培训班标准作业手册

平安大学举办培训班标准操作手册培训服务组2004年10月机密随着平安大学各专业系列培训体系的日臻完善，各类培训班与日剧增，培训的组织工作也随之增加，现存的培训组织模式已不能满足日益增加的培训量，因此，平安大学将打破以往各功能组间的培训分工界限，实现全员带班制，以个人为单位，从始至终管理整个培训班的组织及会务工作。为保证培训班的组织及会务工作顺利进行，并实现标准化、规范化，特制定举办培训班标准作业手册。

该手册详细列明了举办培训班的标准作业流程和相关模版，并注明每一环节中需要注意的关键问题、配合部门和容易出现的差错，以提示办班人减少工作中的失误。

由于办班地点和培训对象的差异性，在组织过程中需要灵活使用作业手册。注：

1、此手册仅适用于平安大学开业前举办的培训班；2、此报告中附录了各类培训相关资料模版，请根据培训班实际情况摘录。第1页概述：目录：第一阶段：培训前期工作标准操作流程……2-8第二阶段：培训期间工作标准操作流程……10第三阶段：培训后期工作便准操作流程……11第2页工作阶段第一阶段——训前准备需配合部门集团办公室、集团人力资源部、集团企划精算部、集团财务核算部、专业公司领导及财务部、集团品牌宣传部、集团信息管理中心、专业公司人事部、商务中心、医务室、金星航空、日发文具此阶段关键事项培训通知、办公签报、酒店安排、培训手册具体操作流程及应注意的问题责任人完成时间1.接到办班任务，明确自己所带班的相关信息1.1.明确培训时间；1.2.明确培训对象；1.3.明确参训人数；1.4.开始使用培训班工作完成情况检查表（见附件1）

需注意的关建问题：培训时间培训对象参训人数使用培训班工作完成情况检查表办班人接到通知后即刻落实2.确定培训课程、讲师、学员及培训地点2.1.培训课程和授课讲师由部门领导及领导指派人员进行确定，办班人负责后期追踪落实和索取教案，准备教具及安排讲师的接送、购票等事宜；2.2.学员名单一般由集团组织人事部或专业公司人事部门提供，要及时与相关部门取得联系，获得最终培训人员名单；2.3.根据本部门领导提出的培训地点意向去落实具体宾馆，如无意向确定培训地点时要选择离学员所在地最近的中心城市。需注意的关建问题：1.与讲师本人确认保证准时授课2.教材资料要提前索取，留出翻译和印制的时间2.确定参训学员名单3.确定培训地点办班人部门领导训前20个工作日3.确定酒店及安排食宿3.1.与拟开班地的分支机构联系，请其帮忙协助，推荐酒店，综合考虑培训费用标准及其它要求，最终确定酒店；3.2与酒店相关人员取得联系，确认相关事项3.2.1.按照用餐标准让酒店传真餐单并确定；3.2.2.让酒店传真拟入住房间编号，办班人分配学员；如果酒店无法事先给出，报到时可让酒店临时安排，事后给出入住明细表。3.2.3.让酒店准备室外欢迎横幅和教室内横幅。需注意的关建问题：1.确定酒店在培训期间完全保证培训设施的正常使用，并不与其它会议冲突2.住宿、餐饮、场租费标准是否超预算3.宾馆条件能否保证学员人身及财产安全办班人训前15个工作日第3页举办培训班标准操作手册（1/8）工作阶段第一阶段——训前准备需配合部门集团办公室、集团人力资源部、集团企划精算部、集团财务核算部、专业公司领导及财务部、集团品牌宣传部、集团信息管理中心、专业公司人事部、商务中心、医务室、金星航空、日发文具此阶段关键事项培训通知、办公签报、酒店安排、培训手册具体操作流程及应注意的问题责任人完成时间4.联系品牌宣传部4.1.如培训班需摄像或撰写新闻稿，需申请E办公签报，报品牌宣传部审批。需注意的关建问题：1.是否需要摄像一定要提前确定，便于品宣布确定人员。办班人训前15个工作日5.编制培训班费用测算5.1.根据预算标准对培训班将发生的住宿费、餐饮费、交通费、讲师费和杂费编制培训班费用预算，具体操作参见（附件2）需注意的关建问题：1.在预算标准内宽打细算；2.明确费用支出项目，不要漏项。办班人训前15个工作日6.申请E办公签报6.1.按照规定格式起草电子签报（见附件3）6.2.报送集团分管领导、集团企划精算部；如果涉及费用分摊，须报送相关专业公司领导和财务部6.3.签报发出后要及时追踪签报进度，对出差的领导要电话通知其秘书催办需注意的关建问题：1.签报内容不能有遗漏；2.报送的领导和部门不能有遗漏；3.要及时追踪，避免因签批时间太长影响后续工作。办班人训前15个工作日7.发布培训通知

