企业行政管理培训讲义二zsz

NVQ企业行政管理整理：张守忠二零一三年十一月

第二单元

设备、材料、服务与供应

中心思想：熟悉现代办公设备的使用与维护，提供最佳的投递邮件的服务，学会办公用品的采购与存储。仔细学习本章后，你应该能够：陈述以下设备的功能、特点、操作和一般维护方法：复印机、传真机、电信设备（包括电话答录设备）、移动电话、多功能设备（联合使用）、计算机、文字处理机和打字机、装订和压膜设备；了解邮寄室的专有设备和服务功能；辨别投递邮件的各种服务和适用范围；不同供应商的选择； 说明办公室中需要的办公用品和易耗品的范围；说明办公室易耗品和打印器材所要求的贮存，如何综合考虑安全和费用；说明发现、报告和记录设备发生故障而请求修理时应采取的行动；说明在使用设备时应遵守的安全操作规程主要内容：一、办公室常用设备的主要功能二、办公室邮件设备与邮政服务三、办公用品的采购与存储四、办公设备的维修与安全设备、材料、服务和供应常用设备邮件与邮政采购与存储维修与安全一、办公室常用设备的主要功能办公设备复印机固定电话移动电话计算机打字机传真机寻呼机通讯设备文字处理器装订设备培训内容使用功能优点缺点操作方法设备维护一、办公室常用用设备的主主要功能1、办公室复复印机、传传真机的使使用功能、、操作方法法与维护2、固定电话系系统的使用用功能、操操作方法与与维护电话总机电话机答录机3、移动电话和和多功能通通讯设备的的使用功能能、操作方方法与维护护寻呼机、移动电话、、多功能通讯讯设备4、计算机机、文字处处理器、打打字机和装装订设备的的使用功能能、操作方方法与维护护计算机文字处理器器打字机装订设备一、办公室室常用设备备的主要功功能1、办公室复印印机、传真真机的使用用功能、操操作方法与与维护（1）复印机的使使用功能、、操作方法法、一般维维护和注意意事项复印机的功功能：操作方法：：一般维护原原理：一般注意事事项：（2）传真机的使使用功能、、特点、操操作方法及及一般维护护传真机的使使用功能：：传真机的特特点：传真机的操操作方法：：传真机的一一般维护作业2．．1联系一或两两家办公设设备公司，，索取办公公室设备目目录，收集集一些普通通传真机的的检索和高高级传真机机的资料。。列出每一一种传真机机的功能。。答案传真型号功功能描述备备注CanonFax-B155发送速度：约约6秒/页；；打印速度：：2页/分钟钟；最大原稿稿尺寸：A4；供纸道容量：：A4约100张；；自动输稿器器：A4约20页普普通传真机机CanonFax-L250发送速度：约约6秒/页；；打印速度：：4页/分钟钟；最大原稿稿尺寸：B4；供纸道容量：：250张；；自动输稿器器：A430页；B420页；存储器容容量：672K高级传真机2、固定电话系统统的使用功能能、操作方法法与维护（1）电话总机的使使用功能电话总机主要要分为两种：：APBX是专用小型交交换机。这种种类型的电话话总机操作板板有一名接线线员，其工作作就是接听电电话，并转接接到适当的分分机号码。接接线员也经常常接入或接出出工作人员的的外线电话。。B多线或按键电电话系统，并并能在任一分分机上回答来来电。PBX是专用小型交交换机。多线或按键电电话系统，并并能在任一分分机上回答来来电（2）、电话机的使用用功能、操作作方法与维护护电话机的使用用功能有：呼叫限制。呼呼叫转送。呼呼叫记录。数数字声音应答答。不同的铃铃声。暂停等等待（秘密工工具）。分机机锁定。免提提。中断。信信息待用指示示器。等待音音乐。重拨。。电话会议。。转接。电话话留言。