商务书面沟通概述课件

第7章商务书面沟通

——经济管理专业实战课程

商务沟通1/4/20231第7章商务书面沟通

——经济管理专业实战课程

商务第一节商务书面沟通概述进入信息时代以后，各商务领域、系统中前所未有的问题也纷至沓来，使得现代商务活动变得更为纷繁复杂。在此背景下，如何开展有效的商务书面沟通，如何寻求提高书面写作能力的有效途径已成为现代商务活动的重要话题。书面沟通是以书面或电子作为载体，运用文字、图示、符号等进行的信息传递。

美国管理学家克莱姆和史尼德指出，管理者将他们89%的时间花在有关沟通活动的事务上，其中59％的时间花在“听”和“说”上，19%的时间花在“读”上，而22%的时间则花在“写”上。1/4/20232第一节商务书面沟通概述进入信息时代以后，各商务领域、系统中一、书面沟通的优势书面沟通是一种比口头沟通更加严谨的沟通形式，但与口头沟通形式相比，书面沟通有其更多的优势。1/4/20233一、书面沟通的优势书面沟通是一种比口头沟通更加严谨的沟通形式书面沟通具有准确性、权威性。书面沟通具有较强的规范性。书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。书面沟通形式有利于减少信息错误。书面材料可以配合口头表达使用。书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通中的摩擦。1/4/20234书面沟通具有准确性、权威性。12/25/20224书面沟通的优点

1

写作人可以从容地表达自己的意思

2

书面材料传达信息的准确性高

3

书面材料是准确而可信的证据

4

书面材料可以不受时空的限制，实现不同时空的沟通

5

书面沟通的能力主要表现在对词句的灵活运用、语法结构的贯彻、格式的准确把握等方面

6

在特定群体内部约定俗成的规则对书面沟通的影响、限制很大。1/4/20235书面沟通的优点12/25/20225二、书面沟通的缺点书面沟通方式对沟通者的要求比较高书面材料的准备比较耗时书面材料不利于反馈书面材料缺少非语言信息1、耗费时间较长2、容易产生沟通的障碍3、信息反馈速度较慢4、无法运用情景和非语言要素1/4/20236二、书面沟通的缺点书面沟通方式对沟通者的要求比较高12/25三、有效商务书面沟通的特征

内容正确、完整语言清晰、简洁较强的时效性1/4/20237三、有效商务书面沟通的特征

内容正确、完整12/25/202四、商务文件写作的原则1/4/20238四、商务文件写作的原则12/25/202281、使用规范的语言和格式由于缺乏非语言信息线索和有效的反馈，误解是书面沟通中最常出现的沟通障碍。为了避免产生误解，在商务文件写作过程中要尽量采用规范的语言。1/4/202391、使用规范的语言和格式由于缺乏非语言信息线索和有效的反馈，2、根据不同的需要使用不同的语言风格正面的文件正面的文件指阅读者愿意阅读和接受的文件。写作这类文件时要注意采用积极、愉快的语气和词汇。1/4/2023102、根据不同的需要使用不同的语言风格正面的文件12/25中性的文件中性的文件是指阅读者以中立的态度来阅读的文件。写作这类文件时要注意采用中性的语言、准确的词汇。负面的文件负面的文件指阅读者不希望接受的文件。写作这类文件时要注意采用委婉的语气、令人愉快的词汇。1/4/202311中性的文件12/25/202211说服性的文件说服性的文件是指对阅读者的态度不明了，努力说服其接受己方观点或建议的文件。说服性文件一定要把握住对方的心理、想法和利益所在，以具有煽动性、感染力的语言加以铺陈。1/4/202312说服性的文件12/25/202212第二节商务书面沟通的

基本策略只有当你的读者做出你所期望的反应时，这样的书面沟通才算成功，也才是进行了有效的书面沟通。1/4/202313第二节商务书面沟通的

基本策略只有当你的读者做出你所期望的一、从沟通者出发的基本策略

沟通者，作为书面沟通的发起人，是书面沟通过程基本要素之一。从沟通者的角度出发，主要考虑三方面因素：写作目的、主要内容和搜集材料。1/4/202314一、从沟通者出发的基本策略

沟通者，作为书面沟通的发起人，是二、从读者出发的基本策略

从读者出发，以受众为导向是进行书面沟通最重要的策略。为了使书面沟通更有效，必须要考虑以下四方面的因素：读者的特征、读者需要什么信息、读者的反应以及如何激发读者。1/4/202315二、从读者出发的基本策略

从读者出发，以受众为导向是进行书面三、信息组织和写作方式策略

有效的书面沟通还必须注重信息的组织和写作方式的选择。信息组织和写作方式的选择解决的是“如何写”的问题。根据人的记忆规律，人们往往容易记住文章的开头和结尾，而忽略中间部分。1/4/202316三、信息组织和写作方式策略

