《电子文件管理教程（第二版）》课件 第1章

电子文件的概念

电子文件的要素

电子文件的种类

电子文件的生命周期

电子文件的特点

电子文件的法律证据效力第一章电子文件概述一、电子文件的概念电子文件（

electronicrecords

）是国家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录电子文件的两个基本特征：电子文件是文件的一种类型，文件是电子文件的概念基础。电子文件是由电子计算机、数码相机、数字传感器等数字设备生成处理和存储的，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”（digitalrecords）第一节电子文件的概念和作用一、电子文件的概念认识和判断电子文件应注意以下三个要点：电子文件是电子化业务及活动的产物电子文件是内容稳定的信息凭证电子文件的信息表现方式是多样化的第一节电子文件的概念和作用一、电子文件的概念在我国文件、档案管理领域，对于文件有两种理解：一种是狭义的理解，也称为“小文件观”，即“文件”特指处于业务活动过程中的记录，归档之后的文件则被称为“档案”另一种是广义的理解，也称为“大文件观”，涵盖文件从生成到最终永久保存或销毁的全过程，其中具有保存价值的文件被称为“档案”，在这种观点中，文件包含档案第一节电子文件的概念和作用二、电子文件的作用关于文件的作用和效力，国家标准《信息与文献文件管理第１部分：通则中归纳了13个方面：以有序、高效、负责的方式开展业务活动；以一致和公平的方式提供服务；支持并记录政策的形成和管理决策的过程；保证宏观管理和微观管理的一致性、连贯性和效率；方便业务活动在整个机构内的有效开展；在受灾的情况下，提供持续运作的可能；满足有关档案、审计和监督方面的法律法规的要求；第一节电子文件的概念和作用二、电子文件的作用为法律诉讼提供保护和支持，包括对与机构活动证据存在与否相伴随的风险管理提供保护和支持；保护机构的利益，保护员工、客户和当前及未来相关利益方的权利；支持并记录当前与未来的研究活动、进展情况、取得的成绩以及历史研究活动；提供事务活动、个人活动和文化活动的证据；建立事务标识、个人标识和文化标识；建立机构记忆、个人记忆或集体记忆第一节电子文件的概念和作用二、电子文件的作用在数字环境中，电子文件的作用会有所强化并以新的方式实现，主要表现在几下几方面：广泛应用于信息传递和社会交往广泛应用于信息传递和社会交往维护社会组织和个人的合法权益延续历史，传承文明第一节电子文件的概念和作用案例“911事件”引发数据灾备关注2001年9月11日，美国纽约世界贸易中心双塔楼在“911”事件中倒塌，位于这座大楼中的许多公司，因为其所有业务数据被毁，无法继续业务活动，只得申请破产。世界著名的摩根斯坦利银行的总部及其数据也毁于这次事件中，但是该银行采用了数据备份系统，在数英里外的新泽西州的蒂内克保留着备份数据，在重新安装好硬件系统后，第三天就恢复了营业。这个事件引发了全世界对于系统和数据灾备的关注。第一节电子文件的概念和作用案例东德大量电子文件无法读取民主德国产生的包括行政文件、农业文件、劳工统计资料、监狱登记册、人事案卷在内的成千上万份电子文件，在德国统一之后，由于介质老化、软件不详等诸多原因不能读取，经全力抢救也无法挽回，造成了民主德国历史的一段空白。第一节电子文件的概念和作用文件三要素:内容（content）、背景（

context

）和结构（structure）内容指文件中所包含的表达作者意图的信息内容指文件中所包含的表达作者意图的信息结构是指电子文件的内容组织和存储方式，包括物理结构和逻辑结构第二节电子文件的要素一、按电子文件的信息存在形式划分文本文件（text）数据文件（data）图形文件（graphic）图像文件（image）影像文件（video）声音文件（audio）程序文件（program）多媒体文件（multimedia）超文本文件（htpertext）第三节电子文件的种类二、按电子文件的生成方式划分按生成方式，电子文件可以分为原生电子文件和数字化电子文件原生电子文件:在计算机系统中直接生成的数字信息文件，如在办公自动化（OA）系统中起草、发布、流转的发文、电子邮件、计算机辅助设计文件等数字化电子文件:将模拟信息的源文件（

