二、基础信息的更新(汪益淬)

二、基础信息的更新教育管理信息系统小学使用指南编写组成员汪益淬（一）信息更新的含义、目的和意义、内容1、“信息更新”的含义“信息更新”的含义就是指学校作为系统的建立者，对其中的信息根据实际情况的变化进行及时的修改和补充。在学年变化或者学期变化的过程中，信息更新是维持系统有效性的重要手段。2、信息更新的目的和意义信息更新的目的主要就是确保建立的教育管理信息系统能够不断地完善和发展。信息更新是确保信息系统有效运行的重要基础。没有信息的及时更新，信息系统就是“死的”，就不能发挥信息系统为决策和管理提供信息支持的作用。信息更新有助于掌握教育信息，为改进教育管理提供支持。通过信息更新也有助于校长和教师进一步意识到建立信息系统的意义和价值，并且有助于提升他们的管理能力，进而使他们的管理由“粗放型”向“精细型”转化。为基础教育年度统计提供相对准确、可靠的数据。可以及时准确地了解学生的入学情况，从而为各级政府依法督促适龄儿童入学、控制学生失学、实现“普九”目标和巩固“普九”成果提供第一手资料3、信息更新的内容

班主任每学期初对班级资料夹中每张“小学生信息登记卡”的各项信息进行核对，按照发生变化的情况及时给予修订。同时修改“班级学生注册登记表”（表二）、“学校新生注册表”（表一）中的相关内容；整理、汇总学校、年级和班级的学生异动情况，并分别填写“

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学期学生异动情况统计表”（表四）；补充建立新信息，包括新招学生、转学（入）、复学、留级（入）、调班（入）、降级（入）和跳级（入）等的学生；班主任根据学生异动或班级调整的情况，重新整理班级资料夹。（二）信息更新的方法1、对已建“小学生信息登记卡”中信息的更新“小学生信息登记卡”上的部分信息是动态的，如有变化应及时更新。（1）“学生基本信息”栏目中信息的变化：如“健康状况”上学期是“健康”，本学期有可能是“有慢性病”或“残废”。（2）“监护人基本信息”栏目中信息的变化：监护人的所有信息都有可能变化，如监护人上学期是“父亲”，本学期有可能是爷爷、叔叔或姑姑等，还有监护人的职业、健康状况、联系地址和联系电话也都有可能发生变化。（3）“家庭基本信息”栏目中信息的变化：家庭经济状况、享受低保、学生现住址及电话号码都有可能发生变化，应根据变化及时更新。（4）学期末班主任填写“小学生信息登记卡”背面的所有信息：本学期学生的学习成绩、综合评价、奖惩、奖（助）学金、缺勤记录、就读方式和享受“两免一补”等信息，如有遗漏，新学期开学后必须补填。2、班级学生注册登记表、学校新生注册表的更新

根据更新后的“小学生信息登记卡”上的信息对“班级学生注册登记表”和“学校新生注册表”上相应的信息进行更新。3、学籍异动及相关表格的更新

（1）“留级（出）”、“留级（入）”学生信息的更新某生留级时，他的学籍异动信息在“班级学生注册登记表”和“小学生信息登记卡”中的更新应按如下方法填写：如：2006—2007学年的五年级某某学生，在2006—2007学年第二学期末决定留级，应在该生“小学生信息登记卡”的“学籍异动信息”中2006—2007学年五年级第二学期的相应“类别”栏内填写“留级（出）”，2007—2008学年“年级”一栏仍填五年级，在第一学期学籍异动“类别”栏内填写“留级（入）”。如下表所示：在本班“2002年班级学生注册登记表”中“学籍异动记录”栏内的五年级第二学期应填写“留级（出）”；新的班主任要把该生的基本信息补填在的“2003年班级学生注册登记表”中的最后，并在“学籍异动记录”的五年级第一学期栏内填写“留级（入）”。“毕业后复读”的学生，把他们的基本信息也同样补填在新的毕业班级“班级学生注册登记表”中的最后，并在“学籍异动记录”的六年级第一学期栏内填写“留级（入）”。（2）“休学”和“复学”学生信息的更新休学的学生在其相应学年学期的各表栏目内填写“休学”，在规定时间内复学后，在新的“班级学生注册登记表”中应把他的基本信息补填进去，他的“小学生信息登记卡”应从原班级拿到新班级并在各表的学籍异动栏内填写“复学”。“流失后返校”的学生，也按照复学学生对待。（3）“转学（出）”和“转学（入）”学生信息的更新

