第一章日常事务管理(一)

秘书办公室综合事务管理主讲：印信管理

印章是权力的象征和职能的标志印章的作用权威作用标志作用法律作用凭证作用印章的种类正式印章钢印领导人手章（分为领导人签名章和个人名章）本办公室的印章印章尺寸规格国务院正式印章为6厘米，省部级及机关的正式印章为5厘米，副部级、地、市、州、县机关为4.5厘米，其他单位一律为4.2厘米。党的各级机关的正式印章，其规格与同级行政机关的正式印章相同。国务院钢印直径为4.2厘米，其他单位钢印不得超过4.2厘米，不得小于3.5厘米印章的应用应注意的事项印章的管理印章的管理包括：印章的刻制、颁发、启用、保管、使用、停用等印章的使用操作流程：用印申请用印签批用印登记用印监督正确用印案例：总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？答案:小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁如因事外出,须经批准交他人代管加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名;要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整印章使用与管理

1、印章的刻制及启用

严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改;必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。印信管理印信管理

2、印章的审批和使用

＊必须经过领导人批准，并进行认真的登记未履行手续或手续不全时，不得用印。

＊用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月。

3、印章的保管

＊印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。

＊印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。印信管理介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。

介绍信的格式便函式介绍信固定式介绍信印信管理介绍信的管理

介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题:

（1）介绍信的格式应符合要求（2）介绍信应由专人管理（3）出具介绍信必须认真履行审批手续（4）妥善保管好介绍信的存根介绍信使用的程序用印申请、开介绍信领导审批登记填写用印申请、开介绍信领导审批登记填写核对用印用印申请、开介绍信领导审批登记填写

动脑筋1、11月1日，李经理要到广州参加一个贸易洽谈会，考虑到要与多家公司洽谈业务，需要带几张空白介绍信，可否？2、某公司印章管理人员小马为工作方便，带印章一起出差到外地，这种做法正确吗？第二节

邮件管理

邮政业务

1、信函业务国内信函、明信片、国内印刷品、国内保价信函、国际信函、国际印刷品、国际保价函件。

2、邮政包裹业务国内包裹、国际包裹、

3、特快专递信函、文件资料、物品。邮件管理邮件管理的涵义处理邮件是指在邮件、信函的收进和发出过程中所要进行的一系列工作。邮件分为：通过邮政系统传递的邮件，如各类信函、电报、报刊、包裹等；电子信函，如电传、传真、E-MAIL等。

邮件处理签收分拣拆封登记分发呈送邮件邮件接收程序邮件收进

1、签收认真清点文件的件数，并签字。

2、分拣

根据单位的规定，或结合实际情况按照一定的标准分拣。

3、拆封

保持原封的完好，注意封内文件不能损坏。

4、登记

按收文登记簿中的内容逐项登记。

5、分发

有关呈送给领导或者其他有关人员。

邮件发送邮件寄发程序做好邮件的准备和核对工作提请上司签发邮件邮件的装封与折叠查对收信人的相关信息将邮件分类做好登记选择适当的邮寄方式请问有哪位同学知道被称为中国“史上最牛女秘书”的是谁？答：原美国易安信公司(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文名)EMC公司是全球最大的网络信息存储商，总部在美国。职场故事：女秘书PK老板事件职场故事：女秘书PK老板事件职场故事：女秘书PK老板事件职场故事：女秘书PK老板事件

本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也无人会接受。召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？邮件主题？这些标题恰当吗1、无主题2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复3、王先生收4、关于**和**等相关问题的回复5、RE……

？这些标题恰当吗○1、一定不要空白标题，这是最失礼的○

2、标题要简短，不宜冗长，不要…才能显示完你的标题○

3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题○

4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便于日后整理○

5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。○

6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题○

7、标题千万不要出现错别字--简明、扼要某某？这样的邮件恰当吗1、直呼收信人全名2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”3、邮件中文字拼写错误？这样的邮件恰当吗1、Email正文要简明扼要，行文通畅；2、要用论述的语气；3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、A、a）之类的列表；4、一次邮件交待完整信息；5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现；6、合理提示重要信息；7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；8、不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。？这样处理