有效的书面沟通还必须注重信息的组有效的信息组织，应该将重点放在文章的开头或者结尾。直接式：把文章的主题放在开头，再对主题进行论证间接式：先举例各种论证，在结尾推导出文章的主题还必须选择正确的写作方式。每一种写作方式都有特定的格式。按照这些格式来写，能更好地满足读者的期望，有助于读者更好地获得他们所需要的信息。1/4/202317有效的信息组织，应该将重点放在文章的开头或者结尾。12/25第三节商务写作概述一、商务写作的一般过程准备阶段初稿阶段修改成稿阶段1/4/202318第三节商务写作概述一、商务写作的一般过程准备阶段初稿阶段修拟订提纲1、确立目标2、确定主题3、分析读者4、列出提纲1/4/202319拟订提纲1、确立目标12/25/202219、收集资料（一）确定需要哪些资料1、明确写作目的2、了解读者对象3、确定文书性质（二）明确资料来源1、书面媒体2、非书面媒体3、现代媒体1/4/202320、收集资料（一）确定需要哪些资料12/25/202220（三）资料收集的一般技巧1、从身边的资料开始收集2、尽量利用高科技手段3、平时注重积累4、保持适度的资料数量1/4/202321（三）资料收集的一般技巧12/25/202221二、商务写作的注意要点积极清晰简洁礼貌1/4/202322二、商务写作的注意要点积极12/25/202222三、商务写作的技巧改变写作观念改变自己的行动改变自己的固有观念改善写作的技巧1、留下良好的第一印象2、开头要鲜明并具有感染力3、使用简洁的词语和句子4、书写规范、清楚、工整5、注意文书内容的逻辑性1/4/202323三、商务写作的技巧改变写作观念12/25/202223第四节商务信函的写作

商务信函在现代商务活动中使用频率高,效果明显,方便易行。其目的在于传达意见,从事商务交往上的接洽、安排和发展,以便求得对方的理解和合作。一旦发生经济纠纷时,又常常作为书面证据,具有重要的法律意义。1/4/202324第四节商务信函的写作

商务信函在现代商务活动中使用频率高一封比较规范、完整的商务信函一般包括以下部分:信头存档号码收信人地址主题行或标题1/4/202325一封比较规范、完整的商务信函一般包括以下部分:12/25/2称谓正文结束语落款时间1/4/202326称谓12/25/202226商务信函商务信函主要作为组织外部信息传递的方式商务信函应达到的标准：清晰()读者可以毫不费力的领会攥写者的意图完整()解答读者的所有问题，提供采取行动所需的相关信息准确()信息准确无误，标点符号、语言应用、表达方式及语气不会引起异议简洁()信函的组织简洁明了，有助于读者在短时间内阅读相关内容并采取行动树立良好信誉信函表现了攥写者及其所代表的组织的良好形象，有利于树立起良好信誉建立友善关系1/4/202327商务信函商务信函主要作为组织外部信息传递的方式12/25/2商务信函的种类肯定性信函说明性信函负面性信函劝说性信函1/4/2023

281/4/202328商务信函的种类肯定性信函12/25/20222812/2肯定性信函向读者提供好消息，便于读者正确理解，消除负面影响，即你同意做某事，答应某个要求，如发送货物、提供服务、支付款项、出席会议等确认信，致谢信，祝贺信，含有好消息的投诉回复信等1/4/2023

291/4/202329肯定性信函向读者提供好消息，便于读者正确理解，消除负面影响，肯定性信函的基本结构告知好消息，综述要点列出细节和背景资料积极说出可能的消极因素阐明读者受益处结尾充满友善、积极、关怀和期待1/4/2023

301/4/202330肯定性信函的基本结构告知好消息，综述要点12/25/2021/4/2023

31尊敬的王茵女士：您好！据我们蓝航餐饮部主任李波报告说，在您6月19日乘坐我公司航班从上海飞往昆明途中，您的餐盘中发现了一只蟑螂。对此请接受我公司对您的最诚挚的歉意，我真心希望我们不会因此而失去一个像您这样宝贵的顾客。毫无疑问，这件事引起了有关机场和部门的高度重视。尽管我们尽一切努力避免类似事情的发生，但是可能由于我们质检程序的偶尔疏忽造成了这次事件。我们非常感谢您在这一事件中所表现出的豁达态度，并且希望这件事不会破坏您对蓝航公司的良好印象。感谢您乘坐我公司的航班。此致康晓东客户关系部经理2005年8月7日1/4/20233112/25/202231尊敬的王茵女士：12/25/20说明性信函向读者说明情况，便于读者了解有关信息。既不肯定，也不否定，许多商务信函均可归入此类组织的内部文件，评估信，个人证明，推荐信，资质证明等1/4/2023

321/4/202332说明性信函向读者说明情况，便于读者了解有关信息。既不肯定，也说明性信函的基本结构陈述主要观点提供背景资料列举有关细节结尾表明友善及乐意提供帮助1/4/2023

331/4/202333说明性信函的基本结构陈述主要观点12/25/202231/4/2023

34尊敬的凌先生：您好！现答复贵公司7月4日的来函。我们一直认为金诚公司是一家很可靠的公司，多年来，我们一直为该公司提供货物。事实上，我们所收到的很多订单都大大超过500万美元。因此，我们觉得为该公司提供500万美元的信用几乎没有什么风险。如果您需要任何细节材料，请再与我方联系。此致焦晓康信用控制部经理2005年8月7日1/4/20233412/25/202234尊敬的凌先生：12/25/202负面性信函在信函中不得不拒绝某人或某事，或者提出批评告知读者坏消息，让读者阅读、理解并接受该消息，同时保持组织或撰写者已有的良好形象和信誉否定信，拒绝信，纪律警告或处分信，不良业绩评估信，解雇信，开除信等1/4/2023

351/4/202335负面性信函在信函中不得不拒绝某人或某事，或者提出批评12/2负面性信函的基本结构缓冲语开头令人信服的理由明确而婉转的陈述有益的、友好的、积极的结尾缓冲语包括－谢意、赞扬、同意、理解1/4/2023

