QEP-01文件控制程序A2 ok

.目的：为了规范公司的文件管理体系，确保与产品或服务有关的管理体系文件或资料的符合性、适宜性和有效性，防止作废文件或资料的非预期使用，特拟制本程序。.适用范围：公司所有与产品或服务有关的管理体系文件、资料、图纸、电子文档等，包括外来文件。.定义：一级文件：手册类文件。该类文件是针对某项管理而制订的纲领性、根本性文件。二级文件：程序类文件。该类文件是针对某项管理和作业而规定的工作过程和顺序，它是对手册类文件的支持。3三级文件：分技术文件、管理规定、外来文件三类。技术文件含工位作业指导书、工艺参数、检验标准、操作规程、图纸、材料清单等；管理规定含二级程序文件引出的作业指引、各部门制订的规章、规定、制度类。外来文件含各类公司批准采用的国际、国家、部级、行业、地方的标准、法律法规和客户或供应商提供的文件等。四级文件：记录、表格、联络单等。5外发文件：指公司向客户、供应商或者其他单位发放的公司内部使用的文件。4.主要职责与权限总经理：负责质量手册的审核和批准。管理者代表：负责手册编制、程序文件、外来文件和外发管理类文件的批准。行政部：负责公司文件的统一管理，并进行编码、保管、分发、回收、控制等工作，对各部门的文件管理工作进行稽核与监督。4各职能部门：负责各部门程序文件的编制，及三级、四级文件的编制和审批。5各部门文员负责本部门的文件管理，文件管理应根据本部门的文件特点对其进行定期整理和归档，归档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管，以便于查阅。5.作业流程图（参考附件）NO序号文件控制运作流程责任部门流程说明相关记录►制订文件总裁办；相关部门；一级文件总裁办编写，二、三级文件相关部门编《文件、表格发放/修改亩核

