咨询报告的写法(doc页)

正确地撰写报告在咨询工作中，书面沟通能够填补口头的不足。而在某些状况下，书面报告会成为主要的或独一的沟通渠道。报告除了归纳和传达信息、激励客户采纳行动以外，对客户还拥有其余重要的作用，报告的质量和说明在很大程度上决定着咨询师在履行咨询任务过程中的影响报告还影响咨询师的总的信用。当咨询师和客户个人之间的交往遇到限制时（比方，客户从好几个咨询师那边获得不一样的书面报告而从中择一时），报告的说服力就成为报告至关重要的作用。一份优秀的咨询报告应达到以下三个基本标准：·第一，要友善面对读者，针对客户的背景、需乞降喜好，选择报告的构造、文体、术语、论点以及其余特色。最根本的问题是："什么样的报告能最好地服务于客户，并易于客户阅读并理解"，而不是"我们企业愿意出具什么样的报告？"自然，在大部分情况下，客户对报告并无什么特别的偏好，而是让咨询师替他们选择。只管这样，仍是要征采他们的建议，直接和客户议论报告是会有很大的帮助的。·第二，报告应便于咨询师撰写。便于撰写的文章才便于阅读。何况，这样做能够为客户节俭时间和花费。由于客户要为咨询师撰写报告所花销的时间支付费用，并且要花销自己的时间来研究报告。在极端的状况下，一份撰写得很不好的报告会使客户心烦起到适得其反的作用。·第三，也是最重要的，每一份报告的目的都是为了传达特定的信息。在撰写报告前，需要明确这一信息（或目的）。这样做有助于确立报告的构造，选择合适的文体，并针对要向客户传达的这一信息，组织论据的事实和信息。做为自检，能够经过以下问题来检查要撰写的报告的必需性和目的为何这份报告是必需的？它想表达什么内容？怎样达到这一目的？有没有达到这一目的的更好的方法？机遇成熟了吗？谁会是这份报告的读者？谁会是这份报告的使用者？在试写报告的开场白时，能够采纳这样的开头："本报告的目的是"。假如达成这个句子有任何困难，说明写这份报告的必需性有待商议。从上一次报告到此刻的时间间隔长短其实不重要，重要的是咨询任务在此过程中获得的满意进展，并且也为客户所了解，即便是在依据咨询合同规定，非提交报告不行时，也应当先考虑上述问题，环境可能已发生变化，先前定的时间表或许不再适合，或许根本不再需要这样一份报告了，等等。原则上，除了直接证明结论或工作所产生的文件的信息外，咨询报告不该重复从客户那边获得的或早为客户熟知的信息及相关背景状况的一般信息。信息的精髓在于新闻。所以，报告的信息内容应包括：咨询师第一发现的事实；对已知事实重要性的新发现；新发现的已知成效和迄今未知原由之间的联系；客户存在问题的解决方法及方法的正确性；向客户表示他/她需要采纳行动的状况以及其余能惹起客户注意的任何状况。报告的构造应当依据报告的性质和目的以及希望获得的反应，对内容进行"最正确次序"的编排。做到这一点可能不简单。作者可能希望能够对整个咨询任务以及咨询小组的整个剖析思虑过程，赐予全面的描绘，但客户则更急于认识将为业务带来可见改进的结果和建议。只管作者希望读者能重新读到尾，但谁也没法保证这一点，这也是书面沟通的一个缺点。报告拥有说服力就需要一个理性的推理累积过程而读者却不肯意重复这一过程。解决的方法是在报告的开头最好有一个吸引人的概要，概要主要描绘报告的总旨及要点信息。这样大部分工作忙碌的高级管理成员，即便不会逐章阅读，也能够经过阅读概要来认识报告的构造和主要结论。再依据高级管理人员的归纳，他们会选择更为认真地看一下报告的某些部分。内容目录也很重要（十分简洁的报告除外）；遗憾的是好多报告恰好缺乏这一项。内容目录最好是放在报告的最开始，即开头是内容简介、序言、概要或任何其余章节。这样做可能有助于在独自的纸张或卡片上编写标题和内容纲要。而后可对这些卡片作出妥当的分类，以便制定纲要和起草报告。对大标题、小标题等采纳一套正规的数字和/或字母系统，有助于将报告的本文整理成符合逻辑的构造。每个数字后的文字能够用不一样的格式打印。能够应用十进制方式，如：1、大标题1.1小标题次小标题。或许用数字和字母方式，如：、大标题1、小标题A、次小标题（1）列举项目（2）列举项目这类方式的长处在于，它能够使作者考虑到问题的轻重缓急，确立哪些题目其实是其余题目的小节，它能够促使报告构造更有条理性，并可提出合理的布局，防止重复。比如，一份报告包含三个方面：采买、储藏和生产，对此作出的三个方面的说明：检查结果、做出结论和提出建议。下边的三种布局哪一种最好呢？1、检查1.采买1.采买1.1采买1.1检查1.1检查1.2储藏1.2结论1.2结论1.3生产1.3建议2.结论2.储藏2.储藏2.1采买2.1检查2.1检查2.2储藏2.2结论2.2结论2.3生产2.3建议3、建议3.