办公室管理通识

办公室管理经英10-1黎燕翔办公室工作的范围办公室管理特点：办文办文流程规范办公室的日常事务管理办公室企业文化第一讲公文写作的特点公文语言要求撰写公文第二讲如何办好请办事项？请示的格式意向书通知和邀请函第三讲第一讲：办公室工作的范围对内：一、企业管理1．各类公司证件年检管理2．各类人员岗位证书年检复检3．贷款卡保存及年检4．公司宣传资质资料制作及发放，各类先进评选5．企业资料库数据建立及完善（含公司业绩、人员业绩的编制）6．投标工作组织及标书制作7．公司办公设备管理及维修8．公司网站维护及更新9．各级公章管理对内：二、办公文档管理及打印1．公司各类文件管理2．合同管理3．消防工程验收意见书存档4．竣工资料、图纸管理5．文件打印复印管理6．晒图出图管理7．印制名片8．刻制印章9．电脑和网络维护对内：三、人事社保1．招聘考核管理，人员档案管理2．办理社保关系增加减少四、统计1．固定资产投资季报、年报（需台账）—重庆市调查大队2．建筑业企业季报及年报—江北区建委3．建筑业快速调查月报—国家住房和城乡建设部对内：五、公司行政1．办公用品采购并出库2．办公环境保持3．其他行政杂事六、向各部门传达公司领导意图，上传下达，对相关业务进行沟通七、领导交办的其他工作welcometousethesePowerPointtemplates,NewContentdesign,10yearsexperience对外：

