中国档案史812章

第八章隋唐时期的档案和档案工作第一节

文书档案机构的发展和官吏地位演变一、文书档案机构的发展和官吏设置历史背景（隋唐建立概况）隋朝疆域图唐朝前期疆域图唐朝最盛时疆域图唐朝702年疆域图唐朝后期疆域图（一）三省六部制下的文书机构和人员1、三省是隋唐时期中央最高辅政机构，也是文书档案工作的最高管理机关。唐代确立了“中书出令、门下审议、尚书执行”的三省分权运行体制中书省

三省制实质上是以中书省为中心确立的，中书省负责以皇帝名义草拟制定各种文书，各级官府上呈的奏章文书亦由中书省负责转呈皇帝，并草拟批复。除此之外，还参与朝廷的各种重大活动，职权比较广泛。

中书省长官为中书令（内史令、内书令），副长官中书侍郎（内书侍郎），专掌机密，草拟诏令，参议朝政。门下省

门下省负责对中书省草拟的文书进行审核、封驳。长官侍中，副长官门下侍郎（黄门侍郎）二人。

重要属官左散骑常侍二人，左谏议大夫四人，掌规讽过失、谏渝得失；给事中四人，掌审核封驳文书；左补阙、右拾遗，谏讽之官；起居郎二人（曾由给事中、谏议大夫兼任），掌天子起居法度；门下录事四人，掌文簿、传制、诏敕装函保管。尚书省

尚书省官署又称尚书都省、都堂，长官尚书令，副职左右仆射各一人，下辖吏、礼、户、兵、刑、工六部，长官尚书合称“八座”，左右仆射下设左右丞各一人，统领全国政务。

唐代六部分三等，吏、兵为前行，刑、户为中行，礼、工为后行，各官员升迁按后、中、前的次序递进，中唐以后六部尚书成为官员迁转的资历，不一定表示实在的职务三省之间的关系

魏晋初建三省六部制，隋唐确立和发展，形成了分权运行机制：“中书出令，门下审议，尚书执行的局面”。三省之间职责明确，相互配合且相互牵制；各种职官分工细密，职守分明。由于三省长官位高权重同于宰相，所以中书令、尚书令常不授人，而以次官代行其职。2、翰林院在中央兼管文书、档案工作的机构还有翰林院，翰林院由君主的文学侍从发展而来，备皇帝顾问，其人员从朝官中遴选。3、宦官机构

宦官机构：文书档案工作机构中的一个重要部分。内侍省和殿中省：掌皇帝诏旨传递和衣食起居等。内侍省长官内侍、副职内常侍，隋初宦官担任，隋炀帝改称长秋监，用士人分别担任长官和副职，称长秋令和少令，而低级事务人员使用宦官。掌握王朝重要文书传递、典守重要典籍档案。内枢密使和宣徽使：设于殿中，专用宦官掌管章奏传递、传达诏旨，渐参机密，宦官专权时参与朝政，宰相之权多被侵夺。4、九寺五监和御史台九寺五监属于事务性职官。九寺是：太常、光禄、卫尉、宗正、太仆、大理、鸿胪、司农、太府；五监：国子监、少府、将作、都水监、军器监。各掌任内档案文书。御史台：最高检察部门，下设台院、殿院、察院，纠察弹劾百官、审判不法，根据各部门任内档案记录审核百官（二）地方文书档案机构和人员的设置

隋唐地方官制基本相同。唐代地方行政制度初期实行州、县两级制，据地理位置、辖境大小、户口多少和经济发达程度划分等级，安史之乱前分州（府）、县两级，中后期分道、州、县三级，各长官下分曹治事，设参谋、掌书记、（录事）参军事等人员掌文书、计簿、军事等文书档案。二、文书档案官吏的地位极其演变（一）高级文书档案官员

1、选拨途径（1）科举考试（2）名士征召（3）据其才能考课由低级逐级提拔（4）皇帝直接任命（二）低级文书档案人员任用途径

主要指在中央和地方国家机构中，从事一般文书档案工作的人员。如书佐、令史、书吏等，他们数量庞大，由各级官府根据事务繁简确定聘用人数，属于不入流品，即官品低级文书档案人员，但是却在基层文书档案工作中发挥着无可替代的作用。（三）文档官吏地位的演变历史背景：从魏晋南北朝开始，官与吏的分途越来越明显，也是书档案官吏职任作用、地位和选任条件发生变化的划时期。1、隋唐时期政治制度的发展变化，国家机构和职官分工的发展。（1）记注和典守职掌的分离（2）形成了专职编史的官员2、隋唐时科举制度诞生，选官用吏完全成为两条途径。文档人员的选用上：在政府机关中从事具体文书档案工作的人员，多数只是掌管文书的抄录和典守，属于吏，不能通过科举入仕，即使通过了考课铨选，也只能担任比较低级的官职，与官之间有着严格的等级界限。虽然他们地位低下，但是在国家的政务处理中却起着重要的作用，承担着官府的日常行政事务，维持着国家机器的正常运转，同时也是胥吏之害的根本原因。第二节

隋唐时期的文书档案及其管理制度一、文书、档案名称1、皇帝专用文种制、敕（chi）、册——皇帝专用文种。册书：又称册、册命、册文，立皇后、太子、封王等事用。制书：大赏罚、大除授、赦宥、慰问等用。慰劳制书：用于“褒勉赞赏”，即将帅得胜，臣僚有功于国时，皇帝表示慰问、赞赏的文书。

发敕：亦称发日敕，唐时废置州县、增建官吏、发兵、除免官爵、授流品以上官用

敕旨：批准臣下建议并予以施行的文书。

论事敕书：慰问公卿，戒诰约束臣下。

敕牒：皇帝命令臣下对某事依据旧典施行时使用的文书。

令：皇太子下发的专用文种。

教：皇后、亲王、公主专用文种。2、官府下行文

符：官府中尚书省下于州、州下于县、县下于乡用符。

堂帖：堂帖子，政事堂指挥官府百司行政的文书。

堂判：宰相处理裁决各类事务的文书。

告身：以尚书省吏部或兵部的名义颁发的授予官爵的文书。3、上行文沿用表、启、状、牋、牒、议、疏，还有：

牓子：百官向皇帝奏事时用。

熟状：宰相呈报皇帝审批处理的一般日常行政事务文书。

辞：一般百姓、官吏的上呈文书。4、官府间平行文

沿用前代关、刺、移。5、专门档案

（1）记注档案：记载封建统治者言行的文字材料，主要包括古代帝王的起居注和时政记。

1）起居注：古代记载帝王言行的册籍，起源于古代史官记注，名称始见于《汉武帝禁中起居注》。2）时政记：皇帝和宰相的议政记录。起居郎不能记录国政机密，故唐有官提出宰相撰录军国政要，每月封送史馆；后来由中书门下丞随时撰录，每季送史馆。（2）甲历档案：是我国封建社会中期在官员铨选、任用过程中形成的一种专门档案，可谓官员人事档案。甲历档案的主要内容如下：1、选解与家状；2、铨注及告身；3、考课材料；4、赏赐勋爵材料（3）赋役档案：包括手实和计帐。

