第二章数据库和表

1

第二章

数据库和表2内容2.1创建数据库2.2建立表2.3编辑表2.4使用表32.1创建数据库2.1.1创建数据库2.1.2数据库的简单操作42.1.1创建数据库创建数据库有两种方法：第一先建立空数据库，然后向其中添加表、查询、窗体等数据库对象。第二是使用“数据库向导”，利用系统提供的模版来建立数据库，同时创建所需的表、查询、窗体等。52.1创建数据库一、创建空数据库（注意ACCESS数据库的扩展名为.mdb）启动ACCESS时创建点击“文件”选项卡→选择“新建”→选择“空数据库”→选择路径、→创建示例：创建“教学管理”数据库6782.1创建数据库二、使用“向导”创建数据库点击“文件”选项卡→选择“新建”命令→选择“样本模板”→选择“学生”模板→选择路径→创建91011121314单击图标，选择“对象类型”，可以按对象类型查看学生数据库中的表、查询窗体和报表等对象15162.1.2打开和关闭数据库一、打开数据库在进行数据库操作之前，必须先打开数据库；在操作结束后，需要关闭数据库。打开数据库的两种方法：【打开】命令【最近所用文件】命令172.1.2打开和关闭数据库一、打开ACCESS数据库方法一：启动ACCESS时打开在“文件”选项卡中→“打开”命令在打开对话框中选择要打开的数据库182.1.2打开和关闭数据库192.1.2打开和关闭数据库202.1.2打开和关闭数据库一、打开ACCESS数据库方法二：启动ACCESS时打开使用“文件”选项卡→“最近所用文件”命令择要打开的数据库21222.1.2数据库的简单操作二、关闭数据库

单击Access窗口右上角关闭按钮双击Access左上角控制菜单图标单击Access窗口控制菜单，选择“关闭”命令单击“文件”选项卡，选择“关闭数据库”命令232.2建立表2.2.1表的组成2.2.2建立表结构2.2.3设置字段属性2.2.4建立表之间的关系2.2.5向表中输入数据返回242.2建立表

“表”是ACCESS数据库的基础，是存储数据的地方，其他数据库对象都要在表的基础上建立并使用。252.2.1表的组成

一、表的结构表的结构主要包括表名和字段属性两部分。262.2.1表的组成

字段名称

在Access中，字段的命名规则为：1、长度为1-64个字符。2、可以包括字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。3、不允许出现在字段名称中的字符：

句点(.)惊叹号(!)方括号([])左单引号(’)

272.2.1表的组成数据类型282.2.1表的组成

字段属性字段属性即表的组织形式，它包括表中字段的个数、每个字段的名称、数据类型、字段大小、格式、输入掩码、有效性规则等。292.2.2建立表的结构

建立表结构包括：定义字段名称定义数据类型设置字段属性302.2.2建立表的结构

建立表有二种方法：使用数据表视图数据表按行和列显示标准数据，可以方便进行字段修改。使用设计视图需要详细说明每个字段的字段名称和数据类型。312.2.2建立表的结构一、使用数据表视图创建打开数据库单击【创建】选项卡，单击表格表格组中的“表”按钮，这时将创建名为“表1”的新表，并以数据表视图的方式打开。如图所示322.2.2建立表的结构一、使用数据表视图创建选中“ID”字段列，在“表格工具/字段”选项卡的“属性”组中，单击“名称和标题”按钮。332.2.2建立表的结构一、使用数据表视图创建342.2.2建立表的结构一、使用数据表视图创建选中“教师编号”字段列，在“字段”选项卡中的“格式”组中，单击“数据类型”，下拉列表框，选择“文本”；在“属性”组的“字段大小”文本框中输入字段大小值“5”。3536重复上述步骤，按表2.2“教师”表的结构添加其他字段2.2.2建立表的结构37382.2.2建立表的结构二、使用设计视图创建

在“教学管理”数据库中，建立“学生”表，其结构如下表字段名学生编号姓名性别年龄入校日期团员否简历照片类型文本文本文本数字日期是/否备注OLE392.2.2建立表的结构二、使用设计视图创建

