信息资源组织方法

信息资源组织方法《信息资源组织与管理》之第3章陈庄博士教授重庆市经委企业信息化专家组专家重庆市科委制造业信息化专家组专家重庆市软件协会理事2005/03/24

内容提要

3.1信息资源流概念（重点）3.2信息源及用户信息需求分析3.2.1信息源

（重点）3.2.2用户信息需求分析（难点，了解）3.3信息的采集3.3.1信息采集的原则（了解）3.3.2信息采集的途径

（难点、掌握）3.3.3信息采集的方法（难点、了解）3.4信息整序3.4.1信息整序的目的与要求

（重点）3.4.2信息整序的方法

（重点）3.5信息的存储（了解）3.5.1信息存储概述3.5.2信息存储方式3.1信息资源流概念（1/2）信息资源的流动是有向的，总是从信息资源的生产者或控制者流向信息资源的使用者；这些不停地流动着的信息资源称为信息资源流，而信息资源从生产者或控制者流向使用者的可控过程称为信息资源交流。

3.1信息资源流概念（2/2）信息资源流的渠道大致可分：非正式渠道和正式渠道两类。非正式渠道指信息资源流的源头和目的地之间不存在作为为“第三者”的控制者，信息资源不经过其它中介环节而直接从生产者流向消费者，如个人之间的信息资源交流就利用这种渠道。正式渠道则指在源头和目的地之间存在独立的控制者的交流渠道，它是社会分工高度发达的社会内部的主体交流渠道，正式渠道中的信息资源流将在控制者的控制下经过一系列有序的环节流向用户。

3.2.1信息源1、个人信息源2、实物信息源3、文献信息源4、数据库信息源5、组织机构信息源信息源：人们获取信息的来源。包括个人信息源个人信息源的概念也称口头信息源，即通过人与人间的口头语言交流来获取信息的方式。

人既是信息的凝聚点，也是信息的发射源

个人信息源的特点是(1)及时性(2)新颖性(3)强化感知性(4)主观随意性(5)瞬时性实物信息源

这类信息源的特点是实物信息源的概念实物信息源主要是指各种无机物(如水、空气、土壤、岩石、矿石等)样品，有机物(如动植物等)化石或标本，文物和人类劳动成果的样本，各类产品及服务市场，实验室以及其他有可能出现新的信息“火花”的场所。实物信息源的特点(1)直观性(2)真实性(3)隐蔽性（潜在在实物中）(4)零散性（时空分布广）文献信息源

文献信息源的概念指用一定的记录手段将系统化的信息内容储存在纸张、胶片、磁带、磁盘和光盘等物质载体上而形成的一类信息源。

如：图书、期刊杂志、影像资料、微缩胶卷文献信息源的特点(1)系统性(2)稳定性(3)易用性(4)可控性（控制：数量、质量、流量）(5)时滞性（如：论文发表时间、图书的出版周期）数据库信息源

数据库信息源的概念以数据库方式提供信息服务的一类信息源。把大量的数据组织成数据库，一方面提高了用户的信息检索效率，另一方面也有利于实现信息资源共享。如：文字数据库、数值数据库、声像数据库和多媒体数据库等数据库信息源的特点(1)多用性（为用户提供尽可能多的检索途径）(2)动态管理性（便于扩充修改，更新速度快）(3)技术依赖性（依赖于计算机的运算能力和存储能力）组织机构信息源

组织机构信息源的概念各级各类组织机构主要是通过内外信息交换来发挥其控制功能，实现组织目标的一类信息源。如：重庆市统计局信息、重庆市质监局信息组织机构信息源的特点(1)权威性

