学习情境七采购控制与风险管理

学习情景七采购控制与风险管理模块一采购控制模块二采购风险防范

实事求是；法制意识；团队意识；客观公正；协同沟通；风险意识；防范意识。掌握企业内部采购控制制度的建立的一般做法；掌握产生风险的主要因素；了解并掌握企业降低采购风险的关键；分析企业可以从那些方面去防范采购的风险。能力目标

能运用所学理论制定企业内部采购控制制度；能制定企业采购质量管理的初步方案；能结合实际案例分析企业如何规避采购价格风险；能掌握企业实施采购风险防范的一般做法。能力目标模块一采购控制模块二采购风险防范分项任务任务导入采购贿赂

很多人都认为采购部门是一个很有油水的部门，最大的好处是可以拿贿赂，吃回扣。并不否认采购过程中存在这种机会，但这种机会并不是必然会成为现实，通过一定的方法是可以可以避免。采购贿赂与采购员的个人道德品质有无关联？企业内部的管理规章能不能有效避免采购风险？同家相关法规与采购贿赂之间的关系是什么？任务实施控制好企业的采购环节是实现企业经营计划目标的重要手段，也可以说,控制好企业的采购环节就等于控制住了企业生产的起点和源头。模块一采购控制一、采购控制的基础工作二、采购控制制度三、物料质量的控制四、交货过程的控制管理任务提示

本分项任务将引领你掌握采购控制的基础性工作有哪些？以及采购控制制度所包含的内容，进而掌握采购控制制度的具体制订方法。关键概念

采购规章制度：可以规范企业的采购行为并规范采购人员的行为。物料质量控制：是指确定物料质量方针、目标和职责并在物料质量体系中通过诸如质量策划、质量控制、质量保证和质量改进使其实施的全部控制管理职能的所有活动

