ERP采购会计核算指南

用友U8V10.1采购会计核算操作指南目录一、收集、审核采购业务相关票据1.      了解采购业务流程2.      收到采购合同3.      收集入库单4.      收取到发票与匹配的黄色联入库单二、发票审核软件操作流程三、发票结算软件操作流程1.      自动结算2.      手工结算3.      费用折扣结算四、采购存货入库的发票制单操作流程1.      正常单据记账2.      结算成本处理3.      制单4.      凭证生成后，若发现结算、记账等前步骤有误，则反步骤操作五、支付货款六、委托加工业务1.      板蓝根饮片委托加工出库2.      计提委托加工费3.      委托加工入库七、采购入库暂估1.      审核入库单2.      单据记账3.      制单4.      凭证附件八、审核外购存货档案增加九、报表十、关账十一、其他工作内容

一、

收集、审核采购业务相关票据1.了解采购业务流程“请购单”→“采购订单”→“采购到货单”→“采购入库单”。公司各部门指定人员提交经本部门经理审核的“请购单”，传递到物料供应部。物料供应部结合现存量及需求合理性判断是否采购，若采购，物料供应部卢静（内部电话8501），胡鹏（内部电话8506）参照“请购单”生成“采购订单”。采购货物运输到公司，物料供应部参照“采购订单”生成“采购到货单”（需检测的）或“采购入库单”（无需检测的）。经过质量检验合格，储运部收到的采购货物与“到货单”比对一致后，储运部参照到货单生成“采购入库单”。取得发票后物料供应部参照“采购入库单”生成“采购发票”。2.收到采购合同当收到已签订的“采购合同”时，①在合同登记表（excel表）中登记主要合同条款。②

进入“采购订货”/“采购订单列表”如图，依据“采购合同”比对ERP软件里“采购订单”的货物名称，数量，采购的单价，总金额，供应商等是否与签订的合同一致。通过单据联查，可以了解是哪个部门提交“采购请购单”，再比对库存现存量，月消耗量，检查采购数量是否正常。3.收集入库单审单：每周至少2次从储运部材料库管员取得红色联采购入库单、其他入库单（委外加工材料入库），余水珍（内部电话8504），唐芳（内部电话8503）。查看单据票面内容完整性（包括人员签名）、与用友中相应单据内容一致性。收发类别编码收发类别名称说明对应单据注意与示例101采购入库采购时使用采购入库单注意入库库房是否正确102委托加工入库委托外单位加工的物资完成加工入库时使用其他入库单如板蓝根挥氨溶液入库

4.收取到发票与匹配的黄色联入库单收到物料供应部胡鹏，卢静递交的发票，黄色联入库单，4-1检查发票的合法性，正确性等，签字确认。①进入国家税务局网上查询发票的真伪。②查看该发票开票信息、印章等内容是否完整、准确。③检查发票有关货物名称规格、数量、单价等内容与采购合同或采购订单、采购入库单是否一致。发票类型是否与采购合同约定一致。④在采购管理/采购发票/发票列表中查找所收到的发票后双击进入发票页面，核对纸质发票与ERP软件里采购发票的一致性，包括但不限于发票号、供应商、存货名称，数量，单价，总金额，税金、该发票所对应的入库单是否齐全等。若收到与采购发票匹配的黄色联入库单有当月入库的，将该笔入库单红色联一并黏贴到发票上。4-2索取供应商对退货情况的书面资料平时关注“采购管理”/“采购入库”/“入库单列表”中红字入库单，向物料供应部了解退货处理协商结果，及时取得供应商对该退货的确认函。4-3检查采购结算及时性检查“采购管理/报表/采购账薄/采购结算余额表”中本期结余，如图对超过合同约定正常结算期的入库或退库单请物料供应部联系供应商及时开票结算。二、发票审核软件操作流程在前述纸质发票审核无误后，点击财务会计/应付款管理/应付单据处理/应付单据审核，出现对话框‘应付单查询条件’在“未审核”，“未制单”，“已整单报销”，“未完全报销”处打勾，点击“确定”，如图在“应付单据列表”中“选择”对应需要审核的发票，点击“审核”按钮。若是“应付单据列表”下的发票全要审核，点击“全选”按钮再点击“审核”按钮。如图三、