（如：研究开发信息、生产经营信息、质量监督管理信息）(2)垄断性

（房管局的房屋拆迁信息、物价局的物价变更信息

）用用户信信息需求求分析(1/5)1、用用户及及其信信息需需求用户通常指指那些些接受受信息息服务务的人人类个个体或或群体体。用户的人类类个体体或群群体具具有三三方面面的特特征：一是有信息息需求二是具备利用信息的能力(包括观察能力、理解能力、概括能力、抽象能力、分析与综合能力、判断与推理能力等)，即有能力接收、处理信息；三是具有接受信息服务的行动，即事实上接收和利用信息。人的需要可归纳为五大类，它们互相关联，若依其重要性和发生的先后次序，可排成一个需要等级（见下页图）用用户用用户户信息息需求求分析析(3/5)人一旦旦有了了某种种需要要，同同时又又存在在有可可能满满足这这种需需要的的条件件时，，就会会产生生一种种能引引起某某种行行动以以满足足这种种需要要的主主观愿愿望，，并能能进一一步形形成相相关的的行动动，这这就是是需要、、动机机和行行动的关系系2、用用户信信息需需求的的决定定因素素用户的的个人人特征征反映用用户生生理的的、社社会的的独特特性和和多样样性，，又可可分为为先天特特征和后天特特征。用户的的组织织特征征反映用用户所所从属属的社社会组组织的的数量量及其其性质质，这这些组组织大大致可可分为为职业组组织（大学教教师、、企业业工程程师、、专业业球员员），业余组组织（足球爱爱好者者）和社区组组织等类型型。用户的的社会会特征征从宏观观上反反映用用户所所处的的时代代背景景和社社会环环境（（如：社会制制度、、政治治局势势、经经济发发达程程度、、科学学技术术发展展水平平、社社会教教育水水平、、民族族特点点、文文化传传统）。。用用户户信息息需求求分析析(4/5)用用户户信息息需求求分析析(5/5)3、用用户信信息需需求的的共同同规律律(1)用用户信息息需求的的全面性性（个人、组组织、社社会）(2)用用户信息息需求的的集中性性（各种需求求权重不不一）(3)用用户信息息需求的的叠加性性（“生命空空间”：：故乡、、故友）(4)用用户信息息需求的的阶段性性（不同“生生命周期期”需求求）(5)用用户信息息需求的的马太效效应（（信息需求求量大的的用户，，随着时时间的推推移，累累积的信信息量越越多，信信息需求求量也越越来越高高于平均均水平；；信息需需求量小小的用户户，随着着时间的的推移，，累积的的信息总总量呈现现停滞的的态势，，信息需需求量则则越来越越低于平平均水平平）信信息采采集的原原则1、主动动、及时时的原则则（自觉、最最新）2、真实实、可靠靠的原则则（实事求是是、去粗粗取精，，去伪存存真）3、针对对、适用用的原则则（针对需要要、明确确用途）4、系统统、连续续的原则则（时空关系系：空间间完整、、时间连连续）5、适6、计划、预见的原则（计划周密、立足当前、适度前瞻）信信息采采集的途途径1、内部部途径（1）管管理监督督部门（人财物、、产供销销等管理理部门）（2）研研究开发发部门（技术中心心、研究究院所）（3）市市场营销销部门（市场部、销售部部）（4“葡葡萄藤””渠道（小道消息息的非正正规组织织信息流流；决策者者收集反反馈意见见）（5）内内部信息息网络2、外部部途径（1）大大众传播媒介介（各种传媒媒体：广播、电电视、报纸、杂杂志等）（2）政政府机关关（档案：工商企业业注册登登记通告告、上市市公司业业绩报告告、专利利、标准准等；政府府出版物物：研究报告告、统计计资料、、各类白白皮书等)（3）社社团组织织（学会、协协会：内部通讯讯、专业业简报）（4）各各种会议议（会议：研讨会、洽谈会会、展览览会、展展销会、、交易会会、现场场会、发发布会、、演示会会）（5）个个人关系系（广交朋友友：接触、聚聚会闲聊聊）（6）协协作伙伴伴（供应链为纽带，，在“双赢””原则下连连成一体体）（7）用用户和消消费者（（用户：需求信息息；消费者：：反馈信息息）（8）外外部信息息网络———Internet信信息采采集的方方法（1/3））信息类型采集途径动态信息静态信息公开信息问卷调查法预订采购法参观考察法信息检索法专家咨询法日常积累法非公开信息访问交谈法交换索要法技术截获法委托收买法敲诈利诱法抢劫窃取法以下重点点介绍两两种信信息采采集的方方法（2/3））1、问卷卷调查法法第1步：：问卷设设计问卷格式式应清晰晰，长度度要适中中；调查项目目的安排排要合理理，并注注意问答答形式；；提问时的的语言应应通俗易易懂，明明确具体体第2步：：选取样样本（具体方法法有：)1)简单随机机抽样：适合于总体中个个体单位位差异不不大情况；2)系统抽样样（又称等距距抽样），适合于总体中个个体单位位差异不不大情况；3)分层层抽样（类型特征征分层，，选代表表性样本本）。适用于总总体数量量较多，，且内部部差异较较大的调调查对象象。