第2章Access数据库和表课件

第2章Access数据库和表了解Access的主要功能和特点描述Access数据库中的对象的主要作用设计简单的Access数据库和表创建数据库的方法设计、修改、操作表理解数据表之间的关联并正确地建立关联1/4/20231第2章Access数据库和表了解Access的主要功能和特ACCESS简介ACCESS是面向windows操作系统的桌面关系数据库管理系统是Office的一个套件，使用界面与word、excel等风格相似可视化的操作界面，用户不用编写代码就能很快开发出功能强大专业的数据库应用程序管理文本、数字、图片、动画、声音等各种数据1/4/20232ACCESS简介ACCESS是面向windows操作系统的桌ACCESS的发展Access1.0Access2.0Access95Access97Access2000Access2002Access2003Access20071/4/20233ACCESS的发展Access1.012/11/20223ACCESS的主要特点和功能具有方便实用的强大功能，不用考虑构成数据库的多个单独文件可以利用报表设计工具，方便生成各类报表，不需要编程能够处理多种数据类型，对VisualFoxpro等格式数据进行访问，支持ODBC（开放数据库互连）标准的SQL数据库的数据采用DDE（动态数据交换）和OLE（对象链接和嵌入）技术，能创建和编辑多媒体数据库，包括文本、声音、图像和视频较好的集成开发环境（VBA）与Internet/Intranet的集成1/4/20234ACCESS的主要特点和功能具有方便实用的强大功能，不用考虑ACCESS将数据库定义成一个.mdb文件，存放所有数据库对象Access数据库窗口由按钮、对象类别按钮和对象列表三部分组成。ACCESS数据库的组成对象1/4/20235ACCESS将数据库定义成一个.mdb文件，存放所有数据库1.表表：是存储数据的基本单元，是整个数据库的核心。由不同的列、行组合而成，每一列代表某种特定的数据类型，称之为字段，每一行由各个特定的字段组成，称为记录字段的信息包括文本、数字、日期、货币、声音、图像、超级连接等1/4/202361.表表：是存储数据的基本单元，是整个数据库的核心。12/12.查询查询：是数据库设计目的的体现，是用户期望查看表中的数据时，通过设置某些条件，从表中获取所需要的数据。查询可以从一个表、一组相关表或其他查询中抽取部分或全部数据，形成一个数据集查询结果可作为其他数据库对象的数据源1/4/202372.查询查询：是数据库设计目的的体现，是用户期望查看表中的数3.窗体是数据库和用户的一个交互界面，用于显示包含在表或查询中的数据和操作数据库中的数据。可包含数据、图片、图形、声音、视频等多种对象可以控制数据库程序的执行过程1/4/202383.窗体是数据库和用户的一个交互界面，用于显示包含在表或查询4.报表打印输出对数据库中数据进行分析、整理和计算1/4/202394.报表打印输出12/11/202295.页（数据访问页）可直接创建数据访问页对象，根据需求建立网页，对Access数据库中的数据进行联接、查看和修改1/4/2023105.页（数据访问页）可直接创建数据访问页对象，根据需求建立网6.宏由一系列命令组合而成的集合，以达到自动执行重复性工作的功能。1/4/2023116.宏由一系列命令组合而成的集合，以达到自动执行重复性工作的7.模块是由VBA语言编写的程序段，它以VB为内置的数据库程序语言，提供宏无法完成、较为复杂的功能1/4/2023127.模块是由VBA语言编写的程序段，它以VB为内置的数据库程启动和退出Access1．启动Access启动Access可以通过单击“开始”菜单，然后在“程序”菜单中选择“Microsoftoffice”子菜单下的“MicrosoftAccess2003”命令，即可打开Access。启动Access之后，进入Access窗口。1/4/202313启动和退出Access12/11/2022132．退出Access当结束数据库操作时，为防止数据库数据丢失需要先关闭打开的数据库，再关闭Access窗口。关闭Access窗口一般使用如下方式：单击Access窗口右上角的“关闭”按钮。选择“文件”菜单中的“退出”命令。使用Alt+F4快捷键。1/4/2023142．退出Access12/11/2022142.1创建数据库数据库的创建步骤：1.系统需求分析2.设计数据库的表3.规划表中的字段4.数据设计5.确定主键6.确定表之间的联系7.设计优化1/4/2023152.1创建数据库数据库的创建步骤：12/11/202215

Access数据库是以磁盘文件形式存在，其文件的扩展名为.mdb。

Access提供了两种创建数据库的方法:先建立一个空数据库，然后向数据库添加表、查询、窗体和报表等对象；使用数据库向导来完成数据库创建，即利用系统提供的模板选择数据库类型，用户只需要做一些简单的选择操作，就可以建立相应的表、窗体、查询和报表等对象，从而建立一个完整的数据库。

在数据库创建之后，都可以在任何时候修改或扩展数据库。1/4/202316Access数据库是以磁盘文件形式存在，其文件的

2.1.1创建一个空数据库

在启动Access进入Access窗口后，选择“新建任务”窗格下“新建”选项下“空数据库”命令来创建一个空数据库。2.1.2使用向导创建数据库

如果需要在创建数据库时，就为数据库创建所需的表、窗体及报表，可以在“新建文件”任务窗格下选择“模板”选项下的“本机上的模板”命令，选定模板后，可通过向导对话框创建数据库。

1/4/2023172.1.1创建一个空数据库12/11/2022172.2数据库的操作

建立数据库后，要对数据库中的表、查询、窗体、报表等对象进行操作，就必须先要打开数据库，对数据库对象操作完成后应正确关闭数据库，避免数据丢失。

1/4/2023182.2数据库的操作12/11/2022182.2.1打开和关闭数据库1．打开数据库

打开数据库的常用方法有2种：在任务窗格的“打开”选项中的文件列表中选择数据库文件，或者单击“其他”图标。选择“文件”菜单中的“打开”命令，或单击工具栏中“打开”按钮，显示“打开”对话框，在“打开”对话框中选择数据库所在的文件夹，在文件列表框中选择要打开的数据库文件名，单击“打开”按钮，即可打开指定的数据库。1/4/2023192.2.1打开和关闭数据库12/11/2022192．关闭数据库

关闭数据库的常用方法有4种：选择“文件”菜单中“关闭”命令项。单击“数据库窗口”中的“关闭”按钮。选择“数据库窗口”控制菜单中的“关闭”按钮。按Ctrl+F4组合键，关闭数据库窗口。1/4/2023202．关闭数据库12/11/2022202.2.2数据库的维护转换数据库ACCESS版本不同，数据库应用系统的文件格式有所差异。可以将旧版本的ACCESS数据库转换成新版本的数据库格式，也可以逆向操作。压缩、修改数据库压缩可以消除文件中的脆片，重新安排数据，提高数据库文件的使用效率。在数据库压缩前，Access会对数据库进行错误检查，如果检测到数据库损坏，就要求修复数据库。1/4/2023212.2.2数据库的维护12/11/2022212.3设计及建立表

表是数据库中用来存储数据的对象，是整个数据库的基础，也是数据库中其他对象的数据来源。例如查询、窗体、报表等都是在表的基础上建立和使用的。数据库中只有建立了表，才能输入数据，才能创建查询、窗体、报表等对象。1/4/2023222.3设计及建立表12/11/2022222.3.1设计表

