物业管理行政管理制度4篇

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【第1篇】物业管理公司行政办公制度

物业管理公司行政办公制度

总则

第一条为规范公司行政办公行为,明确行政办公工作流程,保障行政办公体系高效、有序、协调地运作,特制定本制度。

其次条公司行政办公制度包括公文处理规定,行政办事制度,会议制度,请示、报告制度四项主要内容。

第三条公司行政与人力资源部负责公司行政工作的批办、督办、检查、协调和信息反馈。

第一章公文处理规定

第四条公文是贯彻党和国家方针、政策,贯彻上级指示精神,发布规章制度,实施经营决策,下达工作任务等各项管理工作的重要方式和途径。

第五条公司行政与人力资源部是公文处理工作的中枢部门,负责撰写、审核、处理公司往来公文,并指导监督各部门及各管理中心(处)的公文处理工作。

第六条公司常用的公文种类主要有:

(一)打算--用于对重要事项做出决策和支配;

(二)指示--用于对下级单位布置工作,阐明指导原则;

(三)公告--用于向公司内外宣布重大事项;

(四)通告--用于在肯定范围内公布各单位及员工应当遵守的或需要知道的事项;

(五)会议纪要--用于记载和传达会议状况及议定事项;

(六)通知--用于传达上级批示、要求下级办理或知道的事项;批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位的公文;发布规章;任免和聘用管理人员。

(七)通报--用于对人和事的表扬或批判;传达重要精神或状况;

(八)请示--用于向上级恳求指示、批准;

(九)报告--用于向上级汇报工作,反映状况,提出看法和建议,答复上级询问;

(十)批复--用于答复下级请示事项;

(十一)总结--用于向上级做综合性的全面工作汇报;

(十二)方案--用于对今后工作做出全面支配;

(十三)签报--用于各部门向公司领导请示、汇报工作;

(十四)函--用于不相隶属关系单位或部门之间商洽工作,询问和答复问题;

(十五)复函--用于回复来函。

第七条公文格式包括下述内容:主办单位、分管领导审核、核稿、拟稿人、会签、标题、正文、发文单位及印章、主送对象、呈报、抄送(报)对象、发送对象、附件、发文字号、打印份数、校对、签发、主题词、发文时间、密级、紧急程度等。

(一)公文的标题应当精确     、简要概括公文的主要内容,并标明公文种类;

(二)发文字号,一般包括单位代字、年号、序号。联合行文,只标明主办单位发文字号;

(三)发文单位、主送单位应落全称;

(四)除会议纪要外的公文,一律加盖与发文单位相全都的印章;

(五)密级公文,应当分别标明'a级'(绝密)、'b级'(机密)、'c级'(隐秘)字样;

(六)紧急公文,应当分别标明'特急'、'急'、'平急'字样;

(七)公文如有附件,应在正文之后,发文单位名称之前,注明附件的挨次和名称;

(八)呈报、主送、抄报、抄送、发送:

呈报,为文件内容的执行对象或必需呈达的上级主管单位;

主送,为文件内容的执行对象或必需送达的对象;

抄报,为需要了解文件内容的上级主管单位;

抄送,为需要了解文件内容的本单位领导、同级单位;

发送,为需要了解文件内容的下级单位。

向上级请示的公文,一般只写一个呈报单位,假如需同时报知另一上级单位,可用抄报的形式;

(九)发文时间应以领导签发的时间为准;联合发文,以最终签发单位领导的时间为准。

(十)公文应标明签发人,签发人为主签发人;

(十一)公文用纸为a4型,左侧装订;

(十二)对外行文的字体要求:

1、发文字号为四号宋体加粗;

2、标题为小二号宋体加粗;

3、发文对象为四号宋体加粗;

4、正文为四号宋体;

5、呈报、主送、抄报、抄送、发送对象为四号宋体;

6、主题词为四号黑体加粗。

第八条发文字号详细规定:

公司及各部门发文字号为:

1、物业管理有限公司物业(宁)字[年号]***号;

2、公司行政与人力资源部物业(宁)行人字[年号]***号;

3、公司财务部物业(宁)财字[年号]***号;

4、公司品质培训部物业(宁)品培字[年号]***号;

5、公司市场进展部物业(宁)市场字[年号]***号。

6、公司工程管理部物业(宁)工程字[年号]***号

第九条行文关系和规章:

(一)各管理中心(处)的行文关系,应依据各自的隶属关系和职责范围确定,在权限范围内可以自主行文;

(二)非紧急状况不得越级行文;

(三)各管理中心(处)不得直接向公司总部及以上单位行文。如确需请示公司总部或以上单位,应由各管理中心(处)拟稿,经公司行政与人力资源部审核,报公司总经理批准后,加盖公司印章、呈报;

(四)各管理中心(处)呈报公司的文件,统一报送至行政与人力资源部,报送一份即可,由公司行政与人力资源部依据需要向有关领导和部门送阅;

(五)除公司领导直接交办的事项和重大紧急状况外,行文原则上不得直接呈报领导个人;各管理中心(处)不得以单位负责人个人名义向公司或公司领导呈报需公司审批的文件;

(六)'报告'、'纪要'类公文中不得夹带请示事项;

(七)全部公文原则上统一由公司行政与人力资源部收发、登记、签转;紧急、特别状况可直接由领导批转、交办,事后履行公文处理程序;

(八)凡传达、贯彻上级指示精神、打算;向上级的请示、报告;颁发公司规范性文件;发布具有全局性指导意义的通知、通告等公文,由主管职能部门拟稿,分管领导审核,总经理签发,并由行政与人力资源部统一编字号、印发。

第十条公文处理程序:

(一)公文处理程序为收文程序和发文程序。收文程序包括登记、分办、催办、反馈、归档等;发文程序包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、登记、封发和存档等;

(二)公司收文要统一制作《来文阅办表》,发文首页统一制作《发文稿纸》,传真使用统一的《图文传真》,部门签报统一使

用《文件会签单》;

(三)公司字发文应由总经理签发;部门发文,可由分管领导签发;一般性行政事务公文可由公司行政与人力资源部经理签发;

(四)凡涉及其他部门的公文,主办部门应主动与有关部门协商、会签。假如看法不全都时,应在公文会签中照实反映;

(五)撰写公文应留意事项:

1、符合党和国家的方针、政策、法律、法令及上级单位的规定;

2、内容详实、观点明确、文字精炼、条理清楚、标点符号正确;

3、公文中的人名、地点、数字要精确     ,引用公文要注明发文机关、公文字号、

标题和发文时间;

4、公文中的数字,应尽量使用阿拉伯数字;

5、发文时间使用中文数字标识;

6、请示问题应一文一事。

(六)公文受理应留意事项:

1、凡需两个以上部门会签处理的公文,由主办部门牵头,组织有关部门会签办理;

2、各部门报公司领导审批的公文,除机密公文外须经行政与人力资源部签转各分管领导批阅、批示;

3、各管理中心(处)报公司的公文,应报公司行政与人力资源部,由行政与人力资源部依据公文内容签转涉及到的各部门,由各部门在职权范围内处理。若需报公司领导审批的,由该部门提出看法后,由行政与人力资源部签转有关领导批阅、批示;

4、机密公文由送文单位直接送分管领导批阅、批示。

(七)公司字发文均由公司行政与人力资源部核稿,主要做好公文的审核把关工作:

1、是否需要行文;

2、行文是否精确     、简洁、明白、完整;

3、行文中涉及其他部门或单位的问题是否经过充分协商;

4、行文的格式、关系、内容、处理程序等是否符合本规定的要求。

(八)公文归档:

1、公文办理完毕后,详细承办人应依据文书立卷要求,整理公文原稿及有关资料,依据公文的等级送交公司行政与人力资源部或本部门相关人员分类存档。个人未经许可,不得私自保存应存档的公文;