接受工商、建委系统、安监系统、技术监督局、建筑业协会、勘察设计协会、社保局管理，并完成其规定的工作。办公室日常事务管理改进办公室的日常事务工作处理突发事件完成督促检查工作制定工作计划确定承办期限对办公室工作进行评估概述一改进办公室的日常事务工作（一）基本思路：重新安排、修改、替换、合并、精简（二）工作程序：定义、评价、分析、改进、实施（三）基本步骤：1.我们现在何处（现状）？2.应在何处（改进的目标）？3.如何到达该处（改进的方法）？二处理突发事件（一）突发事件的类型：1.火灾；2.伤病；3.疾病；4.炸弹威胁或恐慌。（二）处理突发事件的原则：1.快速反应，控制事态发展；2.以为为本，保护公众利益；3.公开透明，真诚面对公众；4.重塑形象，置之死地而后生；（三）工作流程：1.及早发现，马上报告，并保护好现场；2.查找问题的原因；3.成立临时指挥中心；4.控制源头，釜底抽薪；5.召开新闻发布会；三完成督促检查工作（一）秘书监督工作的特点有：复杂性、原则性、时限性和权威性。（二）原则有：-实事求是地原则；-主动性的原则；-分层次落实原则；-实效性原则；-督查和帮办相结合的原则；（三）监督方法有：-书面督查；-电话督查；-专项督查；-会议督查；-调研督查；（四）工作程序：交办、立项、登记、转办、承办、催办、检查、办结、办结回告、审核、立卷、归档；（五）注意事项：1.实事求是；2.授权督查；3.时限要求；4.办实事；5.谦虚谨慎。四制定工作计划（一）办公室工作计划的种类1.按照时间序列可分为：长期计划、中期计划、短期计划。2.按幅度和范围可分为：政策型计划、目标型计划、规划型计划、方法型计划、程序型计划五种。（二）计划的内容和要求1.每一项任务的具体目标；2.每一项任务数量要求和质量要求；3.每一项任务所需的资源；4.每一项任务所分配的负责部门或承担人和负责人；5.在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质量；（三）制定工作计划的工作顺序1.制定工作计划的程序：估量机会—>确定目标—>确定工作计划的前提条件—>拟定可行方案—>评价备选方案—>选择方案—>拟定分计划—>编制预算。2.编制常见的工作计划：长的工作计划中都要指明一段时期预先决定做什么，怎么做，何时做，由谁做等具体问题，它是在为一个团队的现实状况与目标之间铺桥搭路。五确定承办期限（一）承办期限的内容：谓承办期限是指企业接到客户或查询者的问题后处理并回复时间规定，许多企业都对行政管理工作的行为做了有关承办期限的明文规定，明确处理工作花费的时间必须按照规定执行，并进行监督管理。（二）承办期限制度：谓承办期限制度就是针对时效性指定的规则，是在时效性上指导人们行动的标准，它要求人们按章办事，不准人们的行为偏离规定的要求，以提高企业的形象、效率和信誉。（三）指定承办期限对顶的工作程序1.调查本单元或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定。2.时间期限适宜标准。3.确定同一任务的不同承办周期。4.确定同一任务紧急情况下不同的承办周期。六对办公室工作进行评估（一）办公室工作评估的意义：1.提高了管理工作的效率；2.明确了组织机构的建制；3.促进了员工承担责任；4.有助于进行控制和监督工作；（二）评估工作的程序：1.对办公室工作进行目标管理：（1）建立一套完成的目标体系；（2）确定目标；（3）组织实施；（4）检查评估；2.对办公室工作进行量化管理：是指在组织开展工作过程中，运用科学方法对各项工作项目做出工作定额来实行定量考核的管理方法。3.对办公室工作进行评估：目标必须是明确并可以考核的。包括：（1）数量目标评估；（2）质量目标评估；办公室管理特点：办文1、收文：1.1来文类别：㈠机要收文㈡传真电报㈢上级来文（信函形式、部门转发）㈣请示报告㈤部门抄报区政府文件㈥群众来信㈦区长信箱㈧市长热线㈨办公室收文㈩领导批办件（十一）会议文件△呈送件（不登记但必须当日送出）、两办制发的各类文件。办公室管理特点：办文1.2收文流程1、审查：看报送的公文体例和主题都是否正确，内容是否合适，是否加盖公章等。确认签收。2、登记：⑴手书登记（收文时间、文号、来问单位等要素要全，注意来文的全文标题要登记齐全）⑵加盖收文专章※注意：涉密的如何处理、群众来信如何处理？办公室管理特点：办文2、拟办：2.1审查：确定办理类别（挂不同批阅单）2.2C6录入：打印批阅单2.3呈送办公室主任签署拟办意见※注意：办公室收文由秘书股股长签署拟办意见，办公室主任不在时由各分口主任对收文签署拟办意见，电报及涉密类收文一件一办，特殊情况下根据来问内容可请示主管主任先转出再拟办。3、呈办：3.13.2电报和急件秘书科直接办理3.3催办（如何催办各科室）※注意 按拟办先后顺序，领导不在时跳跃办理；根据领导批示可酌情先行交办。急办件速办理。办公室管理特点：办文4、交办：4.1领导批完直接转出文：秘书科办理4.2领导批示要结果的文：交由督查室，加盖条形章，限定时限，通知单位转出。※注意：密件不转出；5、追踪：6、归档：办文流程规范1、拟稿：

-党政公文，正文应附“岳阳职业技术学院发文呈批单”。

-拟文观点明确、文字精练、格式正确。

-拟文和修改文件时，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水笔，不得使用圆珠笔、铅笔或红墨水笔。

-各部门不得对外行文。2、核稿：

-各部门起草文件，部门领导人要认真把关，签署姓名和时间，交院办核稿。办文流程规范3、会签和签发

送院领导会签和签发的公文文稿，应是审核、修改并誊清后的稿件。公文内容涉及两个及两个以上部门的，应先交相关部门领导会签后，再交院办核稿，不能直接送主管院领导签发。党政联合发文须经有关院领导会签，由党委书记、院长联合签发。4.印制。

公文的印制由秘书科负责监督，实行“谁呈报，谁印制”的原则。需要以局名义印发的公文，经过办文程序批准印发的，由呈报单位或科室承担印制任务。印制文件要严格按照秘书科提供的印制标准、份数进行，印制清样后要交秘书科审核，审核合格的由呈报科室付印。办文流程规范7.盖章。