手实：就是由户主登录的本户人口、年龄和受田的户籍。计帐：是地方机关根据户籍（手实）造报的第二年赋役预算册。唐玄宗开始规定两者一式三份，除州县各存一份外，另送尚书省一份。（4）舆图档案：隋一统全国后为了控制和掌握地方情况，隋文帝时开始下令各州县将各地地图上报尚书省。唐时，规定全国各州府每三年绘制一次（德宗时改为五年一造），连同户籍一起报送尚书省兵部职方司，并据此绘制全国地图。如，《海内华夷图》二、文书档案工作制度和律令

（一）文书档案工作制度

1、“四禁”制度

这是针对负责起草皇帝记令文书的中书舍人而制定的。其内容为“一日漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰忘误，所以重王命也。”即在起草文书时，必须注意保守机密，及时迅速，并杜绝出现遗忘和其他差错。2、用纸制度

唐代随着纸张的普遍应用，在文书用纸方面制定了严格的制度。当时，纸张的种类很多，原料、色泽各有差异，其用途也有区别，如黄纸(中书会人起草记令文书时用)、白麻纸(翰林学士起草文书时用)、白藤纸(皇帝为赏赐、征召而颁发的救书用)、黄麻纸(慰问出征将士的叙书用)、五色金花白背纸(对邻近少数民族国家国王的赏赐放书用)、金花五色统纸(用于任命将相的告身文书)等。仅从公文用纸上就可以判别出不同的发文机关和文书的种类。这一制度使文书整齐、统一，便于分类保管。3、贴黄制度

也称贴黄、押黄。是唐代首创的公文改错制度。宋代叶梦得在其《石林燕语》中写道：“唐制，降放有所更改，以纸贴之，谓之贴黄。盖放书用黄纸，则贴者亦黄纸也。”即唐代的救书是用黄纸书写，当公文有错误需改正时，便用同样的黄纸，覆盖在有错误的地方。这一制度历代沿用。4、一文一事制度

即规定一份公文只叙述一个问题或一件事情，不同的事件要分写不同的公文。这一制度防止了公文行文的混乱，对提高公文的准确性，及时性有积极作用。5、公文签押、判署制度

即公文制作完毕后，文书制作人及主官要签字画押，然后交监印官审问盖印，称判署或判押。监印官判署后，要登记注册，并定期将登记册上交入库，以备查夸。这一制度是为了防止伪造公文，保证公文的准确与安全。6、文书邮递制度

唐代一般文书由驿负责邮递。驿分陆驿、水驿、水陆兼有驿三种。中央里由兵部管理，地方由道判官，州兵曹、司马参军县由县令分别综理。规模分六等，每一等拥有的马匹、驿夫数量不同，一等驿马16匹，驿夫20名；六等驿马8匹，驿夫两三名7、文书归档制度

唐规定，文书经办完毕，主管机关要在文件上打上红色标记，并在文书上端写明年、月、日，然后送库房收存。“凡文案既成，勾司行朱毕，皆书其上端，记年、月、日，纳诸案。”“凡施行公文应饮者，监印之官，考其事目无或差谬，然后印之，必书与历，每月终纳诸库。”8、档案统计制度

唐规定，王朝机关所受制敕和上报计书、奏书以及尚书省收受文书数量，年终要进行统计，京师各机关都要于四月一日报尚书省，地方各州经本部门勾官审查后封印附记账报尚书省，六月一日尚书省召集各州令史核对，隐瞒不报者记入考绩材料9、档案鉴定销毁制度

唐代规定，文书中诏敕、奏案、考案、补官解官案、祥瑞、财务、婚、田、良贱、市案等此类需要长久保留，其他文书每三年一鉴定，不需要长久保存的拣除，并要具录事目为记，同时再保留一定年限，根据实际情况保留，年限满则可按照规定销毁处理。10、档案移交制度

文书在传递移交的过程中，所有经手人都要登记，以后期核对，保证有效传递。二、文书档案工作的律令1、唐朝的法律形式分为律、令、格、式四种。律是国家的的基本法典，采取诸法合体的编纂形式，集刑事、民事、军事、行政、诉讼等内容为一体，但以刑律、刑罚惩罚手段为主，用于正刑定律。与令、格、式相比，律具有绝对的权威性和相对的稳定性。令是律的补充，是关于国家体制及其基本制度的法规，主要规范国家政权的组织形式、运行程序和制度，以严格尊卑贵贱秩序。格是国家机关各部门及百官日常办事的细则，也是皇帝有关诏令的删辑。式是国家机关的公文程式和行政活动的细则。2、针对文书起草的律令（1）必须遵守避讳制度，出现违避或起草失误者依刑处罚。“诸上书若奏事，误犯宗庙讳者，杖八十；口无及余文书误犯者，笞五十；既为名字误犯者，徙三年。”（2）针对文书邮递及处理：文书邮递延误时间，一日杖八十，二日加一等，罪止徒二年。军务要速则加三等；废阙者，违一日加役流；泄露军机者绞刑。传送文书该用驿夫而不用，不该用而用的杖一百。传递过程中不签署登记者，或者登记错误者，也以此受刑。（3）针对文书保密：泄露大事机密者绞刑，非大事机密者徒一年半，泄露给外国者，加一等。转传大事者，传者首犯，被传者从犯，杖八十。（4）针对伪造、盗窃、毁坏文书者：伪造、增删文书的绞刑，未遂者减一等；盗窃文书的徒二年，涂改印的杖一百，重大损毁的加一等，毁纸卷的再加一等；丢失毁坏文书的与盗窃同罪，非故意的则减二等，误毁印、符、移等，杖六十。三、唐朝的文书档案监督检查制度也称勾检制度，以唐律、令、格、式等法律规定为准绳，对文书档案工作进行监督的机制和体系，过程包括登记目录、勾检稽失、复查署名，即登记、检查、复查三步。文书监督检查官吏职名称“勾官”，其机构或官吏称“勾司”，职责是“勾检”，即依据文书处理规定的时间，以文书传递为开始日，检查官府对文书处理有无失错和稽程，检查完毕后检查者要签名以示责任。勾官设置及其具体职任：

中央机关除门下省、中书省外均有设置。

尚书省由左右司员外郎是勾检主管官员，具体人员称都事、主事令史、书令史等。

御史台、九寺五监均由主簿“掌印及受事发辰，勾检稽失。”

秘书省“主事一人，从九品，皇朝置，掌印并勾检稽失殿中省“丞二人，从五品上”，“兼勾检稽失，省署抄目”，“主事二人，从九品上”，“掌印及知受事发辰。”内侍省“主事二人，从九品下”，“皇朝置，二人掌付事勾稽省抄也。”尚书省主要勾检职责

尚书省是全国最高文书监督检查机构，也是行政管理勾检部门的中央领导机构，其主要勾检职责除勾检稽失各级官府文案外，还每年勾检京师诸司及诸州前一年的“制敕计奏之数，省符宣告之节”。勾检制度特点

