HR操作规范(档案管理)

2015

员工档案规范—医院HR实操手册放置医院LOGO2015HR委员会通用培训教材讲师：Part1Part2Part3Part4Part5Part6员工档案规范—HR委员会资料放置医院LOGO整理面试材料规范入职（劳动合同管理）完整在职资料精确化离职档案袋/柜保存档案目录HONOR放置医院LOGOPart1—HR档案目录面试材料入职资料劳动合同在职记录离职资料《人员需求表》、个人简历、《求职申请表》《入职审批表》、《承诺书》？份、个人证件资料、健康证明（体检报告）、离职证明《劳动合同》或《派遣合同》或《实习协议》或《退休返聘协议》或《业务外包合同》工资/岗位调整、奖惩记录、《培训协议》、重大事件《离职申请表》、《离职结算表》、《保密协议》或《竞业禁止协议》、《离职证明》HONOR放置医院LOGOPart1—HR档案目录提醒：凡是档案，必须编号！！！表格也是档案。有档案就有保存或登记！HONOR放置医院LOGOPart2—整理面试材料《人员需求表》：A.1个职位1份需求表(可以多人)。先见表后招聘，否则影响定编，还可能中途放弃。B.若工作内容不同，即使是同一个职位，也需要单独填写1份需求表。C.尽可能按职位实际要求，完整、详细的填写，不要模糊，否则影响招聘效果。D.审批环节要严格，签字带日期。（注意时间先后顺序，不要出现院长签字日期还比部门早的情况）否则工作秩序也会打乱，还影响外审，以后补资料困难。E.扩大编制或新增岗位，一定要先经过院领导及相关部门的审批。F.请在背面注明离职人员和新入职人员信息（一一对应）。否则，影响人员定编。H.单独建立文件夹存档。最好为打孔式。HONOR放置医院LOGOPart2—整理面试材料信息发布要规范：

A.职位信息尽量与《岗位说明书》或《人员需求表》中的描述一致，内容完整但要简练。B.禁止使用歧视性语句，如：限女性（或男性）、城区户口等。多用，如：有××方面工作经验优先、符合国家健康要求、良好的沟通表达能力、IT技能(约定使用office)等。C.提前防范风险，如：可承受工作压力，适应出差等。D.拓宽招聘渠道和信息发布平台，尽量使用51job、智联招聘等两个以上网络平台。校园招聘要备好PPT和宣传资料。E.信息发布的图文资料要存档。HONOR放置医院LOGOPart2—整理面试材料个人简历：

A.网络下载简历或要求应聘者自带简历，目的:看填写与口述、以及个人简历与《求职申请表》等内容描述是否一致，有无虚假成分、故意隐瞒内容。B.尽可能在重要信息旁详细标注或记录重点能力、与职位相关的经验。但要书写工整、不影响观瞻。C.看清并重点关注个人要求（包括期望职位、薪酬等动机）。在简历首页或显著位置记录薪酬期望等重点信息或意见。D.学历、体检报告(半年内2级以上公立医院或公司的）、证件资料、作品、离职证明等也纳入简历范畴。HONOR放置医院LOGOPart3—规范化入职预防性、科学性办理入职手续

否则面临劳动风险

法律方面—入口效应HONOR放置医院LOGOPart3—规范化入职A.确认最终面试及审核结果后才通知入职（通知的信息：时间、地点、线路、职位、薪酬福利、携带的证件），坚决杜绝手续不全，提前入职。B.若有领导或内部推荐，一定要在《入职审批表》中注明(特别是改变聘用决定的）。表中信息要完整、重要信息不能空白、审批签字必须按流程、日期是重点。其他资料相同。C.先培训，再到岗，一是可观察评估应聘者；二是可预防到岗后的突发性流失。

D.所有入职资料都要放入档案袋。签合同很简单？常规操作而已，签名字、写日期？Soeasy?！？！Part3—规范入职手续（劳动合同管理）放置医院LOGO与医院(或公司)形成直接用工关系的员工。退休返聘的专家、人员等兼职的医生、管理人员被派遣的人员医院(或公司)有哪几类人？实习生劳动合同管理聘用员工人员退休

人员被派遣实习生签《实习协议》，若未毕业则为在校社保、公积金无，应买商业保险。签《劳动合同》,应买商业保险。1年1签《退休返聘协议》，无社保（继续交费至达到缴费年限的除外）、公积金。应买商业保险。签2年以上《派遣协议》，社保、公积金由派遣方缴纳，医院(或公司)不直接发工资；应买商业保险。劳动合同管理—签署策略兼职人员怎么办？专业项目人员（聘用）劳动合同中第3种形式。如:医院要开发一个新IT项目，聘用人来完成，后解聘。其它人员（含公司内坚决不愿买社保的辅助岗位人员）签定《业务外包合同》，如:清洁工、花工等。放置医院LOGO此页个人部分必须是员工本人工整填写。①注意核对身份证位数和是否重号②必须为最详细、完整、可收信的地址，如：城镇：……街道×号×小区×栋×单元×号乡村：……镇×村×组（社）③所有信息不能涂改，否则必须在修改处签字（带日期、加盖手印）④⑤最后编号，建议宽度为5位数，且与工号、档案袋编号一致（一人一号，终生不变）！劳动合同详解A.通常为固定期限合同，第1次按3+X(截止到××年12月31日)、第2次按6+X(差2天满10年）原则签定。否则违反《劳动合同法》第十四条第（三）款之规定。B.每次合同到期前，必须提前1个月发出《续签劳动合同通知书》。C.关键在于具体的日期。①试用期约定：A.普通人员约定为3个月（实际可提前转正）,千万别出现如：2015.10.01—2016.01.01的低级错误。B.特殊的6个月（最长试用期且必须是3年以上合同）。③劳动合同详解无固定期限合同（慎重签定）的条件为：A.连续工龄满10年的。B.第三次签定合同的。C.经公司审批的特殊人员。②

