中心支公司验收指引及合规工作指引

新筹中心支公司验收指引及合规工作指引河北分公司肖玲2011年5月课程内容第一部分新筹中心支公司验收工作指引第二部分新筹中心支公司合规工作指引第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收参考制度验收主体与工作小组验收具体流程重要事项提示验收参考制度1、《保险公司管理规定》2、《保险公司开业验收指引》3、《保险公司分支机构统计与信息化开业验收指引》4、《光大永明人寿保险有限公司新筹机构验收指引》5、其他监管与机构筹建和验收有关的文件第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收主体与工作小组1、验收主体：新筹中心支公司2、河北分公司验收工作小组：根据分公司总经理室安排，分公司成立了验收工作小组，组长为分公司总经理助理雷新彦，副组长为分公司客服部经理王艳芳，分公司客服部经理王艳芳具体负责新筹中心支公司的现场验收工作，验收小组其他成员分别为客服柜面受理岗、信息技术岗、法务合规岗（兼机构拓展岗）、财务核算岗。第一部分新筹中心支公司验收工作指引第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程一、开业验收材料的报送二、内部验收重点三、保监现场验收环节四、保监专项验收重点五、保监验收关注重点第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程一、开业验收报告的报送报送条件：

《保险公司管理规定》第二十二条作出了明确规定筹建工作完成后，筹建机构具备下列条件的，申请人可以向中国保监会提交开业验收报告：

（一）具有合法的营业场所，安全、消防设施符合要求；

（二）建立了必要的组织机构和完善的业务、财务、风险控制、资产管理、反洗钱等管理制度；

（三）建立了与经营管理活动相适应的信息系统；

（四）具有符合任职条件的拟任高级管理人员或者主要负责人；

（五）对员工进行了上岗培训；

（六）筹建期间未开办保险业务；

（七）中国保监会规定的其他条件。第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程一、开业验收报告的报送报送内容：《保险公司管理规定》第二十三条规定：申请人提交的开业验收报告应当附下列材料一式三份：

（一）筹建工作完成情况报告；

（二）拟任高级管理人员或者主要负责人简历及有关证明；

（三）拟设机构营业场所所有权或者使用权证明；

（四）计算机设备配置、应用系统及网络建设情况报告；

（五）业务、财务、风险控制、资产管理、反洗钱等制度；

（六）机构设置和从业人员情况报告，包括员工上岗培训情况报告等；

（七）按照拟设地规定提交有关消防证明，无需进行消防验收或者备案的，提交申请人作出的已采取必要措施确保消防安全的书面承诺；

（八）中国保监会规定提交的其他材料。第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程一、开业验收报告的报送报送材料目录：1、关于光大永明人寿保险有限公司XX中心支公司（筹）开业验收的报告2、人寿保险公司分支机构开业申请表3、关于同意筹建光大永明人寿保险有限公司XX中心支公司的批复3、XX中心支公司（筹）筹建工作完成情况报告4、拟任高级管理人员简历及相关证明材料5、XX中心支公司（筹）营业场所所有权或使用权证明（租赁合同及房产证）6、XX中心支公司（筹）计算机设备配置、应用系统及网络建设情况报告7、XX中心支公司（筹）业务、财务、资产管理、风险控制、反洗钱等制度8、XX中心支公司（筹）机构设置和从业人员情况报告（含员工上岗培训情况）9、XX中心支公司（筹）消防情况10、XX中心支公司（筹）业务经营范围授权书11、XX中心支公司（筹）统计信息化情况报告12、XX中心支公司（筹）开业统计与信息化建设相关表格13、关于下发XX中心支公司（筹）内部验收结果的通知14、XX中心支公司（筹）关于总公司数据报送的承诺书第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程一、开业验收报告的报送其中3、筹建工完成情况报告至少要包括以下内容：（一）筹建工作总体完成情况（二）业务经营范围及经营规划（三）拟任总经理情况（四）办公场所情况（五）计算机设备配置及系统测试情况（六）组织机构设置（七）人员情况（八）员工培训情况（九）内部控制制度建设情况1、内控决策程序2、业务流程控制3、财务会计控制4、单证、印鉴管理控制5、行政、人事和劳动管理控制6、反洗钱内部控制验收具体流程二、内部验收重点——人力资源管理一、组织架构设置——高管人员是否符合监管规定——岗位设置，主要人员是否已经到位，是否有不相容岗位兼岗——岗位职责——人事档案、劳动合同二、内、外勤培训——培训课程（公司企业文化、法律法规、公司产品等）——培训时间（员工集中培训时间至少80个学时，法规和职业道德培训时间至少24个学时）——培训记录三、人员访谈第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程二、内部验收重点—行政管理一、职场布局及安保措施