Access以二维表的形式来定义数据库表的数据结构。数据库表是由表名、表包含的字段名及其属性、表的记录等几部分组成。可以说创建表的过程就是平时编制表的过程，只是更加方便灵活。在建立表之前首先要考虑以下方面来设计表：确定好表的名称，表的名称应与用途相符。确定表中字段及字段的名称，即字段的属性，例如学号、姓名、性别、出生日期、入学成绩、照片、简历等字段；确定每个字段的数据的类型。确定每一个字段的大小；确定表中能够唯一标识记录的主关键字段，即主键。1/4/2023232.3.1设计表12/11/2022232.3.2Access的数据类型

Access提供了文本、备注、日期/时间、数字、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接和查阅向导等10种数据类型，以满足数据的不同用途。1/4/2023242.3.2Access的数据类型12/11/2022242.3.3建立表的方式通过输入数据创建表使用表向导创建表在设计视图中创建表是最灵活和最有效的方法，开发过程中最常用的方法需要设计者对表的功能比较了解，并事先设计出表的结构使用“导入”建立表不管使用哪种方式创建数据库表，用户都可以在数据库设计视图中进一步定义数据表，如新增字段、默认字段等。1/4/2023252.3.3建立表的方式12/11/2022252.3.4使用“设计器创建表”建立表2.3.5用“通过输入数据创建表”建立表2.3.6使用“导入”建立表2.3.7向表中输入数据

在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。向表中输入数据的基本方法是通过数据表视图。1/4/2023262.3.4使用“设计器创建表”建立表12/11/202222.3.8设置字段的属性

表中的每一个字段都有一系列的属性描述。字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性，当选择某一字段时，“设计”视图中“字段属性”区域中就会显示出该字段的相应属性。对属性设置的效果和作用将反映在数据视图中。1/4/2023272.3.8设置字段的属性12/11/202227

1.“字段大小”属性

字段大小属性适用于文本型、数字型和自动编号类型的数据，其他类型的数据期大小是固定的。数字类型取值范围说明小数位数字段长度字节保存从0~255的数字无1个字节整型保存从-32768~32767的数字无2个字节长整型保存从-2147483648~2147483647的数字无4个字节单精度保存-3.4X1038~3.4X1038的数字74个字节双精度保存-1.79734X10308~1.79734X10308的数字158个字节小数保存-1028~1028的数字2812个字节1/4/2023281.“字段大小”属性数字类型取值范围说明小数位数字段长度2.“格式”属性

格式属性用于自定义文本、数字、日期和是/否类型字段的输出（显示或打印）格式。设置字段的格式属性，将改变数据显示和打印的格式，但不会改变数据的存储格式。数字/货币型说明常规数字（默认值）以输入的方式显示数字。例如，3456.789欧元使用欧元符号。例如，€3,456.789货币使用千位分隔符

。例如，￥3,456.789固定至少显示一位数字。例如，3456.79

标准使用千位分隔符。如例，3,456.789百分比乘以100

再加上百分号(%)。例如，123.00%科学记数使用标准的科学记数法。例如，3.46E+03数字/货币数据类型的字段格式说明表1/4/2023292.“格式”属性数字/货币型说明常规数字（默认值）以输入的日期/时间型说明常规日期（默认值）例如，4/3/05，05:34:00PM长日期与Windows区域设置中的“长日期”设置相同。例，2005年4月3日中日期例如，05-04-03短日期与Windows区域设置中的“短日期”设置相同。例如，05-4-3。长时间与Windows区域设置中的“时间”选项卡上的设置相同。例如，17:34:23中时间例如，17:34:00短时间例如，17:34日期/时间数据类型的字段格式说明表说明：

“短日期”设置假设00-1-1和29-12-31之间的日期是二十一世纪的日期（即假定年从2000到2029年）。而30-1-1到99-12-31之间的日期假定为二十世纪的日期（即假定年从1930到1999年）。1/4/202330日期/时间型说明常规日期（默认值）例如，4/3/05，05:文本/备注型说明@要求文本字符（字符或空格）。&不要求文本字符。<强制所有字符为小写。>强制所有字符为大写。文本/备注数据类型的字段格式说明表1/4/202331文本/备注型说明@要求文本字符（字符或空格）。&不要求文本字3.“输入掩码”属性

使用“输入掩码”属性可以帮助用户按照规定的格式输入数据，并拒绝错误的输入，保证输入的正确。

说明：“输入掩码”只为文本和日期/时间型字段提供向导，其他数据类型没有向导帮助。

1/4/2023323.“输入掩码”属性

使用“输入掩码”属性可以帮助用户按字符说明0数字（0到9，必选项；不允许使用加号[+]和减号[-]）。9数字或空格（非必选项；不允许使用加号和减号）。#数字或空格（非必选项；空白将转换为空格，允许使用加号和减号）。L字母（A到Z，必选项）。?字母（A到Z，可选项）。A字母或数字（必选项）。a字母或数字（可选项）。&任一字符或空格（必选项）。C任一字符或空格（可选项）。.,:;/

-十进制占位符和千位、日期和时间分隔符。（实际使用的字符取决于MicrosoftWindows控制面板中指定的区域设置。）<使其后所有的字符转换为小写。>使其后所有的字符转换为大写。!使输入掩码从右到左显示，而不是从左到右显示。键入掩码中的字符始终都是从左到右填入。可以在输入掩码中的任何地方包括感叹号。\使其后的字符显示为原义字符。可用于将该表中的任何字符显示为原义字符（例如，\A显示为A）。密码将“输入掩码”属性设置为“密码”，以创建密码项文本框。文本框中键入的任何字符都按字面字符保存，但显示为星号（*）。定义“输入掩码”属性所使用的字符及其含义如表所示。1/4/202333字符说明0数字（0到9，必选项；不允许使用加号[+]4.“标题”属性“标题”属性将取代字段名称，在显示表中数据时，表字段名将是“标题”属性值，而不是“字段名称”值。字段“标题”属性的默认值是该字段名，它用于表、窗体和报表中。利用“标题”属性，可以让用户用简单字符定义字段名，在“标题”属性中输入较完整的名称，这样可以简化表的操作。比如将“课程表”中的“学分”字段的“标题”属性值设为“课程学分”。1/4/2023344.“标题”属性12/11/2022345“默认值”属性

“默认值”属性是当表增加新记录时，以默认值作为该字段的内容，这样可以减少输入量，也可以修改默认值。在一个数据库中，往往有一些字段的数据内容相同或含有相同的部分，比如，“学生表”中的“性别”字段只有“男”、“女”两种值，这种情况就可以设置一个默认值。

说明：输入文本值时不用加引号。设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型一致，否则将出现错误。1/4/2023355“默认值”属性12/11/2022356.“有效性规则”和“有效性文本”属性

“有效性规则”属性用于指定对输入到记录中字段数据的要求。在“有效性规则”属性中输入检查表达式，用来检查输入字段的值是否符合要求；“有效性文本”属性框中是一段提示文字，当输入的数据违反了字段“有效性规则”的设置时，字段有效性文本作为对话框的提示信息。1/4/2023366.“有效性规则”和“有效性文本”属性12/11/202237.“必填字段”属性