361/4/202336负面性信函的基本结构缓冲语开头12/25/202236负面性信函的写作技巧（结构）1/4/2023

37对读者的影响为坏消息设置背景引向坏消息提及坏消息中积极方面减少坏消息影响的陈述提及坏消息并作出解释结尾段开头段中间段1/4/202337负面性信函的写作技巧（结构）12/25/202237对为1/4/2023

38尊敬的田波先生：您好！我对于贵公司在今年5月份即将举办的公司交流研讨会的计划非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持和欢迎。也非常感谢您邀请我作大会演讲。不过十分遗憾的是，今年5月份我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。我可否推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发言者。他在人力资源部已任职8年，在此期间，他曾亲自组织了数次颇为成功的活动。我相信，如果时间允许的话，他会很乐意参加此次研讨会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果可以的话，我将让他与您联系。预祝研讨会圆满成功！张晓怡2005年8月7日1/4/20233812/25/202238尊敬的田波先生：12/25/20劝说性信函让读者采取一定的行动，提供读者采取行动所需的足够信息，消除所有阻碍行动的反对意见努力改变读者的态度，使其从不感兴趣或漠不关心到产生兴趣，最终做你所希望的。催款信，推荐信，建议书，推销信等1/4/2023

391/4/202339劝说性信函让读者采取一定的行动，提供读者采取行动所需的足够信劝说性信函的基本结构吸引注意力激发兴趣阐明益处明确行动步骤友善结尾1/4/2023

401/4/202340劝说性信函的基本结构吸引注意力12/25/2022401/4/2023

41友情提醒尊敬的住户：贵单元电表今日已抄，请根据您用电的情况于15日内到工商银行缴费存单中备足存款，并于7天后向工商银行索要收费发票。如无发票，可能是由于存款金额不足，不够扣除电费，请抓紧补足存款，以免引起不必要的麻烦。谢谢合作！联系电话：58002033

市供电公司电费组2005年8月7日1/4/20234112/25/202241友情提醒12/25/202241商务信函的标准清晰完整准确省时树立良好信誉建立友善关系1/4/2023

421/4/202342商务信函的标准清晰12/25/20224212/25/

商务信函的作用1)信函是商务沟通的重要工具

①信函是商务文书的最主要形式

②商务信函关系到形象问题

③信函是商务沟通的重要工具

1/4/202343

商务信函的作用12/25/202243常见商务信函商业函件

①致谢函

××公司××部经理先生：

这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。

希今后加强往来，并请给予大力支持！

特此书面表达感谢之意！

此致

礼

×××敬上

××年×月×日

1/4/202344常见商务信函商业函件

①致谢函

××公司×②

查询函

×××公司××经理先生：敬启者，最近我公司接到贵埠××公司来函订购大量货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告，贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。

今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。

××公司经理××

×年×月×日

1/4/202345②

查询函

×××公司××经理先生：敬启者，最近我

③

结账清单

××公司：

经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵公司之季结算清单一份，共计￥1，200，000元，谅属无误，此前供应贵公司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。

×××公司(盖单)

×年×月×日

1/4/202346

③

结账清单

××公司：

经查一季度已于

④

求职答复函

××先生：您所申请的秘书职位已补满，我们刚雇用了一位从大学毕业的××小姐，将先予以试用几个星期，以决定其能力是否胜任。

我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中，倘若将来有缺额，一定首先与您联系。

××公司经理

×年×月×日

1/4/202347

④

求职答复函

××先生：您所申请的秘书职位已补回复投诉函1/4/202348回复投诉函12/25/202248催款函样例1/4/202349催款函样例12/25/202249邀请函样例《》论坛：国际经济新秩序与中澳经济关系年X月—日地点：尊敬的先生/女士，《》国际对话：国际经济新秩序与中澳经济关系将于年X月日至日在举办，我谨代表《》诚挚地邀请您出席并担任发言嘉宾。《》秉承“敏锐独到”的理念，是最富影响力的权威新闻媒体。此次论坛的合作伙伴——，是澳大利亚最具前瞻力的国际化智库的代表，致力于提供创新、可行的政策观点。《》系列论坛以其权威性和前瞻性著称，聚焦分析中国发展进程中最受关注的话题，预测全球经济发展趋势，致力于搭建世界与中国经济交流的平台。2008年1月，《》在华盛顿成功举办首场国际对话，并先后在达沃斯、伦敦延续。此次在澳大利亚举办的《》国际对话，将解读当前国际经济趋势中的核心问题和相关政策，剖析在此背景下的中澳经济关系。我们相信，会议中产生的观点将会对中国和澳大利亚、乃至世界的经济产生深远影响。敬请您预留此段时间，拨冗莅临，和与会者分享您的真知灼见。议程安排随信附上，以供参考。如蒙首肯，我的同事（电话：，手机：）将就议题及会务安排与您接洽。真诚期待您的回复。

《》主编年X月1/4/202350邀请函样例《》论坛：国际经济新秩序与中澳经济关系12/25/商务信函的基本特征内容清晰：思想要表达得明朗突出，语言要写得清晰易懂。语气友好：友好的语气有助于获得读者的好感。书写正确：正确是商务写作的首要原则。特别是涉及到人名、地名、时间、数字和术语等书写要准确无误。1/4/202351商务信函的基本特征内容清晰：思想要表达得明朗突出，语言要写如何撰写商务信函

