《电子文件管理教程（第二版）》课件 第2章

电子文件的管理目标电子文件管理的效用电子文件的管理理念与原则电子文件的管理模式电子文件的管理体制电子文件管理的法规、制度和标准第二章电子文件管理概述一、保证电子文件的真实性真实性的三个要求:文件与其制文目的相符文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合文件的形成或发送与其既定时间一致在我国，电子文件的真实性包含形成过程和内容两个方面第一节电子文件的管理目标一、保证电子文件的真实性保证电子文件真实性的困难:电子文件信息的易更改性，在电子文件形成、流转和使用过程中，如果不采取控制措施，极易不留痕迹地改动文件信息技术措施的不配套，如未普遍采用数字签名技术、元数据捕获、运行过程追踪审计等电子文件信息的软硬件依赖性，由于软硬件平台的不断升级，为保证电子文件信息的可读性，通常需要对文件适时迁移，以适应新的运行环境，而迁移过程可能造成文件某些信息的变化或丢失，影响电子文件的真实性第一节电子文件的管理目标二、保证电子文件的完整性完整性是实现电子文件证据价值、情报价值和长期可读的重要保障，不完整的电子文件往往不能证实自身的真实性，也不能如实反映机构活动的真实面貌第一节电子文件的管理目标二、保证电子文件的完整性为了确保相关电子文件的齐全完整:要切实维护电子文件的逻辑联系，确保每一份电子文件的内容、结构和背景信息无缺损、未被更改和可关联要掌握电子文件的形成规律和分布状况，对本机构、本地区不同业务系统、不同信息平台、不同媒体的文件进行统一规划、统一管理，详细确定电子文件的归档范围和归档要求，通过系统功能和人工监控将具有有机联系的电子文件收集齐全，完整归档要执行国家档案局发布的档案行业标准，将公务电子邮件纳入电子文件管理范围，关注专用业务系统及新媒体环境中具有文件价值的新型记录信息，探索和改进电子文件的收集策略第一节电子文件的管理目标三、保证电子文件的可用性文件的可用性指的是文件可以被查找、检索、呈现或理解电子文件的可用性表现在三个方面：电子文件是可以查询到的电子文件信息是可以利用的电子文件是可读、可再现的第一节电子文件的管理目标三、保证电子文件的可用性文件的可用性主要面临三个问题：电子文件的非人工识读性。电子文件的信息是一系列二进制比特流，人不能直接识读，只能借助计算机硬件与软件读取电子文件的系统依赖性使得每一份文件只有在相应的系统环境中才能被真实再现，系统不兼容或软硬件的升级换代往往导致文件无法读出电子文件载体的长期保存。电子文件载体的寿命要远短于纸张，更容易老化和损坏此外，病毒感染、信号衰减、加密文件无法正确解密等原因也都可能影响文件的顺利读出第一节电子文件的管理目标四、保证电子文件的安全性电子文件的安全性是指电子文件在产生、传输、使用等过程中载体和信息的安全电子文件的安全性是真实性、完整性、可用性的基础，是对电子文件拥有者和合法使用者利益的保障，任何安全问题都可能使电子文件遭受破坏，使其利益相关者遭受不同程度的损失第一节电子文件的管理目标四、保证电子文件的安全性电子文件安全性的含义大致可归结为文件自身安全和文件使用安全两个方面文件自身安全是指文件的真实性、完整性、可用性未遭侵害，确保以可信的状态存在和再现文件使用安全是指在规定的权限中合规使用电子文件，没有因恶意或无意的违规使用造成文件信息的变化、泄密和被损坏第一节电子文件的管理目标四、保证电子文件的安全性影响电子文件安全的因素非常复杂，包括自然灾害、社会灾害等环境因素，硬件、软件、病毒、系统功能等技术因素，黑客、窃密等人为因素，制度规范、管理设施、管理者素质等管理因素，等等第一节电子文件的管理目标一、管护信息资产案例5家华尔街股票代理公司未保留电子邮件遭罚2002年12月，5家华尔街股票代理公司德意志银行、高盛集团、美国银行公司、摩根斯坦利和花旗集团旗下的所罗门美邦，因未保留与业务有关的电子邮件，而被分别处以165万美元的罚款。2006年5月，摩根斯坦利再次因未按规则保存电子邮件而被美国证交会罚款1500万美元。此前该公司因拒绝交出电子邮件而输了一场民事官司，被陪审团一审判定赔偿14.5亿美元第二节电子文件管理的效用二、提高工作效率案例电子文件管理可提升经济和社会效益加强电子文件管理，是当前我国经济和社会转型发展的内在要求，是建设环境友好、资源节约型社会的一个有效途径、是提升经济和社会效益的一个有力措施。据海关数据统计.2014年全国共有32.9万家企业参与无纸化通关，占全国进出口企业总数的88％