客户邮件恰当吗1、现在忙，抽时间集中回复

2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说

3、出差或休假中，不能回复邮件

4、同一问题，反复回复邮件？这样处理邮件恰当吗

回复邮件是我们与别人沟通交流的重要方式，及时准确是要实现的目标。1、及时回复邮件(1)收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；(2)理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；(3)对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时；(4)如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”；记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3、回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。3、签名字体规格2、进行针对性回复4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼5、要区分单个回复和全部回复(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；(3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

★点击“回复全部”前，请三思而后行！为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。6.主动控制邮件的来往邮件主题称呼与问候正文附件结尾签名正确使用发送、抄送与密送回复技巧你的邮箱是这个样子的吗？初始状态若干日月年后。。(1836)邮件文件夹分类1、单击“其他4个文件夹”下拉框--以163邮箱为例2、单击下拉框中的“新建文件夹”3、对话框中输入文件夹名称九鼎技巧：收件箱手动清空太好了，没有邮件需要处理你清空的不是收件箱，是你身上的猴子你清空的不是收件箱，是解放你的大脑将看过的邮件存档到对应的文件夹将需要继续跟踪的邮件存档到“需要处理”文件夹通讯录的管理--添加联系人1、单击“通讯录”2、单击“新建联系人”3、填写相关资料，单击“保存”通讯簿的管理--联系人分组九鼎1、单击“通讯录”2、单击“新建联系组”3、填写相关资料，单击“保存”设置姓名--自己的姓名3、填写姓名2、选中“邮箱设置”，单击“个人资料”1、单击“设置”设置姓名--发信人的姓名1、单击“设置”2、选中“邮箱设置”，单击“常规设置”3、选中“优先显示通讯录中对应的姓名”★电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。★你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人回答过度期望，当然更不应对别人的回答不屑一顾。值班工作值班形式常设值班室（重要党政机关或规模较大的组织）轮流值班（下班时间或节假日期间，大多数单位采用）临时性值班（防范突发性事件临时开设）

传递信息办理领导临时交办的事项负责接待工作处理来函、来电（一般只传达不答复，不随意表态）掌握领导外出活动情况确保组织安全处理应急事项承办临时事项

值班工作的主要任务二、值班的管理制度岗位责任制度信息处理制度保密制度交接班制度请示报告制度三、编制值班表值班记录值班记录一般包括接待记录、电话记录、值班日志、值班报告、公务接洽。接待记录（来访人姓名、单位、时间、内容接待人的承办意见、领导的批办意见、接待人的姓名）接待记录表电话记录（来电时间、来电单位、来电内容、接电话记录人、领导批示和处理意见）值班日志（一天一般的重要工作）值班报告会晤接洽记录本来访登记表

编号

值班人┌─────┬─┬───────┬─────────────────────┐│来访人姓名││来访人单位│├─────┼─┴───────┴─────────────────────┤│接待时间年月日时分至年月日时分├─────┼───────────────────────────────┤│内容├─────┼───────────────────────────────┤│拟办意见│├─────┼───────────────────────────────┤│领导意见│├─────┼───────────────────────────────┤│处理意见││值班人签字：

└─────┴───────────────────────────────┘

外来人员登记表

值班电话记录表┌───────────────────────────────┐│编号：时间：年月日时分到时分├──────────┬─┬─────────┬────────┤│来电单位││发话人姓名│├──────────┼─┼─────────┼────────┤│来电单位电话号码││值班接话人姓名│├──────────┴─┴─────────┴────────┤│通话内容摘要：├───────────────────────────────┤│领导意见：├───────────────────────────────┤│处理结果：│值班人签字：└───────────────────────────────┘

情景训练案