“必填字段”属性取值有“是”或“否”两项。当取值为“是”时，表示该字段的内容不能为空，必须填写。一般情况下，作为主键字段的“必填字段”属性为“是”，其他字段的“必填字段”属性为“否”。8.“索引”属性

索引可以加速对索引字段的查询，还能加速排序及分组操作。当表数据量很大时，为了提高查找速度，可以设置索引属性。索引属性提供3项取值：“无”：表示本字段无索引；“有（有重复）”：表示本字段有索引，且该字段中的记录可以重复；“有（无重复）”：表示本字段有索引，且该字段中的记录不允许重复。1/4/2023377.“必填字段”属性12/11/2022379.主键字段的设置

主键是指在数据表中定义的一个或一组字段，以唯一地识别表中存储的每一条记录。定义主键后才能进一步定义表之间的关系。设定主键字段必须遵循以下两条原则：主键字段中的每一个值必须是唯一能够标识记录的（不能有重复记录）主键字段的内容不能为空。1/4/2023389.主键字段的设置12/11/202238

2.4使用查阅向导类型在Access提供的数据类型中，查阅向导是一种特殊的类型。它利用列表框或组合框，从另一个表或值列表中选择值，可以方便数据的输入，减少输入时的错误。1/4/2023392.4使用查阅向导类型12/11/202239

修改表结构是指修改字段的名称、数据类型及字段的属性，修改表结构还包括插入字段、移动字段、复制字段、删除字段等操作。修改表结构是在表设计视图下进行的。2.5修改表结构1/4/202340修改表结构是指修改字段的名称、数据类型及字段

2.5.2修改字段

修改表中字段名称、字段类型和字段属性的操作步骤：在数据库窗口的“表”对象下，单击表名称，单击“设计”按钮，进入表设计视图。在表设计视图下，修改表中的字段名称、数据类型和字段属性即可。1/4/2023412.5.2修改字段12/11/2022412.5.2插入字段在表中插入新的字段操作步骤：在数据库窗口的“表”对象下，单击表名称，单击“设计”按钮，进入表设计视图；在表设计视图下，鼠标定位在需要增加的字段的位置上（在当前字段前面插入新字段）；选择“插入“菜单中”行“命令，Access即自动在当前位置插入一空行，可以输入新的字段名，原字段将下移一行。1/4/2023422.5.2插入字段12/11/2022422.5.3移动字段在表中调整字段顺序的操作步骤：在数据库窗口的“表”对象下，单击表名称，单击“设计”按钮，进入表设计视图。在表设计视图下，鼠标定位在需要移动的字段的行选定器位置上，使其鼠标指针改变为右箭头；单击鼠标左键，将该行选中。将鼠标指针移到选中的行选定器位置，使其鼠标指针为向左的箭头形状，拖动鼠标到所需位置，松开鼠标左键即可。1/4/2023432.5.3移动字段12/11/2022432.5.4复制字段复制字段的操作步骤：在数据库窗口的“表”对象下，单击表名称，单击“设计”按钮，进入表设计视图；在表设计视图下，将鼠标定位在需要复制的字段的行选定器位置上，使其鼠标指针改变为右箭头；单击鼠标左键，将该行选中；单击“复制”按钮，鼠标定位到要复制到的位置，单击“粘贴”按钮，即可完成字段的复制；然后可以对字段进行更改。1/4/2023442.5.4复制字段12/11/2022442.5.5删除字段删除表中不需要的字段时的操作步骤：在数据库窗口的“表”对象下，单击表名称，单击“设计”按钮，进入表设计视图；在表设计视图下，鼠标定位在需要复制的字段的行选定器位置上，使其鼠标指针改变为右箭头；单击鼠标左键选中一行，若按住鼠标左键拖动，可以选择要删除的多行；按Delete键，Access弹出一个确认对话框，单击“是”按钮，即可完成删除操作。1/4/2023452.5.5删除字段12/11/2022452.6编辑表中记录

编辑表中的记录包括定位记录、选择记录、添加记录、删除记录、修改记录、复制记录等操作，还可以调整表的外观，进行字体、字形、颜色等设置。1/4/2023462.6编辑表中记录12/11/2022462.6.1定位记录

当记录很多时，要修改某条记录，使用定位记录方法是很快捷的。常用的记录定位方法有两种，一种是使用记录号定位，另一种是使用快捷键定位。1/4/2023472.6.1定位记录12/11/202247快捷键定位功能Tab或右箭头键或Enter移到下一个字段End移到当前记录中的最后一个字段Shift+Tab或左箭头键移到上一个字段Home移到当前记录中的第一个字段下箭头键移到下一条记录的当前字段Ctrl+下箭头键移到在最后一条记录中的当前字段Ctrl+End移到最后一条记录中的最后一个字段上箭头键移到上一条记录中的当前字段Ctrl+上箭头键移到第一条记录中的当前字段Ctrl+Home移到第一条记录中的第一个字段PageDn下移一屏PageUp上移一屏Ctrl+PageDn右移一屏Ctrl+PageUP左移一屏快捷键及定位功能表1/4/202348快捷键定位功能Tab或右箭头键或Enter移到下一个字段2-2-2选择记录1.使用鼠标选择数据范围在数据表视图下，可以用如下方法选择数据范围：选择字段中的部分数据：单击开始处，拖动鼠标到结尾处。选择字段中的全部数据：单击字段左边，待鼠标指针变成“”后，单击鼠标左键。选择相邻多字段中的数据：单击第一个字段左边，待鼠标指针变成“”，拖动鼠标到最后一个字段的结尾处。选择一列数据：单击该列的字段选定器。选择相邻多列数据：单击第一列顶端字段名，拖动鼠标到最后一列顶端字段名。1/4/2023492-2-2选择记录12/11/2022492.使用鼠标选择记录范围

在数据表视图下，可以用如下方法选择记录范围：选择一条记录：单击该记录的记录选定器。选择多条记录：单击第一个记录的记录选定器，然后按住鼠标左键，拖动鼠标到选定范围的结尾处。选择所有记录：单击“编辑”菜单上的“选择所有记录”命令。1/4/2023502.使用鼠标选择记录范围12/11/2022503.使用键盘选择数据范围

键盘选择数据范围可以使用如下方法：选择一个字段中的部分数据：将插入点移到要选定文本的开始处，然后按住Shift，并按箭头键直到选择内容的结束处。选择整个字段的数据：将插入点移到字段中的任意位置，按Home然后按Shift+End。选择相邻多个字段：选择第一个字段，按住Shift键，再按方向键到结尾处。1/4/2023513.使用键盘选择数据范围12/11/2022512.6.3添加记录添加新记录的操作方法如下：在数据库窗口的“表”对象下，双击要编辑的表；在数据表视图下，选择“插入”菜单中“新记录”命令项或者单击工具栏上的“新记录”按钮，光标移到新记录上；输入新记录的数据。1/4/2023522.6.3添加记录12/11/2022522.6.4删除记录在数据库窗口的“表”对象下，双击要编辑的表；在数据表视图下，单击要删除记录的记录选定器，选择“编辑”菜单中“删除记录”命令项或者单击工具栏上的“删除记录”按钮，系统将弹出删除记录提示框；单击提示框中的“是”按钮，则删除选定的记录。若单击“否”按钮，可以取消删除操作。

