归档文件整理培训

1行政管理科档案管理2准确反映企业的成长过程防患企业商业秘密外泄决策制定的参谋和帮手企业宣传的资料库企业文化的活标本员工成长的断代史档案的意义与作用目录3术语和定义收集与归档整理方法新旧规则对比术语和定义4归档文件：指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为管理类档案保存的各种纸质文件材料件：指归档文件的整理单位。归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程术语定义—件5文件正本与不同稿本1、一般，文件的正本与定稿为一件，定稿过厚的，也可单独为一件；2、重要文件须保存历次修改稿的，其正本与历次修改稿各为一件。正文与附件1、一般正文与附件为一件；2、附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。正文与文件处理单与文件做为一件原件与复制件做为一件转发文与被转发文做为一件报表、名册、图册等一册（本）为一件来文与复文可为一件*注：“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。6合同归档目录7强化收集简化整理细化检索深化利用收集与归档8收集依据归档范围收集树立大档案观，按照知识资源体系扩大档案收集范围。归档1、归档要求2、依据归档范围价值鉴定（确定归档与不归档范围、保管期限）3、归档时间3、归档份数4、归档措施不归档范围制度约束法归档范围限定法考核奖惩法宣传教育法重点线索追踪法主动服务法领导表率法盖章归档法平时归档法责任协定法归档的控制措施收集与归档—平时积累9严格登记及时收集严格检查随办随归妥善管理整理方法10归档文件整理步骤装订分类排列编号编目装盒整理-装订1113452装订：1、按“件”装订；2、去除金属物；3、线装；4、A4幅面；5、不压字、不倒页、不掉页、不损坏文件材料。6…整理-分类1213452分类：“年度—保管期限—类别”进行分类6年度永久党群管理行政管理经营管理生产技术管理定期党群管理行政管理经营管理生产技术管理整理-排列1313452排列：“归档文件在分类方案最低一级类目内按时间结合事由、重要程度排列”61、同一事由的归档文件按时间顺序排列；2、不同事由的归档文件可将主要职能、重要活动形成的文件材料排列在前，或按责任者、承办部门集中排列；3、对具有保存价值，但未及时归档的文件，应排列在相应年度某一保管期限归档文件的最后，或与相关文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏加以说明。整理—编号1413452编号：“档号由全宗号、年度、保管期限、一级类目号、件号”61112131411121314永Y定D2013全宗号·年度·保管期限·一级类目号·件号001·2013·D·11·1025·2013·D·11·2025·2013·D·11·3025·2013·D·11·4025·2013·D·12·5025·2013·D·12·6025·2013·D·13·7025·2013·D·13·8025·2009·Y·13·20档号025·2009·Y·13·20年度永久党群管理行政管理经营管理生产技术管理定期党群管理行政管理经营管理生产技术管理档号025·2009·Y·13·20整理—编目1513452编目：“归档文件逐件编目”6一般填写形成归档文件的单位名称会议记录、纪要，要在题名内补充主要内容、议题。格式如下：**单位第*次会议纪要（1、***；2、***）整理—装盒1613452装盒：“归档文件按件号顺序装入档案盒”6全宗号025定新旧规则对比17OLD1、规范性引用标准：企业档案工作规范、国家档案局8号令、10号令；2、装订：左上角；3、分类：年度-保管期限-类别；4、保管期限：永久、定期5、全宗号；6、编档号：全宗号·年度·保管期限·一级类目号·件号；7、档号章8、归档范围：有增加、有调整9、档案盒式样、归档文件封面有调整1