价值的企业管理培训课件高效时间和会议管理技巧

1高效时间和

会议管理技巧制造部系列培训教材2005年2月第一次编写2高效时间管理3时间的概念

时间是一种延续，事件在其中由过去经过现在流向将来。4时间的特性

供给毫无弹性无法蓄积无法替代无法失而复得5时间的三大杀手

缺乏时间管理的意识缺乏沟通弄不清楚优先顺序6谋杀日常时间的凶手1．没有日程计划2．生活失去平衡3．桌面杂乱（据调查每天有1.5个钟花在找东西或走神)4．睡眠不足5．不吃午饭7生活失去平衡我们的生活由七个不可或缺的部分构成：健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神我们不需要把每天的时间均分给它们，但要保证每一项都得到充足的时间，维持生活的平衡如果长期忽视某个部分，不对它投入时间，生活就会失衡，其他的各项将受干扰，致使我们无法取得成功8四个主要的时间生产率障碍1人们并不尊重时间，他们不了解其重要性2人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律3人们不善于检查自己提高时间管理办法，不知道“重要”与“紧急”的区别4没有时间观念的人不知道怎样控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统9时间管理测试10总结你的时间掌控-时间管理测试答案11时间管管理的的陷阱阱猪八戒戒踩西西瓜皮皮———滑到到哪里里是哪哪里不好意意思拒拒绝别别人“反正时时间还还早””———拖延延不速之之客会议病病文件满满桌病病事必躬躬亲12如何跨跨越时时间陷陷阱要事第第一以最终终的结结果来来开始始行动动学会说说“NO！！”今日事事今日日毕学会对对付不不速之之客减少冗冗长的的会议议办公桌桌上的的“5S”运动13时间管管理的的工具具月历行事历历与甘甘特表表效率手手册商务通通与订订房卡卡闹钟其它工工具返回回14时间管管理4原则则要事第一时间矩矩阵图图80/20原则则有效计计划1516有效的的时间间管理理17因为我我们不不知道道究竟什什么对对我们们最重重要，，所以每每件事事好像像都很很重要要。忙人人的的告告白白因为每每件事事好像像都很很重要要所以我我们不不得不不每件件事都都做。。有些人人看到到我们们每件件事都都做，，所以，，他们们期望望我们们什么么都做做。每件事事都做做让我我们非非常忙忙碌，，所以我我们没没有时时间去去考虑虑，究竟什什么对对我们们最重重要。。18我们真的花了了时间去做这这些对我们一一生都很重要要的事情了吗吗?要事第一1980/20原原则80%最佳效效果的工作20%较为次要的工作80%的时间间20%的时间间来自花去2080/20原原则去寻找用20%的努力就就可得到80%的效果的的领域集中精力解决决少数重要问问题,而不是是解决所有问问题在每天中思维维最活跃的时时间内做最有有挑战和最有有创意的工作作21如何进行有效效的时间管理理危机紧急的问题有限期的任务、会议准备事项准备事项预防工作价值观的澄清计划关系的建立真正的休闲充电授能自主管理干扰，一些电话一些信件、报告许多紧急事件许多凑热闹的活动受欢迎的活动不速之客细琐、忙碌的工作一些电话浪费时间的事“逃避性”活动无关紧要的信件看太多的电视紧急不紧急重要不重要ABCD1、时间管理矩矩阵图22时间矩阵图虚假的必要的危机有限期的任务务项目计划准备建立关系真正的创新领导的干扰一些会议一些报告浪费的逃避的活动234D原则DOITNOWDOITLATERDELEGATEDON’TDOIT稍后做授权不做立即做24普通人的时间间安排25-30%15%50-60%2-3%20-25%65-80%15%<1%成功人士的时时间安排25如何进行有效效的时间管理理2、时间价值分分析法时间价值表：：26你的时间价值值分析表签名（）），日期：（））27如何进行有效效的时间管理理3、成功=价值速度2（S=VC2）法E=MC2（能量量=质质量量速度度2）；；做最最有有价价值值的的事事（（提提升升你你做做事事的的价价值值））；；在单单位位时时间间内内做做最最多多的的事事（（提提升升做做事事的的效效率率））。。