会展业导论 第2章 会展活动（MEEC）的组织者和主办方

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MEETINGS,EXPOSITIONS,EVENTS,ANDCONVENTIONSAnIntroductiontotheIndustry（原书第4版)本章目标本章的主要目的是帮助读者理解和掌握：举办会展活动的主要组织类型由不同类型组织举办的不同会议种类计划不同集体活动所需的时间为提高活动参与度而实施的不同市场策略为集体活动组织者的专业发展提供支持的行业协会第2章会展活动（MEEC）的组织者和主办方2.2活动主办方2.2.1公司（1）定义

指经法律许可的，公司所有者对公司商业行为负责的营利性组织实体。（2）公司会议数量及价值所有费用都由公司本身负责公司员工一般会被强制要求出席通常会提前六个月开始准备酒店是常见的公司会议举办地点2.2活动主办方2.2.1公司（3）决策者一般为公司内高层管理人员（4）公司会议及活动的类型股东大会（stockholdersmeeting）董事会会议（boardmeeting）培训会议（trainingmeetings）奖励旅游（incentivetrips）销售培训和产品发布会（salestrainingandproductlaunches）专业技能培训（professionalandtechnicaltraining）2.2活动主办方2.2.1公司（5）出席人员一般为公司的内部成员或是与公司有着密切业务往来的商业伙伴（6）提高参与度的活动推广策略仔细考虑和计划活动的目的及流程向活动预期参与者发送邀请或通知公司官方主页更新会议有关消息2.2活动主办方2.2.1公司（7）组织和计划公司活动的部门或个体大多数公司会议组织者除组织会议外还负责其他的工作领域部分公司有会议策划者或会议管理者的头衔在微软、可口可乐等大公司中，会议策划部门（8）为公司会展活动提供支持的专业协会国际会议专家协会（MPI）国际奖励旅游精英协会（SITE）政府会议策划者协会（SGMP）保险和金融服务会议策划师协会2.2活动主办方2.2.2行业协会（1）协会会议的数量及价值有较大的规模，参与人数从几百人至数万人不等能给举办场馆带来可观的利润对地区经济的整体增长产生重要作用协会会议与公司活动区别：协会会议是自愿参与而公司集体活动的参与是强制性的通常情况下，协会会议的参与者需要自己承担入场费、交通、酒店和其他相关费用。2.2活动主办方2.2.2行业协会（2）决策者协会董事局做出举办会议的决定并确立会议目标（3）协会类型地方协会、各州协会、区域协会、国有协会、国际协会专业协会非营利协会非营利性团体2.2活动主办方2.2.2行业协会（4）协会会议及活动的类型年会（conventions）董事会会议（boardmeetings）委员会会议（committeemeetings）地区会议（regionalconferences）培训会议（trainingmeetings）教育研讨会（educationalseminars）（5）出席人员协会会议的出席是自愿的，主要看协会项目内容的吸引力。2.2活动主办方2.2.2行业协会（6）提高参与度的活动推广策略了解会员及其需求，提前通知会议的时间和地点、会议内容、演讲以及特殊活动提供详细的会议注册信息和初步流程在当年的活动中推广宣传下一年的会议对会议主题感兴趣的非会员目标群体发送会议推广资料和通知（7）组织和计划协会会议的部门或个体会议和活动部门市场部门其他部门协会董事经理CEO和副总裁2.2活动主办方2.2.2行业协会（8）为协会会展活动提供支持的专业协会

与公司会议策划者相比，更多的协会会议组织者会选择加入专业协会以获取行业最新知识例如：美国协会管理者协会（ASAE）协会领导中心国际会议专业人士协会专业会议管理协会政府会议策划者协会（SGMP）宗教会议管理协会2.2活动主办方2.2.3政府（1）决策者（2）政府会议、活动的类型与目标

大部分政府会议的目的是培训政府官员也有类似探讨解决方案或社会保障发展的政府会议（3）出席人员政府官员一般会被强制要求出席会议公众可自愿选择出席政府机构的会议管理人员需要做出召开会议的决定并负责通过部门预算或其他途径来筹集会议举办资金。2.2活动主办方2.2.3政府（4）安全保证在美国，政府会议组织者会定期与国土安全部门合作以确保与会者的安全。计划和预防提前进行会议演练以强调和改善安全保护问题确保所有各方协调合作建立一个安全团队并任命其决策者向与会者提供安全教育主动预防，而非被动反应时刻关注会议动态并对各类事故保持警觉实施安全保卫的建议如下：2.2活动主办方2.2.3政府（5）提高参与度的活动推广策略（6）组织和计划政府会议的部门或个体（7）为政府会展活动提供支持的专业协会政府会议策划者协会（SGMP）及其地方或区域分支专业会议管理协会

（PCMA）国际会议专家协会（MPI）国际展览和活动协会（IAEE）强制出席的政府机构人员只需要被充分地告知若要吸引大众自愿出席政府会议，则需要开展额外的推广活动政府会议策划者和公司会议策划者一样，分布于机构的各个部门2.2活动主办方2.2.3政府政府会议的特别之处:政府会议的经营和管理受政府的相关规定和政策约束政府会议的前期准备时间很短政府会议没有一个标准的模板政府会议通常需要不成比例的大量会议功能空间不同的政府机构对政府官员参加会议的规定和政策不尽相同政府会议通常会有一些军警部门和非国防部办事机构的代表参与2.3协助组织会展活动的组织实体2.3.1展览管理公司（1）决策者（2）展览会的类型与目标（3）观众贸易展览会公共展览会展览会所属公司的拥有者和高级管理人员贸易展览会

特定贸易或行业领域的从业人员公共展览会

对展会感兴趣的举办地附近区域的大众2.3协助组织会展活动的组织实体2.3.1展览管理公司（4）提高参与度的活动推广策略参展商专业观众直接邮寄广告、电子邮件和社交媒体宣传面向公众大量的报纸、广播、社交媒体、电视等媒介2.3协助组织会展活动的组织实体2.3.1展览管理公司（5）组织和计划展览会的部门或个体（6）为展览管理行业提供支持的专业协会国际展览和活动协会（IAEE）展览会设计协会展览会筹办者协会博览会服务和承包商协会医疗保健会议和参展商协会大型展览管理公司通常在一年内筹办多次展览会。公司员工将会根据不同的展览会而分成不同的项目组。2.3协助组织会展活动的组织实体2.3.2协会管理公司

协会管理公司（AssociationManagementCompany）是根据协会需求负责协会部分或整体管理和运营工作的机构。2.3.3会议管理公司

会议管理公司（MeetingManagementCompanies），也被称为“第三方”（ThirdParties），和协会管理公司一样以合同的形式向顾客提供相应服务，但会议管理公司更专注于提供部分或全套会议管理服务。2.3协助组织会展活动的组织实体2.3.4独立会议策划人

凭借自身专业技能以及人脉资源，资深会议策划人通常能在会议管理领域建立自己的事业。以独立会议策划人（independentmeetingmanagers）的身份负责会议部分或整体的管理工作。2.3.5专业会议组织者除美国外，专业会议组织者（ProfessionalCongressOrganizer，简称PCO）指的是会议管理公司。2.3协助组织会展活动的组织实体2.3.6支持独立会议策划人的专业协会独立会议策划人通常会加入能给其职业发展提供帮助的专业协会，以获得专业上的支持，多数独立会议策划人的选择为PCMA和MPI2.3.7举办会议的其他组织政治机构工会互助组织军事集团教育机构2.4会展活动、组织者及主办方发展前景展望预算限制缩短会议时间变更年度会议的举办频率为会员创造