在数据表视图下，要一次删除多条相邻的记录，先单击第一条记录的选定器，然后按住鼠标拖动到要删除记录的末尾，最后单击工具栏上的“删除记录”按钮，就可以删除选定的记录。1/4/2023532.6.4删除记录12/11/2022532.6.5修改记录

在数据表视图下修改数据的方法很简单，只要将光标移到要修改数据的相应字段直接修改即可。修改时，可以修改整个字段的值，也可以修改字段的部分数据。1/4/2023542.6.5修改记录12/11/2022542-2-6复制记录操作方法如下：在数据库窗口的“表”对象下，双击要编辑的表；在数据表视图下，选中要复制数据的字段，选择“编辑”菜单中“复制”命令项或者单击具栏上的“复制”按钮；单击要复制到的字段位置，选择“编辑”菜单中“粘贴”命令项或者单击具栏上的“粘贴”按钮；完成了字段内容的复制。1/4/2023552-2-6复制记录12/11/2022552.6.7调整表的外观

在处理数据时，有时需要重新安排数据在表中的显示形式，例如改变字体调整表的外观颜色、单元格效果、背景颜色和边框等。Access提供了调整数据表外观的多种方法。1/4/2023562.6.7调整表的外观12/11/2022561.调整字段显示宽度和高度(1)调整字段显示高度

调整字段显示高度有使用鼠标和使用菜单命令两种方法。使用鼠标调整字段高度的操作步骤如下：在数据库窗口“表”对象下，双击要调整的表；将鼠标指针放在表中行选定器之间，使鼠标指针改变为双箭头；按住鼠标左键，拖动鼠标上、下移动，调整到所需高度时，松开鼠标左键即可。1/4/2023571.调整字段显示宽度和高度12/11/202257使用菜单命令调整字段高度的操作步骤如下在数据库窗口“表”对象下，双击要调整的表；定位在表中任意单元格，选择“格式”菜单中“行高”命令项，出现“行高”对话框；在对话框的“行高”文本框内输入所需的行高值，如图所示；单击“确定”按钮即可调整行高。1/4/202358使用菜单命令调整字段高度的操作步骤如下12/11/20225(2)调整字段显示宽度

调整字段显示宽度有使用鼠标和使用菜单命令两种方法。使用鼠标调整字段宽度的操作步骤如下：在数据库窗口“表”对象下，双击要调整的表；将鼠标指针放在表中要改变宽度的两列字段名之间（列选定器之间），使鼠标指针改变为双箭头；按住鼠标左键，拖动鼠标左、右移动，调整到所需宽度时，松开鼠标左键即可。1/4/202359(2)调整字段显示宽度12/11/202259使用菜单命令调整字段宽度的操作步骤如下在数据库窗口“表”对象下，双击要调整的表；定位在表中任意单元格，选择“格式”菜单中“列宽”命令项，出现“列宽”对话框；在对话框的“列宽”文本框内输入所需的列宽值，如图所示；单击“确定”按钮即可调整整个表的列宽。1/4/202360使用菜单命令调整字段宽度的操作步骤如下12/11/202262.隐藏列和显示列

为了便于查看表中的主要数据，可以在数据表视图下，将某些字段暂时隐藏起来，需要时再起将其显示出来。隐藏字段列显示隐藏字段列3.改变字段次序

一般显示数据表中的字段次序默认与建立数据表输入的顺序相同。但是，有时在数据表视图时，需要移动某些列来满足查看数据的要求。因此，需要改变字段的显示次序。1/4/2023612.隐藏列和显示列12/11/2022614.冻结列和取消对所有列的冻结

如果数据表很大，字段较多会造成数据表很宽，在数据表视图中，有些关键的字段值因为水平滚动后无法看到，将影响数据查看得效果。在数据表视图中，冻结某字段或某几个字段后，无论用户怎样移动水平滚动窗口，这些字段总是可见的，并且总是在窗口的最左边显示。1/4/2023624.冻结列和取消对所有列的冻结12/11/2022625.改变字体显示

我们可以改变数据表中数据的字体、字型、颜色和字号，使数据表的显示更加突出。6.设置数据表格式

在数据表视图下，可以进一步设置数据表格式，改变单元格的显示效果，可以给表格设置背景颜色、网格显示方式等，使数据显示更加美观、醒目。1/4/2023635.改变字体显示12/11/2022632.7操作表

操作表包括对数据表查找和替换数据，对数据表数据进行升序或降序的排列，对数据表数据进行筛选等操作。1/4/2023642.7操作表12/11/2022642.7.1查找和替换记录1.查找数据

当数据表数据较多时，可以通过查找功能，快速查找所需要的数据。2.替换数据

如果要修改数据表中相同的数据，可以使用替换功能，自动将查找的数据替换为指定的数据。1/4/2023652.7.1查找和替换记录12/11/2022652.7.2排序数据

排序就是将数据按照一定的逻辑顺序排列。例如，将学生成绩从高分到低分排列，可以方便地看到成绩排列情况。在Access中可以进行简单排序或者高级排序，在进行排序时，Access将重新组织表中记录的顺序。1/4/2023662.7.2排序数据12/11/2022661.排序规则

排序是根据当前表中的一个或多个字段的值对整个表中的所有记录进行重新排列。排序时可以按升序，也可以按降序排列数据。排序时，不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下：英文按字母顺序排序，大、小写字母顺序不同，升序时按A～Z排序，将序时按Z～A排序；中文按拼音字母的顺序排序；数字按数字的大小排序；日期和时间字段，按日期的向后顺序排序。1/4/2023671.排序规则12/11/202267排序时需要注意以下几点：对于日期/时间型字段，若要从前往后对日期和时间进行排序，使用升序次序；若要从后往前对日期和时间进行排序，使用降序次序。对于“文本”型的字段，若它的取值为数字，系统将作为字符串来排序。若要按数值顺序来排序，则需在数字前面加零，使文本字符串具有相同的长度。例如：“1”、“2”、“11”和“22”，其排序结果将是“1”、“11”、“2”、“22”。将一位的字符串前面加上零，即：“01”、“02”、“11”、“22”才能正确地排序。在按升序对字段进行排序时，如果字段中同时包含Null值和零长度字符串的记录，则包含Null值的记录将首先显示，紧接着是零长度字符串。数据类型为“备注”、“超链接”或“OLE对象”的字段不能排序。1/4/202368排序时需要注意以下几点：12/11/2022682.简单排序

简单排序就是基于一个或多个相邻字段的记录按升序或降序排列。3.高级排序

使用高级排序可以对多个不相邻的字段排序，并且各个字段可以采用不同的方式（升序或降序）排列。4.取消排序

取消排序的方法是选择“记录”菜单中“取消筛选/排序”或者在关闭数据表时，在提示框中选择不保存。

1/4/2023692.简单排序12/11/2022692.7.3筛选数据

筛选是选择查看记录，并不是删除记录。筛选时用户必须设定筛选条件，然后Access按筛选条件筛选并显示满足条件的数据，不满足条件的记录将隐藏起来。筛选可以使数据更加便于管理。Access提供了“按选定内容筛选”、“按选定内容排除筛选”、“按窗体筛选”、“高级筛选”和“按选定目标筛选”等多种方法。1/4/2023702.7.3筛选数据12/11/2022701.按选定内容筛选