28如何何进进行行有有效效的的时时间间管管理理4、生理理节节奏奏法注意意研研究究你你精精力力最最充充沛沛、、脑脑子子最最清清楚楚的的时时段段，，在在此此时时段段做做最最有有价价值值的的事事；；注意意研研究究你你注注意意力力集集中中的的时时间间有有多多长长，，在在此此时时间间内内解解决决问问题题；；该休休息息时时一一定定要要休休息息，，在在你你感感到到疲疲倦倦之之前前就就休休息息，，你你每每天天清清醒醒的的时时间间，，就就多多增增加加了了1小小时时。。29如何何进进行行有有效效的的时时间间管管理理5、杜拉拉克克时时间间管管理理法现代代管管理理之之父父杜杜拉拉克克认认为为，，有有效效的的管管理理者者不不是是从从他他们们的的任任务务开开始始，，而而是是从从他他们们时时间间开开始始。。——记录时时间（（分析析时间间浪费费在什什么地地方））——管理时时间（（减少少用于于非生生产性性需求求的时时间））——集中时时间（（在整整段时时间内内的工工作效效率大大于在在分散散时段段的工工作效效率之之和30如何进进行有有效的的时间间管理理6、艾维··利时时间管管理法法写下你你明天天要做做的6件最最重要要的事事；用数字字标明明每件件事的的重要要性次次序；；明天早早上第第一件件事是是做第第一项项，直直至完完成或或达到到要求求；然后再再开始始完成成第二二项、、第三三项……；每天都都要这这样做做，养养成习习惯；；案例：：值2.5万美美元的的时间间管理理秘诀诀。31[案例分分析]：销售部部王经经理下下班后后在做做明天天的工工作计计划：：1、起起草中中实公公司的的合作作意向向书（（2H）2、商商讨索索赔案案的处处理意意见（（1H）3、与与华金金公司司讨论论定价价（3H）4、明明天要要向人人事部部上报报新员员工试试用期期表现现结果果报告告5、天天际公公司6、季度业绩报表（2H）7、讨论月底的促销会策略（1H）8、阅读内容刊物（1H）9、打电话给10位客户（0.5H）10、归档文件（0.5H）11、明天的周例会请用时间管理的原则帮王经理安排一下时间32更高效效的时时间安安排33进行有有效时时间管管理的的5个个步骤骤明确你你的价价值观观确定你你的目目标对你的的目标标按优优先级级排序序明确你你的任任务对任务务按优优先级级进行行排序序34不(少））做计计划的的原因因1.计计划划限制制了自自由2.着着急要紧紧的事情情总是先先到，要要先解决决3.我我没有时时间做计计划当我们做做重要的事情时时，就不不会被琐琐碎的事事情所牵牵制。35怎样对待待尖锋时时间(1)忙碌的人人的共同同愿望:时间多一一点事情少一一点36怎样对待待尖锋时时间(2)方法:1、想做做和要做做的事情情无限，，所以切切记要优优先选择择最重要要的事情情2、不要要在意几几点几分分，而是是要“现在做”3、用“成就式语语言”记录该做做的事情情4、不做做无收益益的事情情37节省时间间20法法1.对对目标、、任务、、会议等等事件分分别按优优先级进进行排序序2.从从优先级级最高的的事物着着手3.和和拖延做做斗争，，如果事事情重要要，从现现在开始始做4.把把大的、、艰难的的任务细细分为小小的、容容易的部部分5.为为自己创创造一小小时的宁宁静，哪哪怕这需需要很强强的意志志力，或或者有时时不起作作用6.找找到一个个隐蔽的的地方，，如图书书馆或空空闲的办办公室387.