2、对于没有存档价值的公文,经过鉴别和主管领导批准后可销毁。机密公文的销毁,应有行政与人力资源部专人监督,并进行登记。

其次章行政办事制度

第十一条公司对行政办事的要求是优质、高效、有序、协调及过程受控,各级人员必需依照职责权限,各司其职、各负其责。

第十二条公司行政办事规章:

(一)对于职责权限范围内的事项,必需仔细、精确     、准时办理,不得推诿、积压;

(二)对于超越职责权限范围的事项,必需遵循工作程序逐级请示、报告,一般不得越级请示、报告或擅自越权行事;

(三)对于跨部门事项,主办部门须主动与相关部门协商办理,相关部门要乐观协作。看法不全都时,主办部门须向上级分管领导请示汇报,由上级分管领导协调解决。各部门均不得未经协调全都而擅自行事,否则,上级分管领导有权责令订正或追究责任;

(四)对于不适合部门办理的事项,必需马上退回交办部门并说明理由;

(五)对于重大突发大事及处置看法,状况紧急时,可直接向公司领导请示、报告,但事后要向被超越的主管上级报告;

(六)公司领导直接交办或需要保密的事项以及发觉损害公司利益、公司声誉的行为,可直接向公司有关领导请示、报告;

(七)公司领导在涉及财务、投资、人事等方面的决策性指示,必需有书面批示或文件,方可作为执行依据;

第十三条公司行政办事可以公文、电子邮件、传真、电话、口头等形式办理。若以电子邮件、传真、电话、口头形式办理,电子邮件、传真件正本、电话记录正本、口头记录正本及有关资料,在办理完毕后存档备考;若以公文形式办理,则转入公文办理程序。

第十四条行政办事程序的时限要求:

1、以公司名义的收、发文,均由公司行政与人力资源部进行登记,派专人监督,须做到事事有回复;

2、有详细时限要求的事项,按时限回复;

3、凡属公司级各类文件及上级来文,秘书填写《来文阅办》后,交由行政与人力资源部负责人做处理看法,报公司领导,再依据领导指示,传阅相关职能部门;

4、公司来文须当日批转,行政与人力资源部指定专人办理,或催办、监督、检查办理状况(需跟踪督办的),同时指定汇报时限;

5、公司发文,行政与人力资源部秘书填写《发文稿纸》后,交由领导签发,并于当日送达收文单位;

6、急事急办,第一时间处理标注'特急'、'急'的事项;

7、平急事项,从接受之日起三个工作日内回复;

8、涉及到技术性问题的事项,从接受之日起十个工作日内回复;

9、如工作需要限定完成时间,在交办工作时即应做出明确规定;不能按时限完成或回复的事情,必需向相关方面说明理由和最终完成日期。

第十五条公司行政办事分办理事项和阅知事项。

(一)办理事项为上级指示、下级请示及与有关单位商洽的事项;

(二)阅知事项为上级通报、下级报告及各类简报、信息等。

第十六条办理事项的工作程序:

(一)行政与人力资源部对公司办理事项进行登记,并依据公司领导的分工和各部门的职责范围,提出批办看法后,签转相关部门主办或直接签转公司领导批示;

(二)主办部门:

1、依据职责权限范围办理;

2、依据领导的批示或会议打算办理;

3、必要时向公司分管领导请示、报告。

(三)公司分管领导

1、依据职责权限批示;

2、必要时向其他分管领导通报;

3、必要时召开专题会议讨论打算;

4、必要时向总经理请示、报告;

5、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。

(四)总经理

1、依据职责权限批示;

2、必要时提交经营班子办公会讨论打算;

3、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。

第十七条阅知事项的工作程序:

(一)行政与人力资源部对公司阅知事项进行登记,并签转公司领导、相关部门或管理中心(处)阅知;

(二)公司总经理或分管总经理助理认为有必要时,由行政与人力资源部签转相关部门或管理中心(处)阅知;

(三)公司各部门、各管理中心(处)有需要公司领导阅知事项的信息、简报

等可先报行政与人力资源部转相关领导阅知;

(四)公司领导对阅知事项如有批示的,由行政与人力资源部准时反馈给相关部门及各管理中心(处)。

第三章会议制度

第十八条行政会议是实施企业管理的重要行政办公手段之一,公司对会议要求精简、实效、掌握数量、提高质量。会议议题要提前拟定并发出通知,与会者须仔细预备。会议决议以会议纪要为准。经营班子办公会、总经理办公会、年度工作会的会议纪要解释权归公司总经理,专题会会议纪要解释权归主持专题会的公司领导。

第十九条公司会议有经营班子办公会、总经理办公会、年度工作会议、专题会议。公司各部门可依据本部门实际工作需要自行打算召开部门会议。

(一)总经理办公会

1、总经理办公会是公司经营决策层贯彻上级指示,讨论、分析、确定公司重大经营行为,打算公司重大事项等的高层领导行政会议;

2、总经理办公会由总经理主持,公司经营班子成员参与,可以依据会议内容邀请上级单位领导参与或支配有关人员列席会议;

3、总经理办公会原则上于每月末召开,因工作需要也可临时召开。会议议题由行政与人力资源部征求公司经营班子成员看法后确定,负责会议记录,形成会议纪要。

4、总经理办公会的主要内容:贯彻落实经营班子办公会形成的关于公司整体进展战略、经营管理目标的重大决策;听取各部门在经营、管理、进展等工作的汇报并就遇到的重大问题提出处理看法;分析公司部门经理以上人员和管理中心(处)领导成员的工作力量、水平及业务素养并做相应调整等主要经营管理工作的行政例会;

2、总经理办公会由总经理主持,总经理因事可延期进行或托付公司其他领导主持召开;

3、总经理办公会

由经营班子成员、各部门负责人参与,如会议内容涉及相关单位,总经理可临时打算列席人员;

4、总经理办公会由行政与人力资源部征求与会公司领导及各部门看法后确定会议议题,负责会议记录,形成会议纪要。

(二)项目办公例会

1、项目办公例会于每月末第一周上午9:00召开,各部门、管理中心(处)负责人参与。

2、项目办公例会内容同二十五条其次款'月报内容'。

(三)年度工作会议

1、年度工作会议是公司总结上年度工作、制定下年度工作方案、与各管理中心(处)签订经营管理目标责任书、沟通工作阅历、表彰先进的年度大会,原则上于每年三月初召开(总部年度工作会议召开后进行);

2、年度工作会议由公司经营班子成员、公司部门经理、管理中心(处)负责人以上人员参与;

3、年度工作会议由公司行政与人力资源部负责筹备,有关部门和管理中心(处)帮助相关工作。会议组织、议程支配等工作由行政与人力资源部征询有关方面看法后提出,并报请总经理审定;

4、公司行政与人力资源部负责会议记录,形成会议纪要。

(四)专题会

1、专题会议是公司讨论打算经营管理中详细事项、解决详细问题的特地会议;

2、专题会议由公司领导依据状况确定召开并主持,参与会议的成员由主持会议的领导自行确定;

3、专题会议要讨论的内容由会议所争论专题的主要负责部门预备,并报主持会议的领导审定。会议文件、所需资料、会议记录、形成会议纪要等工作亦由主责部门负责。会议纪要形成后报主持会议的领导签发,报备公司行政与人力资源部。

其次十条各类会议的会议纪要,须在会议结束后四个小时内做出。行政与人力资源部要做好会议纪要中各项工作支配的跟踪、催办和检查。

第四章请示、报告制度

其次十一条请示、报告制度是公司行政工作的基本制度,在公司各项工作中,必需严格遵守请示、报告制度。请示、报告的基本要求是准时、精确     、观点明确、文字简洁。请示、报告一般实行签报或编号文件的方式。