首先，勾检过程以法律为客观准绳，按制度稽查，不能凭勾官主观臆断；

第二，勾检官吏设置普遍，从中央到地方均有不同名称的勾官。

第三，勾检方法是本官署内部勾检与上下级勾检相结合。

第四，勾检的最高官府是全国最高行政管理部门尚书省。第三节

唐朝甲库三个主要相关概念

1、甲历档案：也称甲、甲历或官甲，我国封建社会中期，唐朝时在官员铨选、任用过程中形成的一种专门档案，也可以称之为官员人事档案。2、甲库：甲库是唐朝中书、门下、尚书三省机关中分别设置的专门保管官员甲历档案的机构，它是国家机关中专职管理具有现行作用的人事档案的机构。甲库产生的历史条件3、铨选制度唐代形成的主要选官制度。唐代为了确保任官权力完全集中到中央，规定除王朝中央最高官员由皇帝直接任命外，其余官员一般都由吏部按照选补某种官缺的需要统一选补。不论考试、门荫或原官起复均由吏部统一铨选，铨选内容包括审核官员候选人的各种材料，如履历、考绩、职名等，根据这些材料来确定选用官员的名册，然后报丞相，再上奏皇帝授官，五品以上制授、六品以下敕授。一、唐朝甲历与三省甲库的职任唐代文官由吏部铨选（武官由兵部铨选），唐甲历档案主要由吏部形成的。唐代铨选每年一次，五月份，首先由吏部颁“格”（即选人资格）于州县，合格者（即已经“出身”——通过科举考试、门荫或原官起复等途径获得铨选的资格）领取履历表并填写，十月份汇总到吏部，由主管吏部甲库的吏部南曹对选人甲历进行检查核实，无误后送吏部选曹铨选（六品以下还要经过“身、言、书、判”的考试），然后反复讨论和谈话后，拟委任状，注明某种官职，形成“甲”经过尚书省长官“署甲”后，过门下省，此时称“官甲”，门下省审核（此过程称过甲）同意后送中书省，中书省同意则在所进官甲上书“可”字，称“敕甲”，原件则退回门下省归档，并抄送尚书省吏部执行，盖“制可”骑缝章，同时对授官者“各给以符，而印其上，谓之告身”（即授官的凭证）。二、唐朝甲库的产生、发展及其管理1、唐朝甲库产生和管理甲库的诞生既是封建政治发展的需要和产物，同时也受到封建政治发展的影响，封建官僚体制的弊端也反映在甲库管理上，唐中后期政治腐败，甲库管理也不可避免到出现腐败和混乱。2、唐朝三省甲库关系

具体管理上，三省甲库既有分工、又有联系，形式上是官员人事档案库，实质上是一个封建国家中央人事档案库。对于三省甲库而言，吏部甲库是甲历主要收藏机构，它不仅保管本部门所形成的官甲、勋封甲和考功簿书，同时也保管其他平行机关、隶属机关以及非隶属机关的官甲和朝廷命官的敕甲；中书省甲库收藏的主要是王命制辞的敕甲；门下省甲库的甲历档案则有多种。第四节唐朝对档案的收集和利用一、官修史书制度的确立1、确立

自东汉至唐初，虽然历代都设馆修史，但未能形成有职守有组织的定型机构。贞观三年（公元629年），唐太宗改组史馆，把史馆移到皇帝直接控制的门下省，统一由宰相领导，从而正式确立了官修史书的制度，一直沿袭到清朝，直至民国。2、原因

（1）从唐统治者主观意识看一是加强封建统治的需要；二是统治者的重视，特别是唐太宗的重视；三是法律上的支持（2）从客观条件看

一是唐朝经济的稳定发展和文化的繁荣的要求二是造纸术的发明和成熟为篇幅浩大的史书编纂提供原始材料3、唐朝史馆的组织唐朝史馆的组织十分完备，据《唐会要》和《日唐书·职官志》所记，由宰相直接监修国史外，设“修撰”“直馆”等若干人，有在朝官和在野官分别担任。这些多是当时的一些知名学者，如刘知几，韩愈都曾任史馆“修撰”。另外有“楷书”、“典书”、“掌故因”等人员，组织分下十分齐备。其中的“典守”就是史馆门案库的管理人员，“楷书”是抄录编次档案的人员。二、史馆对档案的收集为了保证修史的基本材料，唐王朝制定了《诸司应送史馆事例》，这是唐代史馆征集档案出料的法律性文件。《事例》明确规定了各机关应送文馆档案的种类，负责报送的部门、报送方法和报送时限，内容详尽而具体三、史馆修史的成就在征集大量档案基础上，唐代史书编纂是很有成就的。“二十四史中的《晋书》《梁书》《陈书》《北齐书》《周书》《隋书》《南史》和《北史》都成书于唐朝的史馆。在这些史籍的编纂过程中，史馆部曾广泛利用过包括大量档案在内的各种原始材料。特别是对《周书》《隋书》的修撰更是如此，由于周与隋两、朝距唐最近，而且隋唐两代的建立，宫廷未遭严重破坏，仍有大量档案遗存，史馆都曾广为利用。1、《唐六典》2、唐律疏议3、通典四、谱牒修撰的盛行1、唐初大规模的修撰谱牒共有三次第一次是贞观初年。唐太宗命高士廉、韦挺、岑文本、今狐德等主持撰修谱牒。第二次是高宗时。此时武则天当政，中书令许敬宗以贞观《氏族志》未载武氏的族望，吏部尚书李义府也以《氏族志》中没有李氏的世系，于是奏请改修。第三次是中宗复位之时。当时左散骑常待柳冲认为《氏族志》《姓氏录》颁行已、近百年。士族兴衰变化很大，于是上表请加以改修。2、唐代谱学的性质性质：抑制旧士族。高士廉等修《氏族志》奏上，唐太宗命令不准沿袭南北朝以来以山东士族为高门的惯例，而要以当今的官品作门第高低的根据，没有做本朝高官的士族，即使崔、卢也好，李、郑也好，王、谢也好，都得把门第品级降下来。原稿中列第一等的清河崔民干，一下子降到了第三等，这对于以门第高贵妄自尊大的旧士族，无疑是巨大的打击。3、唐初的谱学和谱家唐初的著名谱学家路敬淳、柳冲、柳芳着、韦述等。4、谱牒修撰的发展与衰落第五节

现存唐代历史档案发现地点：敦煌石窟遗书和吐鲁番文书。发现时间：清光绪26年，即公元1900年，共计约四万余件。

涉及内容：户籍、手实、计帐、受田帐、欠田帐、退田帐、收支文簿、告身、辩辞和录案、租佃买卖契约、私人信札等。课后复习题1、简述唐文书档案机构的发展？2、简述唐文书档案官吏地位的演变？3、解释：甲历档案。4、试评价三权分权制度？5、解释：舆图。6、唐代勾检制度的主要特点？7、解释：甲库。8、唐朝甲库的产生、发展？9、唐朝甲库的管理？10、简述唐朝史官的组织机构？第九章宋朝的档案和档案工作宋朝概况：宋朝（公元960年—公元1279年）北宋：960年—1127年南宋：960—1279年北宋疆域第一节宋朝的文书档案机构和官员一、中央机关文书档案机构设置与官吏任用

1、元丰改制前政事堂（又称中书门下）：脱离三省独立，是全国最高行政机构，文书的最高主管机关。下设五房办事，其中文书档案机构有孔目房（掌文书案牍）和勾销房(掌印信)；