402.2.2建立表的结构字段选定器4142432.2.2建立表的结构四、定义主键数据库中的每一个表都必须有一个主关键字。它用于保证表中的每条记录都是唯一的。指定了表的主键之后，为确保唯一性，Access将防止在主键字段中输入重复值或Null。

Access中定义两种类型的主键

单字段主键多字段主键：在设计视图中，按住CTRL键选定多个字段，然后设定为主键。例2.7将“教师”表中的“教师编号”定义为主键。442.2.3字段属性的设置1、字段大小：控制字段使用的空间大小

该属性只适用于“文本”和“数字”数据类型如果文本型字段的值是汉字，则每个汉字占1位

452.2.3字段属性的设置2、格式：影响数据显示与打印的格式（P37）

针对某一数据类型而言的。不同数据类型其格式选择不同。

462.2.3字段属性的设置3、输入掩码：输入掩码为数据的输入提供了一个模板，可确保数据输入表中时具有正确的格式。

针对文本、数字、日期/时间、货币等数据类型Access只为“文本”、“日期/时间”类型字段提供输入掩码向导，对于“数字”或“货币”等类型的字段，只能使用直接定义输入掩码属性。472.2.3字段属性的设置3、输入掩码P40例2.11482.2.3字段属性的设置4、默认值：新记录在数据表中自动显示的值。默认值只是开始值，可在输入时改变，其作用是为了减少输入时的重复操作。

默认值必须与数据类型相匹配输入文本值时，可以不加引号可以使用表达式定义默认值，如”Date()”

492.2.3字段属性的设置5、有效性规则（一个表达式）：数据的有效性规则用于对字段所接受的值加以限制，以保证数据输入的准确性。

有些有效性规则可能是自动的，如检查数值字段的文本或日期值是否合法。有效性规则也可以是用户自定义的：

如：Between#1/1/1970#and#12/31/2003#、”男”

or”女”

可利用“表达式生成器”通过选择输入规则表达式可利用“有效性文本”来设置输入错误时的提示。502.2.3字段属性的设置6、有效性文本：可利用“有效性文本”来设置输入错误时的提示。512.2.3字段属性的设置7、索引当表中的数据很多时，需要利用索引帮助用户更有效地查询数据。索引的概念涉及到记录的物理顺序与逻辑顺序。文件中的记录的磁盘存储顺序称为物理顺序。索引不改变物理顺序，而是按某个索引关键字来建立记录的逻辑顺序。

522.2.3字段属性的设置7、索引索引创建方式唯一索引：索引字段值不能相同，即没有重复值。普通索引：索引字段值可以相同，即有重复值。主索引：同一个表可以创建多个唯一索引，其中一个可设置为主索引，且一个表只有一个主索引。532.2.3字段属性的设置7、索引542.2.3字段属性的设置其他属性标题：在数据表显示时，以标题代替字段名显示。小数位数必填字段：指明该字段必须输入允许空字符串：可以不输入任何数据552.2.4建立表之间的关系

数据库中的各表之间并不是孤立的，它们彼此之间存在或多或少的联系，这就是“表间关系”。只有合理的建立了表之间的关系，才能为数据库后续的应用打下良好的基础。

562.2.4建立表之间的关系表的关系一对一：如果表A中的一条记录与表B中的一条记录相匹配，反之也是。一对多：如果表A中的一条记录与表B中的多条记录相匹配，且表B中的一条记录也只与表A中的一条记录相匹配。多对多：如果表A中的多条记录与表B中的多条记录相匹配，反之也是。572.2.4建立表之间的关系参照完整性参照完整性是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。通过定义外关键字和主关键字之间的引用规则来约定两个关系之间的联系。如果ａ是关系Ａ的主键，同时是关系Ｂ的外关键字，那么在关系Ｂ中，ａ的值必须满足下面两种情况之一：为空值（NULL）等于关系A中的某个元组的主关键字的取值例：教师基本情况（教师编号，姓名，性别，职称，课程编号）课程安排（课程编号，上课班级）课程编号或者为空值，或者必须在“课表安排”表中能够找到的一个课程编号。582.2.4建立表之间的关系######59606162P456364652.2.4建立表之间的关系编辑表间关系删除关系：右击连线，选择删除

