如何提高工作效率之时间管理

如何提高工作效率

之时间管理业务部：刘芳萍2013.07.16东莞市博恩（德恩）皮业有限公司工作效率——概念工作效率，一般指工作投入与产出之比，通俗地讲就是在进行某任务时，取得的成绩与所用时间、精力、金钱等的比值。产出大于投入，就是正效率；产出小于投入，就是负效率。工作效率是评定工作能力的重要指标。提高工作效率就是要求正效率值不断增大。一个人的工作能力如何，很大程度上看工作效率的高低。东莞市博恩（德恩）皮业有限公司东莞市博恩（德恩）皮业有限公司效率-算算你使用的工作时间成本

下面我们来计算一下我们一天下来所剩下的可以用来工作的时间。

时间游戏东莞市博恩（德恩）皮业有限公司为高效率工作——时间管理的方法以工作目标为导向六点优先工作制----价值2.5万美金的时间管理方法如何区分紧急、重要----“四限象”法时间的合理分配----80/20原则东莞市博恩（德恩）皮业有限公司以工作目标为导向

1、设立明确的目标：写出年度的几个目标，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。

2、进行工作目标切割：（1）年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情；（2）季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来；（3）每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；（4）每天晚上把第二天要做的事情列出来。东莞市博恩（德恩）皮业有限公司时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间，才能更好的把工作效率提高。

东莞市博恩（德恩）皮业有限公司六点优先工作制----价值2.5万美金的时间管理方法

——故事美国伯利恒钢铁公司总裁理查斯·舒瓦普，为自己和公司的低效率而忧虑，于是去找效率专家艾维·李寻求帮助，希望李能卖给他一套思维方法，告诉他如何在短短的时间里完成更多的工作。艾维·李说：“好！我10分钟就可以教你一套至少提高效率50%的最佳方法。”“你把明天必须要做的工作记下来，不一会儿，舒瓦普就在一张白纸上写满了他要完成的工作。艾维·李说：“请把你认为最重要六项工作挑出来，然后按重要程度编上号码，最重要的排在首位，依次类推，早上一上班，马上从第一项工作做起，一直做到完成为止，然后审视一下剩下工作的重要程度，用同样的方法对待第二项工作，第三项工作……直到你下班为止。即使你花了一整天的时间才完成了第一项工作，也没关系，只要它是最重要的工作，就坚持做下去。每一天都要这样做。在你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你的公司的人也这样做。”

东莞市博恩（德恩）皮业有限公司“这套方法你愿意试多久就试多久，然后你认为对你有帮助话，就给我寄张支票，并填上你认为合适的数字。”舒瓦普通过实践，认为这个思维方式很有用，不久就填了一张25,000美元的支票给艾维·李。舒瓦普后来坚持使用艾维·李教给他的那套方法，五年后，伯利恒钢铁公司从一个鲜为人知的小钢铁厂一跃成为全美最大的不需要外援的钢铁生产企业。舒瓦普常对朋友说：“我和整个团队坚持拣最重要的事情先做，我认为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资！”