转学手续办理程序若学生确需转学，分两种情况按以下程序办理转学手续。小学生学籍管理的上级主管部门可以是县教育局也可以是学区，依当地实际情况而定。第一种情况转入学校和转出学校的上级主管部门不同时，学生的转学程序：第一步：先征得原就读学校口头同意后，从接收学校开具“甘肃省普通中小学转学接收函”（样表附后）；第二步：持“甘肃省普通中小学转学接收函”到接收学校的上级主管部门签注审批意见；第三步：将审批后的函带到原就读学校存档，由原就读学校开具“甘肃省普通中小学转学介绍信”（样表附后）；第四步：学生或家长持转学介绍信到原就读学校的上级主管部门再签注审批意见；第五步：将审批后的转学介绍信交接收学校存档，并办理入学手续。第二种情况转入学校和转出学校的上级主管部门相同时，学生的转学程序：第一步：先征得原就读学校口头同意后，从接收学校开具“甘肃省普通中小学转学接收函”（样表附后）；第二步：持“甘肃省普通中小学转学接收函”到接收学校的上级主管部门签注审批意见；第三步：将审批后的函带到原就读学校存档，由原就读学校开具“甘肃省普通中小学转学介绍信”（样表附后）；第四步：将转学介绍信直接交接收学校存档，并办理入学手续。转学（入）学生的注册和建卡：第一种情况：转学（入）的学生来自不同代码的学校，根据其转学（入）的年级，在本校该年级新生注册表中进行学号编码（在现有学生学号编码的基础上顺延）。然后由班主任为其建卡，在班级注册登记表中补填该生的信息，并在学籍异动栏内填写“转学（入）”。第二种情况：转学（入）的学生来自同一代码的学校，可以按本校学生对待，将其原“小学生信息登记卡”转入本班。（这种情况主要是指由使用同一学校代码的教学点或村小转入的学生，也就是我们平常所说的从挂靠学校中转入的学生）。转学（出）学生在各表中相应年级学籍异动栏内填写“转学（出）”。如果接收学校与原就读学校使用同一代码，则将该生的“小学生信息登记卡”直接带到接收学校；如果接收学校与原就读学校不使用同一代码，则该生“小学生信息登记卡”仍保留在原班级资料夹中。（4）“死亡”和“退学”学生信息的更新

“死亡”和“退学”学生应在“班级学生注册登记表”和该生“小学生信息登记卡”中的学籍异动栏内填写“正常死亡”或“非正常死亡”及“退学”，其“小学生信息登记卡”保留在原班级资料夹中，排放在最后。三、信息的汇总

信息的汇总主要由系统软件功能自动完成或者运用Excel功能来完成。手工信息的汇总主要设计了每学期之间“学生异动情况统计表”（表样附后），学校、年级和班级通用此表，对于有计算机设备的学校，学生的信息录入系统后，手工填写表也可由系统自动产生；对于没有计算机设备的学校暂时还需手工统计填写。“

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学期学生变动情况统计表”（表四）要每学期填写一次，新学期开学后两周内完成。数据的填写与“小学生信息登记卡”及其他表册相吻合。表中各项信息填写说明：

1、“本学期初学生数”：指本学期开学时本班注册的学生数。如果本班是一年级新生，则本行数字为实际招收的新生数加上留级（入）的学生数。2、“上学期初学生数”：指上学期初填写“

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学期学生变动情况统计表”中的“本学期初学生数”。3、上学期初到本学期初期间学生的增减变化数：上学期初到本学期初期间学生的增减变化数=本学期初学生数-上学期初学生数=增加的学生数（转学入＋复学＋留级入+调班入+降级入+跳级入+新招学生）－减少的学生数（转学出+休学＋留级出＋调班出＋降级出+跳级出+退学＋死亡+毕业学生）。上学期初到本学期初期间学生的增减变化数，用正负数表示，如果减少学生数大于增加学生数其结果为负数。如：上学期初到本学期初期间学生的增减变化数4人=本学期初学生数有54人－上学期初学生数50人=增加的学生数8人（转入5人＋留级入2人＋复学1人）－减少的学生数4人（转出2人+退学1人+留级出1人）。4、“有生理缺陷的学生数”和“残废的学生数”：按本班“小学学生信息登记卡”上学生“健康状况”中“有生理缺陷和残废”数统计。