——职场基本布局

——通过消防验收

——机房、单证室重点关注二、证照及文件管理

——租赁合同

——消防证明

——文件有专人管理和流转三、资产管理

——固定资产出入库领用核销详细记录

——有详细的台帐记录，记录是否与实际库存相符四、监管及政府部门沟通

保险行业协会、人民银行和工商、税务沟通是否到位五、媒体沟通

——与当地主流媒体沟通是否到位

——开业宣传方案第一部分新筹中心支公司验收工作指引（一）岗位设置、财务流程（二）财务制度与单证配备（三）财务授权与审批（四）筹备期预算管理（五）统计工作相关流程第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程二、内部验收重点—财务管理（一）实际操作（二）运营单证管理（投保、保全、理赔单证是否齐全）（三）定点医院（四）客服设施（客服大厅标准化布置）第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程二、内部验收重点—运营管理（一）必要的设备配置且正常运转（二）业务系统及网络正常使用（应用系统及网络建设情况）（三）机房配置（有必要的设备、UPS、消防、通风等）（四）IT岗设置第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程二、内部验收重点—信息技术管理（一）详实、可行的经营计划与业务规划

——符合监管导向与市场情况的经营目标

——三年发展规划

——相应的合作渠道储备与人力储备（二）完善的业务制度

——业务、品质、合作渠道、费用等制度

——内外勤人员对制度的学习（三）外勤持证及培训情况

——100%持证

——开展了相应的培训工作（产品、基本法、品质、监管规定等）

——人员座谈（四）筹建期间禁止开办任何保险业务第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程二、内部验收重点—银行保险业务（一）制度的健全性