要搞好采购控制，重要的是创造一个良好的采购控制基础条件，为以后的采购活动控制创造一个良好的环境和条件。这些良好的基础条件，包括以下几个方面：采购人员的素质基础；健全采购管理规章制度；对于采购市场行情透彻地掌握。一、采购控制的基础工作具体应应做好好以下下几个个方面面的工工作:（一））加强强采购购人员员的素素质管管理1.采采购人人员的的素质质要求求企业采采购人人员应应该具具备品品德方方面、、知识识方面面、能能力方方面三三个方方面的的素质质如表表7-1所所示。。一、采采购控控制的的基础础工作作表7-1采采购购人员员的素素质要要求品德方面知识方面能力方面1.志士不饮贪泉之水2.敬业精神3.虚心、诚心、耐心1.采购管理专业知识2.财务管理知识3.相关法律4.掌握特定语言5.信息系统6.采购物品相关知识1.价值分析能力2.逻辑思维能力3.决策能力4.预测能力5.个人能力6.灵活性渔敏捷性7.团队精神8.沟通与交流技巧9.市场把握能力10.供应商关系处理一、采采购控控制的的基础础工作作2.采采购人人员的的岗位位要求求如表表7-2所所示。。表7-2采采购购人员员的岗岗位描描述职务名称采购员向谁负责采购与供应经理职位概述负责准备和发出制定商品供应或服务的采购订单。追求最低采购总成本，在价值最大化的同时，识别和发展合格的供应商。如果发生供应中断要恰当地加以协调。本质和范围管理全部产品和服务的采购，与2~50个供应商保持联系。处理各种不确定的任务，确保谈判成功主要职责执行指定职责，确保实现质量和成本目标，进行有效的谈判，实现有效的合同目标。实行增值性采购活动，实现成本的控制目标。管理，维持供应商关系，减少供应商数量需要的知识和技能工商专业大专以上学历，三年以上工作经验，良好的沟通技能，分析能力一、采采购控控制的的基础础工作作一、采采购控控制的的基础础工作作（二））建立立建全全采购购规章章制度度和奖奖惩机机制采购规规章制制度可可以规规范企企业的的采购购行为为并规规范采采购人人员的的行为为。制定明明确具具体的的采购购作业业流程程；制定岗岗位责责任制制，对对各个个岗位位规定定明确确的职职责范范围；；建立奖奖惩制制度。。二、采采购控控制制制度（一））请购购控制制制度度无论何何种需需要的的请购购，采采购部部门在在收到到请购购单后后和在在最终终发出出购货货订单单之前前，都都必须须对三三个方方面做做出决决定。。采购的的内部部控制制制度度应该该为合合理地地做出出这些些决定定而制制定。。1.请请购的的类别别规定定（1））原材材料或或零配配件的的请购购一般般首先先由生产部部门根根据生生产计计划或或即将将签发发的生生产订订单提出出请购购单。。（2））临时时性物物品的的采购购需要要通常常由使使用部门直直接提提出。。二、采采购控控制制制度二、采采购控控制制制度二、采采购控控制制制度3.请请购单单的核核准权权限不同类类别（（原材材料、、固定定资产产、总总务性性用品品）的的请购购单要要由不不同的的主管管核准准，不不同大大小的的请购购额（（用不不同区区间来来表示示）要要由不不同管管理层层次的的主管管核准准。二、采采购控控制制制度2.请请购单单的开开立与与呈请请请购单单的开开立与与呈请请情况况（见见图7-1）。。图7-1请请购购单的的开立立与呈呈请二、采采购控控制制制度4.权权责划划分采购部部：运运输、、办公公劳保保用品品、生生产及及辅助助材料委外加加工等采采购。采购主管管：采购购计划的的编制、、订单的的审核及及订单的复核核、急需需物料的的跟催。。采购员员负责订订单的计计算、下达达和物料料的跟催催。仓储部收收料组：：所有有有形物料料、设备备及办公公劳保用品数数量验收收。质量管理理部：所所有生产产及辅助助材料质质量验收收。工程部：：仪器设设备的品品质验收收。二、采购购控制制制度（二）财财务、审审计结合合的内部部控制制制度采购，是是企业支支付货币币、取得得材料实实物的过过程。由于于采购是是实体转转移和价价值转移移的统一一过程，，因此容易易产生作作弊问题题。控制制采购活活动要实实现下列列目标（见见图7-2）。。图7-2控制制采购活活动要实实现的目目标二、采购购控制制制度1.建立立控制关关键点为实现上上述控制制目标，，企业应应建立以以采购申请、、经济合合同、结结算凭证证和入库库单据为为载体的控控制系统统，并在在该系统统中设置置下列控控制点和关关键点：：审批、、签约、、登记、、承付、、验收、审审核、记记账。其其中，““承付””、“验验收”和和“审批””为关键键控制点点。二、采购购控制制制度2.