以局名义发送的公文，一律加盖局印章，并经局长、党委书记同意签发。秘书科印章管理人员要对印制的公文与文稿检查校对无异后方可用印。

8.分发。

按照领导批示意见，根据公文要求发纸介文件或电子文件。电子文件由局政务信息专管员负责制作、发布；纸介文件由公文主办部门（单位）按规定渠道和发放范围分发报送。9.归档。

凡以局名义产生的文件（含资料、领导讲话、工作报告、专项汇报等）都一律归档。各基层单位和机关各科室代局拟的文件连同底稿、附件等一律交秘书科负责存档，存档内容为：（1）领导批示原件；（2）文件签发单；（3）纸介公文2份；（4）word格式电子文本。办公室企业文化【简介】

“办公室文化”是企业文化的一部分。如果把企业文化比作场面宏大、大开大阂的宏篇巨制（大企业）或者是结构严谨、脉络清晰、风格独到的小型制作（小企业）,办公室文化就是典型的“室内肥皂剧”。

办公室文化的标志１．办公室里的事情不管大小都是自己的份内之事。办公室不是旅店,而是每天上班时间自己的家,完成自己的规定的那份工作是理所当然的事情。帮助办公室做其他事情是情理之中的事情,而且每个人都愿意去做。

２．每个人都十分关心公司的发展,把自己的喜怒哀乐与公司的起伏紧密地联系在一起。在公司有困难的时候,大家不是想着怎么躲开以及各奔前程,也不是袖手旁观,更不是幸灾乐祸,而是集思广益、齐心协力,共同度过难关。３．办公室里有一种乐观向上的精神,不是把上班作为一种挣钱的负担,而是作为一种乐事,员工星期日的时候不会再抱怨明天一大早就要上班。４．团队协作精神。每个部门和每个人之间有良好的交流。每个人在工作中取得了成绩大家都真心地祝贺他。在一个人工作上甚至生活上遇到困难的时候,有多只手伸出来帮助他。每个人在这个集体中都不会感到孤独。５．营造相互教育,共同提高,一种浓厚的学习气氛,每个人都乐于把自己学到的东西与他人共享。办公室文化的形成（1）

这种文化的形成首先是管理者的责任。这与经理人的个人风格、公司的管理风格等有重要关系。如果经理就不是一个善于沟通的人,最好不要期望下属会塑造得好；如果经理是一个喜欢搞办公室政治,把自己的“乌纱帽”看作第一位的人,办公室里就一定充满阿谀奉承；如果经理喜欢偏听偏信,喜欢小报告,办公室里就一定是谎言迷漫、大家勾心斗角、面和心不合。于是,就不可能有一个愉快的心境,办公室的文化就会成为封建文化、文革文化,最终倒霉的一定是董事会和管理者。

形成一种好的文化氛围不是一朝一夕的事情,管理者必须为此作出最大的努力。好的习惯都是在日常的工作中一点一滴积累起来的。为此,管理者首先需要以身作则,同时,还要注意日常对员工的教育和引导。对于那些新来的人,要让他们懂得在这里工作就应该尽快地融入到这个“家庭”之中,对于那些不能融入的人,要及时发现问题的所在并采取措施。对于那些为了自己的利益破坏良好氛围者,需要强有力的培训手段或其它教育方法或惩罚。不可以因“一块臭肉坏了满锅汤”。

办公室文化的形成（2）

成功的企业尽人皆知,只因它们不乏特别之处,使得人们乐意与之做生意。这些企业的员工似乎很敬业,总是一刻不停地帮顾客忙。他们经常翻出新花样,提供恰好合顾客心意的新产品或服务。因此,人们总是频频光顾它们。当然,所有这些特色均建立在企业员工的能力、品性、执着的干劲、创新和奉献精神的基础上。许多企业领导喜欢制定使命和远景说明书,原因也就在此。因为使命和远景说明书有助于企业把握发展方向,使员工对企业的发展心中有数。员工的这种参与正是成功企业的卓越之处,也是成功企业一切行动的基石。因此,如果经理人不想在上班的时候总是看到一张张紧绷的脸,不愿听到下属们无端的争吵,而希望有一个轻松愉快的环境,就必须从自身做起。首先创造并维护一种良好的办公室文化,办公室的效率就会发挥到很高,每一个公司、包括管理者才会有空间有发展。赶快看看你的办公室文化吧,如果你还有机会塑造和选择的话,赶快,就从现在开始。第二讲公文写作的特点1.公文写作是受命性的写作