（3）答录机的使用用功能、操作作方法与维护护答录机与电话话机相连，通通过事先录制制好信息，使使呼叫者在一一天的任何时时候都可以留留言。使用功能有：：使用方法有：：等到预先录录制的信息结结束，在特殊殊的提示音之之后立即讲话话；清楚地说说出你的姓名名和你的单位位的名字；给给出你留言的的日期和时间间；详细说明明给谁留言；；拼写不常见见的词，特别别是姓名和地地址；缓慢重重复信息中的的数字；保持持信息简洁；；挂断之前，，对你所留言言的人说‘谢谢谢’或其它它礼貌用语。。3、移动电话和多多功能通讯设设备的使用功功能、操作方方法与维护（1）寻呼机的使用用功能及优缺缺点（2）移动电话的使使用功能、操操作方法与维维护（3）多功能能通讯设备使使用功能和优优缺点多功能设备是是多种功能联联合使用的办办公设备，主主要有传真机机、个人计算算机等。与单单一功能设备备比较，多功功能设备的优优点是，总成成本低，办公公室占地空间间小。其缺点点是更新和维维修费用高。。4、计算机、、文字处理器器、打字机和和装订设备的的使用功能、、操作方法与与维护（1）计算机的使用用功能、操作作方法与维护护计算机是办公公设备的一种种，包含计算算机硬件和办办公软件。硬硬件包括；输输入数据的键键盘和鼠标，，处理数据的的主机，存储储数据的硬盘盘和软盘，以以及产生数据据的显示器和和打印机。软软件包括；数数据库、电子子表格、文字字处理、财务务、桌面出版版、绘图、电电子邮件、日日常记录和集集成软件等。。计算机设备和和磁盘（2）文字处理器的的使用功能、、操作方法与与维护（3）使用打打字机的原因因和主要功能能（4）装订设设备的使用功功能、操作方方法与维护作业2．3使用文字处理理器准备包括括以下信息的的“通知”。。要求使用不不同的字体，，下划线和加加粗强调重要要内容，并打打印一份。然然后在“通知知”周围加边边框线在打印印一份。与其其他学员所作作比较，判断断哪一个更好好。将在HENRY`SPIZZAHOUSE，QUAYSIDEBUILDING举行圣诞节晚晚会，时间是是12月9日日晚7点。是是否参加，请请告诉67号号房间的CHRISBANKE。答案圣诞晚会地点：Henry'sPizzaHouse,QuaysideBuildings时间：12月月9日晚7点点是否出席，请请通知67号号房间CHRISBANKS圣诞晚会地点：Henry'sPizzaHouse,QuaysideBuildings时间：12月月9日晚7点点是否出席，请请通知67号号房间CHRISBANKS培训方法：教师讲课；情景练习；把把学生分为两两组，其中一一组为“复印印组”按照相相关能力的要要求，学会使使用复印机，，并取得相关关的证据。另另一组为“传传真组”学会会使用传真机机，并通过现现场使用取得得相关的证据据。分组讨论；重重点开发电话话等设备的其其它功能组织学生参观观办公室并现现场模拟使用用办公设备。。教师首先会使使用上述办公公设备。把现场考评与与本单元讲课课同步进行。。二、办公邮件件设备与邮政政服务邮件设备自动邮件开启启设备自动邮资盖印印机封面打印机分捡设备拆叠和插入设设备称重设备发送邮件方法法急件类密件类物件类电子邮件传真件航空邮件快递服务挂号邮寄特保邮寄文件挂号回执挂号包裹邮寄货运服务1、邮件收发发专有设备的的功能和服务务（1）自动邮件开启启设备，即开开信刀。（2）自动邮资盖印印机，（3）封面打打印机，（4）分捡设设备，（5）折叠和和插入设备，，（6）稳重设设备。2、选择发送送邮件的最佳佳方法（1）急件，，可选择以下下几种方法：：电子邮件传真在英国皇家邮邮政提供的特特殊投递、数数据邮寄、头头等邮件等优优先服务。