如纸质文件、模拟录音文件、缩微胶片等）经由数字设备转换而成的数字信息文件第三节电子文件的种类案例我国档案数字化进展截至2014年，全国3319个国家综合档案馆以卷为保管单位的2.7亿卷档案已数字化4500多万卷，数字化率为17％

，以件为保管单位的2.5亿件档案已数字化5000万件，数字化率为20％

。截至2014年，青岛市档案馆已经将馆藏3100万页档案全文、95万张照片23万分钟的音视频档案以及1500万条目录信息转换成数字图像，形成了丰富的数字档案信息资源，其中开放档案提供在线利用。第三节电子文件的种类三、按电子文件的生成系统划分按生成系统，电子文件常见种类有电子公文、数据库文件、电子邮件、网页文件、计算机辅助设计文件、地理信息系统文件等第三节电子文件的种类案例英国政府网站档案馆英国国家档案馆于2003年9月建立了英国政府网站档案馆（UKCovernmentWebArchives,UKGWA），归档所有的英国中央政府网站，包括中央政府各部门网站、政府机构和非政府部门的公共机构网站、公共咨询和皇家委员会网站、重要的国家医疗服务体系网站，以及区域发展机构网站。该档案馆保存了从1996年至2014年大约3000个网站的大约25亿网页，数据达90TB。该档案馆具有完善的浏览和检索功能，还设置了跳转功能，如果用户查找的网站已不存在，而在政府网站档案馆中获得保存，那么用户就会自动被引入该档案馆。第三节电子文件的种类案例我国政务微博快速发展截至2014年11月底，我国政务微博认证账号（

含新浪微博、腾讯微博两大平台）达到27.7万个，累计覆盖43.9亿人次，中央国家机关政务微博认证账号达到219个，累计覆盖2.7亿人次，省级及以下各级单位政务微博认证账号超过19.4个，累计覆盖20.8亿人次。截至2014年12月，中国政务微博年发布量达到1782.3万余条，同比增长20.1％

，转发评论量达2.3亿条，同比增长17.5％

。在发布量明显增长的同时，评论转发比、原创微博量方面也有明显提升。政务微博呈现集群化发展特点，形成从中央到地方，覆盖不同级别、不同职能部门的政务微博矩阵。随着“互联网＋政务”的推进，政务微博运营已经成为政府日常工作的组成部分，运营水平的高低也成为政府部门行政能力的“标尺”第三节电子文件的种类案例英国在线社交媒体档案库英国国家档案馆在线社交媒体档案库已经保存７０００

多份ＹｏｕＴｕｂｅ视频和超过６５０００份政府部门发布的Ｔｗｉｔｔｅｒ消息，这些归档的社交媒体内容作为官方公共档案被永久保存。该系统可以通过抓取“快照”的形式收集Ｔｗｉｔｔｅｒ消息，包括很多重大事件的信息，如乔治王子出生、王妃钻石庆典、