岗位应精简为：管理、职员、业务类

工作地点：公司经营或业务相关场所④⑤普通人员：标准工时

院长级（或业务、外勤类）：参照不定时医生护士类（倒班的）：参照综合工时请与当地劳动保障机构确认／／／／／A.一定注意试用期工资≥转正工资*80%。B.在不确定的情况下，可填写该岗位的基本工资，且应考虑社保基数问题。C.也可填写按约定的薪酬，但需另行提供证明，手续繁琐。①灵活(滞后）标注，如：公司实际每月15日发薪，可写为20日或30日前。避免因节假日或特殊情况造成的延期所产生影响（劳动纠纷的导火索或被动局面）。③劳动合同详解注明具体标准，建议模糊或灵活描述。②按医院（或公司）、岗位的实际情况进行特别约定。①业务类（销售、咨询、运营类）岗位需约定；必须强调绩效考核结果造成的淘汰机制（员工同意放弃申诉和补偿）。③劳动合同详解有保密协议的岗位或有此情况的岗位，此处必须要约定。②推广：让员工手抄一翻的做法！如《竞业禁止协议》类。①日期是关键!甲、乙双方日期必须一致(即第3页中第一条的开始日期）。不能有涂改，否则乙方签字（带日期和手印）确认。遇节假日也签成（第3页中第一条的开始日期)，可解释为（为不影响乙方待遇、工龄、年休等）后补的。③劳动合同详解甲方：一定要加盖公章；法人(代表必须要有法人授权的文件）可以印章，也可手签。乙方：必须本人亲手签名，按右手大拇指印（私人印章可被推翻证据）。②A.工伤期间和结束后保留劳动关系的情形。B.女职工怀孕至哺乳期结束前。C.《培训协议中》约定的服务期限未到（下一次签定合同时，可以按服务期结束时间后的一天开始）。D.医疗期未结束。

E.其他法律法规的约定。①劳动合同详解影响劳动合同期限（顺延）的几个情况：HONOR放置医院LOGOPart4—在职资料在职资料：

A.任命文件、组织机构调整记录。B.《岗位说明书》调整记录。C.薪酬、岗位调整（含外单位借调）记录（必须有《员工异动审批表》）、奖惩记录。D.特殊项目或重要贡献的专项记录。

E.

培训（重要项目、能力提升的内/外训、培训协议、在职继续教育、进修实习等）。F.《保密协议》、《竞业禁止协议》等。

H.影响劳动合同关系的，如：裁员公告文件、劳动合同变更记录等。HONOR放置医院LOGOPart5—精确化离职办理机械化、精确化办理离职手续

否则造成不可估量的后果

法律方面—出口效应HONOR放置医院LOGOPart5—精确化离职办理A.第一时间检查《劳动合同》是否过期，未续签？

(《培训协议》中已有约定的，毋须续签）。

若有，必须先补齐后办理离职。B.《离职申请》和《离职交接》办理一定要分开；否则不能证明提前30天（或试用期提前）告之，造成医院（或公司）的经济损失。C.

审批流程（审批人、时间）要素一个都不能缺；时间逻辑很重要：员工申请时间一定满足（正式工提前30天、试用期提前3-7天）的原则。

HONOR放置医院LOGOPart5—精确化离职办理D.

工作未交接清楚、完整的；有对医院（或公司）重大损失未消除的，可拒绝结算薪酬或同意解除关系；若员工强行离职，可作旷工开除处理并追究责任（《劳动合同》和《入职审批表》中的地址起作用了）。E.

社保扣至当前月（若当前缺席又不会发放薪酬的，且无年休假冲抵的，则交至上月)。F.若不是员工主动要求，可不开具《离职证明》（统一格式）。HONOR放置医院LOGOPart5—精确化离职办理离职后又再入职的员工如何处理?若非有重大贡献、表现良好确因特殊情况离职的、或是不可替代岗位的原员工，否则建议一律不再聘用。一律按新员工重新填写《入职审批表》、签定《劳动合同》（一定不能省略）；若仍为原岗位则没有试用期；另，在特别约定栏中注明原××年×月×日—××年×月×日合同已失效。建议:可复印一份原离职交接表钉或张贴在封面上。工龄继续累加，但必须满1年后，才给年休和工龄工资，薪酬和其他待遇可不变。但未经院长或集团审批，不得出现离职后返回原岗位还加薪的情况。放置医院LOGOPart6—档案袋/柜保存1、所有个人档案、资料存入《员工档案袋》。所有资料分类登记。

不重复（劳动合同除外）、不遗漏！B.黑色大笔（如:白板笔）工整书写。C.编号与《劳动合同》的编号最好一致。D.离职资料同样装入。1.4文化分析放置医院LOGOPart6—档案袋/柜