车辆维修档案管理制度

车辆维修档案管理制度1、车辆维修档案管理为加强对文件的统一管理，防止文件丢失，我公司建立健全的车辆维修档案管理体系，档案的分类科学合理，各归档的资料应收集齐全，装订成册，鉴定准确。（1）公司的车辆维修档案资料由各部门负责管理保存，公司行政部负责具体指导，各有关人员应将用后的资料送刑侦部门进行整理、分类、存档。归档后的技术资料不准随便修改或遗失。存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，防盗、防火、防潮、防鼠、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫生。（2）车辆维修档案资料主要有：①车辆维修有关的原始资料。②车辆维修各类统计资料（如质量、材料、返修率等）。③车辆维修质量评定及检查资料等等。（3）其他档案资料主要有：①职工的技术素质资料。②各种仪器设备资料。③用户质量反馈及处理资料。④各种技术质量会议的记录。⑤车辆维修合同和协议。⑥有价值的参考文献资料等等。（4）车辆维修实行一车一档制。（5）根据档案的内容、性质和时间等特征，对档案进行分类整理、存放、归档，并按内容和性质确定其保存期限，电子档案要及时备份。（6）各类档案资料及相关资料的保存期限分别为：永久（10年以上）、长期（一年以上）和短期（一年以下）三个等级。各部门要根据档案的重要程度确定保存期限，并定期检查，做好防火、防虫、防鼠、防潮、防盗等工作。不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。（7）各部门归档保存的档案资料及相关资料都属于公司的保密范围，有关人员需要查阅，应经部门领导同意。职工需要借阅、复制或外单位人员需要查阅，必须经总经理批准，凡泄露本公司技术和资料的职工必须严肃处理。各部门负责人要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使用失效的文件、资料。（8）档案资料每年由厂部组织清查一次，对破损或变质的进行修补或复制，对已过保存期限的档案，应先进行鉴定，并报总经理批准后，在行政人员的监督下，在制定地点销毁，不得擅自留用和处理。（9）档案的借阅必须办理规定手续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅自转借、复印。（10）要严格执行公司的档案管理制度，保证档案的完整性。2、车辆维修档案管理制度（1）档案管理要点公司总部负责对各类质量记录的编制、编号、使用、保存进行实施、审核、检查、监督。各部门1）负责人对本部门的质量记录表格内容确认和对工作人员的填写进行检查。2）按照过程管理要求填制记录。（2）档案管理体制1）公司档案实行集中管理分类保管的办法。2）公司整个档案工作由公司行政部统一归管理，负责对各部门的档案工作的指导、监督、检查，对各部门进行考核与监督。3）公司档案设职能部门、受控文件、外来文件、多项经营、公司办公室行政、设备台帐、财务、人事档案、电子版等。4）本公司档案实行部门预立卷制度。（3）档案的收集A.收集1）各部门兼职档案员根据归档范围及部门形成的档案，按文书处理和归档要求进行部门预立卷后，向档案室移交。2）有关人员应做好文件材料的形成、积累、收集、整理，对已归档的档案负责补充、完善，做到帐物相符及档案完整、准确、系统。3）属于归档范围的设备仪器或工作项目验收，有关部门事先应通知公司总经理办公室参加并作好记录，提出审查意见和及时归档的要求。归档要求1）归档的文件材料应完整、正确、系统，能真实反映企业各项活动和历史过程。2）归档的文件应按照档案工作的要求进行部门预立卷，作好目录，一份留部门，一份交档案室。3）档案交接时，应填写移交清单，归档部门和档案室双方各留一份。4）归档的文件材料，应使用A4纸（297mmx2lQmm），并使用钢笔或毛笔，钢笔用碳素墨水或蓝黑墨水为宜，不允许使用圆珠笔和铅笔。凡收到的传真件，为防止褪色应及时复印，原收件和复印件一起归档。5）几个单位共同协作完成的项目，主办单位应保存整套完整的档案存本。归档时间1）凡在各项管理中形成、收到的文书材料，在第二年第一季度内将应归档的材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后向行政部移交归档。专题性的材料活动结束后一个月内归档。2）其它一些资料性文件（照片、录音带、电子版资料），应在与这些材料有关的活动结束后及时归档。（4）档案的整理和保管档案整理档案的整理就是把处于相对零乱状态的档案，经过分类组合、排列和编目，使档案系统起来，便于保管和利用。1）档案的前期整理一般应由文件主办部门负责。2）档案编号、编号办法应根据国家和上级档案机关的规定进行。档案的保管1）档案用地应做到办公、阅览两分开。2）立卷的案卷应按档案的要求套上硬纸封面或装盒。（5）档案调卷查阅借阅管理调卷查阅1）调阅档案者，应说明理由、要求及内容。2）调阅档案时，应填写《借阅单》。3）调阅应在档案室内进行。借阅查阅1）公司内部借阅①借阅本部门案卷应由借阅人说明理由，且填写《借阅单》。②借阅跨部门案卷，应由借阅人说明理由、填写《借阅单》，并经该案卷产生部门主管同意，方可借阅。③公司内部借阅期限为一星期，一星期以上应经部门领导同意方可借阅。④借阅密级档案，应经总经理同意签名后，方可办理借阅登记手续。⑤借阅总经理办公室档案，应经管理者代表批准。⑥借阅受控文件档案，应经总经理批准。2）外单位借阅①借阅档案凭单位介绍信，经负责人批准后，由档案室办理借阅手续。②应在档案室内借阅，不允许外借。3）借阅要求①借阅的档案不允许携出公司外或转借他人。②阅后及时归还，如继续借阅则另办续借手续。③借阅档案者要妥善保管，负责安全保密，不允许遗失损毁。4）调阅借阅纪律①在档案室内查阅者，应讲文明，不允许涂划案卷或拆卷等。②复制档案应经公司同意后方可实施。3、车辆维修档案管理措施（1）档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫生。（2）不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。（3）根据档案的内容、性质和时间等待征，对档案进行分类整理、存放、归档，并按内容和性质确定其保存期限，电子档案要及时备份。（4）各班组负责人要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使用失效的文件、资料。（5）各班组每年对档案进行一次核对清理，并将所保存的档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期