东莞市博恩（德恩）皮业有限公司六点优先工作制写下一天中全部要做的全部事情。按事情的重要顺序，分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情。每天一开始，请你全力以赴做标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再审视一下剩余的工作的排序，全力以赴做标号为“2”的事情，以此类推。六点优先工作制集中体现了“要事第一”时间管理方法的原则，被管理学界喻为“价值2.5万美金的时间管理方法”。东莞市博恩（德恩）皮业有限公司优先工作作制时间工作表东莞市博博恩（德德恩）皮皮业有限限公司Ⅳ第四象象限不紧急不重要Ⅲ第三象象限紧急不重要Ⅱ第二象象限不紧急重要Ⅰ第一象象限紧急重重要重要不重要紧急不不紧急如何区分分紧急、、重要----“四限限象”法法东莞市博博恩（德德恩）皮皮业有限限公司四象限法法解析Ⅳ（上网闲闲聊、写写博客、、看空间间等）Ⅲ（部门会会议，看看邮件等等）Ⅱ准备工作作预防措施施、计划划人际关系系的建立立增强自已的能力及学习Ⅰ重要紧急急状况（如客户户特急订订单处理理，客户户投诉，，即将到到期的任任务，交交期）紧急不不紧急急重要不不重要东莞市博博恩（德德恩）皮皮业有限限公司刚收的一一些对银银行帐单单、公司司订阅的的一些有有关销售售方面的的杂志信信件待处处理一位重要要客户的的来电，，因其中中有一个个数据有有待确认认，确认认后对方方才能开开始生产写一份公公司刚开开发出来来的新产产品的销销售计划划行政部通知，，参加一一个节约约环保会会议，希希望本部部门能提提出一些些好的建建议，会会议5分分钟后开开始有一位不不速之客客在等候候，希望望能向你你介绍他他们公司司新开发发的“**产品品”有几位重重要客户户因近期期较忙，，已经有有近两个个月没有有跟对方方联系了了，需要要电话联联络一下下感情ABCFED重要而紧紧急重要而不不紧急重要而不不紧急紧急而不重要不重要不不紧急紧急而不重要DACEFB这是一位位销售部部门经理理一天要要做的工工作，他他应该先先处理哪哪些事？？理由是是什么？？东莞市博博恩（德德恩）皮皮业有限限公司提高工作作效率“四象限限”法的的要点重要而紧紧急的事事需要马上做，，尽快完完成，一一般这类类事情只要一一但去做做了不会占用用我们太太多时间间。主要精力力和时间间放在处处理重要要但不紧紧急的事事情上，这类事情情一般决决定着我我们总目目标的完完成和未未来的发发展。紧急而不不重要的的事，要要学会说说“不”或请别别人代做做。不重要也也不紧急急的事，，尽量不不去做。。重要不紧紧急的工工作是日日常工作作的主导导东莞市博博恩（德德恩）皮皮业有限限公司不管是工工作、学学习、人人际关系系等，只只做重要要而且是是必要的的任务,我们们就不会会迷失方方向、且且总能完完成最终终目标。。●作为一名名职业经经理人，，他的工工作大部部分时间间是用在在规划、、组织、、用人、、指导、、控制上上。●作为一名名销售经经理，他他的工作作可能就就是把产产品的知知识传授授给属下下，规划划未来的的销售计计划，走走访一些些重要的的顾客，，把下级级的一些些意见反反映给上上级等。。●作为一个个销售人人员，他他的优先先顺序就就是打电电话约见见客户，，然后准准备销售售的工具具以及材材料，到到客户那那去，向向客户介介绍产品品，最后后签订定定订单。更好的提提高工作作效率———先做重要及及必要的的任务东莞市博博恩（德德恩）皮皮业有限限公司时间的合合理分配配----80/20原则帕累托原原则帕累托原原则是以以意大利利经济学学家维弗弗多·帕帕累托的的名字命命名的，，他在1895年写出出了80/20原则的的公式，，经过多多年的研研究，他他得出以以下结论论：社会上的的人可以以被分为为两组------第第一组占占总人数数的20%，他他称这组组人为““重要的的少数人人”，其其中包括括控制80%的的财富的的人和家家庭；他他将剩余余的80%的人人称为““微不足足道的多多数人””他们只只控制20%的的财富。。