文书档案人员：

检正官：每房一人，处理各房文书事务，京官担任；元丰改制后权归三省。堂后官：每房三人，一人登记，一人抄写，一人校对，分工合作。2、元丰改制后中书省下设八房办事，文书档案机构有：主事房：文书收发登记，后改称开拆房；点检房：中书舍人领，查各房文书档案工作；催驱房：催促文书办理；班簿房：掌百官名册和官员档案；制敕库房：掌文书保管，兼管架阁库。中书舍人下设五案人员：上案掌册礼及朝会行事；下案收付文书；制诰案起草诏令；谏官案受关报文书；记注案：皇帝日常言行、起居记录。3、门下省中的文书档案机构：通进司：主管给事中，收受天下文书，进呈皇帝，并颁布文书于四方；银台司：掌天下奏状案牍，纠正文书违失，督促文书办理；章奏房：收受文书交通进司；封驳房：文书审议、封驳；发敕司：颁发文书；进奏院：转发下行文；转呈上行文；上行文不合法式，注明呈报，以示补救。另有登闻鼓院、登闻检院：分别由司谏、正言和谏议大夫掌管。无法通过正常途径上奏的文书都可交登闻鼓院，若登闻鼓院拒绝或处理不妥，则可上登闻检院，有利于皇帝掌查下情，加强统治。4、尚书省：元丰改制后地位突出，副手兼任中书门下长官。分房办事，文书档案机构：开拆房、催驱房、制敕库房、都知杂房（考察都事以下功过迁补）。另左、右司朗和员外郎负责各房文书档案工作的督促监督。5、枢密院：与中书门下合称二府，最高军政机关，长官枢密使，下分十二房办事，文书档案机构有：教阅房：检查军务文书传递；兵籍房：各禁军卫队人员的选补文书；吏房：军种要人的上呈文书；检详官：专掌机要文书。编敕令所：“集诏旨，纂类成书”。

6、三司：最高财政机关，下有文书档案机构：都磨勘司：复核三省帐簿，检验出入之数；开拆司：除了收受文书，也兼发放、催办文书等；发放司：受三司敕牒；催驱司：督察京城诸司帐簿，勾讫等事。

翰林院：成正式成为官署。下设翰林学士承旨、翰林学士等掌制、诰、诏、令撰述，拟制为内制，遇重大机密事则有严格保密措施，皇帝面授机宜后回翰林学士院，内侍锁学士院大门，禁止外人出入，翰林学士要在一夜之内拟旨，誊清后承送宫中。一般诏旨书于御札于御宝由内侍送翰林学士拟制，过程雷同。二、地方机关文书档案机构设置与官吏

1、路：下设四司，各司均有主管起草、书写、保管文书档案的人员，如机宜文字官、书写机宜文字官、文字官等。2、府、州、军、监：

三、文书档案吏员的选用途径

1、选用途径：子弟承袭保引：由名人保举、引荐。投名：即自荐，然后考《诗》《书》《孟子》等而定。考选：每年春天在军百司统考录用吏人。循规蹈矩依次递迁：由实习吏员成为正式人员，至按序升迁，突出成绩，奖功罚过。2、文书档案官吏的区别属不同序列：官和吏有各自独立的不同定额编制，对吏的人事编制有明确规定；

任官方式不同：高级官员由皇帝直接任命或吏部铨选，吏则主要是选差或考任流外；

任职期限不同：官一般是三年一考核，吏则常常是终身制；社会政治地位明显不同：其官服、佩戴、朝会礼仪等有非常明显的差别。第二节文书档案种类和制度一、文书档案种类（宋文书总称文卷或案卷，是档案定义最早起源。）

1、皇帝下行文书七种：册、制、诏、敕、诰命、御札、敕牓。（bang）诰命：对文武官员升迁改秩、内外命妇除授、封叙、赠典的封赠性文书。御札：翰林学士起草，大号令、布告登封、祭祀等用；敕牓：赐酺、戒励百官，晓谕军民；

2、臣僚上行文书札子：亦称箚子，百官上奏火启事。奏状：也称表状，臣下汇报政务的文书。榜子：翰林院专门向皇帝奏事所用。笺：百官奏皇后、妃子、太子的文书。3、各级官府的下行文宣：枢密院以皇帝名义下发的文书，与中书省的敕合称宣敕。箚：枢密院向下级官府发的文书；札子：中书、尚书、枢密院处理公事时的下行文种；省札：尚书省处理政务，长官签发给诸司的文书官府上行文申状：各级官府呈文书于中书、尚书、三司；御史台呈文中书、枢密院；下级官员呈文上级等等官府平行文咨报：翰林院移文三省、枢密院用。密白：枢密院发出的机速文书，不经中书省而直达门下省任命文书信札：神宗后任命官员画旨未给诰前用先用札子任命；照札：官员未给诰命而先行供职，然后颁札子任命，由宰相亲自签押。宣札：宣帖，颁给军校的委任状，可照恩例升补官职；印纸:各官府印发的表、簿就、证件；中书、门下省及枢密院所授官职由官府直接付给，也称印纸。头子：官员赴任、出差发此文，凭此可得到驿马供应。专门档案（1）赋役档案：（2）律法档案（3）例

二、文书档案制度

1、公文用纸制度宋继承了唐的文书用纸制度，同时也有所加强，对文武官员文书用纸作了分别。如，文武官员用纸分五种十二等。

2、重申了一文一事制度凡上书必须一文一事，非一事者，不得同用一状。

3、完善了公文折叠制度唐宋前折叠用卷轴，宋以后按照一定的尺寸大小采用折叠，合起来为一本，开则为多页，便于阅读和保管。

4、补充了公文拟写制度公文改动之处要加盖印章，作为纠正和确认，印刷术发明后，有些具有普发性的文书直接印刷。

5、公文签押、判署制度的严格

6、继承贴黄制度，创立引黄制度

引黄制度：宋百官的奏状箚子等文书皆用白纸，如果意思还没有表达完，需要补充，可将内容摘要书于黄纸，附于文后，也称“贴黄”。同时，臣僚的奏章还要把内容要点、日月、道理书于书文书封面或文首，这一制度就是引黄，便于批阅，分轻重缓急处理文书,提高办事效率。

7、详细了公文密封、编号制度。要求公文装封入一定规格封套，加印、编号后才能发出，文书封皮折角重封，两端要盖印，无印者签名，封面注“系机密”或“急速”，不得引黄。不同类的文书用不同编号。

8、文书邮递制度实行兵为役夫制度，并随牌入递，即发放信牌，凭信牌才能发出急递。递铺分步递、马递、急脚递。十里设一铺，普通文书要日行二百里，急脚递日行四百里。军机文书和其他紧要文书日行五百里。

9、公文收发登记和催办制度宋明确规定文书收发都要登记，登记簿册称文簿、籍、历。中央由通政司和进奏院负责，根据登记监督检查公文办理；催办上严格时限，超过者严格惩处。

