XX集团OA系统管理办法

XX集团0A系统管理方法第一章总那么第一条总部集团0A系统是集团后勤、采购、销售、财务一体化的管理信息平台。为规范该系统的使用，保障系统高效运行，确保系统数据的平安性、准确性和及时性，特制定本管理方法。第二条总部集团信息化中心是0A系统的责任管理部门，负责系统的设计、实施、维护工作，总部集团信息化中心负责进行系统运行情况监控，对各单位使用情况进行监督与指导。第三条集团公司及属下各单位各部门、各地区公司和下属公司的关键用户和最终用户，在信息化中心指导下负责本单位0A系统的使用和培训工作。第二章系统使用规范第四条用户须按照总部集团相关管理制度规定使用0A系统，及时、准确、规范地录入数据，进行业务处理和产生统计分析报表。第五条各0A使用单位均须设立0A关键用户，由业务部门关键岗位资深业务人员担任，负责本单位用户培训、常见问题解决、新需求收集，与信息化中心沟通解决疑难问题。第六条新需求管理。各单位在系统使用过程中提出的新需求，统一由所在业务部门0A关键用户负责收集，并经所在部门负责人审核后，提交至信息化中心负责人。信息化中心负责人对需求进行初步分析判断，按照需求优先级及紧急程度安排需求沟通及后续实现工作。第七条系统运维支持。信息化中心0A系统运维团队负责回答和解决各单位使用系统过程中出现的问题。用户在使用过程中遇到问题时，先联系本部门关键用户解决；不能解决的问题，上报信息化中心解决。第八条信息化中心负责定期抽查和审计相关数据、系统操作记录，对使用过程中违反本管理方法的，进行问责处理。第三章主数据管理第九条0A系统的物料主数据、供应商主数据（不包括财务供应商）由信息化中心负责系统维护，其它均由各业务财务部门自行维护。第十条物料主数据的编码需严格按照《XX集团0A系统物料主数据编码规范》执行。其新增、修改、删除、冻结需通过0A流程进行。第十一条供应商主数据的新增、修改、删除、冻结需通过0A流程进行申请，信息确认无误后，须在一个工作日内完成系统更新。第十二条信息化中心设置专人负责物料主数据、供应商主数据（不包括财务供应商）的系统维护。第十三条生产计划主数据维护物料清单（BOM）：新增产品或产品升级、升版时，企业相关配方及包装设计负责人须于2个工作日内提供物料清单等信息通过0A流程申请，信息化中心于1个工作日内在0A系统中维护BOM主数据；工艺路线：新增产品、工作中心变更、工艺调整时，生产部通过0A流程申请，信息化中心须于1个工作日内在0A系统中新增或调整工艺路线；第十四条客户主数据管理客户开户应根据《经销商管理方法》、《经销商开关户管理流程》、《经销商考察指引》、《XX集团合同管理制度》及集团相关集团进行流程审批。客户开（关）户管理。地市级分公司根据客户考察结果，确定合作意向的客户后，负责在0A系统提报经销商开（关）户审批资料；涉及商超、特通渠道客户申请开户的，分别由省公司商超销售分公司总监、省分公司特殊渠道部总监提交审批资料；涉及直营水站客户开户申请资料提交由直营主管提交；原那么上所有开（关）户需求由各部门在线下或0A系统完成审批流程后，由各市按审批的内容打印好合同交客户签字盖章后，按合同审批流程报集团盖章。集团总部经销商管理专员根据开（关）户审批结果及合同信息，在0A系统创建（关闭）客户主数据；经销商客户数据统一编码规范“D+省+市+区+流水号”。第十五条价格主数据管理1、价格主数据管理，价格主数据分为内部结算价与对外销售价格两局部。对于对外销售价格的制定和审核，集团统一采用线下呈批流程执行。内部结算价的制定由财务中心负责核算，并将结果报备营销中心。所有价格的制定和调整经集团领导最终审批后，再交由营销管理中心专员录入系统进行维护。第十六条信用主数据管理1、客户信用主数据维护流程主要由两局部组成：一是授信方案确实定。该局部根据业务需要和不同的风险级别设置不同的授信级别,此方案由各产业公司销售管理部或相关部门会同财务部共同起草，报相关权限人审批后，下发各省市执行；二是各省市根据授信方案，提交符合条件的客户的授信申请，经各级审批后由传统渠道营销中心经销商管理专员创立客户授信额度，或出于业务需要，对目标客户临时授信。销售订单会实时检查此客户的信用额度及账期，如果超过那么订单信用冻结，不可以发货；系统内每个客户都需要根据授信方案建立信用额度，如果是先款后货的那么额度为零。第十七条销售订单管理1、经销商通过DMS前端下采购订单，经地市销管审批，订单数据上传到0A系统，0A系统审核客户账款，并把审核账款后自动把结果通知到DMS系统；如果客户信用账款、代垫款项、返利金额足够，那么0A系统自动根据DMS订单创立0A销售订单，如果款项缺乏，那么不创立订单，并将详细返回DMS系统。第四章账号及权限管理第十八条根据信息化中心账号管理相关制度，针对0A系统账号和权限管理如下：1、业务用户：由各单位业务人员担任，按照岗位职责授权，负责在系统中进行业务操作。业务用户如需要申请0A账号和权限，需通过0A流程申请，经审批后，由0A用户账号管理员进行维护。2、0A用户账号管理员：由信息化中心管理员担任，负责审核关键用户提交的账号申请或账号权限变更申请的资料；负责创立用户账号、用户分组、删除用户账号工作；负责系统角色的分配和权限维护操作；但没有应用系统操作、数据查询的权限。第十九条用户账号和密码管理用户初次登入系统后须立即修改密码。系统登录密码长度必须为六位以上，使用“字母+数字”，并至少每3个月更改一次；密码不得使用容易被猜到的数字和字母组合，例如，姓名、生日、号码等。用户须严格保管好自己的系统账号和密码，不得向任何人泄漏自己的密码。员工因丧失账号和密码造成0A中流程审批问题、相关数据或资料外泄，并给公司造成损失的，将进行失职问责处理。用户如果忘记系统密码，须走0A密码重置流程，经部门负责人审核后，由0A用户权限管理员进行密码重置，以或手机短信方式通知本人。员工使用重置密码登入系统后，须立即修改密码。严禁盗用他人账号和密码进入0A系统进行业务操作，一经发现立即开除，造成公司经济损失的追究其法律责任。第五章系统运维管理第二十条用户使用0A系统时，须严格遵守信息化中心管理制度及相关条款，平安可靠地使用系统，确保信息平安。第二十一条信息化中心负责系统服务器运行情况、网络带宽资源使用情况的监控和优化。第二十二条信息化中心负责系统的应用、数据库的定期备份和恢复等工