发票结算软件操作流程1.自动结算适用于不涉及采购费用分摊计入采购材料成本的情况。供应链/采购管理/采购发票/采购发票列表，在弹出的对话框中录入发票号，在“开票日期”处系统自动弹出本月1日至本月操作当日时间。“确定”后进入“发票列表”选择需要结算的发票。双击该发票，弹出如图界面，点击上方菜单栏“结算”按钮。点击2.手工结算适用于存在运费等采购费用分摊到材料成本，运费发票与采购发票同时取得，可一起结算的情况。或某一存货在开票结算前发生部分退货，供应商按红蓝入库数量相抵后的净入库数量开票的情况。采购管理/采购结算/手工结算，出现如图对话框

在上方菜单点击“选单”，在弹出的条件框中输入供应商编码（可录入供应商名称中部分字符再按F2模糊查找），有费用分摊的，需要同时包含货物供应商与服务供应商。如图点击“确定”后，在出现的“结算选发票列表”和“结算选入库单列表”中依据纸质发票，黄色联入库单号，点击“选择”出现“Y”，

如图

点击上方“确定”按钮后，出现“结算汇总”“选择费用分摊方式”对话框如图与纸质发票内容，采购入库单结算数量，发票数量，存货名称，存货编码等核实无误后，依次点击上方“分摊”、“结算”按钮，弹出“完成结算！”表示结算成功。3.费用折扣结算适用于存在运费等采购费用分摊到材料成本，但运费发票与采购发票没有同时取得，运费发票需单独与入库单结算的情况。取得物料供应部提供的运输发票、物流清单和对应的入库单号，点击采购管理/采购结算/费用折扣结算，在弹出界面上方点击“查询”，录入过滤条件

上方菜单栏依次点击“入库”，选择入库单；“发票”，选择运费发票；根据合理性原则选择费用分摊方式：按金额或数量（费用自动分配的结果可以手工调整），点击“分摊”，系统自动将运费发票记录分摊到所选的入库单记录或存货记录，修改记录的结算金额；费用折扣分摊完毕后，点击“结算”，如录入数据合法，则系统提示“结算成功”。l

可以增加要结算的存货：用“增行”按扭在表体上增加一行，输入仓库、存货、数量、金额等信息。可以既选择入库单又选择存货；可以只选择入库单不选择存货；也可以只选择存货不选择入库单。当分摊到存货时，如果该存货有核算自由项，则核算自由项必填。l运费发票进行费用分摊时，只有同时与采购发票一起和入库单结算时，才能在采购入库单的单价中进行体现，如果运费发票单独对入库单进行费用折扣结算，这部分金额不能体现到入库单中，而且需要在《存货核算》系统中选择业务核算/结算成本处理（即存货暂估），才能分摊到成本中。在暂估结算表界面，运费分摊时可选择是按数量分摊还是按金额分摊。由于通常存货模块在月末才集中处理暂估业务，故对于运费发票先于采购发票而来的情况，通常在月末做暂估处理时一并进行运费发票结算。l

运费发票可以与已结算、未结算或部分结算的入库单同时结算，也可与存货直接结算。l

可以将一张或多张运费发票分摊到多个仓库多张入库单的多个存货上；一张入库单可以多次分摊费用。l

如果需要将费用分摊给指定存货或存货分类对应的入库单，可以在过滤条件中录入存货或存货分类，同时不勾选"按所选存货过滤发票"，以便在指定存货的情况下也能过滤出运费发票。四、

采购存货入库的发票制单操作流程已审核，已结算的采购发票根据所对应入库单时间，在存货核算模块分别通过“正常单据记账”、“结算成本处理”操作进行单据记账。1.正常单据记账对于当月入库单，点击存货核算/业务核算/正常单据记账，在弹出的查询条件界面“收发类别”中选择“采购入库”后确定，进入"未记账单据一览表"。如图根据需要在所要记账的单据前选择打勾或在工具栏单击“全选”按钮，再点击“记账”按钮，系统自动记账。若记账后发现错误，可利用“存货核算/业务核算/恢复记账”功能将已登记明细账的单据恢复到未记账状态。2.结算成本处理对于以前月份入库单，进入“存货核算/业务核算/结算成本处理”，选择仓库、日期等条件，在“未全部结算完的单据是否显示”前打√，“确定”后进入“结算成本处理”界面纸质单据与显示内容核对一致后，点击“暂估”完成记账。3.制单进入存货核算/财务核算/生成凭证，点击上方菜单栏"选择"铵钮，在"查询条件"中根据需要选择“供应商”或“记账人”等条件，“确定”后弹出“未生成凭证单据一览表”。