写。申》文件编写模板总经理相关部门一级文件总裁审核，二级文件管理者代表审核，三级文件部门主管副审核。相关文件文控各部门编写的文件在正式审核和批准前，须先将文件电子档提交给行政部，行政人员确认文件的格式后编号。《（）文件总览表》总经理相关部门一级文件总裁批准，二级文件管理者代表批准，三级文件部门主管副批准。《文件总览表》文控行政人员根据《文件、表格发放/修改申请单》，首先录入《（）文件总览表》。《（）文件总览表》文控下发文件时，应填写《文件发放回收登记表》。《文件发放回收登记表》文控需求部门文件下发时，行政人员需要求收文人签名。如更换版本需先回收旧版本文件在发新版本文件。《文件发放回收登记表》需求部门文件使用部门应将文件放置在固定的保管场所并妥善保存、防止遗失和损坏，保管场所环境条件要合理、适宜。《（）文件总览表》—总经理相关部门当使用部门（或内审）发现文件有不适用之处时，由原编制部门提出更改或作废，并应该有修改内容备注信息。《文件夹格发放/修改申》文件接收部门文件接收部门保管好接收文件，保证使用最新版本文件。《（）文件总览表》6.流程内容：1文件的拟制、会签、审核与核准文件编写要求依《文件编写规则》相关规定执行。公司管理体系文件的编制、审核、核准按下述规定执行:序号文件类别拟制审核批准控制部门1管理手册管理者代表总经理总裁行政部2程序文件部门主管主管副总管理者代表行政部3技术性文件项目责任人部门主管主管副总行政部4非技术性文件主要负责人部门主管主管副总行政部5外来文件—主要使用部门主管管理者代表行政部6记录、表单与相关文件同时进行拟制、审核和批准行政部外来文件只对其适用性和是否是有效版本进行审核和批准使用。6.1.4行政部只对文件的格式和编号进行审核、确认。6.1.5如有必要，作业指导类文件在核准前应由相关部门会审签核。6.2文件的提交6.2.1各部门编写的文件在正式审核和批准前，须先将文件电子档提交给行政部，行政人员对文件的格式和编号进行审查和确认，然后将已确认的电子档回发给编制部门，编制部门将首份文件打印会签后提交给行政部。6.2.2编制部门在提交文件时还要填写《文件、表格发放/修改申请单》。6.3文件的发放与回收3.1行政人员根据《文件、表格发放/修改申请单》，首先录入《()文件总览表》。3.2行政人员根据《文件、表格发放/修改申请单》将原文件复印，同时在复印件上加盖红色“受控文件”印章，以受控副本形式下发到收文部门。3.3行政人员下发文件时，应填写《文件发放回收登记表》，要求收文人签名；对于下发更改换版的新文件时，应先回收旧文件，并在旧文件上加盖“作废文件”印章，之后再下发新版文件。3.4行政部将各部门提交的原文件作为受控正本(也需盖章)保存于行政部。.5行政部发放的所有受控文件必须加盖“受控文件”印章，且受控文件不得复印，一经发现由行政人员及时收回销毁，并对责任人问责和培训。6.3.6外来文件的控制6.3.6.1各部门收到的与产品质量或服务有关的外来文件时，先交部门主管审核其适用性和有效性，同样需要填写《文件、表格发放/修改申请单》、《文件首页》申请受控、发行，切不可直接使用。例如，新项目收到客户的规格书、图纸后，先到行政部申请受控、发行，然后再开始设计使用。6.3.6.2经管理者代表批准后及时提交到行政部。6.3.6.3由行政人员在《()外来文件登记表》上登记，并在复印分发时每一页加盖红色“外来文件受控章”印章，发放时填写《文件发放回收登记表》。6.3.6.4客户封样书只需填写《文件、表格发放/修改申请单》即可，不需要加盖“外来文件受控章”印章，但客户封样书必须要有客户的签名确认。客户封样书发到各事业部研发部、品质部、销售部，行政部不需要保留，只需登录在《外来文件登记表》。6.3.7外发文件的控制：6.3.7.1各部门因客户、供应商或者其他外部单位的需要，申请我司的文件外发时，需到文控/研发中心填写外发文件审批领用表，并在外发文件审批领用表上注明外发文件是否受控。手册、程序文件等管理类文件的外发由管理者代表批准，技术类文件的外发由研发副总批准。6.3.7.2外发的文件根据要求，加盖“受控文件”或“非受控文件”章，同时登记在外发文件一览表中。6.3.7.3申请部门将文件和外发文件签收单一并发放到外部单位手中，并将签收过的外发文件签收单收回(特殊情况下，可以以其他有效的证据如邮件等来证明外部单位收到)，送至行政部备案。6.3.7.4对于受控状态的外发文件，在原文件修改后，为使外部得到公司文件的最新有效版本，各对口管理部门应将作废的外发文件收回，送至行政部，加盖“作废”印章。更改后的文件外发，重新按照上述6.3.7.1〜6.3.7.3的流程执行6.3.7.5已发放给外部的非受控状态文件不需要更新。6.3.8电子文档的管理：6.3.8.1所有受控的一二级文件、三级管理类文件、四级表格均需在文件受控时由文件制订部门提供电子档，内容须与文本档保持一致。6.3.8.2如文件以电子文档存在时，根据电子文档更改时不会留下痕迹的特点，应设置相应权限,以保证非授权人员不得进入文件或只能阅读而不能进行任何更改、删除等。6.3.8.3表格电子档由行政部统一管理上传到公司公共网，如有变更，需及时更新。6.3.9管理体系文件内部发放原则序号文件类别发放部门/人1手册总裁、管理者代表、各部门2程序文件总裁、管理者代表、直接使用部门（其它部门到文控查阅）3三级文件直接使用部门6.3.10行政人员将记录表格登录在《记录控制一览表》中，相关部门可根据《记录控制程序》按实际需求列/复印或外包排版印刷；行政部按《记录控制程序》对空白表单管控。6.4文件的更改和换版：6.4.1当使用部门（或内审）发现文件有不适用之处时，由原编制部门提出更改或作废，且文件的更改或作废必须由原编制部门填写《文件、表格发放/修改申请单》。6.4.2文件条款内容不适合时，由使用部门提出更改，更改的文件，应作版本升级和填写变更履历记录。更改批准后，由行政人员按原分发名单将文件更换到位。6.4.3行政人员负责将文件修改内容登录《文件修订履历表》中。6.4.4行政人员在回收旧版文件时，应填写《文件发放回收登记表》；同时在旧版文件上加盖“作废文件”印章。文件更改后，其原编号应予以保留，换版的新文件继续沿用原来编号。作废文件由行政部统一保存，且保存期限为一年；超过保存期后，应集中销毁并记录。6.5文件作废与销毁：6.5.1文件作废后，其原编号应予以保留，换版的新文件继续沿用原来编号。6.5.2作废文件的原件应加盖“作废文件”印章后隔离保存，并填写《作废文件清单》；旧版文件原件只可以在行政部保留一个版本以便追溯。6.5.3作废文件的副本由行政人员按《文件发放/回收登记表》中名单逐件收回，加盖“作废文件”印章，由行政部统一保存，且保存期限为一年。6.5.4作废文件超过保存期后，应由行政人员集中销毁。进行销毁时，行政人员要填写《文件销毁记录表》，销毁时必须有监销人。6.6文件编码6.6.1手册编码JYH-QE-流水号

6.6.2程序文件编码JYH-QEP-流水号6.6.3质量作业指导编码JYH-WI-流水号环境作业指导编码JYH-EWI-流水号6.6