企业文秘人员培训教材第09讲会议的筹划与管理

第九讲

会议的筹划与管理精品资料网（）专业提供企管培训资料1会议的重要性大多数企业在会议中决定其基本走向90%以上的重大决策是通过会议制定的企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高精品资料网（）专业提供企管培训资料2会议的筹划与管理

会前的准备工作会间的组织服务会后的善后处理3会前准备工作

1、

安排议题、议程、日程2、

拟订与会人员名单3、

申请会议所需资金4、

会场布置5、

安排食宿和茶水6、发出会议通知

精品资料网（）专业提供企管培训资料4安排议题、议程

议题的收集和筛选议程精品资料网（）专业提供企管培训资料5

委员会会议议程

7月6日上午11点格林·德雷戈饭店

1、（11：00）任命一位会议主席

2、（11：10）为缺席致歉

3、（11：15）批准上次会议备忘录

4、（11：30）上次会议提出的事项

5、（11：45）讨论联络事宜（12：00）会间休息

6、（12：15）财务事项

7、（12：45）特别事宜

8、（13：00）其他动议

9、（13：15）其他事宜

10、（13：35）下次会议细节

议程的开头为会议的日期、时间和地点每项均有一个起始时间下次会议细节写在议程的末尾6拟订与会人员名单

选择恰当的人出席会议

送交上级审核

精品资料网（）专业提供企管培训资料精品资料网（）专业提供企管培训资料7

申请会议所需资金

确定会议规格申请经费口头书面精品资料网（）专业提供企管培训资料8会场布置

选择会场

a.场地大小

b.附属设施齐全c.适当的开会设备

d.会场氛围

e.场地不受外界干扰

布置会场

a.附属设施

b.准备会议文件

9讨论：各种会场的利与弊精品资料网（）专业提供企管培训资料10精品资料网（）专业提供企管培训资料11面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边主席坐在团队成员之间

精品资料网（）专业提供企管培训资料1213显示等级如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐主席坐在长桌的顶端资历最浅者坐在离主席最远处14精品资料网（）专业提供企管培训资料15精品资料网（）专业提供企管培训资料16自由讨论如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌主席可坐在任何一个位置上17安排食宿和茶水

食宿

a.用膳

b.住宿

茶水

精品资料网（）专业提供企管培训资料18一杯香茶可赢得交易机会19角色练习表演会议期间奉茶的礼仪精品资料网（）专业提供企管培训资料20给客人斟茶的注意事项当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。精品资料网（）专业提供企管培训资料21茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。给客人斟茶的注意事项22上茶时的七个程序两手端茶盘，盘子高度位于胸部敲门，并说：“对不起！”进入接待室止步立正，轻轻点头致意将茶盘的一端置于桌子侧面精品资料网（）专业提供企管培训资料23桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。上茶时的七个程序精品资料网（）专业提供企管培训资料24

会间的组织服务

1、

签到2、

安排就座3、

做好会议记录和录音4、

会场服务精品资料网（）专业提供企管培训资料25

签到

签到形式

薄式卡片式代签签到时的接待工作

26游戏：会议排座精品资料网（）专业提供企管培训资料27安排就座

要适合会议性质让报告者坐中央会议主持人的座位秘书的座位精品资料网（）专业提供企管培训资料28做好会议记录

会议记录构成

会议记录方式

会议记录写作

精品资料网（）专业提供企管培训资料29小组讨论设计会议记录表格（5分钟）30会议名称时间主席会议目的出席人数缺席人数缺席理由

会议内容和决议事项

决议事项的实施

实施项目

负责人或部门

完成期限出席人盖章

特别事项

精品资料网（）专业提供企管培训资料31点评根据录像的内容，点评这位秘书的紧急情况处理技巧。32会场服务

转接电话突发状况

建议休息

协助上司掌握、控制会议进程

精品资料网（）专业提供企管培训资料33会议的善后处理

1、会场清理2、印发会议记录3、资金4、会议的总结工作精品资料网（）专业提供企管培训资料34会场清理

安排与会人员的离会会议文件的回收、立卷、

归档

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