选择要生成凭证的记录，若属于同一笔结算业务可点击“全选”按钮，在“已结算采购入库单自动选择全部结算单上单据（包括入库单、发票、付款单），非本月采购入库单按蓝字报销单制单”前打勾。点击“确定”后进入“单据类型-采购结算单”界面

确认内容无误后，点击“合成”按钮，生成凭证，再次检查凭证内容，修改附件张数、摘要，点击“保存”按钮。该制单完毕。若点击“生成”按钮，则所选的每张单据单独生成凭证，在生成的凭证上可手动修改，然后确认保存；如不想保存，选择“取消”退回未生成凭证的状态。4.凭证生成后，若发现结算、记账等前步骤有误，则反步骤操作在存货核算/财务核算/凭证列表中选择要删除的凭证，点击“删除”。已审核的凭证需先取消审核方可按上述步骤操作。

凭证删除后进入总账/填制凭证界面点击上方菜单栏“整理凭证”，出现是否整理凭证号，选择“否”。

进入存货核算/业务核算/恢复记账，选择需要恢复记账的单据。若结算步骤亦有错，则继续进入应付款管理/应付单据处理/应付单据审核，选中需要弃审的发票，点击“弃审”。

进入采购管理/采购结算/结算单列表，选中需要取消的结算单，点击上方菜单栏“删除”按钮。至此恢复至结算前状态，可重新进行正确操作。五、

支付货款1.在简易桌面“待办任务”点击“刷新”按钮，出现需审核的物料部提交并经分管领导审批的付款申请单双击进入，可查看付款申请单详细内容。在打开的付款申请单界面可通过关联单据查询与该付款申请单相关的单据内容，但对预付款、部分付款或有退货抵货款的情况无法完整反映关联单据。故需参照下列步骤核查：2.检查付款合理性审核付款申请单金额、时间是否与采购合同约定一致。进入应付款管理/账表管理/业务账表/对账单，输入“供应商”，“月份”截止到本月，“未审核单据”、“对应客户单据”、“已入库未结算单据”选择“包含”，“栏目格式”选择“应收应付同列”，“对账方式”选择“明细”，点击“确定”弹出“应付对账单”界面如图。依据查询结果检查判断付款申请金额、时间是否合理，有退货的是否已扣除该部分货款。“不进行账期管理的应收货款分析方式”选择“按发货单”时，此处“本期应付”按入库单日期显示，选择“按发票”时以发票日期显示。3.按上述步骤审核后，点击上方菜单栏“审核”按钮，出现“审批视图”界面，对经审核无误的付款申请单点击“同意”，单据进入下一审批环节，否则点击“不同意”并在下方备注栏目注明理由，单据将退回提交人。4.收到总经理签字的纸质“付款申请单”后，在“财务部单据交接表”中相应内容后签字；在“应付款管理”模块制单；递交出纳付款。进入“应付款管理/付款单据处理/付款单据录入”，“付款单”界面

点击上方“增加”按钮，点击“生单”按钮右边▼在弹出的查询条件对话框中按付款申请单的“单据日期”或“审核日期”进行选择。

“确定”后，出现“付款申请单表头、表体列表”，根据纸质“付款申请单”号单击左侧选择栏，出现“Y”，同时该付款申请单表表体内容显示在下方。点击上方“确定”按钮，在生成的付款单界面依次点击上方“保存”、“审核”按钮。提示“是否立即制单”时可选择“是”立即生成凭证，也可待全部付款单生成完毕后在应付款管理/制单处理中选择“收付款单制单”单独生成凭证。供应商不同，不能合并制单。5.付款单核销，即将付款单与它们对应的应付单进行核销的工作。生成付款单后，无论是否立即制单，系统均会弹出单据核销界面

上边列表显示该供应商可以核销的收付款单记录，下边列表显示该供应商符合核销条件的对应单据。核销时，收付款单列表中款项类型为“应付款”的记录缺省的本次结算金额=该记录的原币余额（含预付款与应付款）；款项类型为“预付款”的记录缺省的本次结算金额为空。核销时可以修改本次结算金额，但是不能大于该记录的原币余额。依次选择上下两部分列表中对应同一订单号的“本次结算”金额，二者金额需相等，再点击上方菜单栏“保存”按钮。若在本付款步骤未进行核销的，也可在“应付款管理/核销处理/手工核销或自动核销”中单独核销。6.应付票据（银行承兑汇票）处理①承兑汇票生成以承兑汇票形式支付的应付款项，在收到纸质票据后，进入“应付款管理/票据管理”，查询条件“方向”选择“付款”，“确定”后进入“票据管理”界面，如图