商务信函的格式：信头、标题、称谓、正文、签署、附记。商务信函的写作要点书写字体信函礼貌信封书写1/4/202352如何撰写商务信函

商务信函的格式：信头、标题、称谓、正文、签信函中常见的重大错误

杂乱无章的排版大量的病句和错别字写错了公司或收件人的名字无实质内容无签名和日期手写改正的字迹潦草1/4/202353信函中常见的重大错误

杂乱无章的排版12/25/202253积极性信函的写作报告好消息列出细节论述其中可能出现的消极因素列举出读者的受益处并解释表达出良好的祝愿结束1/4/202354积极性信函的写作报告好消息12/25/202254一封积极的促销信小案例尊敬的顾客：在新年来临之际，为了回馈大家对本店的支持和信赖，本店将于****推出特价食品月活动。在活动期间，本店将****。与其他速食店不同，**。愿您在品尝美味的同时，还享受到随心所欲的乐趣。

速食店2010年4月15日1/4/202355一封积极的促销信小案例尊敬的顾客：12/25/202255一封失败的信亲爱的先生/女士：我已间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限。曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为……1/4/202356一封失败的信12/25/20消极性信函的写作以缓冲语言开头说明理由清楚、简洁地表达负面信息积极肯定的结尾1/4/202357消极性信函的写作以缓冲语言开头12/25/202257一封拒绝录用信尊敬的李瑞先生：非常感谢您前来恒安保险公司应聘，******。通过对您的测试结果的分析，我们发现您是一个善于独立工作****，但您的团队意识不够。我公司每年都要雇佣很多各类人才，我们将把您的资料放入人才资料库。****再次感谢与您共度的时光，希望您很快可以找到满意的工作。

李勇恒安人力资源部经理小案例1/4/202358一封拒绝录用信尊敬的李瑞先生：小案例12/25/202258劝说性信函的写作吸引消费者的注意让消费者产生兴趣减少购买的阻力激发消费者的购买行动1/4/202359劝说性信函的写作吸引消费者的注意12/25/202259推销信尊敬的经理，您好！您是否在工作中有过这样的烦恼：传真机不能像笔记本电脑一样随时带在身边？传真过来的文件耗费太多的纸张，真是麻烦！***3数码传真机已经问世！它可以帮您解决传统传真机为您带来的所有烦恼，该传真机的主要功能如下：********如果您想早日摆脱传统传真机的烦恼就赶紧行动吧！请拨打我们的热线电话****来了解它的具体性能。在2月15日之前订货还可以享受20%的促销折扣，您还在犹豫什么？

金恒科技有限公司小案例1/4/202360推销信尊敬的经理，您好！小案例12/25/202260第五节商务报告的写作与商务信函一样，商务报告也是很常见的商务文件。商务报告是搜集、研究事实的人出于特定目的而要求提交报告的人之间的书面信息交流形式。1/4/202361第五节商务报告的写作与商务信函一样，商务报告也是很常见的商1/4/202362报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求看报告的人之间的信息或建议的交流形式。报告的最终作用通常是作为行动和决策的基础。报告的概念1/4/20236212/25/202262报告是一种搜集研究事实的人与由于某种1/4/2023

63报告的部分类型特别报告初始报告例行报告调研报告中期报告操作报告计划报告评估报告设计报告可行性报告检验报告审查报告建设报告工作报告进展报告正式报告目击报告非正式报告1/4/20236312/25/202263报告的部分类型特别报告初始报告例1/4/202364报告内容应该统一报告内容应该完整所有的信息应该准确基于逻辑分析和材料分类的写作内容表述方式应使计划清楚报告写作风格应简单精炼，便于阅读尽量使所有可能的读者都易于了解成功报告的条件1/4/20236412/25/202264报告内容应该统一成功报告的条件12一、商务报告的分类按照内容分：周期性经营报告、形势报告、调查报告、证明和建议报告、标注报告、可行性报告、建议等；按提供的信息分：信息性报告和分析性报告；按写作用途分：临时报告、行动报告、状态或进展报告和总结报告；按正式程度分：正式报告、一般报告和非正式报告。1/4/202365一、商务报告的分类按照内容分：周期性经营报告、形势报告、调查二、有效商务报告的特征清晰的结构易于阅读良好的视觉提示良好的写作和编辑简短的格式1/4/202366二、有效商务报告的特征清晰的结构12/25/202266三、正式商务报告的书写前页封面扉页目录摘要主页前言主体总结建议附页附录注释参考资料正式报告的三大内容1/4/202367三、正式商务报告的书写前页主页附页正式报告的三大内容12/2四、其他几种商务报告的书写1.临时报告——主要用于通告事件的发生。书写格式包括：主题介绍信息观点结尾1/4/202368四、其他几种商务报告的书写1.临时报告——主要用于通告事件的丰田公司的报告大多数公司决定新车型的变动方案都通过开会的方式。但在丰田公司，当再现跨越部门分工的问题时，奉行谁发现问题，谁负责撰写报告，分析问并建议可行的解决方案的原则。这些报告简明扼要，都在1-2页的篇幅。有时，口头汇报附加一个电话汇报就可以了。收到报告的人认真阅读后用另外一个报告回复。通过几个报告的回合，大部分问题都可以得到解决。假如问题依然存在，就要召开各方会面，此时，由于大家都已经认真思考过同样的问题了，即使开会，会议时间将大大缩短，成效显著。小案例1/4/202369丰田公司的报告小案2.行动报告的书写行动报告——对参与了商务旅行、会议、会谈等商务事件的总结报告。事件、时间、地点目的见闻结论