10、公文移交制度公文处理完毕后要定期向架阁库移交，这一制度的形成和发展，成为文书和档案工作界限开始划分的标志，标志着文书与档案工作的进一步成熟。

11、文书保密制度对于文书保密有严格详细的规定。对于告发者还有赏钱，私自带公文回家过夜的人员也有处罚。第三节王朝档案库和全国各级档案专职机构——架阁库的普遍建立一、中央档案库和皇帝档案库

1、历史条件及两者关系宋朝前期对档案的收集（1）宋太祖注意收集前朝档案文件和建立自己的档案工作（2）秘书监和三馆（史馆、昭文馆、集贤院）

2、王朝中央档案库——三馆

宋朝三馆，即昭文馆、集贤院、史馆3、帝王档案库的建立龙图阁宋代最早建立的皇帝档案库。详符中建，在会庆殿西偏，北连禁中，主要保存太宗御书、御制文集、典籍、图书、宝瑞之物，及宗正寺所进属籍和皇帝世系等，总5115卷轴册。天章阁天禧四年建，藏真宗档案，中书省和枢密院所记时政记，史馆修的日历、起居注并撰录的《圣政记》。宝文阁真宗时间，英宗时重修，藏仁宗御书、御集等。显谟阁

元符年间建，藏神宗御集。徽猷阁

大观二年，藏哲宗御集及档案。南宋仿北宋也建档案库：傅文阁、焕章阁、华文阁、宝谟阁、宝章阁、显文阁等。（二）宋朝专职档案机构架阁库

1、架阁库建立的必然性

（1）宋统治者加强中央集权的需要宋王朝通过建立专职档案机构架阁库以更好地对官吏控制，从而加强中央集权，严格控制国家政治、经济以及军事。（2）纸张成为文书的普遍载体魏晋以来纸质文书大量使用并急剧增长，订由卷轴改为折叠式，需要扩大贮藏机构并建立适合的保管装具。2、各级机关架阁库的建立

首先，三省制敕库房中架阁库的建立。三省制敕库房主要负责编录制敕文书和提供政务利用的典章条例，其架阁库负责收贮皇帝诏令、制书和条例格式，以及保存机关的一般文书档案。

第二，尚书省六部架阁库。六部仍是行政系统管理文书档案的中心。

第三，枢密院架阁库。枢密院最高军事行政机构，其架阁库保管军籍，武官升迁调转，军事机密，边防布置及作战计划等档案。

第四，三司架阁库。三司掌握着王朝的财政，其架阁库内财政经济档案文籍关系宋王朝至关重要。

第五，其他中央机关架阁库。藏天下诸种档案文籍，如，大理寺藏天下奏狱。

第六，王朝中央档案库——金耀门文书库内设架阁库。真宗天禧年间开始收藏档案于架阁库，主要收藏三司六部档案。这些档案在本衙架阁库存贮一定时期后送金耀门文书库收存，具有王朝中央档案库的性质。3、架阁库的管理制度档案管理上：全国档案集中中央管理。

档案编录——档案汇抄制度。各级机关文书原件要架阁保管，另外还要置册汇抄编录，是我国古代重要的档案管理制度。档案立卷——立卷要求写明张数、封题、年月、事目，要求按照日月依次粘连，还要盖印。档案登记编号——千文架阁法和千字文编号法。宋代普遍采用按年、月、日时序排列、登记、编号、保管的方法。千文架阁法是北宋仁宗时江西转运使周湛创，指档案按照年、日先后为序的连粘保管法。

千字文编号法：在千文架阁法的基础上创立，“以千字文为号，月壹架阁”，即以《千字文》的一千个字前后为序列的编号方法，如以天、地、玄、黄、宇、宙、洪、荒等字编号，到民国时期发展成为以千字文为字头的两级编号法。档案分类——“置册分门”如，一般文书以文种分类，刑名案件以专案分类，按官员分类。

档案的鉴定、销毁——宋律法规定，凡是不需要长久保留档案只保存十年，每三年进行一次鉴定。需要长久保存的移交别库架阁保管。两者都要求在原登记簿上用朱笔注销，写明“除”、“移”年月，并经官差签署。

档案的供检利用——凡是利用查询档案的，要有一名官员监视出入人员；遇官员借用档案要规定借的时限，并作登记，归还时注销，由按察使和季点官检查。档案的移交——移交要登记在案，做好移交手续。档案的保护——对于被水淹、损烂的档案要雇人重新誊写；被火烧掉的，要召集原书写人重新书写。4、架阁库建立的意义（1）架阁库是档案保管装具的变革；（2）架阁库标志着宋代档案工作的发展，是近代机关档案室的雏形；（3）架阁库的普遍设立及其制度具有变革意义；第四节宋代利用档案编史修志（一）官修1、中央机构：①宋代中央一些重要机构都设有编修司，负责木机构伴案文件的汇编。②中书省设有详定编敕所，负责编录中书省须发的条例和敕令格式。宋朝历代皇帝都曾有编救。③枢密院也设有编修司，主要汇编本部门所存的军事档案。2、起居院记录起居注、时政记。3、日历所编修日历。4、实录院编修实录。5、会要所编撰会要。6、国史院修纂国史。（二）私修代表作：《续资治通鉴长编》《建炎以来系年要录》《三朝北盟会编》等。（三）地方志

（四）金石档案

宋代一些学者也开始注意古器物(金、石)古文字的研究和整理，金石学自此形成并取得了成就。欧阳修著有《集古录》，赵明诚著《金石录》，吕大临的《考古图》等。可贵的是这些著作都把金、石作为第一于史料研究，正如赵明诚所说：“史牒出于后人之手，不能无失，而刻辞当时所立，可信不疑”。宋代的封建文人对金石档案的研究是最早作出贡献的。思考题1,宋朝文书档案官吏的选任的途径？2、宋朝皇帝下行文书档案的种类？3、各级官吏的下行文书的种类？4、宋代的专门档案有哪些？5、简述宋代文书工作制度？6、解释：架阁库。7、宋王朝中央档案库的名称？8、试评架阁库制度？9、宋代利用档案修史的显著表现？10、宋代修纂地方志方面的贡献？第十章元朝的档案和档案工作元朝概况：元朝的前身——蒙古汗国（1206年—1271年）建立王朝统治——元初时期（1271年—1279年）建立全国统治——元朝时期（1279年—1368年）最后的余波——漠北时期（1368年—1635年）元朝疆域1元帝国疆域第一节元朝文书档案机构和官吏

一、元朝的文书档案工作机构

（一）文书档案机构和人员的设置

1、文书档案机构设置中书省：总理全国职务，必以皇太子任中书令。虚衔，实际以左右丞相、平章政事为宰相，左右丞、参知政事为副职，右丞相必蒙古人担当。总领三省事务，同时也是全国文书总汇机关，凡所有公事都经中书省确定方可执行。

枢密院：掌兵事；由皇太子兼领，虚衔，实际由枢密院副史、同知枢密院事主持。御史台：司百官黜陟；御史大夫、御史中丞各二人，下设殿中寺和察院，其中察院设监察御史若干人，后改称肃政廉访使。元朝全国划分二十二道监察院区，凡燕山河北道等内八道由察院派肃政廉访使常驻地方