点击上方菜单栏“增加”按钮，进入“商业汇票”界面：点击“生单”按钮，选择供应商。在表头依次录入或选择“票据类型”―“银行承兑汇票”，“方向”―“付款”，“结算方式”―“承兑汇票”，其他信息按照实际收到的纸质票据信息逐项录入。录入完毕检查无误后点击“保存”。②承兑汇票的审核与制单与普通应付单的审核与制单步骤相同。分别进入“应付款管理/付款单据处理/付款单据审核”（勾选“未审核”、“付款单”）和“应付款管理/制单处理”，在“查询条件”中选择或录入“供应商”等条件后选择相应单据进行审核或制单。六、委托加工业务1.板蓝根饮片委托加工出库材料出库单记账，生成凭证。审核要点：收发类别为委托加工出库，仓库为板蓝根实际出库的地点：委托加工库（若板蓝根药材采购后直接放委托方处）或原料库（公司）。在“存货核算/业务核算/正常单据记账”中完成材料出库单记账。在“存货核算/财务核算/生成凭证”中完成制单，修改对方科目为“140801委托加工物资-材料”。2.计提委托加工费核对板蓝根提取物（挥氨液）入库单与生产技术部提供的对应批次的提取加工结算单，联系人生产技术部经理江有（内部电话8301）。依据委托加工合同计算复核加工费用。进入“应付款管理/应付单据处理/应付单据录入”，选择“单据名称”―“应付单”，

“单据类型”―“其他应付单”，“方向”―“正向”。在应付单界面点击“增加”，表头“供应商”处选择委托加工供应商，“科目”―“220201应付账款非暂估”，“金额”为含税加工费金额（若发票未到，则按不含税额预估计入，待取得发票后单独就进项税额补做应付单），填写摘要内容。表体方向为“借”，科目为“140802委托加工物资-加工费”与“22210101应交增值税-进项税额”，对应“金额”分别为不含税加工费与进项税额。在“应付款管理/制单处理”勾选“应付单制单”，选择上述应付单生成凭证。3.委托加工入库①加工完成后，储运部按照实际收到的“板蓝根提取液（挥氨液）”数量做其他入库单入库：②财务部根据步骤2计算的无税委托加工费做入库调整单将加工费计入挥氨液成本。入库调整单只调整存货的金额，不调整数量。进入“存货核算/日常业务/入库调整单”，点击上方菜单栏“增加”按钮，选择“仓库”―“原料库”，“收发类别”―“委托加工入库”，“存货编码”―“0101041板蓝根提取物（挥氨液）”，“供应商”处选择委托加工供应商，“金额”为步骤2中计算的不含税加工费。检查无误后点击“记账”按钮：③板蓝根提取物（挥氨液）入库制单在“存货核算/业务核算/正常单据记账”中对板蓝根提取物（挥氨液）的其他入库单进行记账。在“存货核算/财务核算/生成凭证”同时选择上述其他入库单与入库调整单合并制单，修改对方科目为“140801委托加工物资-材料”、“140802委托加工物资-加工费”。七、采购入库暂估当月外购入库的货物发票未到，在无法确定实际的采购成本时，期末暂时按估计价格入账。1.审核入库单核对当月未取得发票的纸质红色联采购入库单，与ERP软件里的“收发类别”为采购入库的未记账单据。无误后，记账，制单。2.单据记账进入“存货核算/业务核算/正常单据记账”，选择当月“收发类别”为“101-采购入库”的未记账采购入库单，与纸质单据核对一致后点击“全选”、“确定”按钮。3.制单进入“存货核算/财务核算/生成凭证”，点击上方“选择”按钮

，选择“单据日期”为截止本月末日的“采购入库单（暂估记账）”，“确定”后“合成”生成一张凭证，修改凭证摘要，附件，点击“保存”。

4.凭证附件“存货核算/账表/账薄/流水账”中选择“包含单据”、“单据类型”、“单据日期”等条件后，点击“确定”按钮（注意分组展开中的内容不要勾选，且需显示供应商列），检查“流水账”中暂估存货合计数与生成的凭证金额一致性，若一致则输出为EXCLE表格式，分别按存货编码、供应商排序，汇总出“原材料”、“包装物及低值易耗品”的科目金额，与凭证核对一致后打印作为附件。八、

审核外购存货档案增加1.对于存货档案中没有的外购存货，物料供应部在“基础设置/基础档案/存货/存货维护申请/新增存货