后来人们们发现，，80/20原原则几乎乎可以应应用于所所有经济济活动中中，社会会中有许许多事情情的发展展，也都都迈向了了这一轨轨道。东莞市博博恩（德德恩）皮皮业有限限公司80/20原则的一一些应用用80%的可能我我们会到到所熟悉悉的20%的餐厅就就餐，并并且有80%的可能会会点我们们所熟悉悉的20%的菜。一个单位位领导是是很少的的，他是是关键的的少数20%，但他们们决定了了关键多多数的80%事情，并并且薪资资占到了了总数的的80%。东莞市博博恩（德德恩）皮皮业有限限公司二、时间间管理的的原则80/20原则在工工作中的的应用20%的的工作占占整个工工作80%的价价值所以我们们应该集集中的精精力要做做20%的工作作投入20%精力力做另外外80%的工作作要把注意意力放在在20％％的关键键事情上上。东莞市博博恩（德德恩）皮皮业有限限公司8：30上司打打电话让让刘经理去谈谈话，谈谈了一会会儿有关关公司人人力资源源规划的的问题，，中间总总经理接接听电话话、有客客人来访访等，使使他们的的谈话一一直延续续到10：00。10：00准备备布置下下属工作作，又有有电话打打来询问问有关新新入职人人员薪资资的问题题，解释释到10：20。10：20找来来下属布布置招聘聘工作，，中间不不断有其其他下属属进来请请示工作作，刘经理的思思路和时时间被分分割和耽耽误，布布置工作作一直延延续到11：00。11：00对秘秘书报上上来的文文件等进进行批示示、处理理；阅读读文件、、各类的的报告、、建议书书等，到到12：：00，，还有一一部分没没有过目目。12：00匆匆匆吃过饭饭，看了了一会儿儿报纸、、与同事事聊了一一会儿天天，猛然然想起总总经理交交待的关关于人力力资源的的规划报报告还没没有完成成，明天天就要上上交的，，于是赶赶紧冲进进办公室室。举例：让我们来来看看刘经理的一一天的活活动：东莞市博博恩（德德恩）皮皮业有限限公司14：00与销销售经理理约好讨讨论招聘聘营销人人员的事事宜，由由于对招招聘主管管的工作作不放心心，本应应是下属属的职责责，刘经理却又又全包了了下来，，包括招招聘计划划、招聘聘人员资资格的具具体要求求等，都都由刘经理自己己确定，，此项工工作又占占去时间间2个小小时。16：00刚要要写自己己明天提提交给总总经理的的公司人人力资源源规划报报告，一一个下属属又进来来请示和和审批，，同时聊聊了一会会儿个人人的私事事和公司司最近的的传闻。。16：30召集下属属开会，因因为下属反反映部门内内部不团结结已经影响响到了工作作，刘经理必须就就此事同下下属强调一一下。但会会议不仅没没有达到刘经理的预期期目的，还还拖延了时时间，一直直持续到18：00。18：00下下属走后，，刘经理一看已已经过了下下班时间，，已经没有有时间来完完成报告，，只好挟着着自己未写写完的报告告和要处理理的文件回回到家中，，看样子今今晚上又得得加班到午午夜了。举例：让我们来看看看刘经理的一天天的活动：：东莞市博恩恩（德恩））皮业有限限公司缺乏轻重缓缓急之分缺少计划不授权无效的会议议缺乏组织个人间的冲冲突对时间估计计的不足试图根据记记忆来做事事没有能力说说“不””拖延工作效率提提高不起来来主要原因因——时间浪费的的陷阱东莞市博恩恩（德恩））皮业有限限公司我们仔细分分析一下，，刘经理的时间间为什么不不够用，效率为什什么提高不不起来？电话干扰———对公司司员工解释释有关薪酬酬问题，这这本不属于于刘经理的事，，有薪酬主主管吗？会议安排没没有计划，，会议拖延延，主题不不明确，对对会议没有有实行有效效控制。上司不定期期的召见，，使中层经经理的时间间具有很大大的随意性性。喜欢下属事事事请示和和汇报的官官僚作风，，下属的不不断请示和和汇报，使使自己成为为下属任务务的执行者者，大大浪浪费了自己己的时间。。对下属工作作不放心，，替下属做做工作，结结果整天被被埋在事务务性的工作作里。凡事事必躬躬亲，有许许多不需要要看和处理理的文件等等耽误时间间。东莞市博恩恩（德恩））皮业有限限公司缺乏一份详详尽的计划划，工作没没有目标、、没有程序序，所以就就没有自己己主动的行行动。