办公的快速操作和处理技巧课件

办公文档的快速操作和处理技巧1办公文档的快速操作和处理技巧1本章主要内容办公中文档处理的基本流程简单的文档处理图文混排的文档处理2本章主要内容办公中文档处理的基本流程2第一节、办公中的文档处理的基本流程文档录入：注意录入时的技巧。文本编辑：熟练使用编辑时一些常用快捷键。格式排版：字体和段落的格式排版。页面设置：设置纸型、页边距等。打印预览：单页、多页。打印输出：“打印”对话框的使用。3第一节、办公中的文档处理的基本流程文档录入：注意录入时的技巧第二节、简单的文档处理在工作和学习中，经常要用计算机处理一些基本的文档，如公文、海报、招聘启示、合同等。本节以制作一份通知来了解简单文档处理的过程。实例效果如图所示。4第二节、简单的文档处理在工作和学习中，经常要用计算机处理一些55操作步骤（1）新建一个Word文档并保存通知文本的录入与编辑设置输入法录入通知的文本内容特殊符号的录入通知内容的编辑6操作步骤（1）新建一个Word文档并保存6设置通知的字体和段落格式设置字体格式设置段落格式使用“格式刷”按钮通知中的编号设置选择“格式”／“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，在其中进行设置。操作步骤（2）7设置通知的字体和段落格式操作步骤（2）7主要知识点（1）自动保存文档在“选项”对话框中的“保存”选项卡中设置。在“自动保存时间间隔”处打“√”并设置自动保存的具体间隔时间，最后确定即可。文档保护在“选项”对话框中的“安全性”选项卡设置。在“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”后面的文本框中分别输入密码字符，单击“确定”按钮后再次输入密码进行确认即可。这两个密码可以是相同的，也可以是不同的。8主要知识点（1）自动保存文档8主要知识点（2）文本的基本编辑选择文本修改文本复制、移动、删除撤消和恢复自动更正在“自动更正”对话框里进行设置。可以添加自动更正项。拼写和语法Word联机校对的功能。9主要知识点（2）文本的基本编辑9主要知识点（3）查找和替换查找文本替换文本：都在“查找和替换”文本框里进行设置。项目符号和编号在文档中，相同级别的段落有时需加一些符号或者编号。项目符号主要用于罗列项目，各个项目之间没有先后顺序。而一般在各个项目有一定的先后顺序时使用“编号”。适当地使用项目符号或编号可以增加文件的可读性。在“项目符号和编号”对话框中进行设置，如图所示。10主要知识点（3）查找和替换10