翰林国史院：制诰起草，兼修国史。蒙古翰林院：参与制诰起草，主要是蒙古诰。内八府宰相：礼赞文墨之事辅弼太子，元朝特有制度。典瑞院：典守符宝。另有寺、监、卫、府各有其文书档案人员2、专门的文书档案机构承发司：在以上从中央到地方的机构中，所设文书档案机构并不系统，但是受到游牧习俗沿影响文书机构设置比较少。其中一般设承发司负责机关文书的收发、启封、上承下达，或者设置经历司“职掌案牍，照领一切公事，务必不犯迟错。”

照磨所：掌磨勘审核钱谷、计帐、刑狱及文牍之事，是文书档案监察机构。架阁库：各级官府均有设置，专门保管办理完毕并经监察机关检查照过的文案，业务上同文书工作有明显区别。有中书省架阁库、蒙古架阁库和回回架阁库。另外，六部分左部架阁库和右部架阁库，从枢密院到地方府、州、县也都设有架阁库，并配专门官员管勾管理。（二）吏员出职制度

1定义元朝选拔官员的主要途径。指吏员任职期满，无过错，可以脱离吏职升官员的制度。元朝任官制度的最大特点是重吏轻儒，吏员出职有不同的规定，吏员以其在职衙门品级的高下，而分为不同等级；同衙门的吏职，地位也不同。凡是路、府、州、县地方级衙门的吏员考满出职一般仍任流外职，称“吏员”；六部以上衙门的吏员考满出职则可入品，称“有吏员出身”。（因为，元实行贡吏之法，六部以上令史主要靠每年贡儒吏补充，一般以30月一考，三考为满，但出职最高只能升到四品官。第二节元朝文书档案及其管理制度（一）文书种类皇帝文书：基本沿用了前朝文书种类；臣僚上书用奏，给太子上书用启；上行文：申：宋朝始用。元朝六部行文中书省、各路行文中书省用申文；在不相统摄的衙门中，六品以西行文三品，七品以下行文四品，八品行文以下文五品，都用申。咨呈：行中书省向中书省行文所使用的文书。牒上：用于品级稍低的衙门向其不相统属的品级略高的衙门行文，如四品行文三品等牒呈上：也用于不相统属的官署行文，品级差别较之牒上要大，如五品行文三品，六品行文四品等状：个人因事向官府报告或申诉时使用的文书；其中，府吏或司属吏目以个人名义呈上的称曹状；吏目差役等承办公务、明确责任而形成的责任状、责4领状；诉讼中所形成的的有诉状、取状（供词）等。下行文：札付：“札付”是中书省、御史台、行省、行台使用的下行文；咨付：“咨付”是中书省向行省行文所使用的文书。今故牒：用于品级略高的衙门对不相统属的品级稍低的衙门行文。指挥：用于品级相差较大，又不相统属的衙门。平行文：咨：元朝中央品级较高的衙门相互行文用关：用于诸司之间平牒：用于品级相同或相近而不相统属的衙门（二）文书管理制度

1、文卷登记和勾销制度防止公文处理稽迟和便于监督检查，收进文书要逐渐登记、编号、书写发文时间，办理完毕后要经监察官员照刷，朱销文簿要附文卷送架阁库保存，以备照刷磨勘。2、行移公事程限和崔办制度

《元典章·吏部七》载公事催限如下：在都诸司局，十日一催，五日再催。外路至都，五百里内，十五日一催，十日再催；五百里外，三十日一催，二十日再催；千里外，五十日一催，四十日再催；三千里外，七十日一催，六十日再催。常事备加事速限五日第一次，第二次皆备细缘由，随即应报官司，皆得牒到日为始。“办公逾限，一催，再催，依例主催不报者，问罪’’。

3、圆佥文书制度是蒙古族原始军事民主制度的产物，元朝建立后，保留此制度，一切公务，官员必须圆坐议处，除因差不能参加外，都要自上而下的圆书图押。

4、照刷磨勘文卷制度“明察曰照，寻究曰刷，复核曰磨，检点曰勘。”是对政府文卷的定期检查审核，看有无稽迟、失措、遗漏、规避、埋没、违枉等情弊，有则限期改正，每次照刷新卷，都要对上次照刷未被通过的文卷进行磨勘。

5、文书立卷制度主要使文书立卷和文书承办衔接紧密，立卷工作由文书承办部门（人员）完成，对于现行未结、逾期未绝，以及已绝而未经照刷文卷，要分别登记在册，以后再收文案，以熟事、生事，另立卷宗。这种区别新案、旧案的立卷方法保持了一宗文件的历史联系，是一种按问题或事件调整立卷的方法。

6、公文驿传制度按工作性质分三类：一是普通驿，传递一般性文书；二是急递铺，专门传递中书省、六部、宣慰司及沿边军事文书；三是海青站，只在战时或紧急军事行动期间设立，专门传递军事紧急情报，属于非常设军事驿站。第三节档案管理制度

1、架阁库管理制度文书办理完毕后要每季分拣整理，按根据事情主题分类后，在文卷上写明“事目”和“首尾张数”并以年月日顺序编排登记，再由勾检人员亲自检查无误后送架阁库归档。入库档案管理办法类似现在管理办法。

2、区别文字分别架阁制度主要有畏兀儿文、蒙古新字、汉文，所以中书省设架阁库、蒙古架阁库、回回架阁库。

3、当面交卷制度为确保文书安全，规定新旧人交替时要责令当面对卷，交付。第四节档案的利用

1修宋、辽、金历史

2

设实录院和国史馆编修实录和国史

3编纂政书：如，《元典章》、《大元通制条格》。4私人修史：相对前朝而言数量非常少，如赵天麟《太平金镜策》；郑介夫《太平策》。第五节现存元朝历史档案

黑城子文书：黑城子初为西夏黑山威福军司治所。东西长约440米，南北宽370多米；城墙全系夯土筑成，高10米多，顶宽约4米，基宽12米。虽经近千年风沙剥蚀，流沙堆积直达城垣顶部，但仍然不难看出它当年的雄伟风貌。城西北角保存有一座基本完好的土塔，上尖下圆，挺拔庄重，系西夏建筑。城外西南角，有一处穹隆式建筑，基本完好，为伊斯兰清真寺。城内其他建筑已倾毁，但旧时城内的官署、街道、民居还依稀可辨。复习题1、元朝掌理制诏起草的机构是什么？2、元朝文书名称的种类？3、简述元朝管理文书制度的新进展？4、解释：圆佥文书制度。5、解释：照刷磨勘文卷制度。6、简述元朝档案管理制度？7、元文宗时官修的政书是什么？8、现存元朝历史档案有哪些？9、解释：黑城子文书档案。10、简述元朝吏员出职制度？第十一章

明朝的档案和档案工作明朝概况：明朝是中国历史上最后一个由汉族建立的封建王朝。完整的明王朝历史进程分为四期：明朝的前身——西吴时期（1364年-1368年）建立全国统治——明朝时期（1368年-1644年）江南半壁——南明时期（1644年-1662年）最后的余波——明郑时期（1662年-1683年）明朝疆域图第一节