1/4/2023702.行动报告的书写12/25/2022703.状态或进展报告的书写状态或进展报告——对某一部门的各类业务或某一项目的进展情况进行的总体分析报告。背景行动和结果成本时间表总结1/4/2023713.状态或进展报告的书写12/25/202271第六节其他常用商务文书的写作

在商务领域，人们除了要面对大量的商务信函和商务报告外，还经常被要求阅读和书写一些其他商务文书。本节将介绍另外三种文书：备忘录、电子邮件和明信片。1/4/202372第六节其他常用商务文书的写作

在商务领域，人们除了要面对大一、备忘录

与用于组织外部沟通的商务信函不同，备忘录主要用于同本组织内部人员之间的沟通。通常备忘录包括五个部分：接收人姓名、发送人姓名，标题、日期和主体。1/4/202373一、备忘录

与用于组织外部沟通的商务信函不同，备忘录主要用于备忘录范例送达：王达先生（人事总监）发送人：李蕴（培训部经理）主题：中层干部培训计划时间：3月11日15时（周一）根据您的指示，我草拟了一份“中层干部培训计划”，供您审批。此次有关本年度中层干部培训的会议将于本周五下午召开。此前，我必须完成所有会议议程、文件资料的准备工作。所以请您在周四下午之前对此份培训计划作出指示，以便我作进一步的调整和修改。附：《2006年度企业中层干部培训计划》一份小案例1/4/202374备忘录范例小案例1二、电子邮件

由于电子邮件方便快捷的特点，已逐渐取代了备忘录和商务信函的作用。由于电子邮件的风格比较随意，语言比较活泼，重视电子邮件通信中的礼仪十分重要。1/4/202375二、电子邮件

由于电子邮件方便快捷的特点，已逐渐取代了备忘录1/4/2023

76组织内外部信息传递的形式。要求简明扼要，较长信息采用附件。使读者在无须大量使用“下滚条”的情况下能读取整篇文章通过标题栏和首段来吸引读者需附加的问候、地址或签名电子邮件1/4/20237612/25/202276组织内外部信息传递的形式。电子邮77发送前检核是否称呼对方名字并使用了适当的问候语？是否已通读电子邮件以检查是否有错误？电子邮件的语气是否热情友好？是否鼓励进一步联系？文档作为附件还是作为邮件正文发送？以纯文本格式还是以格式发送？是否使用了主题行？邮件主题是否足够吸引读者？1/4/20237777发送前检核是否称呼对方名字并使用了适当的问候语？12/78电子邮件注意与不认识或不熟悉的人通信时，使用正式的语气，包括适当的称呼和敬语。使用简单易懂的主题行以准确传达要点。说您要说的话，但简明扼要。使用易于辨认的字体和大小，商务通信中避免矫饰华丽的风格。使用显示完整的联系人信息的电子邮件签名或电子名片，包括电话号码和公司名称。收到合法发件人的电子邮件，及时确认收到。外出24小时以上，使用自动回复功能。1/4/20237878电子邮件注意与不认识或不熟悉的人通信时，使用正式的12电子邮件中的礼仪

记住电子邮件没有隐私，任何人将可能读到你的邮件及时更新主题句反复检查后再发送用词得当，简洁明了使用换位思考方式和强调积极、正面的态度不要制造垃圾邮件回信时，尽可能短篇引用对方的来信，以便收件人更好地理解你的来信注意称呼和签名1/4/202379电子邮件中的礼仪

记住电子邮件没有隐私，任何人将可能读到你的电子邮件范例日期：2010年4月12日，星期四，9：03至：163由()主题：服务项目与报价尊敬的顾客：感谢您的询问和**。我们为顾客提供的服务有以下几个方面：1.制作简历和求职材料2.查找和编辑学术资料3.编辑手册报告您可以通过电话和我们进一步讨论为您提供的服务和相应的价格。罗刚M公司市场部经理2010年4月12日电话（025）95869341传真（025）95869333电子邮件：网址：小案例1/4/202380电子邮件范例小案例12/25/202280三、明信片和答复卡片

明信片和答复卡片以其快速、廉价的特点成为许多商务人士喜爱的沟通工具。明信片和答复卡片一般用于传递简短的商务信息如致谢、恭贺、寻求对方答复等。1/4/202381三、明信片和答复卡片

明信片和答复卡片以其快速、廉价的特点成由于发送明信片可以省去人们写信、折信的时间，因此，深受人们喜爱。费用一般是发件人已通过免费邮寄系统付清了，所以有利于鼓励收件人答复。1/4/202382由于发送明信片可以省去人们写信、折信的时间，因此，深受人们喜明信片范例（寄件公司名称及地址）亲爱的顾客：感谢您近来的订货，我们公司现正在办理有关事宜。您将在10天内得到答复。在这一段时间内如果您对所订购货物有疑问的话，请与我们联系。并请把印刷在明信片背面左下角的参考号通知我们。以便于我们保证您的货物不致延期。

电话购物有限公司小案例1/4/202383明信片范例小案例12公文写作一、公文的功能二、常用公文文种及其选用三、公文的文体、结构与格式四、公文写作的语言运用1/4/202384公文写作一、公文的功能12/25/202284一、公文的功能（一）公文的涵义与特点公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料（包括电报，下同），是传达和贯彻党和国家的路线、方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。1/4/202385一、公文的功能（一）公文的涵义与特点12/25/20公文分类按公务文书的自身性质及使用范围，可以把我国现行的公务文书分为两大类：1．通用文书（1）法定公文（2）事务文书2．专用文书财经文书、司法文书、科技文书、军事文书等等1/4/202386公文分类12/25/202286