文学性作品的写作，往往受作者个人思想和情感的控制，而公文写作则不然，作者在写公文时必须遵照领导的意图，以机关或组织的集体意志为旨归。公文内容到底写什么，什么时间完成，需遵从领导的安排，或依据决策层和全体成员的意愿，在机关单位主要领导人的授意下进行“遵命”写作。因此，这种文章带有明显的“为人作嫁”、“代机关立言”的性质。写作者在公文写作过程中，不能自作主张，抒发己见，任意发挥，随意铺陈，这些需求都是由公文写作的受命性特点决定的。因此，公文写作动机只能是根据公务活动的客观需要，由领导集体或负责人作出自觉安排，一般不允许带有个人的随意性和自发性。2.公文写作是实用性的写作

公文写作是为了某项工作的需要，或为解决公务活动中的某一些实际问题，具有很强的实用性和功效性。因此，在写作过程中，不必拘泥于字句的华美，只要能够表情达意，将要表达的东西讲清楚就行。有人说，写公文就是讲“官话”、“套话”，就是写“八股文”，其实，这就是公文区别于其它文章的典型特点。公文写作的特点3.公文写作是时限性的写作

公文写作受时间的严格约束，公文起草者在日常公文的起草中都受着十分严格的时间限制。有时一份公文必须在几天，或一两天内撰写出来。一旦遇到紧急情况，从接受公文撰写任务到草拟成文只有一两个小时的时间。这就对公文写作者提出了很高的要求，不仅要求他拥有敏锐的反应能力，同时还需要有很好的写作功底。要达到这点，并非一日之功，需要长期的训练和积累，所谓“熟能生巧”。4.公文写作是法定性的写作

之所以说公文写作是法定性的写作，主要是从两方面来谈的。首先，从公文的作者来看，它必须是法定的作者。所谓法定的作者，是指依法成立并能以自己的名义行使职权和承担义务的国家机构和其他社会组织（统称为机关），公文内容代表的是机关意志，它必须以机关的名义或法定代表人的名义制发。公文的撰写者虽然是个人，但他必须代表集体意志来写作。其次，从公文的内容来看，由于公文是公务活动的沟通媒介，任何公务活动都必须符合各项法律和法规，而不能与法律相冲突，因此，公文的内容必须合法，不得在公文写作中出现任何与法律法规相违背的内容。公文一旦写作完成，就具有一定的施政效力。这就要求公文的撰写者在掌握本系统、本单位的业务知识和能力的基础上，还有必要掌握一定的法律知识，做到在公文撰写中，有违于法律的话不写，有悖于法规的事不做。依法定句，依法行文。公文写作的特点5.公文写作是定向性的写作

任何文章都有一定的读者对象，即写作学上所衰落的受体。公文的受体是显在的，具有明确的指向性。公文写作时一般要具体写明“主送机关”、“抄送机关”或在附注中表明阅读对象，诸如上行文的读者是上级机关，下行文的读者是隶属的下级机关，平行文是同一组织系统的同级机关或不相隶属的机关单位。公文写作这种受体的定向性是由公文的工具性功能所决定的。正因如此，公文写作时就要考虑到不同的受体对象，选择不同的公文文种，运用不同的表达方式，考虑不同的与其措词。公文语言要求 公文的语言，受制于公文的性质、内容、功能，有明晰、准确、简朴、庄重的鲜明特点。撰写公文时，应按公文语言的要求选词造句，组段成篇，使公文语言更好地为表达内容服务。LOGO公文语言要求的特点

明晰，就是意思明白、清楚，不晦涩，无歧义。公文要在办理公务中发挥有效的作用，从语言方面看，首先是要让人看得懂，能清楚地理解你的意思。如果晦涩难懂、语有歧义，必然会影响公务的有效办理。一、明晰

如何使公文语言具有明晰性?