其次十二条请示是指下级单位向上级单位恳求指示、批准的办事程序,凡是超越职权和职责范围的事项都应按规定请示;报告是指下级单位根据要求向上级单位报告工作、反映状况、提出建议、答复上级单位的询问,不需要上级单位做出指示、批准的办事程序,凡是重要工作和事项,都应按规定报告。

其次十三条下列事项必需请示、报告:

(一)各部门、管理中心(处)重要决议、打算的制定;

(二)各管理中心(处)经营管理活动的开展、合同协议;

(三)各管理中心(处)贯彻本公司工作方针、决议、打算的状况及所遇到的特别问题和解决方案;

(四)对外新闻发布、公关外事活动以及对相关人员的邀请;

(五)公司重大活动支配以及需要公司领导参与的会议、仪式;

(六)重要的人事支配、人员调动、干部违纪的调查处理等;

(七)公司各部门经理及管理中心(处)负责人以上人员出差、公司出国;

(八)重大突发大事及事故。

其次十四条请示、报告的工作程序

(一)对于其次十三条第一、其次款有关内容,凡是需要向公司总经理请示、报告的,由有关部门起草签报,经公司行政与人力资源部核稿后,呈公司总经理签署,以公司名义上报;公司需向上级单位请示、报告的,日常办公文件,由主办部门起草正式文件,经公司行政与人力资源部核稿后,呈总经理签发,以公司名义上报,重要的请示报告文件要经公司总经理签发。

(二)对于其次十三条第三款有关内容,由主办部门起草签发,经部门负责人、管理中心(处)总经理签字,以公司部门或管理中心(处)名义上报公司分管领导审批。

(三)对于其次十三条第四、第五款有关内容,由主办部门起草,经公司或管理中心(处)总经理签字后报上级单位分管领导审批。

(四)对于其次十三条第六款有关内容,由公司行政与人力资源部详细承办。

(五)对于其次十三条第七款有关内容,必需提前逐级请示和经过批准。领导干部出差、出国要统筹兼顾,留意轻重缓急,至少留有一名经营班子成员主持日常工作。凡是涉及公司重大事项的出差、出国,人员返回后六个工作日内要向批准人提交书面报告。

(六)对于其次十三条第八款有关内容,必需马上请示、报告。另在当月或当季的报告中要有所体现。

其次十五条公司日常工作报告制度

(一)公司向上级单位的日常工作报告,除必需报告其次十三条规定的事项外,日常工作状况按周、月、季、半年、年度向上级单位报告,并可依据上级单位要求随时上报或调整上报:

1、月报,即经营状况月报表,报告公司各部门、管理中心(处)当月主要经营管理状况及财务月报表,下月的工

作方案及需上级单位协调与支持的内容。由公司行政与人力资源部汇总各职能部门月报表,报批公司总经理后于下月五日前报上级单位(或按总部要求时间报);

2、各部门、管理中心(处)半年述职报告,结合财务主要指标,对重大经营管理活动进行分析、总结,报告前两个季度的主要工作状况和六月份财务月报表,以及下半年的工作方案,需上级单位协调及支持的内容等。由公司各部门、管理中心(处)做半年述职报告,原则上于七月五日前上报,或依据上级单位要求调整上报时间(或按总部要求时间报);

3、公司总经理年度工作报告,即全年工作报告,由公司总经理报告本年度主要工作状况、全年经营指标完成状况、年度财务报表及主要财务指标的说明及分析、下年度工作方案及需上级单位协调支持的内容等,于下年度一月十日前上报,或依据上级单位要求调整上报时间。

其次十六条请示、报告规章准时限

(一)凡请示、报告事项,在时间允许的状况下,都应有正式书面文件。特别、紧急状况,可先电话请示,得到批准后要填写《电话请示单》,事后将《电话请示单》传真给报批领导确认,并补办相应的公文办公程序;较急状况下可发传真请示,经领导传真批示认可后再实施;

(二)日常事项的行文报批,一般在三个工作日之内批复;紧急事项的批复一般不多于二个工作日;特别状况不能准时批复的,要向请示单位(部门)说明缘由。

(二)请示、报告时,各部门、管理中心(处)或详细承办人要对请示、报告事项提出看法或建议,必要时应附相关资料,便于上级单位领导做出决策。涉及到有关方面的,要有会签看法;

(三)请示应尽量提前,以便上级单位有较充裕的时间讨论争论。在请示未正式批复之前,不得擅自执行请示的有关内容;

(四)报告要准时,公司及各管理中心(处)要按日常报告制度中规定的时限,如期报告。各部门及管理中心(处)的工作报告由公司行政与人力资源部负责监督和催办。

第五章附则

其次十七条本制度适用于公司管理中心(处)。

其次十八条本制度由公司行政与人力资源部负责解释、修订。

【第2篇】某某行政中心物业管理规章制度和档案建立管理规范

某行政中心物业管理处管理规章制度和档案的建立与管理

提要:

档案管理的工作原则:符合实际、可操作、规范、严谨。

以公司企业文化理念及iso9000质量规律体系为指导,导入iso14000环境管理体系思想。以国家相关法律法规和业主需求为基础,建立科学、规范、严谨的管理制度体系。

档案的建立与管理科学化、规范化、技术化、高标准。

完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件;科学化、规范化的档案管理能为企业的高效运作和快速进展供应强大的信息资源支持。完善的规章制度和科学化、规范化的档案管理是供应专业化物业管理服务的重要基础,能有效的为物业及公用设施的使用、修理以及各项物业管理服务工作供应引导和服务。

本公司素以严格规范的管理而着称,在某某行政中心实施物业管理过程中,我们将依旧根据iso9001质量管理体系规范和iso14000环境管理体系的管理思想和管理方法,作到治而不乱、管而不死,坚决贯彻规范管理与专业服务相结合的路线。常言道:'没有法规,不成方圆',必要的规章制度是作好物业管理服务的保证,要使该物管区域的管理与服务走上正轨,实现标准化、规范化和制度化的管理,必需从基础抓起。本公司目前有一套完善的规章制度,这些制度的建立,是以政府相关法律法规和公司的经营宗旨、经营范围和业主需求的为依据,并在多年的实践运作中反复补充修改,逐步健全完善和提高的。

概括地说,这些制度包括两大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管点供应优质服务的操作准则和依据,其总体涵盖:公众制度部分,内部岗位责任制,管理运作制度和考核标准,它们整合形成一套完整的操作体系,以指导日常物业服务的方方面面,与传统的管理方式相比,其更显科学、规范。二是特地针对某某区行政中心物业服务项目所制订的系列内部岗位制度,它包含事务所各岗位/部门职责描述、各类人员职能规范、考核标准等,这一套制度的建立,为该物业服务项目完善内部机制,造就一支高素养、高绩效的员工队伍奠定了基础,以完善的物业服务夯实政府办事效率,提升政府形象。

一、规章制度的建立与管理

1、行政中心物业管理处管理制度的建立应符合相关的法律法规,全部管理制度的建立,均以法律法规及物业管理托付合同为基础,物业管理活动中各法律主体的合法权益,特殊对行政中心我们的责任和义务进行细化,并使之制度化、规范化,以保证照实履行物业管理托付合同规定的义务。

2、在建立某某区行政中心物业管理内部管理制度时,以我公司现有的管理运作制度和iso9000质量体系为基础,结合行政中心物业管理的详细特点和要求,并导入iso14000环境管理体系和ohsas18000职业平安健康管理体系,对整个规章制度体系作适当的修订和整合,使整套规章制度体系更切合实际,操作性更强。