２０１２年伦敦奥运会和２０１３年温布尔登网球公开赛等。在线社交媒体档案库还保存与社交媒体内容相关的背景信息，包括发布者和发布时间等，以保障其真实性和便于利用第三节电子文件的种类四、按电子文件的功能划分按功能，电子文件可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件主文件是指表达作者意图、行使职能的文件支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等主文件和支持性、辅助性、工具性文件是互相作用、相辅相成的第三节电子文件的种类一、文件生命周期理论要点文件生命周期理论的基本内容可以概括为三方面：文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段文件在每一阶段因其特定的效用状态和价值形态而与价值主体、保存场所和管理形式之间存在一种对应关系第四节电子文件的生命周期二、电子文件生命周期理论的发展国际档案理事会电子文件委员会１９９７年颁布的《电子文件管理指南》提出了电子文件生命周期（thelifecycleofelectronicrecord）的概念，把电子文件划分为三个阶段：设计阶段（或概念阶段,conceptstage）:电子文件系统的设计、开发和安装阶段形成阶段（creationstage）:每一份电子文件在电子环境中生成的过程保管阶段（maintenancestage）:对形成后的电子文件进行技术维护和保管的阶段第四节电子文件的生命周期三、文件连续体理论澳大利亚档案学者弗兰克·厄普沃德（FrankUpward）在20

世纪90年代提出了“文件连续体理论”（theoryofrecordscontinuum）文件连续体理论构建了一个由四个坐标轴:文件形成者轴、业务活动轴、价值表现轴和文件保管轴，其组成的坐标体系，用以描述文件生成、管理、保存中的各种要素及其相互影响该理论认为，文件管理是“往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”，这种过程打破了原来文件生命周期理论中各阶段之间截然分开的界限，取而代之以连续保管模型第四节电子文件的生命周期一、电子文件的技术特点数字信息的非人工识读性计算机软硬件系统的依赖性信息与特定载体之间的易分离性信息的易变性信息存储的高密度性多种信息媒体的可集成性信息组织的多维性物理结构与逻辑结构的分离性信息的可操作性第五节电子文件的特点案例利用庭审记录研究治安规律2012年，美国乔治梅森大学联合英国的两所大学，将伦敦市240年的罪犯庭审记录输入计算机，然后对这些数据加以挖掘和分析，研究各种案件的发展趋势、触发原因和社会背景第五节电子文件的特点案例让每件产品产生记忆通用电气公司“工业互联网计划”的一部分是通过传感器监测生产过程，他们的目标是“让每件产品产生记忆”。产品在出厂前就被植入传感器，记录它的生产过程，在产品到达顾客手中、进入服务状态之后，传感器将每时每刻记录产品的运行情况，一旦出现问题和故障，通用电气公司可以快速整合生产记录、销售记录、产品运行记录等数据进行分析并采取措施第五节电子文件的特点二、电子文件的形成特点电子文件与形成活动的伴生性电子文件之间的有机联系性电子文件种类与状态的多样性第五节电子文件的特点案例国家电网公司不同业务系统电子文件类型国家电网公司通过“三集五大”的信息化体系来支撑业务。其中ERP（涵盖人力资源管理、财务管理、物资管理、设备管理、项目管理）、协同办公、生产管理、营销管理、基建管理、省调运行、科技项目管理、经法、安监、大规划、电子商务、电力市场交易等12个业务系统已经接入了电子文件管理平台，截至2014年末已存储2亿条电子文件数据第五节电子文件的特点我国顺应信息时代证据形式的发展趋势，通过法律法规的制定与更新，为电子文件法律证据地位的确立提供了依据，主要见于《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国刑事诉讼法》

《电子公文传输管理办法》等我国的法律已经原则上承认了电子文件的法律证据效力、特定条件下电子公文具有凭证作用、电子数据明确作为一种新的证据类型第六节电子文件的法律证据效力案例电子邮件的法律证据效力2008年2月底，消费者就微软在某些性能不足以运行所有vista功能的电脑上贴上“VistaCapable”标签一事提起集体诉讼，并要求微软CEO史蒂夫·鲍尔默出庭作证。微软对此提起上诉，坚称鲍尔默与此案决策毫无关系，没有必要出庭作证，而负责此项目的两位经理已离开公司。原告拿出几封微软内部的电子邮件来证明鲍尔默可能对VistaCapable项目有特殊的了解，美国西雅图区联邦法官玛莎·佩奇曼认为该证据有效，裁定鲍尔默必须在1个月内到庭作证，