4)整群群抽样（亦称集体体抽样：：先将总总体按一一定标准准分成许许多群或或集体，，然后随随机抽取取若干群群或集体体作为样样本实施施逐个调调查）。5)多段类集集抽样。。第3步：：实施调调查信信息采采集的方方法（3/3））2、访问交谈谈法第1步：准备备阶段1)选择访谈对象象：一是选择关键键人物；二是是利用人际关关系网络。2)拟定访谈谈提纲：访谈目的、中中心议题和提提问方式。3)提前与被被采访者取得得联系：确认访谈时间间、地点、人人物等。4)携带必要要证件、资料料、工具：以便在需要时时展示、记录录。第2步：实施施阶段访谈实施的过过程大体上可可分为：接近被采访者者、提出询问问问题、引导导和追询、访访谈结束等几个环节。。基本访谈技巧巧：1)接近技巧：自然接近（共同活动）、、求同接近（寻求共同点点）、友好接近（从关怀、帮助助来联络感情情）、正面接近（即开门见山））、隐蔽接近（伪装的身份份、伪装的目目的接近对方方）。2)沟通技巧巧：创造一个融洽洽的沟通氛围围；3)提问技巧巧：将疑问句变为为陈述句；4)引导技巧巧：提醒、引导话话题；5)追问技巧巧：以怀疑、惊奇、、感叹的短句句，使问题更更具体、更准准确；6)记录技巧巧：在准确记录回回答的词语部部分之外，在在页边写下自自己的观察和和理解。第3步：整理理阶段信信息整序序的目的与要要求(1/3)信息整序的过程信信息整序序的目的与要要求(2/3)1、信息整序序的目的(1)减少社社会信息流的的混乱程度。。(2)提高信信息产品的质质量和价值。。(3)建立信信息产品与用用户的联系。。(4)节省社社会信息活动动的总成本。。信信息整序序的目的与要要求(3/3)2、信息整序序的基本要求求(1)信息内内容有序化（有系统、条理理、秩序、启启发）(2)信息流流向明确化（考虑用户需求求下，使其流流向明确）(3)信息流流速适度化（把握信息传递递时期）(4)信息数数量精约化（内容简练、简简明扼要）(5)信息质质量最优化（提高精确度、、保证可靠性性、先进性）信信息整序序的方法(1/3)1、优化选择择（1）优化选选择的标准1)相关性2)可靠性3)先进性性4)适用用性（2）优化选选择的方法1)比较法2)分析法法3)核查查法4)引引用摘录法5)专家评评估法2、确定标识识（1）数据项项的确定（（描述信息外表表特征或内容容性质，如文献数据库的数据项包括括：文献标识、代代码、记录信信息、书目信信息、题名、角色、、主题等）（2）信息外外表特征的加加工（外表特征、物物质形态加工工）（3）信息内内容特征的加加工（分类标引、主主题标引）信信息整序序的方法(2/3)3、组织排序序（1）分类组组织法:依照类别特征征组织排列信信息概念、信信息记录和信信息实体的方方法。案例：分类目录、分分类索引、分分类词典、分分类广告、分分类展品陈列列。（2）主题组组织法：按照信息概念念、信息记录录和信息实体体的主题特征征来组织排列列信息的方法法。案例：论文、书刊内内容采用的标标题、章节次次序等（3）字顺组组织法:按照揭示信息息概念、信息息记录和信息息实体有关特特征所使用的的语词符号的的音序或形序序来组织排列列信息的方法法。案例：字典、词典、、名录、题名名目录。（4）号码组组织法:按照每件信息息被赋予的号号码次序或大大小顺序排列列的方法。案例：科技报告、标标准文献、专专利说明书等等（5）时空组组织法：按照信息概念念、信息记录录和信息实体体产生、存在在的时间、空空间特征或其其内容所涉及及的时间、空空间特征来组组织排列信息息的方法。案例：年鉴、大事记记、历史年表表。（6）超文本本组织法：超文本(hypertext)是一一种非线性的的信息组织方方法，它的基基本结构由结结点(node)和链(1ink)组成。案例：网站信息。信信息整序序的方法(3/3)4、改编重组组（1）汇编法法：汇编是选取原原始信息中的的篇章、事实实或数据等进进行有机排列列而形成的。。案例：剪报资料、文文献选编、年年鉴名录、数数据手册、音音像剪辑等等等。（2）摘要法法：对原始信息内内容进行浓缩缩加工，即摘摘取其中的主主要事实和数数据而形成的的二次信息产产品。案例：如会议文摘、、机械工程文文摘（3）综述法法：对某一课题某某一时期内的的大量有关资资料进行分析析、归纳、综综合而成的具具有高度浓缩缩性、简明性性和研究性的的信息产品。。案例：学位论论文！叙述性综述：：只就有关某一一专题的事实实、观点、数数据等大量资资料客观全面面地综合叙述述，综述作者者不发表自我我见解和加以以评论；评论性性综述述（述述评））：是在叙叙述性性综述述的基基础上上，加加入综综述作作者对对有关关问题题的见见解和和评论论而形形成的的比较较复杂杂的综综述。。综述的的写作作要求求：首先从从收集集、整整理、、消化化吸收收大量量的相相关信信息入入手，，然后后对它它们进进行筛筛选、、分析析、压压缩，，把其其中有有价值值的内内容综综合组组织成成有条条理的的一篇篇文章章或报报告。。