行政办公室公文管理制度

行政办公室公文管理制度1、目的为加强公司文件管理，做好公文处理工作，使之规范化、制度化，根据有关规定，结合本公司实际，特制定本管理规定。发文的处理拟稿：按照各部门经理，拟办的原那么。涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办，按规定要求拟稿。1.1.2核稿：由部门经理初核，在面页上签名并签署日期；送行政人事部审核，从公文规格、内容上把关。1.1.3签发：以公司名义对外的发文，由公司总经理签发。1.1.4编号：由办公室统一登记、编号、计算份数等。1.1.5打印：拟办部门打印完毕，拟稿人校对并在页面上签名。.6分发：由办公室助理统一分发，原稿与正文1份（原件）存档。收文的处理拆封：当天的来文当天拆封。收文单位署名公司的，由办公室拆封；署名有关部门的，由部门拆封；由政府部门所发的文件，由办公司拆封存档并复印给相关部门。1.1.2登记：凡明确是公司收文的，不管以何种形式收到，都统一由办公司登记、编号。各部门收到的由部门登记、编号。3拟办：办公室根据公文内容、性质提出拟办意见。呈阅、呈批：根据拟办意见，由办公室助理呈送公司领导批示或分送有关部门办理。1.1.5交办：根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文，文书人员应提出办理时限，加强催促催办。1.1.6办结：经办理的文件要注明办理结果和日期，然后存档。2、行文标准公司文件类根据用途，公司文件分外行文与内行文。外行文指公司对外的各种正式公文与函件，主要包括合同、函、意向书、协议、承诺书、问卷、公告、通知等，也包括公司向集团呈报的上行文，如总结、计划、报告、请示、报总部审批备案等的制度等公文。内行文指仅用于公司内部交流、会商、通报、规定、纪要、存档、标准所用的各种正式与非正式文件。主要包括交流材料、工程材料、报告、案例分析、总结、计划、会议纪要、部门申请、公司规章制度、档案目录等。、行文标准2.1题目一般情况：黑体，3号，3倍行距，居中。题目较长须分行显示，标准为：黑体，3号，1.5倍行距，另空一行。有副标题的，标准为：主标题为黑体，3号，副标题为仿宋，小3号，1.5倍行距，另空一行。2.2正文（1）、字体、字号与行距全部采用仿宋字体，首行缩进两字符。外行文字号采用4号字，行距固定值28磅。内行文非正式文件一般采用小4号字，1.5倍行距。正式文件采用外行文标准。行文一般要求：言简意赅，语言通顺流畅，用词恰当。（2）、标号根据需要，预设5级标号：1级标号：为“一、”，顶格，一般要求加粗。如特别需要突出标题或美观排版，可设为2倍行距，或段前段后间距设为0.5行（以下同）。2级标号：为“（一）"，左空2字，或首行缩进2字符。3级标号：为“1、”，左空2字，或首行缩进2字符。4级标号：为“（1）”，左空2字，或首行缩进2字符。5级标号：为“①”,左空2字，或首行缩进2字符。一般情况，均需按级别循序使用标号。假设文章结构层次不太复杂，可将3级标号“1、”直接用作2级标号。一般不允许反序使用。特殊公文需要的，也可采用“第一条”格式，条下的标号要求仍须遵从5级标号要求。（3）、段落段落正文一般左空2字或首行缩进2字符。使用硬回车结束另起一段。段前段后间距一般设为0,有特殊需要的可设为0.5行。(4)、标点符号标点符号应根据行文语言正确使用。必须在全角状态下输入。(5)、特殊格式2.2.3表格①一般情况图标要求简洁直观。②数据表一般采用Word、excel原表数据，以便改动。特殊情况采用图片格式粘贴。③格式要求：外行文，小四号，内行文，五号，仿宋字体，背景无填充颜色，全表格线，默认粗细。特别情况可根据需要调整。标题居上，根据章节及表格循序情况设置，格式为：“表2-5:XXXXXXXXX表”。2.2.4页码居中插入页码，采用普通格式。1.3附件正文中有附件的，一般在附件位置标明“见附件”。有多个附件的，一般在其后附加该附件的顺序数，采用“见附件1”的格式。特殊情况，确有必要且附件较多时，可在正文结束后单独附加附件列表，字体行距同正文，每行均加粗显示。附件内容一般在正文结束后的下一页附加。多个附件的，在一个附件内容结束后的下一页附加。格式为：新页首行顶格写“附件1:"，另起一行写附件题目及正文。一般情况附件行文标准依照本暂行方法标准。假设附件仅为参考性或重要性较低时，可参照内行文相关标准。4封面需添加封面时，题目放在封页第五行处，即首行后空4行后写。采用黑体、2号字、加粗、居中。题目多行时采用2倍行距。封面落款一般为公司名称与成文时间，放在距封页尾行4行处，采用仿宋体、4号字、加粗、居中、2倍行距。签章一般签章应将公司名称、部门名称、成文时间等信息全部盖压，如不能全部盖压时，应首先盖压时间，或在时间上加盖印章。骑缝章尽量使每页均有，必须确保首页与尾页上的外弧线清晰。签章要清晰端正居中。装订标准外行文一般比拟正式，普通装订一般为左侧装订，在距离页面上下缘约7厘米处分别装订，装订距离左侧页面1厘米。如加装简易塑封面的，也须先装订后再加装塑封面，以免文件脱落缺页。页面设置一般为：左侧4厘米，右侧2.5厘米。上下页边距根据情况适当调整，以美观为准。内行文，正式公文遵从外行文装订标准。非正式公文，一般采用简单装订，只在左上角处装订即可。页边距左右对称设置，根据需要调整以上文字仅为“当当城”书面材料参考标准，如有改动，另行通知。3、文件管理制度3.1目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和平安有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。3.2工作流程：文件分类：3.2.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如会签单、报告、工作联系函、会议文件等。3.2.3外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等3.2.4外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、顾客、公共事业单位发出的文件等3.2.5专用文件：只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。总要求：3.2.6文件处理必须做到及时、准确、平安。内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号清楚。3.2.8文件的管理一般要经过如下几个环节:(1)、文件由相关部门或个人拟写，并进行编号登记；假设以公司名义对外行文那么由行政办公室统一编号。(2)、文件内容和发放范围由相应的部门经理审核签发；需要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间。(3)、登记：收发文(除便条、介绍信、回执等)应登记在相应的收文发文登记本上或直接在文件上签收并及时整理文件目录。(4)、发放：资料员根据批准的发放范围进行分发。制度文件换版时，由行政办公室根据发放清单发出新版文件。(5)、借阅：文件需要借阅或复印时，借阅人应填