5、“新招学生、毕业学生、转学（入）、转（出）、退学、复学、休学、留级（出）、留级（入）、降级（出）、降级（入）、跳级（出）、跳级（入）、调班（出）、调班（入）、正常死亡和非正常死亡”数：均按本班“小学生信息登记卡”中的记录汇总。另外需要说明：

①此表可分别用于学校、年级、班级统计学期之间学生异动情况。在表头“□”内打“√”选择使用范围，如“学校”前的“□”内打“√”，表示学校的“/学年第学期学生异动情况统计表”；“班级”前的“□”内打“√”，表示班级的“/学年第学期学生异动情况统计表”。②在学校使用时，增加与减少栏目中的“调班（入）=调班（出）”、“降级（入）=降级（出）”、“跳级（出）=跳级（入）”；在年级使用时，增加与减少栏目中的“调班（入）=调班（出）”。③学校、年级、班级使用“

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学期学生异动情况统计表”的方法有所不同。学生异动情况统计（班级用）步骤:第一步：每一学期在“小学生信息登记卡”上及时记录学生的异动情况，并在“班级学生注册登记表”中相应栏目注明异动情况；第二步：在新学期初，核对班级整个资料夹中学生的“异动”情况；第三步：在“班级学生注册登记表”中记录学生的“异动”情况；第四步：在新学期开学后两周内，根据“班级学生注册登记表”中的异动记录，分别统计各项异动数据，并填写“

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学期学生异动情况统计表”。“填表人”一般指班主任。“审核人”指校长或者学校指定的其他负责人。学生异动情况统计（年级用）

这项工作需要由年级组长或教导处负责完成。此表可统计有两个或两个以上的平行班级的年级汇总数据，将各班级的“

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学期学生异动情况统计表”汇总即可。年级“

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学期学生异动情况统计表”汇总表中：“调班（入）=调班（出）”。“填表人”一般指年级组长。“审核人”指校长或者学校指定的其他负责人。学生异动情况统计（学校用）

此表由校长或校长指定的其他负责人完成。一般在新学期开学初可以召集负责统计年级学生异动情况的教师（班主任），共同汇总学校学生异动的数据，把各年级或各班的“

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学期学生异动情况统计表”汇总即可。学校“

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学期学生异动情况统计表”汇总表中：“调班（入）=调班（出）”、“降级（入）=降级（出）”、“跳级（出）=跳级（入）”；“留级（入）－留级（出）=毕业班留级（入）。作为学校统计表使用时，本学期学生人数＝上学期初学生数＋增加的学生数（转学入＋复学＋留级入+调班入+降级入+跳级入+新招学生）－减少的学生数（转学出+休学＋留级出＋调班出＋降级出+跳级出+退学＋死亡+毕业学生）。如本学期初有208人=上学期初200人＋增加学生数59人（新招45人+转学入3人＋复学1人+留级入5人+调班入5人）－减少学生数51人（毕业40人+转学出2人+退学1人+调班出5人+留级出3人）。填表人：指校长或由校长指定的专人。审核人：指学区区长（主任）。四、信息的管理

信息的管理分为纸质信息和电子信息管理两部分。（一）纸质信息的管理

纸质信息采用资料夹来存放。资料夹有学校资料夹和班级资料夹两种，分别存放不同的表格。学校有两个资料夹，一个保存学校基本信息登记表、各年级的“

年学校新生注册表（小学表一）”和每学期学校的“

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学期学生异动情况统计表（小学表四）”。另一个保存各级检查时填写的“学校执行情况监测评价表”和转学、休学、复学、退学等手续。班级资料夹中保存“

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学期学生异动情况统计表”（表四）、“

年学生班级注册登记表（小学表二）”和每个学生的“小学生信息登记卡（小学表三）”。1、资料夹的保管要求将各班级的资料夹和学校资料夹统一由校长负责，教导主任或学校学籍管理员（专人）保管。当学期初和学期末班主任填写和整理班级资料夹时，将班级资料夹发给班主任，填写完整后经校长或教导主任审核无误，交学校学籍管理员集中保管。班主任更换时通过校长或专管人员审核，双方签字后移交给新的班主任，确保表格不遗失，数据不遗漏。若专管人员短期离岗时，须委托他人保管，要有交接记载（可设交接记录薄），确保表格不遗失。若专管人员调离或调换时，要有交接手续，双方校验并签收。校外人员查阅时要经学校分管领导同意。1、学校资料夹的整理：学校资料夹内资料的插放顺序为：首页插放“学校