为保保证信信息综综合的的完整整性、、准确确性和和科学学性，，要求求编写写者对对某一一问题题或领领域有有相当当深入入了解解。综综述往往往要要引用用大量量的参参考文文献。。这些些参考考文献献既是是综述述可信信度的的标志志，同同时对对于用用户来来说又又是重重要的的信息息源指指南。。信信息息存储储概述述(1/3)1、信信息息存储储概念念信息存存储是针对对所采采集的的信息息进行行科学学有序序的存存放、、保管管，以以便使使用的的过程程。三层含含义:（1））将所所采集集的信信息，，按照照一定定规则则，记记录在在相应应的信信息载载体上上；（2））将这这些信信息载载体，，按照照一定定的特特征和和内容容性质质组成成系统统有序序的、、可供供自己己或他他人检检索的的集合合体；；（3））应用用计算算机等等先进进的技技术和和手段段，提提高信信息存存储的的效率率和利利用水水平。。信信息息存储储概述述(2/3)信息存存储作作用有有以下下三点点：在企业业或组组织需需要信信息的的时候候，能能够及及时地地获取取这些些信息息，并并经加加工处处理后后为控控制、、管理理与决决策服服务。。存储的的信息息可以以供企企业或或组织织的全全体人人员共共享，，并可可以重重复使使用，，提高高信息息的利利用率率。信息的的历史史性特特点也也要求求将信信息予予以保保存，，以便便从同同一事事物不不同历历史阶阶段的的信息息中分分析、、探讨讨该事事物的的发展展规律律，供供管理理决策策时使使用。。信信息息存储储概述述(3/3)2、信信息存存储的的介质质信息存存储的的介质质包括括：纸介质质、缩缩微胶胶片、、磁介介质、、光介介质.3、信信息存存储发发展历历程手工信信息存存储→文件方方式的的信息息存储储→数据库库方式式的信信息存存储→数据仓仓库方方式的的信息息存储储信信息息存储储方式式1、文文件系系统存存储文件在在介质质上的的存储储方式式称为为文件件的物物理结结构。。文件件的物物理结结构有有:（1)顺序序文件件（2）索索引文文件（（3））散列列文件件2、数数据库库与数数据仓仓库作业业P197：：1,3,5,6,7,109、静夜四无邻邻，荒居旧业业贫。。1月-231月-23Saturday,January7,202310、雨中黄叶叶树，灯下下白头人。。。18:57:5618:57:5618:571/7/20236:57:56PM11、以我独沈久久，愧君相见见频。。1月-2318:57:5618:57Jan-2307-Jan-2312、故故人人江江海海别别，，几几度度隔隔山山川川。。。。18:57:5618:57:5618:57Saturday,January7,202313、乍见翻疑疑梦，相悲悲各问年。。。1月-231月-2318:57:5618:57:56January7,202314、他乡生生白发，，旧国见见青山。。。07一一月20236:57:56下午午18:57:561月-2315、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。一月236:57下下午1月-2318:57January7,202316、行动出成成果，工作作出财富。。。2023/1/718:57:5618:57:5607January202317、做前，能够够环视四周；；做时，你只只能或者最好好沿着以脚为为起点的射线线向前。。6:57:56下午6:57下下午18:57:561月-239、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。1月-231月-23Saturday,January7,202310、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有结结果果，，但但是是不不努努力力却却什什么么改改变变也也没没有有。。。。18:57:5618:57:5618:571/7/20236:57:56PM11、成功功就是是日复复一日日那一一点点点小小小努力力的积积累。。。1月-2318:57:5618:57Jan-2307-Jan-2312、世世间间成成事事，，不不求求其其绝绝对对圆圆满满，，留留一一份份不不足足，，可可得得无无限限完完美美。。。。18:57:5618:57:5618:57Saturday,January7,202313、不知知香积积寺，，数里里入云云峰。。。1月-231月-2318:57:5618:57:56January7,202314、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。07一一月月20236:57:56下下午18:57:561月-2315、楚塞三湘湘接，荆门门九派通。。。。一月236:57下下午1月-2318:57January7,20