航空邮寄快递服务（2）密件，，可选择以下下几种方法：：a、挂号邮寄、特特保挂号b、回执挂号（3）物件可可选择包裹邮寄货运服务二、办公室邮件设设备与邮政服服务1、邮件收发发专有设备的的功能和服务务邮件收发专有有设备有：（1）自动邮件开启启设备，即开开信刀。这种种设备用于开开启信件，将将信封送入机机器后，机器器能切掉信封封顶部很突出出的一条，而而将信件开启启。自动邮件开启启机2）自动邮资资盖印机。（3）封面打打印机。（4）分捡设设备，主要有有鸽笼式信件件架、金属丝丝信件盘等。。（5）折叠和和插入设备。。（6）称重设设备。2、选择发送送邮件的最佳佳方法（1）如果文文件或信息需需求很急，最最重要的是考考虑信件或信信息的发送速速度，在这种种情况下，可可选择以下几几种方法：电子邮件传真在英国皇家邮邮政提供的特特殊投递、数数据邮寄、头头等邮件等优优先服务。航空邮寄快递服务（2）需要安安全和保密投投递时，可选选择以下几种种方法：A、邮寄费贵重物物（现金、珠珠宝等）可用用挂号邮寄、、特保挂号等等方式B、重要且保密的的文件选用文文件挂号、回回执挂号等邮邮寄服务（3）物品类类的邮寄可选选择包裹邮寄寄（4）运输不不适合其它方方式的大型物物品可选择货货运服务作业2．6查找五家快递递公司，记录录它们的名字字、地址和电电话号码。以小组为单位位工作，联系系这些快递公公司，询问它它们提供的服服务和费用的的信息。并详详细整理比较较每一个公司司的信息，放放在活页夹中中，为将来参参考。答案：名称地址电话北京龙凤祥特快服务有限公司北京市海淀区德外后黑寺1方快捷特流服务有限公司东直门分部：东直门内北小街2京小红马愉递服务有限公司酒仙桥分部：朝阳区霄云路甲9号敦皇快递公司北京市朝阳区酒仙桥路2IES即时通达快运北京总公司宣武家快递公司司名录培训方法：分组讨论，把把学生分为两两组，讨论““什么是最佳佳的邮政服务务”在小组讨讨论的基础上上，各选出一一名代表在全全班上发言由由老师做点评评。情景练习，由由学生相互模模拟接收或发发送邮件各一一次，并根据据邮件的类型型选择最佳的的邮寄方式。。参观大型收发发室或邮政局局现场模拟与现现场考评结合合起来，并取取得相关的证证据。三、办公用品品的采购与存存储采购与存储选择货物和服服务的供应商商办公用品和易易耗品的范围围办公易耗品的的存储怎样选择供应应商价格、预算、、费用方便性和位置置送货和服务质质量安全性可靠性三、办公用品的采采购与存储1、选择货物和服服务的供应商商价格、预算、、费用方便性和位置置送货和服务质质量安全性可靠性2、办公用品和易易耗品的范围围纸薄类笔尺类小装订类归档用品类专用易耗品类类3、办公易耗品的的存储三、办公用品的采采购与存储1、选择货物和服服务的供应商商，要考虑以以下几点：（1）现金付款是否否有折扣（2）货物的费用是是否包括运费费（3）批量订购是否否提供折扣（4）如果有折扣如如何按单位有有关政策开发发票（5）如果不提供折折扣，是否有有其它优惠的的付款方式。。（6）供货的便捷和和供应商的位位置（7）交付期、送货货、服务质量量（8）供应商及有关关工作人员的的可靠性、信信誉（9）有关货物的安安全性2、识别办公公用品和易耗耗品的范围包括：（1）纸簿类：A4、B5等类型办公用用复印纸；带带单位抬头用用纸；普通白白纸；复写纸纸；便条纸；；留言条；标标签纸；牛皮皮纸；专用复复写纸；大、、中、小及开开窗信封；横横格笔记本；；速记本；专专用本册（如如现金收据））（2）笔尺类：铅笔笔、圆珠笔、、钢笔、彩色色笔、白板笔笔、橡皮、各各种尺子、修修正液（3）装订类：大头头针、曲别针针、剪刀、打打孔机、订书书机、订书钉钉、橡皮筋、、胶带、起钉钉器（4）归档用品：各各种文件夹、、档案袋、收收件日期戳（5）办公设备专用用易耗品：打打字机用色带带、修正液等等；复印机用用黑盒等；计计算机用磁盘盘、磁盘盒等。。