公文的特点鲜明的政策性法定的权威性体式的规范性特定的时限性语言的平实性1/4/202387

公文的特点鲜明的政策性法定的权威性体式的规范性(二）公文的作用（功能）法规功能。公文是发布法律、法规、规章以及规范性文件的有效形式。指导功能。公文是上级机关对下级进行指导工作的重要手段。沟通功能。公文是沟通机关之间横向联系的桥梁纽带。宣教功能。公文是宣传教育干部群众的权威材料。凭证功能。公文是社会活动的真实记录。1/4/202388(二）公文的作用（功能）法规功能。公文是发布法律、法规、规章“一字入公文，九牛拔不出”

“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”。

.人们对它的认识:1/4/202389“一字入公文，九牛拔不出”

“笔下有财产万千，笔下有人命公文写作与公文处理的意义.从办公室的角度看机关工作的纽带领导工作的助手保密工作的重要环节档案工作的基础1/4/202390公文写作与公文处理的意义.从办公室二、常用公文文种及其选用

公文文种即公文的名称，用以表明公文的性质、适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等。行政机关的13种主要公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。活动方案、总结1/4/202391二、常用公文文种及其选用12/25/2022（一）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知属发布、知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。它的发布方式，多是内部印发张贴，有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。1/4/202392（一）通知12/25/202292通知的种类有：1．发布性通知。用于发布法规规章。2．批转性通知。用于批转或转发文件。3．事项性通知。用于告知某一事项，如会议通知等。重要会议的通知属正式公文，标题写明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。一般会议的通知属日常事务文书，用得最多，标题可以只写“通知“二字，不编发文号。

1/4/202393通知的种类有：12/25/20229

4．任免通知。如：关于香港特别行政区政府曾荫培等2人职务任免的通知。5．指示性通知。对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可以用“通知”发布。1/4/20239412/25/202294写作通知的结构一般性通知的结构：转发关于的通知：现将”关于的通知“(文号)转发给你们，请遵照执行。X年X月X日会议通知的结构：关于召开会议的通知：为（目的），定于X年X月X日在召开会议，研究落实等问题，请你单位准时出席。

X年X月X日

1/4/202395写作通知的结构一般性通知的结构：会议通知的结通知任免通知的结（1）：关于任职的通知：经研究，决定：同志任局局长（任期4年）。X年X月X日

任免通知的结构（2）：关于等同志职务任免的通知：经研究，决定：同志任局局长（任期4年）。免去同志局局长职务。X年X月X日1/4/202396通知任免通知的结（1）：任免通知的结构（2）：（二）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报多限在机关体系内部使用，属于限知性公文。与通知相比，并非都是以上对下，不能有所部署，只能用于批评表扬和通报重要情况。通报有三种：

1/4/202397（二）通报12/25/202297通报1．表彰性通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。如：国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报。表彰性通报的结构：关于表彰的通报：（表彰事实、背景），（意义）现决定对予以通报表彰。（号召）

X年X月X日1/4/202398通报1．表彰性通报。表扬好人好事的，正文应包通报批评性通报的结构：关于擅自的通报：（错误事实）。（决定或措施）。（要求）。

X年X月X日2．批评性通报。批评事故，正文要包括经过情况、原因和决定（包括防止办法）；批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般有附件。1/4/202399通报批评性通报的结构：2．批评性通报。批评事故，通报工作通报的结构：关于年工作的通报：（基本情况）。（成绩和问题）。（要求）。X年X月X日3．工作情况通报。传达重要情况和要各机关知道的事项。以情况为主，可以有分析、提要求。如：中共广东省委、广东省人民政府关于全省林业大检查的情况通报。1/4/2023100通报工作通报的结构：3．工作情况通报。传达重要适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。如：关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告。格式：包括标题、原由、事项、结语（用“特此报告”、“专此报告”字样结尾）。类别：综合报告、专题报告

（三）报告1/4/2023101

（三）报告12/25/2022101

报告1.综合报告：情况问题全面，意见建议有根据，以便上级了解和指导。

综合报告的结构：关于的报告：（情况或依据）。（说明）。（结论或设想）。特此报告X年X月X日1/4/2023102

报告1.综合报告：情况问题全面，意见建议有根据，以便专题报告的结构（1）：关于事故的报告

：（事故经过）。（事故后采取措施）。（调查及事故原因）。（经验教训和措施）（请求处分）特此报告

X年X月X日专题报告的结构（2）：关于报送建议的报告

：（事实）。（建议的依据）。（建议内容及说明）。现将建议报上，请审阅。

特此报告

X年X月X日报告2.专题报告：反映某项工作和问题，新的举措和设想，要求上级了解或指导。1/4/2023103专题报告的结构（1）：专题报告的结构（2）：（四）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力。函有商洽函、问答函、审批函、答复函。函的格式（在信函式格式中提到）与书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的语气。1/4/2023104（四）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和函的主要结构：函的结构（1）：安徽省交通厅————————————————————皖交函〔2006〕1号关于转送的函财政厅：现将《》转送你厅，供参考。二○○六年一月一日

函的结构（2）：安徽省交通厅—————————————————————皖交函〔2006〕1号

关于的复函省政府办公厅：现将《》报送办公厅，供参考。

二○○六年一月一日1．函头。印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。函号在武文线下一行标识。（注意：文号有函字的不一定都是“函”，如国务院的批复用“国函”字样）1/4/2023105函的主要结构：函的结构（1）：函的结构（2）：函的主要结构：2．标题。有两种写法：机关＋事由＋复函对象＋文种，事由＋文种。文种要写明是函还是复函。标题在函号下空一行居中标3．上款。受函机关或领导人。