7.1.签报通过后，按照规定格式起草培训通知（参见附件4）7.2.通过E签报系统申请在内部公告栏发布通知，报部门领导和集团分管领导签批即可，通知中要附上课程表、培训纪律要求等相关资料。需注意的关建问题：1.通知下发时间要尽量提前，要给参训学员准备和工作交接的时间。办班人训前10个工作日8.再次确认讲师行程8.1.向邀请的讲师和政府官员正式发邀请函（附件5）；8.2.需提前2天获知讲师的航班时刻，按照讲师要求，帮助预订返程机票，并请讲师将回程后将票据寄回，以便报销；8.2.尽量安排讲师住单人间，以方便背课.需注意的关建问题：1.确认讲师的到达时间及所乘交通工具，避免出现差错。办班人训前5个工作日第5页举办培训班标准操作手册（2/8）工作阶段第一阶段——训前准备需配合部门集团办公室、集团人力资源部、集团企划精算部、集团财务核算部、专业公司领导及财务部、集团品牌宣传部、集团信息管理中心、专业公司人事部、商务中心、医务室、金星航空、日发文具此阶段关键事项培训通知、办公签报、酒店安排、培训手册具体操作流程及应注意的问题责任人完成时间9.通知并确认参训学员名单9.1.网上公告栏发布培训通知后，再通过邮件的方式加以确认，如果还没有得到确认，再通过电话方式确认。需注意的关建问题：1.高级干部培训一定要与本人确认，如有不能参训请与本专业公司最高领导请假。办班人训前5个工作日10.制作《培训手册》10.1.确定课程表、培训纪律、作息时间等内容；10.2.确定学员用教材资料；10.3.以上文字资料全部确定，并按要求排版后（参见附件6），送公司商务中心按规定数量复印，学员每人1份，总办存档1份，大学存档1份；10.4.将所有资料装订成册，加上封皮。需注意的关建问题：1.保证时间进度；2.学员资料要保证复印后文字清晰。办班人商务中心训前5个工作日11.申请费用预算签报

11.1.办班人将审批通过的E办公签报发至部门预算员，由预算员申请E办公签报。需注意的关建问题：1.签报审批通过后，立即转给部门预算员。部门预算员训前5个工作日12.借备用金及酒店预付款

12.1.让酒店传真酒店名称、帐号及开户行信息；12.2.费用签报通过后，办班人按实际需要到财务部办理借款手续；12.3.酒店预付金额不得超过全部酒店预算费用，以免发生退款，补足款项结算时一次付清。需注意的关建问题：1.酒店的开户行、帐号和开户名称一定要准确无误。办班人训前5个工作日13.购买文具、制作横幅、讲师礼品或其它物品需注意的关建问题：办班人第6页举办培训班标准操作手册（3/8）工作阶段第一阶段——训前准备需配合部门集团办公室、集团人力资源部、集团企划精算部、集团财务核算部、专业公司领导及财务部、集团品牌宣传部、集团信息管理中心、专业公司人事部、商务中心、医务室、金星航空、日发文具此阶段关键事项培训通知、办公签报、酒店安排、培训手册具体操作流程及应注意的问题责任人完成时间13.1.列出培训用文具清单，向日发文具店订货(电话：82449562）；13.2.如在深圳制作条幅，请将条幅内容审核无误后交广告公司制作（联系电话：83892859。1.所需文具用品要保质保量；2.提前采购装箱，避免遗漏；3.条幅文字要准确。办班人训前5个工作日14.准备司旗、司歌光碟、常备药品、笔记本及投影仪14.1.司旗和司歌光碟部门备有；14.2.常备药品从公司医务室领取；14.3.笔记本电脑从部门借用；14.4.投影仪通过内部网主页“IT服务站”进入从网络管理中心借用。需注意的关建问题：1.认真检查笔记本电脑和投影仪确保无故障，能正常使用；2.投影仪至少要提前3天向网络管理中心申请。办班人训前3个工作日15.制作学员胸卡、座位牌、培训场地标识牌15.1.将学员名单交商务中心，按照选定的胸卡样式制作，隔天可取。15.2.自行打印座位牌（见附件7）和培训场地标识牌（见附件8）需注意的关建问题：1.保证学员名单无遗漏、无错别字。办班人商务中心训前3个工作日16.制作学员签到薄（见附件9）16.1.根据学员名单制作学员签到薄；16.2.如需要接站，根据模版样式制作接站牌。需注意的关建问题：1.学员姓名和所在机构要准确无误。办班人训前3个工作日17.制作培训调查问卷（见附件10）