当当你有重重要的事事情要处处理时，，学会对对别人说说[不]8.学学会委派派别人做做事9.归归纳相似似的事情情，把它它们放在在一起处处理减少例行行事务：：它们不不值得花花费过多多时间；；缩短低低价值的的事件；；抛开没没有价值值的信件件和文书书工作；；委派别别人完成成、减少少或推迟迟优先级级很低的的任务11.避避免完完美主义义。记住住80/20定定律节省时间间20法法3912.避避免作作出过多多许诺。。对你在在有限时时间内能能完成的的工作持持现实态态度13.不不要把把时间表表排得满满满的，，为自己己留下一一定机动动时间应应付突发发事件14.设设置时时间限制制。例如如，做某某些决定定时，不不应超过过3分分钟15.聚聚精会会神地做做手头的的事情16.处处理重重要事情情时，使使用大块块的时间间节省时间间20法法4017.迅迅速处处理困难难的事情情，等待待和拖延延不会使使它们变变容易18.文文书工作争争取只处理理一次19.在在行动以前前，彻底地地思索整件件工作20.第第一次就做做好节省时间20法41高效会议管管理42一、会议通通则43企业现状大多数的企企业在会议议里决定其其基本走向向企业花在开开会上的时时间越来越越多开会的频率率越来越高高44定义会议会议是指三三个或三个个以上的人人(其中一个为为主持人)，为发挥特特定功能而而进行的一一种面对面面的多向沟沟通商业会议由由若干人参参加，他们们聚到一起起是为了解解决问题或或作出决定定45会议的常见见作用提价信息汇集信息解决问题宣传政策培育训练46开会的常见见原因资讯传达与与监督员工工达成决议与与解决问题题开发创意激励士气巩固主管地地位47不正当会议议理由种种种为满足无聊聊的愿望而而开会——有些会议是是因“不妨找个时时间大家聚聚一聚，不不拘形式地地谈一谈与与大家有关关的问题”而召开为符合惯例例或传统作作风而开会会——有些会议是是因“历来都利用用星期三下下午那段时时间开会”而召开。这这就是一般般所谓的“例会”48不正当会议议理由种种种为攀比而开开会——有些会议是是因“人家财务部部每星期都都举行一次次会议，咱咱们人力资资源又岂能能落后”而召开为表功而开开会——有些会议是是因“若不多开会会，则上级级领导会以以为咱们偷偷懒”而召开49不正当会议议理由种种种为推却责任任而开会——有些会议是是因“没有理由让让我单独承承担全部的的责任”而召开为逃避个别别接触所可可能产生的的难堪局面面而开会——有些会议是是因“我不想让少少数人太难难堪”而召开50消除不正当当会议的措措施为偶而取消消一两次会会议，以检检验这类会会议需要程程度将预定会议议延期举行行，或并入入下次会议议局部或全部部取消例会会获得上级的的批准才能能召开考虑或积极极采用其他他交流方式式51考虑其他交交流方式视频会议：视频会议的的优点是能能显示身体体语言和面面部表情，，这常常是是有效沟通通的关键因因素。电子邮件：电子邮件可可使你以很很快的速度度与频率通通过因特网网发送和接接收书面信信息而不会会遇到真实实会议中的的麻烦和花花费其他52会议的价值值从量上来看看，会议的的支出会增增加企业的的营运成本本从质上来看看，有效率率的会议可可以为企业业节省更多多的时间、、金钱，以以及增加效效率评估会议的的价值，要要同时兼顾顾“会议是是否有效””及“会议议开支是否否控制在最最低程度””53例：：某某高高科科技技公公司司之之会会议议开开销销各阶层的职员人数每周时数每小时的负担比率估计会议时间所耗的成本高层主管（500）中层主管（200）低层主管（7000）每周会议开销每年会议开销（￥5325000Ⅹ48周）有效会议开销之估计（占每年的50%）无效率会议的成本损失1210.58.4￥100￥85￥50￥600,000￥1785,000￥2,940,000￥5,325,000