修改关系：双击关系连线

查看子数据表6612367682.2.5向表中输入数据1、使用“数据表”视图进入“数据表”视图在表对象中双击所选的表

例：向学生表输入记录学生编号姓名性别年龄入校日期团员否简历照片990402徐克男201990-9-2YES江西南昌OLE69如何输入OLE字段：在字段例单击右键→插入对象702.2.5向表中输入数据2、创建查阅列表字段如果某字段值是一组固定数据，此时可将这组固定值设置为一个列表，从列表中选择。例：为“教师”表中“职称”字段创建查阅列表。方法二713、使用计算类型字段存储数据例2.22在“选课成绩”表中增加“总评成绩”字段，其计算公式为：总评成绩=平时成绩*0.3+考试成绩*0.7增加新列，选择数据类型为“计算”722.2.5表的数据输入732.2.5表的数据输入4、使用“附件”字段存储数据

使用“附件”数据类型，可以讲Word文档、演示文档、图像等文件的数据添加到记录中。例：在“教师”表中添加“个人信息”字段，设为“附件”类型。

双击74752.2.5表的数据输入5、获取外部数据用户可以将现有的各种符合ACCESS输入/输出协议的表导入到ACCESS表中，如Excel、Louts、dbase、FoxPro等等。

例：从学生电子表格、已存在的ACCESS库中导入数据762.3编辑表2.3.1修改表结构2.3.2编辑表内容2.3.3调整表外观772.3编辑表

在创建数据库及表，设定表间关系、表的索引、表的主键之后，随着用户对自己所建数据库的用途更加深入了解，会发现当初所建数据库及表有很多需要改动的地方，这就涉及到修改数据库、表及对其进行维护的工作。

782.3.1修改表结构

添加字段修改字段：各种属性，如名称、类型、大小等

删除字段重新设置主键792.3.2编辑表内容

1、定位记录输入数字直接定位记录802.3.3编辑表内容2、选择记录3、添加记录4、删除记录

5、修改数据6、复制数据7.查找数据81方法二：828.替换数据83842.3.3调整表外观

1、改变字段显示次序

缺省设置下，ACCESS数据表中显示的字段次序与表或查询中出现的次序相同。但可在“数据表”视图中来移动字段位置，以满足用户要求。（用左键直接拉动）移动“数据表”视图中的字段，不会改变表“设计”视图中字段的次序，只是改变了显示方式。

852.3.4调整表外观2、调整行显示调整行高：选择行→右键菜单→行高或选择列拉动鼠标左键862.3.4调整表外观3、调整列显示调整列宽：选择列→右键菜单→列宽或选择列拉动鼠标左键

注意：列宽设置为“0”，该列被隐藏872.3.4调整表外观4、隐藏列在“数据表”视图为了查看数据方便，可隐藏某些字段。隐藏列：选择字段→右键菜单→隐藏列882.3.4调整表外观5、显示隐藏列显示隐藏的列：格式菜单→取消隐藏列892.3.4调整表外观6、冻结列

在“数据表”视图为了查看数据方便，在移动水平滚动条时，使某些列总是在视图最左边。冻结列：选择字段→右键菜单→冻结列取消冻结：格式菜单→取消对所有列的冻结902.3.4调整表外观7、设置数据表格式

用户可设定“数据表”中单元格显示的效果，网格风格，表格背景颜色等。“开始”选项卡→文本格式→网格线。单击“文本格式”→“设置数据表格式”912.3.4调整表外观8、改变字体显示922.4操作表2.4.1排序记录2.4.2筛选记录932.4.1排序记录排序记录在数据检索和显示期间，用户可以按不同的顺序来排序记录。在数据表视图中，可以对一个或多个字段按照升序或降序进行排序。以提高查询效率，具体规则P66。排序注意几点：数据类型为备注、超级链接或OLE的字段不能排序空值在字段按升序排序时，该记录将排在第一条排序后，排序情况将与表一起保存“文本”型字段中取值如为数字，则作为字符串对待。此时排序时将不会按数字大小进行，如果需要按数字大小进行，应在较短数字前加“0”。例如：字符串“5”、“6”、“12”升序为“12”、“5”、“6”如改为“05”、“06”、“12”则升序为“05”、“