务办备查。3.4签订长年合同用户：1）依据客户提供的传真订单发货；2）采用一月一清（自销货发票开具之日起一个月内结清货款）、限额结算的水泥用户，司机提货时必须提供加盖公章的提货证明，要注明车号；3）合同价格为固定价的，价格需要调整时必须重新签订合同，发货人员必须依据合同的有效期和时效性发货；4）签订长年合同用户由企业提交具体名单，经分管副总裁批准后报法务办备查。3.5根据前期合同增补发货用户：1）前期合同执行完毕，用户临时要求供货，由用户提交增补发货传真，必须注明前期合同号；2）销售部门要对增补发货传真复印留存，并报法务办备查。3.3.6货物发到合同指定地点后，对方应在发货单结算货款联签收，注明签收人与签收时间；发货单超过两页的，销售部门可以将产品规格列在一张总表上，附发货结算联交付对方签收；总表随发货结算联存档。合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清，无遗留问题为准。3.3.8各企业领导及签约人应即时了解、掌握合同履行情况，销售合同超过规定付款日期，应向法务办告知该合同执行的近况，法务办认为必要的，可对该合同现状进行现场考察，并提出建议。3.4合同的变更、解除3.4.1变更、解除合同，一律必须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。审批与归档管理等同于原件合同。3.4.3解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效,仍应履行。3.4.4变更或解除合同的通知，应符合公文收发的要求，应由对方签收，作为合同的一部分由合同管理员保存。3.5合同执行监督3.5.1合同的签批程序为合同的第一级监督审核程序，对签批合同的合理、准确及其时效负责。3.5.2合同的执行情况按以下程序进行审核：1）各单位合同管理员将每月对本单位合同签订及执行情况检查监督，报本单位领导审核；2）法务办根据财务部门的应收账款对各单位合同执行情况进行落实。对未按所订条款执行的合同查明原因后，形成书面报告，于次月25日前报相关副总裁以上领导监督审核，并转各有关单位。3.5.3法务办监督合同的法律时效，对12个月内合同进行提示，以避免超过法