语言是思想的载体，思想明晰，语言才可能明晰。就语言方面来讲，要特别注意两点：

1．选用含义确定、自己明白的词语。选择词语，首先要选含义确定、自己明白的词语。如果自己都不懂或似懂非懂，表达出来的意思至少也会含混不清、晦涩难懂。

2．要选通俗易懂的词语。不要用过时、冷僻的词语，更不能生造词语。比如，计量单位，我国曾实行市制，现在实行公制，其名称也应相应改变。在公文中现在就不应该再用诸如尺、平方尺、斤，而应该用米、平方米、公斤。重量单位公斤又称为千克，因此两者都可以用。生造词语，是指由撰稿者自己造出来的，别人可能不理解它的意义和功能的词语。

准确，就是能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。这里有用词、造句、构段等问题，但最基本的是词语的锤炼问题。

锤炼词语的目的，就是要选用最恰当、最能说明特定事物的词语入文。二、准确

锤炼词语，在公文的撰写中要注意以下几点：

1．要认真分辨词类。词，按照其在造句时所起的作用不同，可以分成实词和虚词两大类。实词能充当句子成分，包括名词、动词、形容词、数词、量词和代词。虚词不能单独充当句子成分，包括副词、连词、介词、助词、语气词和叹词。各类词因其性质不同，其语法特点也不同。在公文撰写中要做到用词准确，就要分清词性，了解其语法特征，否则，选用时就容易产生错误。

2．要精心辨析词义。汉语的词汇非常丰富，这是我们民族语言发达的一个重要标志。在公文的语言表达上要做到准确，精心辨析和选用同义词，就显得十分重要。例如，公文中在讲到收获时常常用到成绩、成果、成效、成就，这几个词就是同义词。它们的基本意义一样，但分量上和重点上就不相同。“成绩”一般用于工作或学习中取得的具体收获，如“他在期末考试中取得了优良成绩”。“成果”则用在事业中取得了较大些的收获，如“我们的劳动取得了丰硕的成果”。“成效”则重于功效、效果，如“他们研制的新农药，杀灭稻田害虫很有成效”。“成就”是指事业上取得了很大的成绩，如“我国的开放改革事业取得世界瞩目的成就”。

简朴，就是要简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。

要使公文语言达到“简朴”的要求，应该注意以下几点：

1．实事求是，实话实说。不说假话，不说空话，不说套话。

2．叙事说理，开门见山。主旨确定之后，就要话不离题。议论这个问题，你就对这个问题发表赞成或反对意见。

3．遣词造句，惜字如金。一个词能概括就不用两个词，三句话能交代清楚的就不用四句话。要反复修改，正如鲁迅先生所说：“竭力将可有可无的字，句，段删去，毫不可惜。”三、简朴

庄重，就是端庄、郑重，这是发文单位办理公务的严正立场、严肃态度的体现，也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求。

庄重，就是端庄、郑重，这是发文单位办理公务的严正立场、严肃态度的体现，也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求。

公文在语言的运用上要达到庄重，起码要做到两点：

1．要用规范的书面语言。公文的用词造句，要符合现代汉语的规范要求。一般不要使用口语、方言、土语。如“改革开放后，农民的钱包一年比一年胀，日子越过越好，就像吃甘蔗由尾吃到头越吃越甜”。这是口语，要把这样的意思写入公文，得改为：“改革开放后，农民的收入年年增加，生活越过越幸福。”这是书面语言。口头语言和书面语言的意思虽然没有什么差别，但后者要比前者来得端庄、郑重。

2．恰当地使用专用语。在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用语，即公文特定用语。现代的公文特定用语，已基本规范化、定型化，具有含义的确定性，它在准确、严谨地表述公文内容及格式的同时，还能自然地增强简明、庄重的语体风格。四、庄重撰写公文公文的格式规范是什么?