——包括组织机构，授权经营，财务会计，资金运用，业务流程，单证、帐户及印章管理，人事和劳动管理，计算机系统，稽核监督及其他有关和关键控制等项内控制度是否健全

（二）制度编制方式

筹建及开业初期，中心支公司主要适用和依循总、分公司各项内控制度。第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程二、内部验收重点—内控制度第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程三、保监现场验收环节（一）听取汇报由筹备负责人对分公司的筹备工作进行汇报，汇报包括筹备工作的基本情况、各部门人员结构、财务管理、业务管理、协作关系、综合保障、文化建设等方面。（二）参观职场：验收小组参观办公场所，检查办公场所的软硬件配置是否完全符合验收标准，并对机房进行重点查看。（三）审阅材料：汇报现场需为验收小组成员准备：规章制度汇编、岗位说明书、业务管理流程、筹备工作汇报提纲等材料。第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程三、保监现场验收环节（四）专项验收，包括运营管理、信息技术系统、财务管理、反洗钱情况共四项。1、运营管理的专项验收包括现场提问、实物演练、模拟出单检验。2、信息技术系统专项验收主要进行与总公司联网实行即时监控的演练。3、财务管理专项验收包括财务软件能否正常运作，财务凭证是否能打印进行演练。4、反洗钱情况：要求进行大额交易和可疑交易的模拟上报，或是针对反洗钱相关点对相关人员提问。（五）与高管谈话（或考试）、中层管理干部及业务人员谈话（六）验收小组总结性发言第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程四、保监专项验收重点（一）运营管理柜面受理岗要符合公司要求，归属分公司客户服务部直管。其业务操作要求由分公司客户服务部统一指导、检查和验收。1、验收新契约流程在验收新契约出单流程过程中，保证顺利出单。客服人员向监管单位领导介绍运营岗位设置情况，在演示过程中运营经理要做好流程的解释。在这个过程中监管单位领导可能会提问投保规则、保单管理服务、反洗钱等问题。验收小组要求按单证领用、初审、收费、核保的流程依次演练，两至三张投保单：一张标准件，一张非标准件（人工核保，标准承保），运营中心完成出单后，向验收小组提供正式的保单样本。第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程四、保监验收重点（一）运营管理2、验收档案室向监管单位领导介绍档案室面积、防潮、防火设备，档案管理制度上墙，各借阅单证齐全。同时介绍中支档案整理归案时间要求及全省档案集中管理模式。注意介绍档案室的硬件设备及借阅登记表格，档案集中管理的制度，临时存放档案种类、时间的要求。3、验收运营单证室：单证的摆放，防火设备，制度上墙，单证台账等。第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程四、保监验收重点（二）信息技术系统1、机房及网络建设介绍，消防设施配备及使用：注意闲人免进标注、鞋套、消防等防护措施；使用检查机房的灭火器装备，机房的数据备份路线进入情况，机房的安全性（被破坏的可能性），机房的空调等。2、内部管理方面：总分管理模式介绍，岗位设置，系统权限分配等。要求熟知岗位职责及总公司相关管理制度；该岗位人员负责计算机设备的管理维护、权限以内的系统维护、应用系统的技术支持及操作。技术要求：了解常见设备、网络、系统软件的安装，故障诊断及维护，参数配置；熟悉业务管理系统、财务管理系统的软件结构；掌握系统运行中出现问题的解决方式和公司业务管理及财务管理方式。3、系统运行方面：电脑系统与总公司联网情况；财务系统与业务系统的数据共享情况介绍；查询数据库操作演示；银行划款操作演示（数据制盘、数据传送、返盘）。第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程四、保监专项验收重点（三）财务管理财务验收是监管单位验收的重点环节，验收人员会对财务流程以及风险点管控进行详细询问。因此要求财务人员对财务收费流程及要求、财务业务数据核对流程、业务数据向财务系统导入生成财务数据原理及系统控制情况、统计信息核对报送流程、内外部制度规定、财务手续完整性、各流程风险管控措施等内容熟练掌握。1、职场查看：实地查看财务管理职场情况，重点为财务档案室和出纳室，财务档案室有独立空间、防盗门、灭火装置，制度上墙；出纳室有独立空间、防盗门、保险柜、点钞机等装置。2、岗位及人员设置要符合财务管理规定，财务负责人委派制介绍。3、财务流程：收费业务实际操作；财务业务数据核对：生成凭证；资金管理；单证管理；统计信息报送模式；风险管控；财务集中化管理模式，财务处理及预算管控方式等。第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程四、保监专项验收重点（四）反洗钱随着监管的日趋严格，反洗钱现场验收工作已成成为保监现场验收的重点之一。监管现场验收一般主要会涉及以下内容：1、中心支公司反洗钱工作是如何实施的？2、中心支公司反洗钱工作运营环节的具体体现？3、大额交易和可疑的交易的现场演示（需投保单、大额/可疑交易报表、大额/可疑产易报告表等）4、反洗钱的重点概念性知识（大额交易、可疑交易、客户风险等级划分等）第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程五、保监验收关注重点（一）材料报送方面：1、筹建期间未开办任何保险业务2、房屋所有权（使用权）证明材料（房产证）3、消防验收合格证4、拟任高管人员是否符合高管任职条件5、是否对人员进行了相关培训6、统计与信息化建设材料部分（中支是否设有统计岗、信息技术岗等）（注：房产证、消防证以及房屋租赁合同上三者地址要一致，如不一致，需权威部门出具相关证明文件，因此提醒中支一开始租赁房屋时就注意这一细小环节）第一部分新筹中心支公司验收工作指引验收具体流程五、保监验收关注重点（一）现场验收方面：1、现场出单演示（能否顺利出单，系统操作及演示是否流畅）2、财务系统收、付费与财务凭证生成操作演示（相关解说是否准确到位）3、单证管理台账（入库登记，出库登记？）4、信息技术相关内容（是否有备份线路、网络是如何接入的、有哪些重点制度）5、统计工作相关流程（保监数据的报送流程、分支机构统计工作人员的岗位职责等）6、反洗钱的现场演示环节7、筹备期间人员培训档案的留存（培训课程表、签到表、培训PPT打印、考试试卷、照片一起存档备查）8、制度汇编打印装订成册（至少三套）9、人员座谈环节（若涉及了解原公司情况的，禁止同业诋毁）第一部分新筹中心支公司验收工作指引重要事项提示1、职场租赁时的细节关注（房产证、消防证）2、岗位人员职责的明确，在筹备期间切实将培训工作做到位，确保培训有效果。特别是后援支持部的四名员工，可以说保监验收最关键就是考验后援支持部相关人员。针对保监局现场验收重点，明确分公司重点验收工作联系人：新契约出单：宋伟（客户服务部）信息技术：张耀辉（综合办公室）反洗钱及合规：肖玲（综合办公室）统计工作及财务：田利华（财务管理部）3、中心支公司网络布线时必须申请两家不同运营商的4MB宽带。4、各岗位人员必须清晰掌握本岗位的职责，部门负责人必须清楚本部门的整体情况。5、筹建期间不得开办任何保险业务。一、公司合规理念二、总公司及分支机构合规组织架构三、公司合规考评主要指标四、中心支公司反洗钱具体工作要求五、中心支公司筹备期法律法规学习资料一览表第二部分新筹中心支公司合规工作指引公司合规理念：