3、办公易耗耗品要按以下方法法进行存储：：（1）储藏间或物品品柜要上锁（2）各类物品要贴贴标签（3）新物品置于旧旧物品的下面面（4）体积大、分量量重的放置在在最下面（5）小的物品、常常用的物品应应放在前面，，易于见到和和领取（6）储藏间要有良良好的通风和和照明，房间间保持干燥（7）订立物品发放放制度，确定定物品发放人人培训方法：分组讨论、““怎样选择供供应商？”情景练习；把把学生分为两两组，一组模模拟供应商，，向另一组模模拟办公室人人员推销办功功用品，在标标准划定的范范围内，使双双方都进入角角色，教师可可以作为裁判判，根据双方方的表现和最最终的结果，，即是否成功功地采购或销销售出办公用用品。来为学学生打分。培训方法：讲课、讨论、模拟购物实际操作四、办公设备备的维修与安安全维修安全办公设备故障障登记本办公设备安全全规范办公设备维修修记录四、办公设备备的维修与安安全1、故障登记记本：日期设备故障情况故障报告人采取的措施修理日期2、做好办公设备备故障的维修修记录维修记录应包包括以下信息息：设备及设备供供应商的名字字；设备所在的位位置及购买日日期和费用；；维修协议和协协议的细节；；上次检查设备备的日期和人人员；设备损害的记记录、发生故故障的类型及及修理费用3、办公设备备安全使用规规范设备安全使用用规范：使用设备时应应禁止：使用设备时应应做到：负责管理设备备的人员应帮帮助和提醒他他人四、办公设备备的维修与安安全1、办公设备故障障报告与记录录办公设备的故故障报告应注注意如下几点点：（1）大多数数单位有记录录设备或服务务出现故障或或缺陷的规定定。应任命一一名工作人员员负责一件设设备，例如传传真机或复印印机。（2）当办公公设备出现故故障时，要及及时与负责此此项设备的工工作人员报告告。（3）工作人员接到到报告后，应应及时向在有有关管理人员员或办公室主主任报告，由由其与售后服服务工程师或或租借设备的的公司联系进进行维修。（4）一般单位保留留“故障登记记”本，工作作人员发现故故障后，应在在上面记录相相关的细节。。故障登记本本如下表示：：日期设备故故障情况故故障报告人人采取的措措施修理日日期2、简述办办公设备安安全使用规规范？所有工作人人员在使用用设备时，，应遵守相相关安全操操作和使用用规范。（1）设备备安全使用用规范包括括以下几个个方面：（2）使用用设备时应应禁止：（3）使用用设备时应应做到：（4）负责责管理设备备的人员应应帮助和提提醒他人。。3、做好办公设设备故障的的维修记录录维修记录应应包括以下下信息：（1）设备及设备备供应商的的名字；（2）设备所在的的位置及购购买日期和和费用；（3）维修协议和和协议的细细节；（4）上次检查设设备的日期期和人员；；（5）设备损害的的记录、发发生故障的的类型及修修理费用。。培训方法：：分组讨论““办公设备备安全的必必要性?””设备事故现现场模拟;把学生分分为两组一一组模拟办办公室人员员操作办公公设备,另另一组模拟拟检查人员员,指出存存在的安全全隐患.安全操作演演习,一部部分学生扮扮演假设的的违章者,另一部分分学生找出出存在的问问题并加以以纠正。现场考评：：相关工作能能力复印文件发送接收传真接收发送邮件第二单元课课堂讨讨论测试题题1