“项目符号和编号”对话框11

“项目符号和编号”对话框11主要知识点（4）根据模板创建公文现代办公中，撰写公文可以说是最为基本的工作之一。公文都有统一的规定格式。但是如果我们直接去编辑会比较繁琐，Word提供了一系列的模板可以帮助我们来制作公文。选择“文件”/“新建”命令，在打开的任务窗格里选择“根据本机模板”，在打开的“新建”对话框里选择“报告”选项卡，单击“公文向导”图标。在该提示向导中，多次单击“下一步”按钮进行制作。结果如图所示。12主要知识点（4）根据模板创建公文121313主要知识点（5）使用制表位标尺法：在标尺最左端的制表符符合要求时，在标尺上单击就可以设置一个制作符了。菜单法选择“格式”/“制表位”命令，在“制表位”对话框中进行制作符的设置。每次设置完毕后单击“设置”按钮，最后确定即可。14主要知识点（5）使用制表位14主要知识点（6）页面设置选择“文件”／“页面设置”命令，在打开“页面设置”对话框中对四个选项卡进行一一设置。打印预览单击工具栏上的“打印预览”按钮，进入打印预览页面进行设置。打印输出打印一份，直接单击“打印”按钮，打印多份，在“打印”对话框中设置。15主要知识点（6）页面设置15第三节、图文混排的文档制作Word还有一个强大的功能是图文混排。可以在文档中插入图形、图片、艺术字、文本框、页面边框等，还可以为文档分栏排版，真正做到“图文并茂”。本节实例为一篇“荷塘月色”散文的图文混排。实例效果如图所示。16第三节、图文混排的文档制作Word还有一个强大的功能是图文1717操作步骤（1）录入文档并进行基本排版设置首字下沉选择“格式”/“首字下沉”命令，在打开“首字下沉”对话框设置下沉的行数和下沉文字的格式。设置边框和底纹为段落设置边框和底纹插入横线设置页面边框18操作步骤（1）录入文档并进行基本排版18操作步骤（2）为段落分栏选中需要分栏的文本，选择“格式”/“分栏”命令，在打开“分栏”对话框设置栏数和分隔线，最后单击“确定”按钮即可。插入图片和艺术字插入背景图片。选择“插入”/“图片”/“来自文件”命令，在打开“插入图片”对话框中选择需要插入的图片。将图片的格式中的版式设置“衬于文字下方”。插入艺术字。19操作步骤（2）为段落分栏19操作步骤（3）插入竖排文本框选择“插入”/“文本框”/“竖排”命令，拖动鼠标，画一个文本框，设置文本框的线条、填充格式，输入文本等。设置页眉页脚选择“视图”/“页眉和页脚”命令，进入页眉和页脚的编辑状态，同时打开“页眉和页脚”工具栏。使用工具栏上的按钮对页眉和页脚进行设置。20操作步骤（3）插入竖排文本框20主要知识点（1）图片在文档中插入图片：两个来源：剪贴画和来自文件。调整图片的格式：在“图片”工具栏中设置或在“设置图片格式”对话框中设置。设置艺术字的属性利用“艺术字”工具栏或“艺术字格式”对话框中设置。21主要知识点（1）图片21主要知识点（2）图形绘制图形选择“视图”/“工具栏”/“绘图”命令，打开“绘图”工具栏，选择任一种图形，拖画即可。为图形添加文字选中图形，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加文字”命令，直接在图形中输入文字即可。修改图形的叠放次序选中对象，在快捷菜单中设置“叠放次序”即可。22主要知识点（2）图形22主要知识点（3）组合图形对象选择多个对象，在快捷菜单中选择“组合”即可。制作流程图（六步）绘制图框输入文字图框的分布绘制线条输入分支文字组合图形23主要知识点（3）组合图形对象23主要知识点（4）分栏设置分栏：选中分栏的内容，在“分栏”对话框中设置。删除分栏调整栏宽强制分栏：插入“分栏符”。页眉页脚的设置使用“页眉和页脚”工具栏进行设置。24主要知识点（4）分栏24实训（具体要求和效果图见教材！）实训一：制作一份委托代征税款协议书实训二：利用制表位制作一份菜单实训三：制作一个“回忆母校”散文的图文混排文档实训四：绘制一个组合图形25实训（具体要求和效果图见教材！）实训一：制作一份委托代征税款办公文档的快速操作和处理技巧26办公文档的快速操作和处理技巧1本章主要内容办公中文档处理的基本流程简单的文档处理图文混排的文档处理27本章主要内容办公中文档处理的基本流程2第一节、办公中的文档处理的基本流程文档录入：注意录入时的技巧。文本编辑：熟练使用编辑时一些常用快捷键。格式排版：字体和段落的格式排版。页面设置：设置纸型、页边距等。打印预览：单页、多页。打印输出：“打印”对话框的使用。28第一节、办公中的文档处理的基本流程文档录入：注意录入时的技巧第二节、简单的文档处理在工作和学习中，经常要用计算机处理一些基本的文档，如公文、海报、招聘启示、合同等。本节以制作一份通知来了解简单文档处理的过程。实例效果如图所示。29第二节、简单的文档处理在工作和学习中，经常要用计算机处理一些305操作步骤（1）新建一个Word文档并保存通知文本的录入与编辑设置输入法录入通知的文本内容特殊符号的录入通知内容的编辑31操作步骤（1）新建一个Word文档并保存6设置通知的字体和段落格式设置字体格式设置段落格式使用“格式刷”按钮通知中的编号设置选择“格式”／“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，在其中进行设置。操作步骤（2）32设置通知的字体和段落格式操作步骤（2）7主要知识点（1）自动保存文档在“选项”对话框中的“保存”选项卡中设置。在“自动保存时间间隔”处打“√”并设置自动保存的具体间隔时间，最后确定即可。文档保护在“选项”对话框中的“安全性”选项卡设置。在“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”后面的文本框中分别输入密码字符，单击“确定”按钮后再次输入密码进行确认即可。这两个密码可以是相同的，也可以是不同的。33主要知识点（1）自动保存文档8主要知识点（2）文本的基本编辑选择文本修改文本复制、移动、删除撤消和恢复自动更正在“自动更正”对话框里进行设置。可以添加自动更正项。拼写和语法Word联机校对的功能。34主要知识点（2）文本的基本编辑9主要知识点（3）查找和替换查找文本替换文本：都在“查找和替换”文本框里进行设置。项目符号和编号在文档中，相同级别的段落有时需加一些符号或者编号。项目符号主要用于罗列项目，各个项目之间没有先后顺序。而一般在各个项目有一定的先后顺序时使用“编号”。适当地使用项目符号或编号可以增加文件的可读性。在“项目符号和编号”对话框中进行设置，如图所示。35主要知识点（3）查找和替换10