“按选定内容筛选”是将当前位置的内容作为条件进行筛选。2.按选定内容排除筛选

“按选定内容排除筛选”是将当前位置的内容的相反值作为条件进行筛选。3.按窗体筛选

“按窗体筛选”是由用户在“按窗体筛选”窗口中指定条件，然后进行筛选。在按窗体进行筛选条件设置时，条件是“与”的关系设在同一行，条件是“或”的关系设在不同行。1/4/2023711.按选定内容筛选12/11/2022714.按选定目标筛选

“按选定目标筛选”是在“筛选目标”文本框中输入筛选条件，然后Access将按指定条件进行筛选。5.高级筛选

前面介绍的4种方法筛选条件单一，操作简单。但在实际应用中，常常涉及到复杂的筛选条件。6.取消筛选

取消筛选的操作方法是选择“记录”菜单中的“取消筛选”命令或单击工具栏上的“取消筛选”按钮，便可以看到整张表。1/4/2023724.按选定目标筛选12/11/2022722.8建立表之间的关系2.8.1表之间关系的概念

在Access中，每个表都是数据库中一个独立的部分，但是每个表又不是完全孤立的部分，表与表之间可以存在着相互的联系。例如，“学生管理”数据库中“学生表”和“成绩表”两个表之间就不是孤立的，它们之间可以通过“学号”字段建立两个表之间的关系，又如“课程表”和“成绩表”两个表之间也可以通过“课程代码”建立两个表之间的关系。一旦两个表之间建立了关系，就可以很容易地从中找出所需要的数据。1/4/2023732.8建立表之间的关系12/11/202273

Access中表与表之间的关系可以分为一对一、一对多和多对多3种数据关系类型。1.数据关系的种类⑴一对一关系一对一关系是常见的一种关系，一对一关系是指在表1中的一条记录只能对应表2中相关字段的一条记录，反过来表2中的一条记录也应对应表1中的一条记录。例如，在“学生表”和“学生家庭”中都是将“学号”设置为主关键字，并且只有一个字段作为主键，两者的关系就是一对一的关系。1/4/202374Access中表与表之间的关系可以分为一对一、一对多和多⑵一对多关系一对多关系是指在表1中的一条记录，可能对应到表2中的多条记录，反过来表2中的一条记录只对应表1中的一条记录。例如，在“学生表”和“成绩表”中以“学号”作为两个表之间建立关系的连接条件，“学生表”中“学号”字段值是唯一的，将其设置为主关键字，而“成绩表”中一个学生对应多门课程的成绩，该表中的“学号”字段不是唯一的，不能设置为主关键字，两者的关系就是一对多的关系。1/4/202375⑵一对多关系12/11/202275⑶多对多关系多对多关系是指在表1中的一条记录，可能对应到表2中的多条记录，反过来表2中的一条记录也对应表1中的多条记录。多对多关系在Access中并没有适当的表达方式，所以系统是以两个“一对多”关系串接而成，这样会多出一个中继表，主表和相关表凭借该中继表达成“多对多”关系。

在Access数据库中，表之间的关系一般都是一对多的关系，将一端表称为主表，将多端表称为相关表或称为子表。1/4/202376⑶多对多关系12/11/2022762.建立表之间关系

使用数据库向导创建数据库时，向导自动定义各个表之间的关系，使用表向导创建表时，也将定义该表与数据库中其他表之间的关系。但如果没有使用向导创建数据库或表，就需要自己定义表之间的关系。在定义表之间关系之前，应把要定义关系的所有表关闭。1/4/2023772.建立表之间关系12/11/2022773.在“关系”窗口编辑表之间的关系

可以通过“关系”窗口改变两个表之间的关系或添加表，或者删除表之间的关系。1）改变表之间关系或添加表的操作步骤如下在数据库窗口中，选择“工具”菜单中的“关系”命令，或者单击工具栏上“关系”按钮，系统弹出“关系”窗口；选择“关系”菜单中的“编辑关系”命令，或者双击两个表之间的连接线，在弹出的“编辑关系”对话框中修改表的关系；若需要添加表，选择“关系”菜单中的“显示表”命令，在“显示表”对话框中选择添加的表，然后关闭“显示表”对话框。1/4/2023783.在“关系”窗口编辑表之间的关系12/11/2022782）删除表之间关系的操作步骤如下：在数据库窗口中，选择“工具”菜单中的“关系”命令，或者单击工具栏上“关系”按钮，系统弹出“关系”窗口；右键单击“关系”窗口表之间连接线的细线部分，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。1/4/2023792）删除表之间关系的操作步骤如下：12/11/2022793）从“关系”窗口中删除表的操作步骤如下：

在数据库窗口中，选择“工具”菜单中的“关系”命令，或者单击工具栏上“关系”按钮，系统弹出“关系”窗口；单击要删除的表，然后按Delete键，然后关闭“关系”窗口，系统弹出保存提示对话框，若单击“是”按钮，保存对关系布局的更改。1/4/2023803）从“关系”窗口中删除表的操作步骤如下：12/11/202.8.2主表与子表

建立表之间关系以后，Access会自动在主表中插入子表。主表是在“一对多”关系中“一”方的表，子表是在“一对多”关系中“多”方的表。在主表中的每一条记录下面都会有一个甚至几个子表1/4/2023812.8.2主表与子表12/11/2022812.9数据表的复制、删除、重名命和导出2.9.1复制表2.9.2删除表2.9.3重命名表2.9.4导出表1/4/2023822.9数据表的复制、删除、重名命和导出12/11/20222.10小结