实行行职务分分离购买业务务环节中中所需处处理的主主要业务务有：确定的需需求；寻寻求能满满足要求求的供应应商和适适宜的价格；；向供应应商发出出订单；；检验收收到的货货物；确确定是否接接受货物物；向供供应商退退回货物物；储存存或使用用货物；会会计记录录；核准准付款等等。二、采购购控制制制度在这些业业务中，，需要职职务分离离的有（（见图7-3））。图7-3实行行职务分分离的内内容二、采购购控制制制度（三）实实物、信信息同步步入库制制度在采购管管理控制制整个作作业过程程中，实实物与信息是是同步的的，实物物就是所所采购的的原材料料或设备等等，信息息就是有有关账款款、动态态的库存存量等数据据。采购购内控的的关键是是信息控控制。二、采购购控制制制度完善的采采购管理理控制系系统要能能够为采采购人员员提供一套快快速而准准确的信信息，以以对供货货厂商适适时、适适量地开立立采购单单、，使使商品能能在出货货前准时时入库并并无库存不不足及积积压货太太多等情情况发生生。此系系统包括括四个子系系统（见见图7-4）。。图7-4采购购管理控控制系统统的子系系统三、物料料质量的的控制（一）物物料质量量检验的的方法物料质量量检验的的方法很很多，一一般有感感官检验验、理化检验验和实用用检验三三种方法法（见图图7-5）。图7-5物料料质量检检验的方方法三、物料料质量的的控制（二）商商品采购购的质量量要求采购方应应根据供供应方提提供产品品的能力力评价和和选择供应方方，并应应制定选选择、评评价和重重新评价价的准则，评价价结果及及评价所所引起的的任何必必要措施施的记录录应予保存存。采购方的的采购信信息应表表述拟采采购的产产品，一一般应包括：：产品、程程序、流流程和设设备标准准的要求求；人员资格格的要求求；质量管理理体系的的要求。。另外，采采购方应应确定并并实施检检验或其其他必要要的活动，以以确保采采购的产产品满足足规定的的采购要要求。三、物料料质量的的控制企业采购购商品质质量管理理方案至至少应包包含以下内容容（见图图7-6）。图7-6企业业采购商商品质量量管理方方案包括括的内容容三、物料料质量的的控制（三）采采购质量量的流程程控制通常，一一个流程程的输出出将直接接成为下下一流程程的输入。系系统地识识别和管管理组织织内所应应用的流流程，特特别是这些些流程之之间的相相互作用用，称为为“流程程控制””。1.质量量管理的的基本方方法----PDCA循环PDCA循环，，也称戴戴明环，，是由美美国著名名质量管理专家家戴明（（W、E、Deming）首首先提出出的。这这个循环主主要包括括四个阶阶段：计计划（Plan）、实实施（Do））、检查查（Check）和处处理（Action）），及八八个步骤。八八个步骤骤是四个个阶段的的具体化化。三、物料料质量的的控制图7-7中加入入PDCA循环环，以系系统的方方式说明管理理和控制制既适用用于单个个流程也也适用于于整个网络络。图7-7流程程网络模模式四、交货货过程的的控制管管理对商品交交货过程程的控制制管理应应包括以以下环节节（见图7-8））。图7-8商品品交货过过程的控控制管理理内容模块二采采购购风险防防范一、采购购风险二、采购购风险的的防范任务提示示本分项任任务将引引领你掌掌握采购购风险防防范的定义，，以及采采购风险险的成因因，进而而理解采采购风险的的规避的的重要性性的必要要性。关键概念念采购风险险是指采采购过程程可能出出现的一一些意外情况况，包括括人为风风险、经经济风险险和自然然风险。采购意外外风险是是指物资资采购过过程中由由于自然、经经济政策策、价格格变动等等因素所所造成的的风险一、采购购风险采购风险险通常是是指采购购过程可可能出现现的一些些意外情况，包包括人为为风险、、经济风风险和自自然风险险。（一）企企业采购购的风险险分析采购风险险可以分分为两大大类，每每一种里里还有具具体的划分（见见图7-9）。。图7-9企业业采购风风险类型型分析一、采购购风险（二）企企业降低低采购风风险的关关键企业要降降低质量量、交期期、价格格、售后后服务、、财务等方面的的采购风风险，最最关键要要做好以以下几项项工作如如表7-3所所示。表7-3企业业降低采采购风险险的关键键工作序号工作环节具体工作内容1供应商的初步考察阶段应对供应商的品牌、信誉、规模、销售业绩、研发等进行详细的调查。2产品认证及商务阶段对所需的产品质量、产量、用户的情况、价格、付款期、售后服务等进行逐一测试或交流3小批量认证阶段对供应商的产品进行小批量的生产、交货期等方面的论证4大批量采购阶段根据合作情况，逐步加大采购的力度5供应商年度评价阶段对合作很好的供应商，邀请他们到公司交流明年的工作打算二、采购购风险的的防范任何事物物都有风风险，采采购风险险归根结结底，