3、规章制度注意服务、管理和责任的统一。每一项制度责任者对所担当的管理、服务各项责任明确详细并相互关联。

4、在定性的基础上强调定量的要求极其重要性,使绩效考核评估具有标准尺度和依据,又能激发员工工作热忱。

5、注意物业管理活动中各部门人员职责范围和工作接口关系,梳理各个环节,用制度使其环环相扣,做到有序规范的运作,协调全都。

6、制度文字条款简明扼要,便于员工理解、记忆、接受、执行。

(规章制度的内容见物业管理服务方案附件《管理制度汇编》)。

二、档案的建立与管理

规章制度的执行,需要通过档案管理手段来实现。某某区行政中心物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进行的,对相关记录进行规范、整理、归档,做到每一项管理工作都有方案、有标准、有规范、有记录。因此,我们将在行政中心配备专职档案管理人员,对全部档案资料进行严格的、科学的、系统的管理,为整个管理工作的分析和改进供应牢靠的依据和信息支撑。

三、物业管理档案的分类

1、物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录掌握程序等为工作依据,做到有章可循、有据可查、可量化、可考核。

2、物业管理档案按三个层面进行分类管理:

(1)第一层面:以建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》建立管理档案框架,对档案资料采纳统一格式。

(2)其次层面:融合了行政中心的实际状况、iso14000、ohsas18000管理体系思想的iso9000质量管理体系文件及管理运作制度、公众管理制度等,通过适应性修改,形成复合型行政中心物业管理档案资料。

(3)第三层面:将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的各种现场记录补充到管理档案架构中,形成档案管理的终端。

3、**区行政中心是某某区政府的首脑机关,保密范围涉及到原始文件资料,其保密方式和保密要求都不同于其他物业。因此,我们将对日常管理档案采纳定期归档、密级保管等的方式严格进行。

【第3篇】某物业管理公司行政例会制度

物业管理公司行政例会制度

为提高会议质量,增加行政办事效率,现对公司行政例会作出以下规定:

一、例会时间:每周一上午8:30,与会人员必需提前5分钟到场(如有变动,另行通知)。

二、出席人员:酒店总经理、各部门主管级以上人员,行政文员负责会务后勤、签到和会议记录。行政扩大会议如有参与人员变动,行政部另行通知。

三、会议内容:会议由总经理或总经理支配专人主持,常规例会支配各部门汇报上周工作完成状况、未完成工作、下周工作方案及工作建议,需要协商事务,总经理下达工作指令和质量要求;行政办负责汇总行文并传达落实。

四、例会纪律:

1、无特殊紧急状况,应与会人员不得请假,都应按时参与。否则,迟到一次罚款20元,无故缺席一次罚款50元。

2、自觉维护例会秩序和办公环境,关闭通讯工具,加快会议进程,避开中途退场、接听电话或其它干扰。

3、对于会议上达成决议的要求和总经理下达的工作指令,各部门未能按时按要求贯彻、落实和传达,将追究部门负责人工作失职责任。

五、本制度自公布之日起执行。

签署人:zz物业管理有限公司

【第4篇】物业管理公司行政办公制度格式怎样的

物业管理公司行政办公制度总则

第一条为规范公司行政办公行为,明确行政办公工作流程,保障行政办公体系高效、有序、协调地运作,特制定本制度。

其次条公司行政办公制度包括公文处理规定,行政办事制度,会议制度,请示、报告制度四项主要内容。

第三条公司行政与人力资源部负责公司行政工作的批办、督办、检查、协调和信息反馈。

第一章公文处理规定

第四条公文是贯彻党和国家方针、政策,贯彻上级指示精神,发布规章制度,实施经营决策,下达工作任务等各项管理工作的重要方式和途径。

第五条公司行政与人力资源部是公文处理工作的中枢部门,负责撰写、审核、处理公司往来公文,并指导监督各部门及各管理中心(处)的公文处理工作。

第六条公司常用的公文种类主要有:

(一)打算--用于对重要事项做出决策和支配;

(二)指示--用于对下级单位布置工作,阐明指导原则;

(三)公告--用于向公司内外宣布重大事项;

(四)通告--用于在肯定范围内公布各单位及员工应当遵守的或需要知道的事项;

(五)会议纪要--用于记载和传达会议状况及议定事项;

(六)通知--用于传达上级批示、要求下级办理或知道的事项;

批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位的公文;

发布规章;

任免和聘用管理人员。

(七)通报--用于对人和事的表扬或批判;

传达重要精神或状况;

(八)请示--用于向上级恳求指示、批准;

(九)报告--用于向上级汇报工作,反映状况,提出看法和建议,答复上级询问;

(十)批复--用于答复下级请示事项;

(十一)总结--用于向上级做综合性的全面工作汇报;

(十二)方案--用于对今后工作做出全面支配;

(十三)签报--用于各部门向公司领导请示、汇报工作;

(十四)函--用于不相隶属关系单位或部门之间商洽工作,询问和答复问题;

(十五)复函--用于回复来函。

第七条公文格式包括下述内容:主办单位、分管领导审核、核稿、拟稿人、会签、标题、正文、发文单位及印章、主送对象、呈报、抄送(报)对象、发送对象、、发文字号、打印份数、校对、签发、主题词、发文时间、密级、紧急程度等。

(一)公文的标题应当精确     、简要概括公文的主要内容,并标明公文种类;

(二)发文字号,一般包括单位代字、年号、序号。

联合行文,只标明主办单位发文字号;

(三)发文单位、主送单位应落全称;

(四)除会议纪要外的公文,一律加盖与发文单位相全都的印章;

(五)密级公文,应当分别标明'a级'(绝密)、'b级'(机密)、'c级'(隐秘)字样;

(六)紧急公文,应当分别标明'特急'、'急'、'平急'字样;

(七)公文如有,应在正文之后,发文单位名称之前,注明的挨次和名称;

(八)呈报、主送、抄报、抄送、发送:呈报,为文件内容的执行对象或必需呈达的上级主管单位;

主送,为文件内容的执行对象或必需送达的对象;

抄报,为需要了解文件内容的上级主管单位;

抄送,为需要了解文件内容的本单位领导、同级单位;

发送,为需要了解文件内容的下级单位。

向上级请示的公文,一般只写一个呈报单位,假如需同时报知另一上级单位,可用抄报的形式;

(九)发文时间应以领导签发的时间为准;

联合发文,以最终签发单位领导的时间为准。

(十)公文应标明签发人,签发人为主签发人;

(十一)公文用纸为a4型,左侧装订;

(十二)对外行文的字体要求:

1、发文字号为四号宋体加粗;2、标题为小二号宋体加粗;3、发文对象为四号宋体加粗;

4、正文为四号宋体;

5、呈报、主送、抄报、抄送、发送对象为四号宋体;

6、主题词为四号黑体加粗。

第八条发文字号详细规定:公司及各部门发文字号为:

1、物业管理有限公司物业(宁)字[年号]号;2、公司行政与人力资源部物业(宁)行人字[年号]号;3、公司财务部物业(宁)财字[年号]号;

4、公司品质培训部物业(宁)品培字[年号]号;

5、公司市场进展部物业(宁)市场字[年号]号。

6、公司工程管理部物业(宁)工程字[年号]号

第九条行文关系和规章:

(一)各管理中心(处)的行文关系,应依据各自的隶属关系和职责范围确定,在权限范围内可以自主行文;

(二)非紧急状况不得越级行文;

(三)各管理中心(处)不得直接向公司总部及以上单位行文。

如确需请示公司总部或以上单位,应由各管理中心(处)拟稿,经公司行政与人力资源部审核,报公司总经理批准后,加盖公司印章、呈报;

(四)各管理中心(处)呈报公司的文件,统一报送至行政与人力资源部,报送一份即可,由公司行政与人力资源部依据需要向有关领导和部门送阅;

(五)除公司领导直接交办的事项和重大紧急状况外,行文原则上不得直接呈报领导个人;