合规经营、人人有责合规经营、从我做起合规创造价值一、公司合规理念二、公司合规组织架构董事会总公司（合规负责人）总公司（法务合规部）分公司（法务合规岗）合规工作管理委员会中心支公司（合规工作联络人）二、公司合规组织架构合规管理实行“一把手”责任制。总公司高管及部门负责人、分公司总经理及分支机构负责人，全面对所辖范围内的合规工作承担责任；根据公司相关规定，在中心支公司设立合规工作联络人（兼职合规岗），具体负责中心支公司的合规工作。

三、公司合规考评主要指标合规考评分为一票否决和KPI两大指标，其中KPI指标占机构年度考评的5%;若发生一票否决情形的，机构年度考评为0。三、公司合规考评主要指标合规考评一票否决情况如下（发生下列之一的）：1、发生《光大永明人寿保险有限公司案件责任追究管理办法》需要追究责任的案件，涉案金额100万（含100万元）以上，或者造成损失10（含10万元）以上；2、行政处罚20万元（含20万元）以上罚款；3、2次（含2次）以上行政处罚。三、公司合规考评主要指标KPI考核指标：1、亿元保费被投诉量（20）；2、通融退保经济损失率（30）；3、违规率（50）。附表:光大永明人寿保险有限公司合规管理考评制度2011年实施细则KPI指标三、公司合规考评主要指标此外，还需要关注重点合规监测指标：1、犹豫期撤单率；2、电话回访未成功率；四、中心支公司反洗钱具体工作要求金融机构反洗钱义务：1、建立健全反洗钱内部控制制度并有效实施；2、设立反洗钱专门机构或者指定内设机构负责反洗钱工作；3、建立客户身份识别制度，履行客户身份识别义务；4、建立客户身份资料和交易记录保存制度，并及时更新客户身份资料；5、执行大额交易和可疑交易报告制度；6、开展反洗钱培训和宣传工作。反洗钱义务与责任（主要内容概述）：（一）中心支公司司总经理：对中支反洗钱工作承担最终责任；落实中支反洗钱工作体系，并定期回顾；评估、上报洗钱风险，在业务活动中予以充分考虑；落实反洗钱管控举措和监管、分公司工作要求；……（二）中心支公司合规工作联络人：处理反洗钱日常工作；向分公司抄报当地监管要求和对外反洗钱报告；落实、推动反洗钱培训；维护反洗钱工作体系；加强与反洗钱监管部门的沟通……（三）其他部门及岗位人员，配合合规工作联络人员开展反洗钱相关工作。四、中心支公司反洗钱具体工作要求中心支公司筹备期反洗钱重点工作：1、制度方面：筹建期间，中心支公司反洗钱工作主要执行总、分公司相关反洗钱管理办法及实施细则；2、组织机构设置方面：设立反洗钱工作领导小组，领导小组成员应涵盖公司运营、财务、业务及相关工作部门，应明确反洗钱工作联络人；3、培训方面：组织全体人员学习反洗钱相关法律法规以及分公司反洗钱实施细则，特别是客服、财务及反洗钱工作联络人及其他关键岗位人员要加强学习与培训；4、宣传方面：做好反洗钱职场展板布置工作。5、监管方面：做好与当地人民银行的接洽，事先了解当地人行对反洗钱工作的具体要求。四