生产3.生产3.1采买3.1检查3.1检查3.2储藏3.2结论3.2结论3.3生产3.3建议4.建议4.1采买4.2储藏4.3生产关于任一特其余报告，这些布局中总有一种是最简单易行的，但是假如"检查"对客户没有什么新东西，那也无需对它们化力气了。"结论"往常会直接致使"建议"，甚至可能整个报告只要依据上述第三栏第4项的格式编写，建议自己要写得使检查和结论更为清楚了。咨询报告不一样于研究论文，它所表达的内容是为了激发和指引行动。每件事情都有轻重缓急、重要程度、利害和目的；整理的方案有助于把上述诸点分选出来。附录有助于把一份报告中的详尽说明、清单、表格、图表、图解等抽出来，把它们放在报告中会打破阅读的连接性，并且在版面上也难于安排。报告的正文应便于阅读，便于对归纳性资料作迅速的查阅，附录能对报告中的某些项目作出增补。假如读者碰到几页密密层层的数字表格，就不利于他们阅读报告。但小表格或图解，则无碍。它们有助于打破报告的单一性，传达有选择的或整体性的信息，应在正文中予以保存。举例来说，假如一份报告包含办公系统的详尽说明，这类状况几乎注定要入在附录里面。这样，在不损坏报告保密性的前提下，附录在此后能够作为客户经过操作手册的一部分。在咨询任务的最后报告中，特别要对相关人员表示感谢，这里面也需要某些技巧。如若一一列举姓名，就必定不要有遗漏，由于每一个赐予真挚帮助的人都希望在名单中看到自己的名字，与此同时，假如在名单中包含了某位与其说是帮助不如说是阻碍了工作的人的名字，那就有可能在四周的人中产生各样复杂的想法，如果名单太长，则最好拿掉它并采纳致以一般谢意，加上说明："要逐个提到每一个人的名字是不行能的"。撰写报告高级管理人员那边的报告聚积成山，他们厌烦写得冗长和粗拙的报告。所以，遵守某些原则是有利的。写报告简洁简要的原则⒈把报告写得尽可能短些。⒉要考虑读者的经历和经验。⒊写报告是为了说明问题，而不是为了哗众取虎。⒋行文自然，成效最好的风格应是文体流利，而不是装腔作势。⒌句子要短；句子长短能够不一，但均匀要在二十个字左右。⒍防止复杂的句子，并且要精心采纳长短词语。⒎选择常用的文字，防止使用冷清或绕弯的文字。⒏除非必定读者的确熟习，或许你自己深知其含义，不然应防止技术行话。⒐防止使用给人造成存心把文章拉长的空话。⒑运用的语言应使读者很简单想到所言之物。比如，起重机就该叫作起重机，不要叫"一个能提起东西的设施"⒒用动词表达行动，用主动语态表达力度，运用被动语态变换风格。⒓要使报告的每一件事情都吻合主旨。⒔要使报告包含主旨所需要的全部看法。⒕保持文体均匀--要依据每件事项的重要性分派篇幅的要点。⒖保持"语气"严肃，合适于表达严肃主题，不要让读者从字里行间领会到话中有话；假如你这样做，就有可能受制于读者的想象力。⒗在使用数字时要当心：数字自己常常就引人注意，要决定何时采纳绝对值比百分比和比率更重要，何时百分比又比绝对值更存心义。引用其余根源的数字时，必定要正确；做估量时，要考虑其靠谱程度和说得过去。⒘假如引用其余文件，要列出切实和完好的出处。看作者时间丰裕时，不如把达成的草稿放置一、二天，而后再读，就更简单看到全部的错误地方并加以修正，作者感觉没问题了，还应当再让他人读一读，履行咨询师起草的报告，往常要请项目经理或看管人第一阅读。在一般状况下，他能发现一些问题，而这些问题是缺乏经验的咨询师素来不会思疑的。但是，这一点也有某些缺点：任何报告老是能够不停加以改正的，总想使它"尽如人意"是难以以继的。好像大部分的事情同样，这里也有减少回报的要点点。撰写报告过程中，咨询师可能会发现最先选择的报告纲要其实不是最好的，这个时候就没必需去坚持不随手的纲要，但是，假如先前的纲要是经过客户认同的，为防止可能的误会，则应再次征得客户对改正后纲要的认同。假如报告是由风格迥异的不一样作者集体达成的，要预先为最后的编写工作做准备。保持文体风格、布局、术语、章节长短等方面的连接性和一致性是优秀的报告全部的重要特色。报告的打印报告应当从各方面看都出自专家里手。它的封面和装订应当给人一个美丽但不豪华的印象。里面，文字排版牟取应为装订和读者做旁注留够充分的空白页边。用激光打印机或近似设施打印出的报告应是无可挑剔的，不该有不该有的标志或变动。全部的图形、表格、图解都应当正确绘制，在各方面吻合打印稿的标准。每个咨询企业或许都有自己的标准格式，这不只便于划分同时便于报告资料在图书室的归档和管理。不只封面，报告的内容部分对章节、小章节等也有布局标准。在和某一特定报告的目的和实质不矛盾的前提下，能够沿用。供复制的最后稿应让秘书/打字员毫无困难地正确辨别。作者应不该怕麻烦依据最后版