17.1.按固定格式的调查问卷，并按学员人数复印。需注意的关建问题：1.培训问卷要双面复印。办班人训前3个工作日18.确定开训、结训仪式18.1.确定开训、结训仪式程序、主持人和做开训、结训讲话的领导，高级培训班由大学领导主持，低阶的培训班可由办班人主持；18.2.将培训方案发给拟讲话的领导或其秘书，以拟讲话稿之用。需注意的关建问题：1.领导因工作繁忙可能随时发生变化，请及时跟进或另行邀请其他相关领导开训讲话。办班人部门领导训前3个工作日第7页举办培训班标准操作手册（4/8）工作阶段第二阶段——培训期间需配合部门酒店此阶段关键事项调试电教设备、维持培训纪律、酒店结帐具体操作流程及应注意的问题责任人完成时间1.学员报到

1.1.酒店具备承担接待学员报到的能力情况下：1.1.1.将学员签到簿、学员住宿房间分配表及培训资料一并交给酒店总服务台负责人，告知学员报到时必须本人签名，并按分配好的房间安排住宿，同时分发培训资料；1.1.2.学员自行交纳房卡（钥匙）押金，领用房卡。1.2.酒店不具备接待学员报到的能力的情况下：1.2.1.请酒店人员负责在一楼大堂或适当位置摆放报到台；1.2.2.将报到用的签到簿、房间分配表、房卡（钥匙）、培训资料等整齐地摆放在报到台上；1.2.3.学员报到时先签名，再发培训资料、房卡（钥匙）等。需注意的关键问题：1.报到时人多容易出错，坚持签名后再发房卡和培训资料，不要错发、多发和漏发，并及时做好标注；2.要经常核对签到人数与发出的物品是否相符，如有差错及时查找。办班人开训前一天2.调试电教设备2.1.办班人必须亲自对电脑、投影仪进行联机调试；2.2.音响、麦克风请宾馆音响师协助调试，以保证培训期间正常使用，办班人必须在现场监督调试后效果。需注意的关键问题：1.教学设备最容易在使用时出现问题，提前调试是必不可少的，万万不能存侥幸心理。办班人宾馆音响师开训前一天晚上3.设置叫醒服务3.1.将培训的作息时间表交给宾馆总台服务人员，让其按照规定时间安排早晨及中午的叫醒服务，并督促其按时完成；3.2.根据上课时间，早晨提前1小时，中午提前15分钟叫醒。需注意的关键问题：1.因宾馆服务水准不同，对服务水平较低的宾馆，每天都要进行督促叫醒服务是否已安排。办班人开训前一天至最后一天4.召开训前会4.1.宣导培训安排及相关要求；4.2.组织训前破冰活动（选举班组长）。需注意的关键问题：1.高级干部培训班的班组长可直接任命，训前会可免。办班人开训前一天晚上第8页举办培训班标准操作手册（5/8）工作阶段第二阶段——培训期间需配合部门酒店此阶段关键事项调试电教设备、维持课堂纪律、酒店结帐具体操作流程及应注意的问题责任人完成时间5.组织开训、晨会、考勤及维持培训纪律