公文的格式规范，是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。《国家行政机关公文格式》将公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。撰写公文

（1）公文的特点

作者的法定性作者的权威性效用的规定性体式的规范性制作的程序性（2）公文的作用领导和指导作用行为的规范性宣传和领导作用联系和知道作用依据和凭证作用第三讲如何办好请办事项？==》需请办的文件可以分为三种类型：注批件、注办件、函办件。？什么是注批件？？什么是注办件？？什么是函办件？一：注批件。即直接注“请某某同志批示”的文件。办理注批件要把握这样几点：一是对于请示的问题比较重大，不需要办文部门协调、补充说明的，要注请领导同志批示。二是对于注请领导批示的请办件，应同时分送有关领导和主管部门阅看，以便相互通气，加快办理速度。三是对于一些特殊件，如确需直接注请领导批示，可先同领导同志的秘书联系协调，然后再注请办理。不能随便直接注请领导人批示。特别是有些请示，有关部门意见不一致，不便领导表态的，更不能直接控请领导人去批示。二：注办件。就是注“请某某部门研办”的文件。1.注办方式包括：请某某部门研办，请某某部门商某某部门研办，请某某部门研处，请某某部门研究提出意见，请某某部门商某某部门研究提出意见。2.办理注办件要注意把握三点：（1）是注意“研办”与“研究提出意见”的区别。对“研办”件，承办部门可以自行批复请示单位。注明“研究提出意见’，是表示征求意见，要求有关部门提出办理意见供上级领导机关办文参考，主办者实际上是请示件的主送机关。（2）是请某某部门商某某部门研办的件，两个承办部门，以前者为主，由前者牵头承办。牵头单位应当充分征求商办单位意见。如果两个单位意见不一致时，应将两种意见同时报上级机关酌定。（3）是注办件的分送范围要得当。一般请部门研办、研究提出意见的文件都应当分送有关领导同志，使领导同志知道某文件已由某个部门承办。如果主管领导对请示有批示，可由办文人员直接告知承办单位。三、函办件：

就是用函的形式通知有关部门研究提出办理意见的文件。办理函办件要注意三点：一是请示件中的内容涉及几个部门，需要各方面征求意见，又不便于请某一个部门承办的，办公厅（室）可分别发函。函中可写明：“现将某某请示转去，请就某某方面的问题研究提出意见。”二是办公厅（室）领导同志有批示的文件，而该批示不便于和承办部门见面，就用发函的形式，并可以把“此件是领导同志交办的”这样的消息向承办部门传递过去。三是一些特急件，需要限定承办部门在一定期限内办完，用函的形式可以说清楚。关于请示的格式主要包括标题和主送机关两个项目内容。一、请示由首部、正文和尾部三部分组成。1．首部（1）标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如《××县人民政府关于××××××的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。

（2）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。

关于请示的格式其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。（1）开头。主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。（2）主体。主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。一、请示由首部、正文和尾部三部分组成。2．正文（3）结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。关于请示的格式一般包括署名和成文时间两个项目内容。

标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间××××年××月××日。

一、请示由首部、正文和尾部三部分组成。3．落款四、撰写请示应注意的问题

请示的写作首先要和“报告”文种相区别。在这个前提下：一要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中。二要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；三要理由要充分，请示事项要明确、具体；四要语气要平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。意向书231意向书的结构与写法意向书的概念、特点意向书写作注意事项意向书的概念

意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事物正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的意向性文书。意向书为进一步正式签订协议奠定了基础，是“协议书”或“合同”的先导，多用于经济技术的合作领域。意向书的特点其一是协商性；其二是灵活性；意向书不像协议、合同那样，一经签约不能随意更改，意向书比较灵活，在协商过程中，当事人各方均可按各自的意图和目的提出意见，在正式签订协议、合同前亦可随时变更或补充，最终达成协议。其三是简略性；

意向书具有法力约束力。意向书的结构与写法意向书的结构是：标题+正文+尾部1标题

（1）项目名称+文种