“项目符号和编号”对话框36

“项目符号和编号”对话框11主要知识点（4）根据模板创建公文现代办公中，撰写公文可以说是最为基本的工作之一。公文都有统一的规定格式。但是如果我们直接去编辑会比较繁琐，Word提供了一系列的模板可以帮助我们来制作公文。选择“文件”/“新建”命令，在打开的任务窗格里选择“根据本机模板”，在打开的“新建”对话框里选择“报告”选项卡，单击“公文向导”图标。在该提示向导中，多次单击“下一步”按钮进行制作。结果如图所示。37主要知识点（4）根据模板创建公文123813主要知识点（5）使用制表位标尺法：在标尺最左端的制表符符合要求时，在标尺上单击就可以设置一个制作符了。菜单法选择“格式”/“制表位”命令，在“制表位”对话框中进行制作符的设置。每次设置完毕后单击“设置”按钮，最后确定即可。39主要知识点（5）使用制表位14主要知识点（6）页面设置选择“文件”／“页面设置”命令，在打开“页面设置”对话框中对四个选项卡进行一一设置。打印预览单击工具栏上的“打印预览”按钮，进入打印预览页面进行设置。打印输出打印一份，直接单击“打印”按钮，打印多份，在“打印”对话框中设置。40主要知识点（6）页面设置15第三节、图文混排的文档制作Word还有一个强大的功能是图文混排。可以在文档中插入图形、图片、艺术字、文本框、页面边框等，还可以为文档分栏排版，真正做到“图文并茂”。本节实例为一篇“荷塘月色”散文的图文混排。实例效果如图所示。41第三节、图文混排的文档制作Word还有一个强大的功能是图文4217操作步骤（1）录入文档并进行基本排版设置首字下沉选择“格式”/“首字下沉”命令，在打开“首字下沉”对话框设置下沉的行数和下沉文字的格式。设置边框和底纹为段落设置边框和底纹插入横线设置页面边框43操作步骤（1）录入文档并进行基本排版18操作步骤（2）为段落分栏选中需要分栏的文本，选择“格式”/“分栏”命令，在打开“分栏”对话框设置栏数和分隔线，最后单击“确定”按钮即可。插入图片和艺术字插入背景图片。选择“插入”/“图片”/“来自文件”命令，在打开“插入图片”对话框中选择需要插入的图片。将图片的格式中的版式设置“衬于文字下方”。插入艺术字。44操作步骤（2）为段落分栏19操作步骤（3）插入竖排文本框选择“插入”/“文本框”/“竖排”命令，拖动鼠标，画一个文本框，设置文本框的线条、填充格式，输入文本等。设置页眉页脚选择“视图”/“页眉和页脚”命令，进入页眉和页脚的编辑状态，同时打开“页眉和页脚”工具栏。使用工具栏上的按钮对页眉和页脚进行设置。45操作步骤（3）插入竖排文本框20主要知识点（1）图片在文档中插入图片：两个来源：剪贴画和来自文件。调整图片的格式：在“图片”工具栏中设置或在“设置图片格式”对话框中设置。设置艺术字的属性利用“艺术字”工具栏或“艺术字格式”对话框中设置。46主要知识点（1）图片21主要知识点（2）图形绘制图形选择“视图”/“工具栏”/“绘图”命令，打开“绘图”工具栏，选择任一种图形，拖画即可。为图形添加文字选中图形，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加文字”命令，直接在图形中输入文字即可。修改图形的叠放次序选中对象，在快捷菜单中设置“叠放次序”即可。47主要知识点（2）图形22主要知识点（3）组合图形对象选择多个对象，在快捷菜单中选择“组合”即可。制作