明朝加强文书工作的措施一、文书机构和官吏（一）中央文书机构和官吏的设置1、内阁：内阁中具体负责文书工作的机构中书科：诰敕房：制敕房：2、通政使司：3、六科：

4、司礼监和文书房（二）地方文书档案机构

明代大夫机构实行省、府（州）、县三级。

省级设三司：承宣布政使司、提刑按察使司、都指挥使司，也叫藩司、臬司和都司，分别管理行政、司法和军事。都设有经历司和照磨所，负责文书收发、登记、催办。府（州）直接隶属布政司，由经历、照磨、检校等官负责文书工作。

县：主管文书工作的是主簿、典史等。二、文书工作制度的建立和健全

（一）历史背景

（二）具体制度1、文书票拟、批红制度票拟：也称票旨、条旨，是内阁权利提升的标志。批红：亦称批朱，指皇帝对章奏文书的朱笔批示。2、行移勘合制度3、文书保密制度4、文书书写制度5、文书邮递制度6、严禁繁文7、贴黄制度8、公文用纸和字体规定9、公文照刷和磨勘制度：与元代相同。三、文书档案种类和制度（一）文书种类

1、皇帝下行文基本上承袭前代。（略）

2、臣僚上行文题本：明代规定，有关钱粮、弹劾、兵马、刑名等具体政务都用题本，且必须要求官员用印具题，送通政司转交内阁上奏，还要备副本送六科给事中。一般书写在一张长纸上，由左向右折成页数不等本子，展开可以阅读批答，叠起来便与携带收藏。3、专门档案（1）黄册和鱼鳞图册：黄册是记录土地、人丁和赋役的文书；

鱼鳞图册又叫田亩册或丈量册，是登记土地所有权的文书。两者总称黄册，是明代最普遍、数量最多的文书，也是明王朝维护赋役制度的基本工具。（2）军册：是明代控制、管理军士和军户的重要工具，以保障军队兵员补充，即兵源的文书，有效地维护了卫所制度（为补充兵源形成了世代为兵的军户的制度），保证了庞大军队的存在，也使在册军户无法逃避军役，一代为兵，世代为兵。（3）贴黄：明代人事文书，用来考核、任用官吏和进行封赠的文书，即官员的履历表。分吏部贴黄和兵部贴黄两类，随着官员职位的变动而相应变动。第二节明朝档案工作的建立一、明初对档案的重视（一）对本朝档案的积累（二）重视对元朝档案的收集（三）重视各级档案机构的建立（四）明初加强档案工作的措施1、加强了元朝的照刷文卷制度2、对元朝原有档案记载进行考核校正工作3、规定官吏上任必须对档案进行检点4、严格规定各级档案官吏的选拔第三节

明朝档案库的发展一、明王朝中央档案库

1、大本堂

2、后湖黄册库库内黄册档案的管理有十分详细具体的规定用纸规格严格定期晾晒黄册放置查阅黄册严格的保卫保密制度经费上3、皇史宬皇史宬是皇家档案库的集中代表，始建于明世宗嘉靖十三年（1534）七月，主要收藏实录、圣训（宝训）、玉牒。是一座庑殿式建筑，屋顶黄琉璃瓦，吻兽相向，属于最高等级的宫殿建筑。其总体规划和设计思想体现着封建宗法礼制，象征帝王的至高无上。其特点和对档案的保护作用4、文渊阁

在南京明故宫文华殿南，外包砖石，不露木植，为“砖城”。明初为皇帝顾问之所，明成祖即位，命官阶比较低的翰林院编修等官入文渊阁参予机务，成为内阁，乃设文渊阁藏书库。后内阁权利地位上升，掌诏令奏章，文渊阁成为明王朝中枢机要档案库。5、古今通集库

建于皇宫内，位于文渊阁库房之一区，是明皇帝御用库房，也称东阁，清改存銮舆，主要保存皇帝风赐功臣、名将、藩王的诰封、铁券，以及京官、外官的诰封底簿。库内保管的诰敕勘合籍等档案，以千字文或急就章编号——“千号为满，满则续”；每年六月初六，定期晾晒档案图籍。1958年在该处发掘出明朝“古今通集库”石碑。第四节明朝档案的利用和现存明朝档案一、命统治者对档案的利用1、实录编纂2、汇编典章制度3、成就二、现存明代档案简介第一历史档案馆辽宁省档案馆思考题1、明朝内阁中负责文书工作的机构及职责？2、解释：六科给事。3、解释：贴黄制度。4、解释：鱼鳞图册。5、简述明朝档案工作的建立情况？6、明初加强档案工作的措施？7、解释：皇史成.8、皇史成的建筑特色？9、解释：明大浩。10、解释：明会典。第十二章

清朝前期的档案和档案工作工作清朝概况清朝历史（1616年—1912年）是中国清朝时期的历史。从1616年清太祖努尔哈赤建立后金算起，到1912年宣统帝下诏退位为止。共296年。前清：1616—1820前清皇帝太祖：爱新觉罗努尔哈赤1616年～1626年天命太宗：爱新觉罗皇太极1627年～1643年天聪/崇德

世祖；爱新觉罗福临1644年～1661年顺治

圣祖；爱新觉罗玄烨1662年～1722年康熙

世宗：爱新觉罗胤禛1723年～1735年雍正

高宗：爱新觉罗弘历1736年～1795年乾隆

仁宗：爱新觉罗颙琰1796年～1820年嘉庆

前清疆域第一节

清朝前期文书档案工作的建立一、努尔哈赤时期的文书档案工作1、老满文的产生——努尔哈赤时期2、八旗度制——社会基础老满文：明神宗万历27年（1599），努尔哈赤为了文书往来和记注政事的需要，以蒙古字母为基础，结合女真语音创制满文，这种由蒙文脱胎而来的初期满文被称作无圈点满文或老满文。

新满文：天聪六年（1632），皇太极命巴克什达海将老满文在字旁加置圈点，使满文语音、形体更臻完善，这种加置圈点的满文叫新满文或有圈点满文。二、初步建立——皇太极时期的文书档案工作文馆：皇太极天聪三年设于盛京，通称“书房”。主要执掌翻译汉字书籍及记注本朝得失。天聪十年改文馆为内三院，即内国史院、内秘书院、内弘文院。内三院：即内国史院、内秘书院、内弘文院。内国史院撰拟诏令，记注皇帝起居，编纂史书及实录，收藏御制文字；内秘书院撰外交文书、敕谕祭文并录各衙门疏状；内弘文院注释古今政事得失，向皇帝和皇子教学并教诸亲王等。满文老档清代最早官修满文史书。又称《无圈点档》、《满洲老档》、《老满文原档》。旧藏180册。内容始于明万历35年（清太祖丁未1607年）,止于明崇祯九年（清崇德元年1636年）。第二节清初文书档案工作的建立一、文书档案机构的设置（一）内阁、军机处：均是辅佐皇帝处理政务的中枢机关，在清朝高度集中的中央集权制下，仅是呈宣圣命，协助皇帝处理事务的办事机构。也分别设置有负责文书档案工作的机构。1、内阁内阁：“掌议天下之政，宣布丝纶，厘治宪典，总钧衡之任，以赞上理庶务。凡大典礼，则率百寮以将事。”典籍厅：内阁秘书部门，分南、北两厅办事，南厅办阁务，收与各衙来往文书、官员考绩等。北厅办内阁向皇帝陈奏、大典用宝，并收红本表章以及图籍等。