本章主要介绍了插入字段、移动字段、复制字段、删除字段修改表结构的方法，介绍了定位记录、选择记录、添加记录、删除记录、修改记录、复制记录等编辑记录的方法，介绍了调整表的外观的方法，介绍了在表中查找数据、替换数据、排序数据、筛选数据等对表中记录操作的方法，介绍了建立表之间关系得方法，介绍了插入子数据表操作方法，以及数据表的复制、删除、重命名和导出等操作方法。通过本章的学习，读者应该可以熟练地对表中记录及表之间进行操作。1/4/2023832.10小结12/11/202283第2章Access数据库和表了解Access的主要功能和特点描述Access数据库中的对象的主要作用设计简单的Access数据库和表创建数据库的方法设计、修改、操作表理解数据表之间的关联并正确地建立关联1/4/202384第2章Access数据库和表了解Access的主要功能和特ACCESS简介ACCESS是面向windows操作系统的桌面关系数据库管理系统是Office的一个套件，使用界面与word、excel等风格相似可视化的操作界面，用户不用编写代码就能很快开发出功能强大专业的数据库应用程序管理文本、数字、图片、动画、声音等各种数据1/4/202385ACCESS简介ACCESS是面向windows操作系统的桌ACCESS的发展Access1.0Access2.0Access95Access97Access2000Access2002Access2003Access20071/4/202386ACCESS的发展Access1.012/11/20223ACCESS的主要特点和功能具有方便实用的强大功能，不用考虑构成数据库的多个单独文件可以利用报表设计工具，方便生成各类报表，不需要编程能够处理多种数据类型，对VisualFoxpro等格式数据进行访问，支持ODBC（开放数据库互连）标准的SQL数据库的数据采用DDE（动态数据交换）和OLE（对象链接和嵌入）技术，能创建和编辑多媒体数据库，包括文本、声音、图像和视频较好的集成开发环境（VBA）与Internet/Intranet的集成1/4/202387ACCESS的主要特点和功能具有方便实用的强大功能，不用考虑ACCESS将数据库定义成一个.mdb文件，存放所有数据库对象Access数据库窗口由按钮、对象类别按钮和对象列表三部分组成。ACCESS数据库的组成对象1/4/202388ACCESS将数据库定义成一个.mdb文件，存放所有数据库1.表表：是存储数据的基本单元，是整个数据库的核心。由不同的列、行组合而成，每一列代表某种特定的数据类型，称之为字段，每一行由各个特定的字段组成，称为记录字段的信息包括文本、数字、日期、货币、声音、图像、超级连接等1/4/2023891.表表：是存储数据的基本单元，是整个数据库的核心。12/12.查询查询：是数据库设计目的的体现，是用户期望查看表中的数据时，通过设置某些条件，从表中获取所需要的数据。查询可以从一个表、一组相关表或其他查询中抽取部分或全部数据，形成一个数据集查询结果可作为其他数据库对象的数据源1/4/2023902.查询查询：是数据库设计目的的体现，是用户期望查看表中的数3.窗体是数据库和用户的一个交互界面，用于显示包含在表或查询中的数据和操作数据库中的数据。可包含数据、图片、图形、声音、视频等多种对象可以控制数据库程序的执行过程1/4/2023913.窗体是数据库和用户的一个交互界面，用于显示包含在表或查询4.报表打印输出对数据库中数据进行分析、整理和计算1/4/2023924.报表打印输出12/11/202295.页（数据访问页）可直接创建数据访问页对象，根据需求建立网页，对Access数据库中的数据进行联接、查看和修改1/4/2023935.页（数据访问页）可直接创建数据访问页对象，根据需求建立网6.宏由一系列命令组合而成的集合，以达到自动执行重复性工作的功能。1/4/2023946.宏由一系列命令组合而成的集合，以达到自动执行重复性工作的7.模块是由VBA语言编写的程序段，它以VB为内置的数据库程序语言，提供宏无法完成、较为复杂的功能1/4/2023957.模块是由VBA语言编写的程序段，它以VB为内置的数据库程启动和退出Access1．启动Access启动Access可以通过单击“开始”菜单，然后在“程序”菜单中选择“Microsoftoffice”子菜单下的“MicrosoftAccess2003”命令，即可打开Access。启动Access之后，进入Access窗口。1/4/202396启动和退出Access12/11/2022132．退出Access当结束数据库操作时，为防止数据库数据丢失需要先关闭打开的数据库，再关闭Access窗口。关闭Access窗口一般使用如下方式：单击Access窗口右上角的“关闭”按钮。选择“文件”菜单中的“退出”命令。使用Alt+F4快捷键。1/4/2023972．退出Access12/11/2022142.1创建数据库数据库的创建步骤：1.系统需求分析2.设计数据库的表3.规划表中的字段4.数据设计5.确定主键6.确定表之间的联系7.设计优化1/4/2023982.1创建数据库数据库的创建步骤：12/11/202215

Access数据库是以磁盘文件形式存在，其文件的扩展名为.mdb。

Access提供了两种创建数据库的方法:先建立一个空数据库，然后向数据库添加表、查询、窗体和报表等对象；使用数据库向导来完成数据库创建，即利用系统提供的模板选择数据库类型，用户只需要做一些简单的选择操作，就可以建立相应的表、窗体、查询和报表等对象，从而建立一个完整的数据库。

在数据库创建之后，都可以在任何时候修改或扩展数据库。1/4/202399Access数据库是以磁盘文件形式存在，其文件的

2.1.1创建一个空数据库

在启动Access进入Access窗口后，选择“新建任务”窗格下“新建”选项下“空数据库”命令来创建一个空数据库。2.1.2使用向导创建数据库

如果需要在创建数据库时，就为数据库创建所需的表、窗体及报表，可以在“新建文件”任务窗格下选择“模板”选项下的“本机上的模板”命令，选定模板后，可通过向导对话框创建数据库。

1/4/20231002.1.1创建一个空数据库12/11/2022172.2数据库的操作

建立数据库后，要对数据库中的表、查询、窗体、报表等对象进行操作，就必须先要打开数据库，对数据库对象操作完成后应正确关闭数据库，避免数据丢失。

1/4/20231012.2数据库的操作12/11/2022182.2.1打开和关闭数据库1．打开数据库

打开数据库的常用方法有2种：在任务窗格的“打开”选项中的文件列表中选择数据库文件，或者单击“其他”图标。选择“文件”菜单中的“打开”命令，或单击工具栏中“打开”按钮，显示“打开”对话框，在“打开”对话框中选择数据库所在的文件夹，在文件列表框中选择要打开的数据库文件名，单击“打开”按钮，即可打开指定的数据库。1/4/20231022.2.1打开和关闭数据库12/11/2022192．关闭数据库

关闭数据库的常用方法有4种：选择“文件”菜单中“关闭”命令项。单击“数据库窗口”中的“关闭”按钮。选择“数据库窗口”控制菜单中的“关闭”按钮。按Ctrl+F4组合键，关闭数据库窗口。1/4/20231032．关闭数据库12/11/2022202.2.2数据库的维护转换数据库ACCESS版本不同，数据库应用系统的文件格式有所差异。可以将旧版本的ACCESS数据库转换成新版本的数据库格式，也可以逆向操作。压缩、修改数据库压缩可以消除文件中的脆片，重新安排数据，提高数据库文件的使用效率。在数据库压缩前，Access会对数据库进行错误检查，如果检测到数据库损坏，就要求修复数据库。1/4/20231042.2.2数据库的维护12/11/2022212.3设计及建立表

表是数据库中用来存储数据的对象，是整个数据库的基础，也是数据库中其他对象的数据来源。例如查询、窗体、报表等都是在表的基础上建立和使用的。数据库中只有建立了表，才能输入数据，才能创建查询、窗体、报表等对象。1/4/20231052.3设计及建立表12/11/2022222.3.1设计表

Access以二维表的形式来定义数据库表的数据结构。数据库表是由表名、表包含的字段名及其属性、表的记录等几部分组成。可以说创建表的过程就是平时编制表的过程，只是更加方便灵活。在建立表之前首先要考虑以下方面来设计表：确定好表的名称，表的名称应与用途相符。确定表中字段及字段的名称，即字段的属性，例如学号、姓名、性别、出生日期、入学成绩、照片、简历等字段；确定每个字段的数据的类型。确定每一个字段的大小；确定表中能够唯一标识记录的主关键字段，即主键。1/4/20231062.3.1设计表12/11/2022232.3.2Access的数据类型