各管理中心(处)不得以单位负责人个人名义向公司或公司领导呈报需公司审批的文件;

(六)'报告'、'纪要'类公文中不得夹带请示事项;

(七)全部公文原则上统一由公司行政与人力资源部收发、登记、签转;

紧急、特别状况可直接由领导批转、交办,事后履行公文处理程序;

(八)凡传达、贯彻上级指示精神、打算;

向上级的请示、报告;

颁发公司规范性文件;

发布具有全局性指导意义的通知、通告等公文,由主管职能部门拟稿,分管领导审核,总经理签发,并由行政与人力资源部统一编字号、印发。

第十条公文处理程序:

(一)公文处理程序为收文程序和发文程序。

收文程序包括登记、分办、催办、反馈、归档等;

发文程序包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、登记、封发和存档等;

(二)公司收文要统一制作《来文阅办表》,发文首页统一制作《发文稿纸》,传真使用统一的《图文传真》,部门签报统一使用《文件会签单》;

(三)公司字发文应由总经理签发;

部门发文,可由分管领导签发;

一般性行政事务公文可由公司行政与人力资源部经理签发;

(四)凡涉及其他部门的公文,主办部门应主动与有关部门协商、会签。

假如看法不全都时,应在公文会签中照实反映;

(五)撰写公文应留意事项:

1、符合党和国家的方针、政策、法律、法令及上级单位的规定;2、内容详实、观点明确、文字精炼、条理清楚、标点符号正确;3、公文中的人名、地点、数字要精确     ,引用公文要注明发文机关、公文字号、标题和发文时间;

4、公文中的数字,应尽量使用阿拉伯数字;

5、发文时间使用中文数字标识;

6、请示问题应一文一事。

(六)公文受理应留意事项:

1、凡需两个以上部门会签处理的公文,由主办部门牵头,组织有关部门会签办理;2、各部门报公司领导审批的公文,除机密公文外须经行政与人力资源部签转各分管领导批阅、批示;3、各管理中心(处)报公司的公文,应报公司行政与人力资源部,由行政与人力资源部依据公文内容签转涉及到的各部门,由各部门在职权范围内处理。

若需报公司领导审批的,由该部门提出看法后,由行政与人力资源部签转有关领导批阅、批示;

4、机密公文由送文单位直接送分管领导批阅、批示。

(七)公司字发文均由公司行政与人力资源部核稿,主要做好公文的审核把关工作:

1、是否需要行文;2、行文是否精确     、简洁、明白、完整;3、行文中涉及其他部门或单位的问题是否经过充分协商;

4、行文的格式、关系、内容、处理程序等是否符合本规定的要求。

(八)公文归档:

1、公文办理完毕后,详细承办人应依据文书立卷要求,整理公文原稿及有关资料,依据公文的等级送交公司行政与人力资源部或本部门相关人员分类存档。

个人未经许可,不得私自保存应存档的公文;2、对于没有存档价值的公文,经过鉴别和主管领导批准后可销毁。

机密公文的销毁,应有行政与人力资源部专人监督,并进行登记。

其次章行政办事制度

第十一条公司对行政办事的要求是优质、高效、有序、协调及过程受控,各级人员必需依照职责权限,各司其职、各负其责。

第十二条公司行政办事规章:

(一)对于职责权限范围内的事项,必需仔细、精确     、准时办理,不得推诿、积压;

(二)对于超越职责权限范围的事项,必需遵循工作程序逐级请示、报告,一般不得越级请示、报告或擅自越权行事;

(三)对于跨部门事项,主办部门须主动与相关部门协商办理,相关部门要乐观协作。

看法不全都时,主办部门须向上级分管领导请示汇报,由上级分管领导协调解决。

各部门均不得未经协调全都而擅自行事,否则,上级分管领导有权责令订正或追究责任;

(四)对于不适合部门办理的事项,必需马上退回交办部门并说明理由;

(五)对于重大突发大事及处置看法,状况紧急时,可直接向公司领导请示、报告,但事后要向被超越的主管上级报告;

(六)公司领导直接交办或需要保密的事项以及发觉损害公司利益、公司声誉的行为,可直接向公司有关领导请示、报告;

(七)公司领导在涉及财务、投资、人事等方面的决策性指示,必需有书面批示或文件,方可作为执行依据;

第十三条公司行政办事可以公文、电子邮件、传真、电话、口头等形式办理。

若以电子邮件、传真、电话、口头形式办理,电子邮件、传真件正本、电话记录正本、口头记录正本及有关资料,在办理完毕后存档备考;

若以公文形式办理,则转入公文办理程序。

第十四条行政办事程序的时限要求:

1、以公司名义的收、发文,均由公司行政与人力资源部进行登记,派专人监督,须做到事事有回复;2、有详细时限要求的事项,按时限回复;3、凡属公司级各类文件及上级来文,秘书填写《来文阅办》后,交由行政与人力资源部负责人做处理看法,报公司领导,再依据领导指示,传阅相关职能部门;

4、公司来文须当日批转,行政与人力资源部指定专人办理,或催办、监督、检查办理状况(需跟踪督办的),同时指定汇报时限;

5、公司发文,行政与人力资源部秘书填写《发文稿纸》后,交由领导签发,并于当日送达收文单位;

6、急事急办,第一时间处理标注'特急'、'急'的事项;

7、平急事项,从接受之日起三个工作日内回复;

8、涉及到技术性问题的事项,从接受之日起十个工作日内回复;

9、如工作需要限定完成时间,在交办工作时即应做出明确规定;

不能按时限完成或回复的事情,必需向相关方面说明理由和最终完成日期。

第十五条公司行政办事分办理事项和阅知事项。

(一)办理事项为上级指示、下级请示及与有关单位商洽的事项;

(二)阅知事项为上级通报、下级报告及各类简报、信息等。

第十六条办理事项的工作程序:

(一)行政与人力资源部对公司办理事项进行登记,并依据公司领导的分工和各部门的职责范围,提出批办看法后,签转相关部门主办或直接签转公司领导批示;

(二)主办部门:

1、依据职责权限范围办理;2、依据领导的批示或会议打算办理;3、必要时向公司分管领导请示、报告。

(三)公司分管领导

1、依据职责权限批示;2、必要时向其他分管领导通报;3、必要时召开专题会议讨论打算;

4、必要时向总经理请示、报告;

5、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。

(四)总经理

1、依据职责权限批示;2、必要时提交经营班子办公会讨论打算;3、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。

第十七条阅知事项的工作程序:

(一)行政与人力资源部对公司阅知事项进行登记,并签转公司领导、相关部门或管理中心(处)阅知;

(二)公司总经理或分管总经理助理认为有必要时,由行政与人力资源部签转相关部门或管理中心(处)阅知;

(三)公司各部门、各管理中心(处)有需要公司领导阅知事项的信息、简报等可先报行政与人力资源部转相关领导阅知;

(四)公司领导对阅知事项如有批示的,由行政与人力资源部准时反馈给相关部门及各管理中心(处)。

第三章会议制度

第十八条行政会议是实施企业管理的重要行政办公手段之一,公司对会议要求精简、实效、掌握数量、提高质量。

会议议题要提前拟定并发出通知,与会者须仔细预备。

会议决议以会议纪要为准。

经营班子办公会、总经理办公会、年度工作会的会议纪要解释权归公司总经理,专题会会议纪要解释权归主持专题会的公司领导。

第十九条公司会议有经营班子办公会、总经理办公会、年度工作会议、专题会议。

公司各部门可依据本部门实际工作需要自行打算召开部门会议。

(一)总经理办公会

1、总经理办公会是公司经营决策层贯彻上级指示,讨论、分析、确定公司重大经营行为,打算公司重大事项等的高层领导行政会议;2、总经理办公会由总经理主持,公司经营班子成员参与,可以依据会议内容邀请上级单位领导参与或支配有关人员列席会议;3、总经理办公会原则上于每月末召开,因工作需要也可临时召开。