关于的函：（发函目的、原由）。（要求对方做什么）。妥否，请函复（望函告）。X年X月X日

1/4/2023106函的主要结构：2．标题。有两种函的主要结构：

4．正文。“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予××是荷”，“望能同意”，“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等。“复函”与“批复”类似，说明是根据什么函所发的复函，结尾一般用“特此函复”作结束语。关于的函：（发函目的、原由）。（要求对方做什么）。妥否，请函复（望函告）。X年X月X日

1/4/2023107函的主要结构：12/25/20（五）活动方案（策划书）一、策划书名称尽可能具体的写出策划名称，如“×年×月××大学××活动策划书”，置于页面中央，当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。1/4/2023108（五）活动方案（策划书）一、策划书名称12/25/20221二、活动背景：应根据策划书特点在以下项目中选取重点阐述：基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。其次应说明问题的环境特征，主要考虑环境的内在优势、弱点、机会及威胁等因素，对其作好全面的分析(分析)，将内容重点放在环境分析的各项因素上，对过去现在的情况进行详细的描述，并通过对情况的预测制定计划。如环境不明，则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充。1/4/2023109二、活动背景：12/25/2022109三、活动目的、意义和目标：活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚；在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义（经济效益、社会利益、媒体效应等）都应该明确写出。活动目标要具体化，并需要满足重要性、可行性、时效性。四、资源需要：列出所需人力资源，物力资源，包括使用的地方，如教室或使用活动中心都详细列出。可以列为已有资源和需要资源两部分。1/4/2023110三、活动目的、意义和目标：12/25/2022110五、活动开展：作为策划的正文部分，表现方式要简洁明了，使人容易理解，但表述方面要力求详尽，写出每一点能设想到的东西，没有遗漏。在此部分中，不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表等；对策划的各工作项目，应按照时间的先后顺序排列，绘制实施时间表有助于方案核查。人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明，执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。1/4/2023111五、活动开展：12/25/2022111六、经费预算：活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出。七、活动中应注意的问题及细节：内外环境的变化，不可避免的会给方案的执行带来一些不确定性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概率是多少，造成的损失多大，应急措施等也应在策划中加以说明。八、活动负责人及主要参与者：注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位（如果是小组策划应注明小组名称、负责人）。1/4/2023112六、经费预算：12/25/2022112（六）总结工作总结一般由标题、正文和尾部三部分组成。（一）标题。总结的标题大体上有两类构成形式：一类是公文式标题；一类是非公文式标题。公文式标题由单位名称、时间、事由、文种组成，如《××村2008年度工作总结》、《××镇2008年党建工作总结》，有的只写《工作总结》等。非公文式标题则比较灵活，有的为双行标题，如《增强体质，全面贯彻执行教育方针——开展多种形式的体育活动》，有的为单行标题，如《推动人才交流，培植人才资源》等。1/4/2023113（六）总结工作总结一般由标题、正文和尾部三部分组成。12/（二）正文。总结正文的结构由前言、主体、结尾组成。1、前言。即正文的开头，一般简明扼要地概述基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩，为主体内容的展开做必要的铺垫。1/4/2023114（二）正文。总结正文的结构由前言、主体、结尾组成。12/22、主体。这是总结的核心部分，其内容包括做法和体会，成绩和问题，经验和教训等。这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上，深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法、以及存在问题的根源和教训，揭示工作中带有规律性的东西。回顾要全面，分析要透彻。不同类型的总结，内容有所侧重，全面性总结其主体包括两个层次，即成绩和经验，存在的问题和教训。对于一般的工作总结，重点放在成绩和经验上。

3、结尾。可以概述全文，可以说明好经验带来的效果，可以提出今后努力方向或改进意见。1/4/202311512/25/2022115（三）尾部。包括署名和时间两项内容。如果标题中已有署名，这里可不再写。1/4/202311612/25/2022116文种使用中的常见错误（一）自制文种

在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况汇报”等。1/4/2023117文种使用中的常见错误（一）自制文种

12/25/20221（二）误用文种把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“方案”等作为公文文种直接使用。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、

“实施细则”等作为正式文种直接使用。

1/4/2023118（二）误用文种12/25/2022118(三)混用文种不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“通知”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。

1/4/2023119(三)混用文种12/25/2022119（四）滥用文种一些部门单位为了突出本部门单位工作在党委、政府行文中的地位，代拟文稿的时候总是喜欢用“决定”文种。“决定”这种文种，市级以下党委、政府一般用于加强自身建设、表彰先进、向英雄模范人物学习等方面，或者用于关系经济社会大局的重要政策性文件，中央、省委文件也极少用“决定”文种。1/4/2023120（四）滥用文种12/25/2022120三、公文的文体、结构与格式（一）公文的文体公文的文体是指公文的表达方式。属应用文体，但它又不同于一般的应用文，具有自身的特殊属性：1．公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。2．公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。1/4/2023121三、公文的文体、结构与格式（一）公文的文体12/（二）公文的结构公文的结构是指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。1/4/2023122（二）公文的结构12/25/2022122（三）公文的格式公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。