5.1.组织开训仪式；5.2.每组组长轮流组织晨会；5.3.每天点名由组长报告本组差勤情况或由班主任抽查记录考勤。需注意的关键问题：1.提前通知开训讲话的领导按时到场；2.开课期间，办班人尽量随堂，以保证讲师和学员临时所需。办班人培训期间6.安排和调整培训期间的房间和餐饮6.1.有提前退训的学员，要将多余房间及时退掉或将单独居住的学员合并房间，并做好记录；6.2.对后来的学员要及时增开房间，并做好记录；6.3.对每天的餐饮情况及时反馈给餐厅，并根据学员反馈意见做适当调整。需注意的关键问题：1.每天都要认真做好记录，避免出现差错；2.对增、减的房间要及时与宾馆核，并注意房间的计费时间。办班人培训期间7.教学桌椅的摆放、调整

7.1.每门课程结束后，根据各讲师对教学的要求调整桌椅摆放形式（请宾馆服务人员协助摆放座椅）。需注意的关键问题：1.座椅摆放时要注意最远位置的视听效果；2.要留有一定的走动空间不要过于紧密或过于疏远。办班人宾馆服务人员培训期间8.预定学员返程机票（适用于高级管理干部培训班）8.1.联系当地机票代售点在培训教室附近设临时机票办理点，利用中午或课间休息时间，通知学员自行预定机票。需注意的关键问题：办理点不要离教室太远。办班人培训期间9.支付外聘讲师授课费9.1.讲师完成授课后，讲师费用可通过现金或银行转帐支付，但二种方式都要请讲师在准备好的授课费支付证明上签收，经办人也要签名以此作为报销单据（见附件11）。需注意的关键问题：1.必须要求讲师本人签名；2.经办人也必须本人签名。办班人外聘讲师授课结束至返程前第9页举办培训班标准操作手册（6/8）工作阶段第二阶段——培训期间需配合部门酒店此阶段关键事项调试教学设备、维持课堂纪律、酒店结帐具体操作流程及应注意的问题责任人完成时间10.培训调查问卷及其他临时资料的下发与回收10.1.在最后一节课结束后立即发放培训效果评估问卷和讲师要求填写的其他表格，让学员当场填写，并如数收回；10.2.如有讲师留有课后作业，请在课后或最后一节课结束时下发。需注意的关紧问题：1.及时下发问卷；2.要求学员填写完整，不要遗漏；3.如数收回。办班人最后一节课结束立即进行11.举办结训仪式11.1.领导讲话；11.2.颁发结业证书（见附件12）（根据公司要求及培训班的特点而定）。需注意的关紧问题：1.在结训仪式上讲话的领导需提前确定，并及时通知其到场；2.《结业证书》提前准备好；数量与姓名要与在场学员相符。办班人最后一节课结束后12.培训聚餐12.1.培训结束当天晚宴，在不超出预算费用的前提下，每桌可适当安排酒水。需注意的关紧问题：1.提前确认参加晚宴人数，根据实际人数安排餐饮，避免浪费；2.费用不能超出预算。办班人培训结束当晚13.送站（在需要送站的情况下）13.1.根据需要送站的学员和讲师机票、火车票的时间安排送站车辆需注意的关紧问题：1.确保送站车辆准时到达宾馆。办班人结训后14.酒店费用结算

14.1.将在酒店发生的住宿费、场地租金、餐费、会务组电话费、复印费及其他杂费全部结清，多退少补；14.1.1.不足款项用所带现金补足；14.1.2.预付款多余部分如数退回公司财务，告知公司开户银行、户名和银行帐号；14.2.收集好各类票据，以便报销。需注意的关紧问题：1.将平时消费记录与宾馆账目进行逐项核对无误后再行结算；2.确认结算价格是否与协议约定价格相同；3.公司帐号、开户行、户名必须准确无误。办班人培训结束当天第10页举办培训班标准操作手册（7/8）工作阶段第三阶段——培训结束后需配合部门集团财务核算部、专业公司财务部、总办档案室此阶段关键事项撰写培训评估报告、资料存档、费用报销具体操作流程及应注意的问题责任人完成时间1.撰写培训评估报告（见附件13）

1.1.在ETS系统上线使用前，办班人根据培训调查问卷所收集的信息，按照模版格式，撰写评估报告；1.2.在ETS系统上线使用后，办班人将培