会议议题由行政与人力资源部征求公司经营班子成员看法后确定,负责会议记录,形成会议纪要。

4、总经理办公会的主要内容:贯彻落实经营班子办公会形成的关于公司整体进展战略、经营管理目标的重大决策;

听取各部门在经营、管理、进展等工作的汇报并就遇到的重大问题提出处理看法;

分析公司部门经理以上人员和管理中心(处)领导成员的工作力量、水平及业务素养并做相应调整等主要经营管理工作的行政例会;2、总经理办公会由总经理主持,总经理因事可延期进行或托付公司其他领导主持召开;3、总经理办公会由经营班子成员、各部门负责人参与,如会议内容涉及相关单位,总经理可临时打算列席人员;

4、总经理办公会由行政与人力资源部征求与会公司领导及各部门看法后确定会议议题,负责会议记录,形成会议纪要。

(二)项目办公例会

1、项目办公例会于每月末第一周上午9:00召开,各部门、管理中心(处)负责人参与。

2、项目办公例会内容同二十五条其次款'月报内容'。

(三)年度工作会议

1、年度工作会议是公司总结上年度工作、制定下年度工作方案、与各管理中心(处)签订经营管理目标责任书、沟通工作阅历、表彰先进的年度大会,原则上于每年三月初召开(总部年度工作会议召开后进行);2、年度工作会议由公司经营班子成员、公司部门经理、管理中心(处)负责人以上人员参与;3、年度工作会议由公司行政与人力资源部负责筹备,有关部门和管理中心(处)帮助相关工作。

会议组织、议程支配等工作由行政与人力资源部征询有关方面看法后提出,并报请总经理审定;

4、公司行政与人力资源部负责会议记录,形成会议纪要。

(四)专题会

1、专题会议是公司讨论打算经营管理中详细事项、解决详细问题的特地会议;2、专题会议由公司领导依据状况确定召开并主持,参与会议的成员由主持会议的领导自行确定;3、专题会议要讨论的内容由会议所争论专题的主要负责部门预备,并报主持会议的领导审定。

会议文件、所需资料、会议记录、形成会议纪要等工作亦由主责部门负责。

会议纪要形成后报主持会议的领导签发,报备公司行政与人力资源部。

其次十条各类会议的会议纪要,须在会议结束后四个小时内做出。

行政与人力资源部要做好会议纪要中各项工作支配的跟踪、催办和检查。

第四章请示、报告制度其次十一条请示、报告制度是公司行政工作的基本制度,在公司各项工作中,必需严格遵守请示、报告制度。

请示、报告的基本要求是准时、精确     、观点明确、文字简洁。

请示、报告一般实行签报或编号文件的方式。

其次十二条请示是指下级单位向上级单位恳求指示、批准的办事程序,凡是超越职权和职责范围的事项都应按规定请示;

报告是指下级单位根据要求向上级单位报告工作、反映状况、提出建议、答复上级单位的询问,不需要上级单位做出指示、批准的办事程序,凡是重要工作和事项,都应按规定报告。

其次十三条下列事项必需请示、报告:

(一)各部门、管理中心(处)重要决议、打算的制定;

(二)各管理中心(处)经营管理活动的开展、合同协议;

(三)各管理中心(处)贯彻本公司工作方针、决议、打算的状况及所遇到的特别问题和解决方案;

(四)对外新闻发布、公关外事活动以及对相关人员的邀请;

(五)公司重大活动支配以及需要公司领导参与的会议、仪式;

(六)重要的人事支配、人员调动、干部违纪的调查处理等;

(七)公司各部门经理及管理中心(处)负责人以上人员出差、公司出国;

(八)重大突发大事及事故。

其次十四条请示、报告的工作程序

(一)对于其次十三条第一、其次款有关内容,凡是需要向公司总经理请示、报告的,由有关部门起草签报,经公司行政与人力资源部核稿后,呈公司总经理签署,以公司名义上报;

公司需向上级单位请示、报告的,日常办公文件,由主办部门起草正式文件,经公司行政与人力资源部核稿后,呈总经理签发,以公司名义上报,重要的请示报告文件要经公司总经理签发。

(二)对于其次十三条第三款有关内容,由主办部门起草签发,经部门负责人、管理中心(处)总经理签字,以公司部门或管理中心(处)名义上报公司分管领导审批。

(三)对于其次十三条第四、第五款有关内容,由主办部门起草,经公司或管理中心(处)总经理签字后报上级单位分管领导审批。

(四)对于其次十三条第六款有关内容,由公司行政与人力资源部详细承办。

(五)对于其次十三条第七款有关内容,必需提前逐级请示和经过批准。

领导干部出差、出国要统筹兼顾,留意轻重缓急,至少留有一名经营班子成员主持日常工作。

凡是涉及公司重大事项的出差、出国,人员返回后六个工作日内要向批准人提交书面报告。

(六)对于其次十三条第八款有关内容,必需马上请示、报告。

另在当月或当季的报告中要有所体现。

其次十五条公司日常工作报告制度

(一)公司向上级单位的日常工作报告,除必需报告其次十三条规定的事项外,日常工作状况按周、月、季、半年、年度向上级单位报告,并可依据上级单位要求随时上报或调整上报:

1、月报,即经营状况月报表,报告公司各部门、管理中心(处)当月主要经营管理状况及财务月报表,下月的工作方案及需上级单位协调与支持的内容。

由公司行政与人力资源部汇总各职能部门月报表,报批公司总经理后于下月五日前报上级单位(或按总部要求时间报);2、各部门、管理中心(处)半年述职报告,结合财务主要指标,对重大经营管理活动进行分析、总结,报告前两个季度的主要工作状况和六月份财务月报表,以及下半年的工作方案,需上级单位协调及支持的内容等。

由公司各部门、管理中心(处)做半年述职报告,原则上于七月五日前上报,或依据上级单位要求调整上报时间(或按总部要求时间报);3、公司总经理年度工作报告,即全年工作报告,由公司总经理报告本年度主要工作状况、全年经营指标完成状况、年度财务报表及主要财务指标的说明及分析、下年度工作方案及需上级单位协调支持的内容等,于下年度一月十日前上报,或依据上级单位要求调整上报时间。

其次十六条请示、报告规章准时限

(一)凡请示、报告事项,在时间允许的状况下,都应有正式书面文件。

特别、紧急状况,可先电话请示,得到批准后要填写《电话请示单》,事后将《电话请示单》传真给报批领导确认,并补办相应的公文办公程序;

较急状况下可发传真请示,经领导传真批示认可后再实施;

(二)日常事项的行文报批,一般在三个工作日之内批复;

紧急事项的批复一般不多于二个工作日;

特别状况不能准时批复的,要向请示单位(部门)说明缘由。

(二)请示、报告时,各部门、管理中心(处)或详细承办人要对请示、报告事项提出看法或建议,必要时应附相关资料,便于上级单位领导做出决策。

涉及到有关方面的,要有会签看法;

(三)请示应尽量提前,以便上级单位有较充裕的时间讨论争论。

在请示未正式批复之前,不得擅自执行请示的有关内容;

(四)报告要准时,公司及各管理中心(处)要按日常报告制度中规定的时限,如期报告。

各部门及管理中心(处)的工作报告由公司行政与人力资源部负责监督和催办。

第五章附则其次十七条本制度适用于公司管理中心(处)。

其次十八条本制度由公司行政与人力资源部负责解释、修订。

其次十九条本制度自签发之日起执行。

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名目第1篇某物业管理公司行政例会制度第2篇某某行政中心物业管理规章制度和档案建立管理规范第3篇物业管理公司行政办公制度格式怎样的第4篇物业管理公司行政办公制度