1/4/2023123（三）公文的格式12/25/20221231.公文用纸幅面及版面尺寸公文页边与版心

用纸：国际标准A4型纸210×297天头（上白边）：37±1订口（左白边）：28±1版心：156×225(不含页码)1/4/20231241.公文用纸幅面及版面尺寸公文页边与版心2．公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。3．排版规格与印制装订要求①排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。②制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1。1/4/20231252．公文中图文的颜色12/25/2022125③印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。④装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4。平订钉锯与书脊间的距离为3～5。1/4/2023126③印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超四、公文的语言运用（一）公文语言的特点公文写作规定使用语体文。语体文具有通俗易懂、语义确切等优点。由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性，所以，公文运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体。1/4/2023127四、公文的语言运用（一）公文语言的特点12/25/20221（二）常用特定用语：1.开端用语。开端用语是用于表示行文的目的、依据与原因的。如：为、为了、关于、由于、遵照、依照、根据、依据、兹有、兹因、兹定于、兹将、兹介绍等。2.引叙用语。引叙用语是在引叙来问（电）时使用的。如：现接、近接、前接、欣悉、近悉、敬悉、据报、据查、据了解等。3.经办用语。经办用语是用语表示工作办理的时间及过程的。如：业经、已经、复经、一经、迭经、前经、兹经、经过、通过等。1/4/2023128（二）常用特定用语：1.开端用语。开端用语是用于表示行文的目4.称谓用语。称谓用语是用以表示不同人称的。如：我局（公司、厂、处…），你局（公司、厂、处…），贵局（公司、厂、处…），该局（公司、厂、处…）等。5.期请用语。期请用语是用来表示请求与期望的，如：拟请、函请、务请、恳请、希、希望、望、希即等。6.表态用语。表态用语是用来对来文表明态度的。如：同意、照办、可行、拟同意、不同意、不可、不妥、请核查等。7.综合用语。综合用语是对所叙述的情况进行综合时使用的。如：如上所述、综上所述、上述、总之等。1/4/20231294.称谓用语。称谓用语是用以表示不同人称的。如：我局（公司、8.过渡用语。过渡用语是在公文的段落之间使用、承上启下。起过渡作用的。如：为此、据此、因此、先现函复如下、现通告如下等。9.谦敬用语。谦敬用语如：恭请、敬请、谨请、惠于、惠赠、惠示、承蒙、承蒙协助、承蒙惠允、不胜、不胜荣幸、不胜感激等。10.结尾用语。结尾用语如：此令、此布、此告、为要、为盼、请批示、请批复、特此函告、特此函达、特此通知、特此通告、特此批复、请遵照办理、请认真贯彻执行，以上意见、如无不妥，请批转各地区执行等。1/4/20231308.过渡用语。过渡用语是在公文的段落之间使用、承上启下。起过（三）公文语言常见问题1.错别字。如：（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”……；（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”。

2.标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用。

1/4/2023131（三）公文语言常见问题1.错别字。如：（1）因粗心大意，3.数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十七大”错成“党的17大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。4.随意简称。如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。

1/4/20231323.数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪5.引文标注错误。未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你单位××〔2006〕×号文件（关于×××的请示）收悉。”应为“你单位关于×××的请示（××〔2006〕×号文件）收悉

6.前后表述不一致。如前面用单位全称，后面却用规范性简称。1/4/20231335.引文标注错误。未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2～4，端正、居中下压成文时间，印章用红色。00001秘密★机密一年特急安徽省交通厅文件皖交办〔2006〕1号签发人：××————————————————————关于××××××的请示××：一、××二○○六年一月一日（联系人：×××0551-×××）补充：印章使用A．单一发文印章1/4/2023134单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标B．联合行文印章有两种情况：

联合行文印章a当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3。1/4/2023135B．联合行文印章有两种情况：

联合行文印章a当联合联合行文印章b当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。1/4/2023136联合行文印章b当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出关于印章的特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

1/4/2023137关于印章的特殊情况说明：当公文排版后所剩机关印章使用中的常见问题：

（一）当用不用。请示、报告等上行文应该用印而未用印。

（二）不当用印的却用了印。如印制的有特定版头的一般普发性文件和会议纪要却用了印。

（三）位置不当。用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。

（四）模糊不清。未及时清洗印章，使印记模糊不清。

1/4/2023138机关印章使用中的常见问题：

（一）当用不用。请示、报告第7节求职信和个人简历的写作1/4/2023139第7节求职信和个人简历的写作12/25/2022139曾听说过这样一个故事：一位青年去参加招聘面试，当他赶到时已经有20位求职者排在他的前面，于是他写了一张纸条，折好，托秘书小组交给老板，老板看后大笑，原来纸条上写着：“先生：我排在队伍的21位，在您看到我之前，请不要作任何决定。”最后这位青年如愿以偿。

这位青年求职的成功从技巧方面讲，在于他新颖的创意，唤起了主考官的特别注意。能否引起招聘考官的注意，是走向成功的第一步，这一点对写求职信尤为重要，一些看似不经意的问题，有时却能起到意想不到的作用。

1/4/2023140曾听说过这样一个故事：一位青年去参加招聘面试，当他赶到时已经一、求职信的写作（一）求职信的礼仪要求1、称呼要准确、得体2、问候要真诚3、内容要清楚4、包装要适度1/4/2023141一、求职信的写作（一）求职信的礼仪要求12/25/20221（二）求职信的基本结构求职信文字一定要简洁，字数最好不要超过1000字，它一般由几部分组成：

1）你所申请的职位和招聘信息来源；

2）表述你对该职位产生浓厚兴趣，并说明这种兴趣与你的理想追求或专长有关；

3）与申请职位有关的资历和经验和成绩都是非常重要的证明材料，说明你适合这个职位的原因；

4）表示如能得偿所愿，