做事情没有有轻重缓急急和主次之之分，经常常本末倒置置，终日埋埋头于无关关重要的事事务上。只注意细节节和小事，，事事过问问，事事关关心，就像像一个多事事的婆婆，，结果下属属没有事情情可做。不知道中层层经理是可可以说“不不”的，经经常听命于于上司的召召唤，对下下属的打扰扰也不加以以控制，结结果是时间间浪费在一一些无关紧紧要和与己己无关的事事务上。对于自己熟熟悉和喜欢欢的事尽快快做完，对对于棘手的的问题拖延延进行，只只有通过加加班来完成成。不舍得放权权，不授权权，下属轻轻松自在，，自己却忙忙得要死。。我们仔细分分析一下，，刘经理的时间间为什么不不够用，效率为什什么提高不不起来？东莞市博恩恩（德恩））皮业有限限公司提高效率———时间管理水水平自测选择“从不不”记0分，选择““有时”记记1分，选择““经常”记记2分，选择““总是”记记3分。1、我在每个个工作日之之前．都能能为计划中中的工作做做些准备。。2、凡是可交交派下属（（别人）去去做的，我我都交派下下去。3、我利用工工作进度表表来规定工工作任务与与目标。4、我尽量一一次性处理理完毕每份份文件。5、每天列出出应办事项项清单，按按重要顺序序排列并依依次办理。。6、尽量回避避干扰性电电话、不速速之客来访访以及突然然约会。7、我试着按按照生理节节奏变动有有规律的来来安排我的的工作。8、我的日程程表留有回回旋余地，，以便应对对突发事件件。9、当其他人人想占用我我的时间，，而我又必必须处理更更重要事情情时，我会会说“不””。东莞市博恩恩（德恩））皮业有限限公司答案结论论0-12分：你自己己没有时间间规划，总总是让别人牵着鼻子子走。13-17分：你试图图掌握自己己的时间，，却不能持之以恒。。18-22分：你的时时间管理状状况良好。。23-27分：你是值值得学习的的时间管理理的典范。。东莞市博恩恩（德恩））皮业有限限公司总结：前面面所讲述的的望能有助助于大家，，望我们博博恩能通过过一点一滴滴的改进与与积累，寻寻求合适的的支点位置置，不断地地扩大组织织和个人的的力量，促促使生活品品质和工作作品质不断断的完善，，做成国际际一流的皮皮业公司，，最后祝大大家都有一一个有意义义、充满快快乐的人生生！东莞市博恩恩（德恩））皮业有限限公司结束谢谢！东莞市博恩恩（德恩））皮业有限限公司9、静夜夜四无无邻，，荒居居旧业业贫。。。12月月-2212月月-22Friday,December23,202210、雨中中黄叶叶树，，灯下下白头头人。。。23:01:1623:01:1623:0112/23/202211:01:16PM11、以我独沈沈久，愧君君相见频。。。12月-2223:01:1623:01Dec-2223-Dec-2212、故人江江海别，，几度隔隔山川。。。23:01:1623:01:1623:01Friday,December23,202213、乍见翻疑梦梦，相悲各问问年。。12月-2212月-2223:01:1623:01:16December23,202214、他他乡乡生生白白发发，，旧旧国国见见青青山山。。。。23十十二二月月202211:01:16下下午午23:01:1612月月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。十二二月月2211:01下下午午12月月-2223:01December23,202216、行行动动出出成成果果，，工工作作出出财财富富。。。。2022/12/2323:01:1623:01:1623December202217、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。11:01:16下下午午11:01下下午23:01:1612月月-229、没有有失败败，只只有暂暂时停停止成成功！！。12月月-2212月月-22Friday,December23,202210、很多多事情情努力力了未未必有有结果果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