满本房：又称满本堂、满洲堂，校阅题本的满文部分，无满文的由汉本房照贴黄翻译后再交满本房校阅，收京衙门上部本，一并送汉票签处草签。另管理内阁大库和皇史宬的收藏事宜，收发进呈实录，增修王公世爵谱册，办理，一些满文文的书写。汉本房：又称汉本堂，收发并翻译各省上的题本（先由通政司汇收内阁，故称通本），如将册宝翻译为满文。蒙古房：即蒙古堂，翻译各藩本章表文，管理实录、圣训等。满票签处：校阅满文本章，撰拟缮写满文票签等。汉票签处：校阅汉文本章，撰拟缮写汉文票签。诰敕房：由汉本房兼管，专司校阅、收发诰敕册命文书，审核汉票签处诰敕，缮定正本，用宝颁发。封赠诰敕按定式刻版存贮，用时交中书科填写，然后再由诰敕房校阅颁发。稽察房：雍正五年始设，负责催办、检查、回报各衙门执行上谕的情况。批本处：又称红本房，掌呈递本章和题本批红等事务，每日题本由满票签处送批本处，批本处送内奏事处进呈，俟下发后，交批本处依照皇帝阅定的票签，用红笔批写于本面，称红本。再交票签处带回，遇有改签或折本的，要记录存档，按日交发办理。专管红本收发事宜的称收发红本处或红本房、收本房，始设于乾隆年间。副本库：专门收藏题本副本的档案库。乾隆年间建立，而名称正式出现是在《嘉庆会典》中。

内阁大库：建造年代不详，是清朝中央最早档案库，保存内阁和宫廷重要档案文献。馆藏数量之巨、种类之多，分库贮存不同的档案，沿用明代文渊阁建筑，隶属内阁，日常工作由内阁典籍厅和满本房分掌，大库防范严密，闲杂人等不得随便出入。皇史宬

2、军机处军机处：始设于雍正八年，雍正七年因用兵西北，以内阁在太和门外恐漏泻机密，而于隆宗门内设置军机房，选内阁中谨密者入值缮写以处理紧急军务，并辅佐皇帝处理政务。十年，改称“办理军机处”，授银印，简称“军机处”。（1）军机处执掌辅助皇帝处理奏折，撰拟谕旨（2）审办大狱案件；（3）负责重要文武官员的任免；（4）考察、熟悉缮川道里（地方行政区划）兵马钱粮情况，备皇帝询问和行军、巡察以及狩猎所需；

（5）查考大典礼旧案和考证历史事件，供皇帝查阅、御制诗文引用典故，查考书档书写目录进呈；（6）稽查各省各部院衙门汇奏事件等。另设：方略馆纂修方略和保管军机处档案，各官员由军机大臣和军机章京分别兼任；翻书房翻译满汉文书。（二）直接为皇帝办文宣谕的机关

1、通政使司

2、奏本处

3、稽查钦奉上谕事件处

4、中书科

（三）官府文移稽察机构

1、六科：仿明建制而设的独立机关，雍正元年隶于都察院，指责主要有四：（1）发“抄科”：各科每日派给事中一人于内阁领出红本，抄于各个关系衙门承办，同时并抄两份（史书和录书）。（2）注销各关系衙门文卷：顺治十八年规定，各部院事务无论是否承旨办事，都要依限办结，六科各派一员对各关系衙门随时稽察，发现延迟及时参奏，并规定了各科的具体分工。（3）复审文书案卷：敕书的颁发、回缴，稽查核对京察、大计册、各项奏销册、文武生意学册，并复奏秋审、朝审案件，监视行刑等。

（4）封驳：一般很少行使。清朝规定部院都督巡抚的本章，虽然奉旨但是确实有困难无法施行的，准许负责的科封驳，并奏请。若内阁票签有错误，或者都督巡抚上奏之事不妥，六科有封驳的权利。

2、十五道顺治元年将全国按省划分为十五道监察区（京畿、河南、江南等），主要负责监察各省的刑名案件以及文卷的注销工作。监察范围与六科既有明确分工，又有相互交叉。各衙门的文卷每月两次造册送科、道注销，由科、道将稽察情况分别具题汇报。京畿道（乾隆20年后改由河南道）对在京衙门有关钱粮事项的文卷每年八月进行照刷，隔一季后由上级主管部门磨勘复核，有无改正。（四）中央各部院和地方各级官府文书档案机构1、中央各部院执掌繁细部门：六部、理藩院等各设有司务厅、当月处、督催所等文书档案机构；都察院、宗人府：设置有经历厅或经历司；寺、监衙门和翰林院：主簿厅和典簿厅；武职衙门（八旗都统衙门除外）和步军营：司务厅；其他衙署：设印房或只设主事、笔帖式、书吏、典吏等负责文书档案工作的人员。各衙门常设文书档案机构：清档房和档房。故宫内阁大库档案2、地方文书档案机构的设置省级督抚衙门：

道：初为临时差遣机构和人员，分守道和巡道，乾隆18年成为固定区划，主官道员，具体设置机构不详，有典吏负责文书档案工作。府：主官知府，设经历司和照磨所，职同藩、臬司。县：仿六部设六房办事，又设承发房负责文书收发，由主簿或典吏负责办理具体文书事务。二、清初文书档案工作的特点1、组织更严密，臣僚上奏文书严格区分

2、文书文字多样化

3、档房和清档房主管文书和档案工作

4、书吏之害渐严重

第三节清朝前期文书、档案名称种类一、文书的名称和种类1、诏敕文书

制：称制辞，凡文书开头使用“制曰”者均可称为“制”。诏：凡重大政事、大典礼都颁诏，颁发仪节极为隆重，先于天安门前宣读，然后仪仗导从送礼部照式刊刻副本，以黄纸印刷（誊黄），颁布全国后正本交回内阁。

诰：一封赠五品以上官和爵位承袭罔替者；二是皇太后、太皇太后和太上皇用于昭垂训行。敕：用法同明，使用广泛。一般分敕谕（敕书，皇帝因某事指示有关人员或衙门，任命重要官员等）和敕命（封赠六品以下官员、外藩王和世爵承袭等）两种。

谕、旨：皇帝下达的指令，根据下达的对象不同分别称谕、旨，谕多为臣下奏请而下达或传达皇帝的某项言辞；上谕多皇帝自动颁发或因奏请而批示执行的指令。谕旨分“明发谕旨”和“寄信谕旨”，处理程序不同，均由军机处拟定。皇帝起草或大学士起草的谕称朱谕。2、上奏文书：

题本、奏本：沿用明制。明朝凡京官到任、升转、谢恩、请罪、代军民申诉陈情或官员本身私事等，以个人名义送呈皇帝的文书，不须用印，署名具奏即可。奏折：清朝出现的一种新的上奏文书，始于康熙朝，初仅限于皇帝少数几个亲信使用，主要以“密缮小折”形式直接向皇帝密奏，保密性非常强，康熙末年，使用范围不大扩大，地方将军、