￥255,600,000

￥127,800,000￥127,800,000会议时数与负担比率资料，是根据摩司魏克1995年针对500家高科技公司的研究报告。54如何何确确定定会会议议是是否否有有效效为会会议议所所设设定定的的目目标标是是否否有有实实现现的的价价值值目标标能能否否在在最最短短时时间间内内是是否否被被实实现现与会会者者对对会会议议结结果果是是否否满满意意55不切切实实效效的的会会议议有有何何危危害害会议议目目标标无无法法实实现现会议议所所承承担担的的机机会会成成本本大大大大增增长长,相相当当可可观观与会会者者对对会会议议感感到到不不满满56导致致会会议议没没有有实实效效的的原原因因欠缺缺目目标标或或目目标标不不明明确确欠缺缺会会议议议议程程会议议时时间间不不当当或或通通知知的的时时间间不不当当通知知的的内内容容欠欠周周详详会议议地地点点不不当当或或会会议议设设备备欠欠佳佳与会会者者无无准准备备而而来来会议议不不能能准准时时召召开开会议议前前：：57与会会者者从从事事交交谊谊活活动动或或有有外外界界干干扰扰与会会者者发发言言离离题题或或者者分分心心与会会者者交交头头接接耳耳或或发发生生争争论论少数数人人垄垄断断会会议议与会会者者拒拒绝绝参参与与主持持人人离离题题会议议中中：：58欠缺缺会会议议记记录录未对对决决议议事事项项进进行行跟跟进进不能能对对会会议议成成败败得得失失进进行行检检讨讨不能能及及时时解解散散已已实实现现任任务务的的临临时时委委员员会会或或工工作作小小组组与会会者者对对会会议议感感到到不不满满会议议后后：：59会议议形形式式咨商商式式会会议议决议议提提报报式式会会议议责任任完完全全交交付付式式会会议议60会议议规规模模通常常的的会会议议有有5至至9人人参参加加，，这这样样的的规规模模既既不不太太大大，，比比较较容容易易控控制制；；也也不不太太小小，，可可以以激激起起讨讨论论。。61主持人人角色色会议主主题的的组织织者或或倡导导者信息的的提供供者政策的的宣贯贯者和和解说说者培训会会议中中的传传道、、授业业、解解惑者者问题的的陈述述者和和汇报报者会议进进程的的控制制者现场气气氛的的营造造者62主持人人素质质思考清清晰明明锐善于言言词表表达具有良良好的的分析析能力力能抱有有对事事不对对人的的态度度公正和和有耐耐性能灵活活地应应付““挑剔剔”人人物沉着并并能自自我约约束具有幽幽默感感63主持人人职责责营造和和谐气气氛照议程程进行行正确总总结讨讨论内内容引导发发言者者解释释令人人困惑惑的发发言帮助与与会者者厘清清不假假思索索的想想法尊重少少数人人的意意见，，避免免会中中意见见一面面倒的的情况况减少与与议题题无关关的争争辩与与讨论论保持中中立态态度64与会者者责任任发言内内容要要有组组织适时发发言一次只只讨论论一个个重点点口齿清清晰，，陈述述有力力一针见见血音量适适当解释方方式让让人易易懂口吻要要自信信在要点点处可可稍加加大音音量65会议准准备66一般性性会议议的会会议准准备内内容会议目目标的的设定定与会者者的选选择议程的的拟定定会议时时间、、地点点、场场地的的选择择会议所所需仪仪器设设备的的准备备会议通通知的的派发发开会前前议题题的最最后审审查67编排会会议议议程的的两个个原则则按照议议案的的轻重重缓急急编排排处理理的先先后次次序，，这即即是说说越紧紧要的的事项项越应应排在在议程程的前前端处处理，，越不不紧要要的事事项则则越应应排在在议程程的后后端处处理每一个个议案案应预预估所所需的的处理理时间间并明明白地地标示示出来来。假假如能能这样样做，，则主主持人人可让让某些些人只只参与与与他他们有有关的的某些些特定定议案案的讨讨论68例：委员会会议议程7月6日上午11点格林德雷戈饭店1、（11：00）任命一个会议主席2、（11：10）为缺席致歉3、（11：1