Access提供了文本、备注、日期/时间、数字、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接和查阅向导等10种数据类型，以满足数据的不同用途。1/4/20231072.3.2Access的数据类型12/11/2022242.3.3建立表的方式通过输入数据创建表使用表向导创建表在设计视图中创建表是最灵活和最有效的方法，开发过程中最常用的方法需要设计者对表的功能比较了解，并事先设计出表的结构使用“导入”建立表不管使用哪种方式创建数据库表，用户都可以在数据库设计视图中进一步定义数据表，如新增字段、默认字段等。1/4/20231082.3.3建立表的方式12/11/2022252.3.4使用“设计器创建表”建立表2.3.5用“通过输入数据创建表”建立表2.3.6使用“导入”建立表2.3.7向表中输入数据

在建立了表结构之后，就可以向表中输入数据了。向表中输入数据的基本方法是通过数据表视图。1/4/20231092.3.4使用“设计器创建表”建立表12/11/202222.3.8设置字段的属性

表中的每一个字段都有一系列的属性描述。字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性，当选择某一字段时，“设计”视图中“字段属性”区域中就会显示出该字段的相应属性。对属性设置的效果和作用将反映在数据视图中。1/4/20231102.3.8设置字段的属性12/11/202227

1.“字段大小”属性

字段大小属性适用于文本型、数字型和自动编号类型的数据，其他类型的数据期大小是固定的。数字类型取值范围说明小数位数字段长度字节保存从0~255的数字无1个字节整型保存从-32768~32767的数字无2个字节长整型保存从-2147483648~2147483647的数字无4个字节单精度保存-3.4X1038~3.4X1038的数字74个字节双精度保存-1.79734X10308~1.79734X10308的数字158个字节小数保存-1028~1028的数字2812个字节1/4/20231111.“字段大小”属性数字类型取值范围说明小数位数字段长度2.“格式”属性

格式属性用于自定义文本、数字、日期和是/否类型字段的输出（显示或打印）格式。设置字段的格式属性，将改变数据显示和打印的格式，但不会改变数据的存储格式。数字/货币型说明常规数字（默认值）以输入的方式显示数字。例如，3456.789欧元使用欧元符号。例如，€3,456.789货币使用千位分隔符

。例如，￥3,456.789固定至少显示一位数字。例如，3456.79

标准使用千位分隔符。如例，3,456.789百分比乘以100

再加上百分号(%)。例如，123.00%科学记数使用标准的科学记数法。例如，3.46E+03数字/货币数据类型的字段格式说明表1/4/20231122.“格式”属性数字/货币型说明常规数字（默认值）以输入的日期/时间型说明常规日期（默认值）例如，4/3/05，05:34:00PM长日期与Windows区域设置中的“长日期”设置相同。例，2005年4月3日中日期例如，05-04-03短日期与Windows区域设置中的“短日期”设置相同。例如，05-4-3。长时间与Windows区域设置中的“时间”选项卡上的设置相同。例如，17:34:23中时间例如，17:34:00短时间例如，17:34日期/时间数据类型的字段格式说明表说明：

“短日期”设置假设00-1-1和29-12-31之间的日期是二十一世纪的日期（即假定年从2000到2029年）。而30-1-1到99-12-31之间的日期假定为二十世纪的日期（即假定年从1930到1999年）。1/4/2023113日期/时间型说明常规日期（默认值）例如，4/3/05，05:文本/备注型说明@要求文本字符（字符或空格）。&不要求文本字符。<强制所有字符为小写。>强制所有字符为大写。文本/备注数据类型的字段格式说明表1/4/2023114文本/备注型说明@要求文本字符（字符或空格）。&不要求文本字3.“输入掩码”属性

使用“输入掩码”属性可以帮助用户按照规定的格式输入数据，并拒绝错误的输入，保证输入的正确。

说明：“输入掩码”只为文本和日期/时间型字段提供向导，其他数据类型没有向导帮助。

1/4/20231153.“输入掩码”属性

使用“输入掩码”属性可以帮助用户按字符说明0数字（0到9，必选项；不允许使用加号[+]和减号[-]）。9数字或空格（非必选项；不允许使用加号和减号）。#数字或空格（非必选项；空白将转换为空格，允许使用加号和减号）。L字母（A到Z，必选项）。?字母（A到Z，可选项）。A字母或数字（必选项）。a字母或数字（可选项）。&任一字符或空格（必选项）。C任一字符或空格（可选项）。.,:;/

-十进制占位符和千位、日期和时间分隔符。（实际使用的字符取决于MicrosoftWindows控制面板中指定的区域设置。）<使其后所有的字符转换为小写。>使其后所有的字符转换为大写。!使输入掩码从右到左显示，而不是从左到右显示。键入掩码中的字符始终都是从左到右填入。可以在输入掩码中的任何地方包括感叹号。\使其后的字符显示为原义字符。可用于将该表中的任何字符显示为原义字符（例如，\A显示为A）。密码将“输入掩码”属性设置为“密码”，以创建密码项文本框。文本框中键入的任何字符都按字面字符保存，但显示为星号（*）。定义“输入掩码”属性所使用的字符及其含义如表所示。1/4/2023116字符说明0数字（0到9，必选项；不允许使用加号[+]4.“标题”属性“标题”属性将取代字段名称，在显示表中数据时，表字段名将是“标题”属性值，而不是“字段名称”值。字段“标题”属性的默认值是该字段名，它用于表、窗体和报表中。利用“标题”属性，可以让用户用简单字符定义字段名，在“标题”属性中输入较完整的名称，这样可以简化表的操作。比如将“课程表”中的“学分”字段的“标题”属性值设为“课程学分”。1/4/20231174.“标题”属性12/11/2022345“默认值”属性

“默认值”属性是当表增加新记录时，以默认值作为该字段的内容，这样可以减少输入量，也可以修改默认值。在一个数据库中，往往有一些字段的数据内容相同或含有相同的部分，比如，“学生表”中的“性别”字段只有“男”、“女”两种值，这种情况就可以设置一个默认值。

说明：输入文本值时不用加引号。设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型一致，否则将出现错误。1/4/20231185“默认值”属性12/11/2022356.“有效性规则”和“有效性文本”属性

“有效性规则”属性用于指定对输入到记录中字段数据的要求。在“有效性规则”属性中输入检查表达式，用来检查输入字段的值是否符合要求；“有效性文本”属性框中是一段提示文字，当输入的数据违反了字段“有效性规则”的设置时，字段有效性文本作为对话框的提示信息。1/4/20231196.“有效性规则”和“有效性文本”属性12/11/202237.“必填字段”属性

“必填字段”属性取值有“是”或“否”两项。当取值为“是”时，表示该字段的内容不能为空，必须填写。一般情况下，作为主键字段的“必填字段”属性为“是”，其他字段的“必填字段”属性为“否”。8.“索引”属性

索引可以加速对索引字段的查询，还能加速排序及分组操作。当表数据量很大时，为了提高查找速度，可以设置索引属性。索引属性提供3项取值：“无”：表示本字段无索引；“有（有重复）”：表示本字段有索引，且该字段中的记录可以重复；“有（无重复）”：表示本字段有索引，且该字段中的记录不允许重复。1/4/20231207.“必填字段”属性12/11/2022379.主键字段的设置