【第1篇】物业管理公司行政办公制度

物业管理公司行政办公制度

总则

第一条为规范公司行政办公行为,明确行政办公工作流程,保障行政办公体系高效、有序、协调地运作,特制定本制度。

其次条公司行政办公制度包括公文处理规定,行政办事制度,会议制度,请示、报告制度四项主要内容。

第三条公司行政与人力资源部负责公司行政工作的批办、督办、检查、协调和信息反馈。

第一章公文处理规定

第四条公文是贯彻党和国家方针、政策,贯彻上级指示精神,发布规章制度,实施经营决策,下达工作任务等各项管理工作的重要方式和途径。

第五条公司行政与人力资源部是公文处理工作的中枢部门,负责撰写、审核、处理公司往来公文,并指导监督各部门及各管理中心(处)的公文处理工作。

第六条公司常用的公文种类主要有:

(一)打算--用于对重要事项做出决策和支配;

(二)指示--用于对下级单位布置工作,阐明指导原则;

(三)公告--用于向公司内外宣布重大事项;

(四)通告--用于在肯定范围内公布各单位及员工应当遵守的或需要知道的事项;

(五)会议纪要--用于记载和传达会议状况及议定事项;

(六)通知--用于传达上级批示、要求下级办理或知道的事项;批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位的公文;发布规章;任免和聘用管理人员。

(七)通报--用于对人和事的表扬或批判;传达重要精神或状况;

(八)请示--用于向上级恳求指示、批准;

(九)报告--用于向上级汇报工作,反映状况,提出看法和建议,答复上级询问;

(十)批复--用于答复下级请示事项;

(十一)总结--用于向上级做综合性的全面工作汇报;

(十二)方案--用于对今后工作做出全面支配;

(十三)签报--用于各部门向公司领导请示、汇报工作;

(十四)函--用于不相隶属关系单位或部门之间商洽工作,询问和答复问题;

(十五)复函--用于回复来函。

第七条公文格式包括下述内容:主办单位、分管领导审核、核稿、拟稿人、会签、标题、正文、发文单位及印章、主送对象、呈报、抄送(报)对象、发送对象、附件、发文字号、打印份数、校对、签发、主题词、发文时间、密级、紧急程度等。

(一)公文的标题应当精确     、简要概括公文的主要内容,并标明公文种类;

(二)发文字号,一般包括单位代字、年号、序号。联合行文,只标明主办单位发文字号;

(三)发文单位、主送单位应落全称;

(四)除会议纪要外的公文,一律加盖与发文单位相全都的印章;

(五)密级公文,应当分别标明'a级'(绝密)、'b级'(机密)、'c级'(隐秘)字样;

(六)紧急公文,应当分别标明'特急'、'急'、'平急'字样;

(七)公文如有附件,应在正文之后,发文单位名称之前,注明附件的挨次和名称;

(八)呈报、主送、抄报、抄送、发送:

呈报,为文件内容的执行对象或必需呈达的上级主管单位;

主送,为文件内容的执行对象或必需送达的对象;

抄报,为需要了解文件内容的上级主管单位;

抄送,为需要了解文件内容的本单位领导、同级单位;

发送,为需要了解文件内容的下级单位。

向上级请示的公文,一般只写一个呈报单位,假如需同时报知另一上级单位,可用抄报的形式;

(九)发文时间应以领导签发的时间为准;联合发文,以最终签发单位领导的时间为准。

(十)公文应标明签发人,签发人为主签发人;

(十一)公文用纸为a4型,左侧装订;

(十二)对外行文的字体要求:

1、发文字号为四号宋体加粗;

2、标题为小二号宋体加粗;

3、发文对象为四号宋体加粗;

4、正文为四号宋体;

5、呈报、主送、抄报、抄送、发送对象为四号宋体;

6、主题词为四号黑体加粗。

第八条发文字号详细规定:

公司及各部门发文字号为:

1、物业管理有限公司物业(宁)字[年号]***号;

2、公司行政与人力资源部物业(宁)行人字[年号]***号;

3、公司财务部物业(宁)财字[年号]***号;

4、公司品质培训部物业(宁)品培字[年号]***号;

5、公司市场进展部物业(宁)市场字[年号]***号。

6、公司工程管理部物业(宁)工程字[年号]***号

第九条行文关系和规章:

(一)各管理中心(处)的行文关系,应依据各自的隶属关系和职责范围确定,在权限范围内可以自主行文;

(二)非紧急状况不得越级行文;

(三)各管理中心(处)不得直接向公司总部及以上单位行文。如确需请示公司总部或以上单位,应由各管理中心(处)拟稿,经公司行政与人力资源部审核,报公司总经理批准后,加盖公司印章、呈报;

(四)各管理中心(处)呈报公司的文件,统一报送至行政与人力资源部,报送一份即可,由公司行政与人力资源部依据需要向有关领导和部门送阅;

(五)除公司领导直接交办的事项和重大紧急状况外,行文原则上不得直接呈报领导个人;各管理中心(处)不得以单位负责人个人名义向公司或公司领导呈报需公司审批的文件;

(六)'报告'、'纪要'类公文中不得夹带请示事项;

(七)全部公文原则上统一由公司行政与人力资源部收发、登记、签转;紧急、特别状况可直接由领导批转、交办,事后履行公文处理程序;

(八)凡传达、贯彻上级指示精神、打算;向上级的请示、报告;颁发公司规范性文件;发布具有全局性指导意义的通知、通告等公文,由主管职能部门拟稿,分管领导审核,总经理签发,并由行政与人力资源部统一编字号、印发。

第十条公文处理程序:

(一)公文处理程序为收文程序和发文程序。收文程序包括登记、分办、催办、反馈、归档等;发文程序包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、登记、封发和存档等;

(二)公司收文要统一制作《来文阅办表》,发文首页统一制作《发文稿纸》,传真使用统一的《图文传真》,部门签报统一使

用《文件会签单》;

(三)公司字发文应由总经理签发;部门发文,可由分管领导签发;一般性行政事务公文可由公司行政与人力资源部经理签发;

(四)凡涉及其他部门的公文,主办部门应主动与有关部门协商、会签。假如看法不全都时,应在公文会签中照实反映;

(五)撰写公文应留意事项:

1、符合党和国家的方针、政策、法律、法令及上级单位的规定;

2、内容详实、观点明确、文字精炼、条理清楚、标点符号正确;

3、公文中的人名、地点、数字要精确     ,引用公文要注明发文机关、公文字号、

标题和发文时间;

4、公文中的数字,应尽量使用阿拉伯数字;

5、发文时间使用中文数字标识;

6、请示问题应一文一事。

(六)公文受理应留意事项:

1、凡需两个以上部门会签处理的公文,由主办部门牵头,组织有关部门会签办理;

2、各部门报公司领导审批的公文,除机密公文外须经行政与人力资源部签转各分管领导批阅、批示;

3、各管理中心(处)报公司的公文,应报公司行政与人力资源部,由行政与人力资源部依据公文内容签转涉及到的各部门,由各部门在职权范围内处理。若需报公司领导审批的,由该部门提出看法后,由行政与人力资源部签转有关领导批阅、批示;

4、机密公文由送文单位直接送分管领导批阅、批示。

(七)公司字发文均由公司行政与人力资源部核稿,主要做好公文的审核把关工作:

1、是否需要行文;

2、行文是否精确     、简洁、明白、完整;

3、行文中涉及其他部门或单位的问题是否经过充分协商;

4、行文的格式、关系、内容、处理程序等是否符合本规定的要求。

(八)公文归档:

1、公文办理完毕后,详细承办人应依据文书立卷要求,整理公文原稿及有关资料,依据公文的等级送交公司行政与人力资源部或本部门相关人员分类存档。个人未经许可,不得私自保存应存档的公文;

2、对于没有存档价值的公文,经过鉴别和主管领导批准后可销毁。机密公文的销毁,应有行政与人力资源部专人监督,并进行登记。

其次章行政办事制度

第十一条公司对行政办事的要求是优质、高效、有序、协调及过程受控,各级人员必需依照职责权限,各司其职、各负其责。

第十二条公司行政办事规章:

(一)对于职责权限范围内的事项,必需仔细、精确     、准时办理,不得推诿、积压;

(二)对于超越职责权限范围的事项,必需遵循工作程序逐级请示、报告,一般不得越级请示、报告或擅自越权行事;

(三)对于跨部门事项,主办部门须主动与相关部门协商办理,相关部门要乐观协作。看法不全都时,主办部门须向上级分管领导请示汇报,由上级分管领导协调解决。各部门均不得未经协调全都而擅自行事,否则,上级分管领导有权责令订正或追究责任;

(四)对于不适合部门办理的事项,必需马上退回交办部门并说明理由;

(五)对于重大突发大事及处置看法,状况紧急时,可直接向公司领导请示、报告,但事后要向被超越的主管上级报告;

(六)公司领导直接交办或需要保密的事项以及发觉损害公司利益、公司声誉的行为,可直接向公司有关领导请示、报告;

(七)公司领导在涉及财务、投资、人事等方面的决策性指示,必需有书面批示或文件,方可作为执行依据;

第十三条公司行政办事可以公文、电子邮件、传真、电话、口头等形式办理。若以电子邮件、传真、电话、口头形式办理,电子邮件、传真件正本、电话记录正本、口头记录正本及有关资料,在办理完毕后存档备考;若以公文形式办理,则转入公文办理程序。

第十四条行政办事程序的时限要求:

1、以公司名义的收、发文,均由公司行政与人力资源部进行登记,派专人监督,须做到事事有回复;

2、有详细时限要求的事项,按时限回复;

3、凡属公司级各类文件及上级来文,秘书填写《来文阅办》后,交由行政与人力资源部负责人做处理看法,报公司领导,再依据领导指示,传阅相关职能部门;

4、公司来文须当日批转,行政与人力资源部指定专人办理,或催办、监督、检查办理状况(需跟踪督办的),同时指定汇报时限;

5、公司发文,行政与人力资源部秘书填写《发文稿纸》后,交由领导签发,并于当日送达收文单位;

6、急事急办,第一时间处理标注'特急'、'急'的事项;

7、平急事项,从接受之日起三个工作日内回复;

8、涉及到技术性问题的事项,从接受之日起十个工作日内回复;

9、如工作需要限定完成时间,在交办工作时即应做出明确规定;不能按时限完成或回复的事情,必需向相关方面说明理由和最终完成日期。

第十五条公司行政办事分办理事项和阅知事项。

(一)办理事项为上级指示、下级请示及与有关单位商洽的事项;

(二)阅知事项为上级通报、下级报告及各类简报、信息等。

第十六条办理事项的工作程序:

(一)行政与人力资源部对公司办理事项进行登记,并依据公司领导的分工和各部门的职责范围,提出批办看法后,签转相关部门主办或直接签转公司领导批示;

(二)主办部门:

1、依据职责权限范围办理;

2、依据领导的批示或会议打算办理;

3、必要时向公司分管领导请示、报告。

(三)公司分管领导

1、依据职责权限批示;

2、必要时向其他分管领导通报;

3、必要时召开专题会议讨论打算;

4、必要时向总经理请示、报告;

5、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。

(四)总经理

1、依据职责权限批示;

2、必要时提交经营班子办公会讨论打算;

3、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。

第十七条阅知事项的工作程序:

(一)行政与人力资源部对公司阅知事项进行登记,并签转公司领导、相关部门或管理中心(处)阅知;

(二)公司总经理或分管总经理助理认为有必要时,由行政与人力资源部签转相关部门或管理中心(处)阅知;

(三)公司各部门、各管理中心(处)有需要公司领导阅知事项的信息、简报

等可先报行政与人力资源部转相关领导阅知;

(四)公司领导对阅知事项如有批示的,由行政与人力资源部准时反馈给相关部门及各管理中心(处)。

第三章会议制度

第十八条行政会议是实施企业管理的重要行政办公手段之一,公司对会议要求精简、实效、掌握数量、提高质量。会议议题要提前拟定并发出通知,与会者须仔细预备。会议决议以会议纪要为准。经营班子办公会、总经理办公会、年度工作会的会议纪要解释权归公司总经理,专题会会议纪要解释权归主持专题会的公司领导。

第十九条公司会议有经营班子办公会、总经理办公会、年度工作会议、专题会议。公司各部门可依据本部门实际工作需要自行打算召开部门会议。

(一)总经理办公会

1、总经理办公会是公司经营决策层贯彻上级指示,讨论、分析、确定公司重大经营行为,打算公司重大事项等的高层领导行政会议;

2、总经理办公会由总经理主持,公司经营班子成员参与,可以依据会议内容邀请上级单位领导参与或支配有关人员列席会议;

3、总经理办公会原则上于每月末召开,因工作需要也可临时召开。会议议题由行政与人力资源部征求公司经营班子成员看法后确定,负责会议记录,形成会议纪要。

4、总经理办公会的主要内容:贯彻落实经营班子办公会形成的关于公司整体进展战略、经营管理目标的重大决策;听取各部门在经营、管理、进展等工作的汇报并就遇到的重大问题提出处理看法;分析公司部门经理以上人员和管理中心(处)领导成员的工作力量、水平及业务素养并做相应调整等主要经营管理工作的行政例会;

2、总经理办公会由总经理主持,总经理因事可延期进行或托付公司其他领导主持召开;

3、总经理办公会

由经营班子成员、各部门负责人参与,如会议内容涉及相关单位,总经理可临时打算列席人员;

4、总经理办公会由行政与人力资源部征求与会公司领导及各部门看法后确定会议议题,负责会议记录,形成会议纪要。

(二)项目办公例会

1、项目办公例会于每月末第一周上午9:00召开,各部门、管理中心(处)负责人参与。

2、项目办公例会内容同二十五条其次款'月报内容'。

(三)年度工作会议

1、年度工作会议是公司总结上年度工作、制定下年度工作方案、与各管理中心(处)签订经营管理目标责任书、沟通工作阅历、表彰先进的年度大会,原则上于每年三月初召开(总部年度工作会议召开后进行);

2、年度工作会议由公司经营班子成员、公司部门经理、管理中心(处)负责人以上人员参与;

3、年度工作会议由公司行政与人力资源部负责筹备,有关部门和管理中心(处)帮助相关工作。会议组织、议程支配等工作由行政与人力资源部征询有关方面看法后提出,并报请总经理审定;

4、公司行政与人力资源部负责会议记录,形成会议纪要。

(四)专题会

1、专题会议是公司讨论打算经营管理中详细事项、解决详细问题的特地会议;

2、专题会议由公司领导依据状况确定召开并主持,参与会议的成员由主持会议的领导自行确定;

3、专题会议要讨论的内容由会议所争论专题的主要负责部门预备,并报主持会议的领导审定。会议文件、所需资料、会议记录、形成会议纪要等工作亦由主责部门负责。会议纪要形成后报主持会议的领导签发,报备公司行政与人力资源部。

其次十条各类会议的会议纪要,须在会议结束后四个小时内做出。行政与人力资源部要做好会议纪要中各项工作支配的跟踪、催办和检查。

第四章请示、报告制度

其次十一条请示、报告制度是公司行政工作的基本制度,在公司各项工作中,必需严格遵守请示、报告制度。请示、