主键是指在数据表中定义的一个或一组字段，以唯一地识别表中存储的每一条记录。定义主键后才能进一步定义表之间的关系。设定主键字段必须遵循以下两条原则：主键字段中的每一个值必须是唯一能够标识记录的（不能有重复记录）主键字段的内容不能为空。1/4/20231219.主键字段的设置12/11/202238

2.4使用查阅向导类型在Access提供的数据类型中，查阅向导是一种特殊的类型。它利用列表框或组合框，从另一个表或值列表中选择值，可以方便数据的输入，减少输入时的错误。1/4/20231222.4使用查阅向导类型12/11/202239

修改表结构是指修改字段的名称、数据类型及字段的属性，修改表结构还包括插入字段、移动字段、复制字段、删除字段等操作。修改表结构是在表设计视图下进行的。2.5修改表结构1/4/2023123修改表结构是指修改字段的名称、数据类型及字段

2.5.2修改字段

修改表中字段名称、字段类型和字段属性的操作步骤：在数据库窗口的“表”对象下，单击表名称，单击“设计”按钮，进入表设计视图。在表设计视图下，修改表中的字段名称、数据类型和字段属性即可。1/4/20231242.5.2修改字段12/11/2022412.5.2插入字段在表中插入新的字段操作步骤：在数据库窗口的“表”对象下，单击表名称，单击“设计”按钮，进入表设计视图；在表设计视图下，鼠标定位在需要增加的字段的位置上（在当前字段前面插入新字段）；选择“插入“菜单中”行“命令，Access即自动在当前位置插入一空行，可以输入新的字段名，原字段将下移一行。1/4/20231252.5.2插入字段12/11/2022422.5.3移动字段在表中调整字段顺序的操作步骤：在数据库窗口的“表”对象下，单击表名称，单击“设计”按钮，进入表设计视图。在表设计视图下，鼠标定位在需要移动的字段的行选定器位置上，使其鼠标指针改变为右箭头；单击鼠标左键，将该行选中。将鼠标指针移到选中的行选定器位置，使其鼠标指针为向左的箭头形状，拖动鼠标到所需位置，松开鼠标左键即可。1/4/20231262.5.3移动字段12/11/2022432.5.4复制字段复制字段的操作步骤：在数据库窗口的“表”对象下，单击表名称，单击“设计”按钮，进入表设计视图；在表设计视图下，将鼠标定位在需要复制的字段的行选定器位置上，使其鼠标指针改变为右箭头；单击鼠标左键，将该行选中；单击“复制”按钮，鼠标定位到要复制到的位置，单击“粘贴”按钮，即可完成字段的复制；然后可以对字段进行更改。1/4/20231272.5.4复制字段12/11/2022442.5.5删除字段删除表中不需要的字段时的操作步骤：在数据库窗口的“表”对象下，单击表名称，单击“设计”按钮，进入表设计视图；在表设计视图下，鼠标定位在需要复制的字段的行选定器位置上，使其鼠标指针改变为右箭头；单击鼠标左键选中一行，若按住鼠标左键拖动，可以选择要删除的多行；按Delete键，Access弹出一个确认对话框，单击“是”按钮，即可完成删除操作。1/4/20231282.5.5删除字段12/11/2022452.6编辑表中记录

编辑表中的记录包括定位记录、选择记录、添加记录、删除记录、修改记录、复制记录等操作，还可以调整表的外观，进行字体、字形、颜色等设置。1/4/20231292.6编辑表中记录12/11/2022462.6.1定位记录

当记录很多时，要修改某条记录，使用定位记录方法是很快捷的。常用的记录定位方法有两种，一种是使用记录号定位，另一种是使用快捷键定位。1/4/20231302.6.1定位记录12/11/202247快捷键定位功能Tab或右箭头键或Enter移到下一个字段End移到当前记录中的最后一个字段Shift+Tab或左箭头键移到上一个字段Home移到当前记录中的第一个字段下箭头键移到下一条记录的当前字段Ctrl+下箭头键移到在最后一条记录中的当前字段Ctrl+End移到最后一条记录中的最后一个字段上箭头键移到上一条记录中的当前字段Ctrl+上箭头键移到第一条记录中的当前字段Ctrl+Home移到第一条记录中的第一个字段PageDn下移一屏PageUp上移一屏Ctrl+PageDn右移一屏Ctrl+PageUP左移一屏快捷键及定位功能表1/4/2023131快捷键定位功能Tab或右箭头键或Enter移到下一个字段2-2-2选择记录1.使用鼠标选择数据范围在数据表视图下，可以用如下方法选择数据范围：选择字段中的部分数据：单击开始处，拖动鼠标到结尾处。选择字段中的全部数据：单击字段左边，待鼠标指针变成“”后，单击鼠标左键。选择相邻多字段中的数据：单击第一个字段左边，待鼠标指针变成“”，拖动鼠标到最后一个字段的结尾处。选择一列数据：单击该列的字段选定器。选择相邻多列数据：单击第一列顶端字段名，拖动鼠标到最后一列顶端字段名。1/4/20231322-2-2选择记录12/11/2022492.使用鼠标选择记录范围

在数据表视图下，可以用如下方法选择记录范围：选择一条记录：单击该记录的记录选定器。选择多条记录：单击第一个记录的记录选定器，然后按住鼠标左键，拖动鼠标到选定范围的结尾处。选择所有记录：单击“编辑”菜单上的“选择所有记录”命令。1/4/20231332.使用鼠标选择记录范围12/11/2022503.使用键盘选择数据范围

键盘选择数据范围可以使用如下方法：选择一个字段中的部分数据：将插入点移到要选定文本的开始处，然后按住Shift，并按箭头键直到选择内容的结束处。选择整个字段的数据：将插入点移到字段中的任意位置，按Home然后按Shift+End。选择相邻多个字段：选择第一个字段，按住Shift键，再按方向键到结尾处。1/4/20231343.使用键盘选择数据范围12/11/2022512.6.3添加记录添加新记录的操作方法如下：在数据库窗口的“表”对象下，双击要编辑的表；在数据表视图下，选择“插入”菜单中“新记录”命令项或者单击工具栏上的“新记录”按钮，光标移到新记录上；输入新记录的数据。1/4/20231352.6.3添加记录12/11/2022522.6.4删除记录在数据库窗口的“表”对象下，双击要编辑的表；在数据表视图下，单击要删除记录的记录选定器，选择“编辑”菜单中“删除记录”命令项或者单击工具栏上的“删除记录”按钮，系统将弹出删除记录提示框；单击提示框中的“是”按钮，则删除选定的记录。若单击“否”按钮，可以取消删除操作。

在数据表视图下，要一次删除多条相邻的记录，先单击第一条记录的选定器，然后按住鼠标拖动到要删除记录的末尾，最后单击工具栏上的“删除记录”按钮，就可以删除选定的记录。1/4/20231362.6.4删除记录12/11/2022532.6.5修改记录

在数据表视图下修改数据的方法很简单，只要将光标移到要修改数据的相应字段直接修改即可。修改时，可以修改整个字段的值，也可以修改字段的部分数据。1/4/20231372.6.5修改记录12/11/2022542-2-6复制记录操作方法如下：在数据库窗口的“表”对象下，双击要编辑的表；在数据表视图下，选中要复制数据的字段，选择“编辑”菜单中“复制”命令项或者单击