，进出口电子报关单通关时间平均比传统纸质报关单通关时间分别少32.51小时和5.27小时。另据央行数据显示，截至2014年年底，我国信用卡累计发卡量已突破4.36亿张。如果信用卡纸质对账单全部改为电子对账单，仅邮寄费一项一年节省可达数十亿元第二节电子文件管理的效用二、提高工作效率案例电子文件管理可提高行政效率，方便社会利用2014年，国家卫生和计划生育委员会建立了国家新农合电子文件交换平台，形成了国家、省、医院之间的电子文件交换传输通道，方便了农民跨省就医报销，经办机构可通过新农合电子文件管理信息系统进行报销单据核对，大大缩短了报销周期，使农民短期内就能拿到新农合补偿款，减轻了农民经济压力。同时，该试点工程中还设立了人工费用核查操作，提高了新农合补偿审核业务经办效率，降低了行政成本第二节电子文件管理的效用三、方便利用共享案例电子文件助力搭建土地管理改革创新大平台2011年，国土资源部开发全国宗地电子文件管理系统，实现宗地统一代码电子文件数据的实时在线获取，利用国土资源业务网，建立数据汇交系统，实现全国和省、市、县电子文件信息的联动传输，并保持数据的统一性。宗地电子文件既关联宗地的权属、空间等土地管理信息，又关联房屋、基础建设等经济社会信息，实时同步各类土地的用地性质、使用状况、权属关系、变动情况等信息，为实施以土地为核心的不动产统一登记工作打下坚实基础，为国土资源管理提供实时数据支撑，为人口普查、水利普查、城乡规划等提供科学决策依据，为社会公众提供准确、快捷的权属登记和信息查询服务，全面提升国土资源综合监管能力和信息社会化共享服务水平第二节电子文件管理的效用三、方便利用共享案例民生档案就地查询，全市通办上海档案部门拓展民生档案远程服务内容，使知青上山下乡、知青返城、知青子女回沪、婚姻登记、计划生育等五类档案实现“就地查询、跨馆出证、馆社联动、全市通办”。目前覆盖全市208个社区事务受理中心的上海民生档案工作远程服务系统，惠及全市2300多万市民。市民可以凭本人有效身份证件，在就近的档案馆或街镇社区事务受理服务中心查到本人档案信息，并当场获得档案部门出具的档案证明，在获得证明的同时，一次性把要办的事办完。据统计，自“全市通办”开通以来，受惠群众已超过3万多人次第二节电子文件管理的效用三、方便利用共享案例南京电子病历文件管理系统实现区域病历共享南京市卫生局开发了电子病历文件管理系统，集中采集南京市各医院病案首页、出院小结、检验检查报告、中西药处方表、费用明细表等电子病历文件，采集的版式文件可按照流程在试点医院实现共享和调阅。同时，该系统开发了第三方调阅接口，实现与南京卫生12320网站、南京微信微门户、我的南京APP等互联网应用的对接，进行过实名认证的用户可通过应用查询医检结果第二节电子文件管理的效用四、保存数字记忆电子文件的长期保存具有多重功用和价值，择其要点：一是提供既往信息作为现实业务和决策的参照借鉴二是作为历史资料守护真相，连接古今三是作为文化资源多元开发第二节电子文件管理的效用一、电子文件管理理念法规遵从理念业务驱动理念资产管理理念风险管理理念全程管理理念全程管理理念集成管理理念动态管理理念第三节电子文件的管理理念与原则一、电子文件管理理念案例文件与相关业务的融合管理秦山核电公司将文件管理流程嵌入设备管理流程之中，充分满足设备管理的需要。设备文件的生成、流转、发布和利用分别对应着设备管理当中不同的工作环节，参与或承担某项设备管理职能，而设备文件的生成、流转、发布和利用都要经过文档管理部门的审核，保证其规范性及处于受控状态，从而大大提高了设备管理的质量和效率第三节电子文件的管理理念与原则一、电子文件管理理念案例家电网以电子文件管理提高企业经济效益2013年5月，国家电网公司全面启动电子文件管理工作，经过两年多的努力，建成了覆盖所有单位、贯穿主要业务、联通各层级的电子文件管理系统。通过将电子文件管理与生产经营工作深度融合，有效降低了企业经营成本，提高了企业经济效益。以财务部门为例，通过开展财务凭据线上流转，预计每年可为企业减少纸张打印费、运输传递费1400余万元，财务核算流转效率可提高３０％

，减少人员使用750人／

年。再以信息化部门为例，该部门利用电子文件管理系统实现了废弃业务信息设备的腾退再利用，共腾退243套废弃业务系统、630台服务器，节约运维费300余万元、设备费200余万元，极大缓解了系统运维压力，实现了资源的科学调配和高效利用第三节电子文件的管理理念与原则二、我国电子文件管理原则统一管理全程管理规范标准便于利用安全保密第三节电子文件的管理理念与原则一、双套制和全电子化双套制：对同一份文件实行纸质版本和电子版本的双套存储管理，这是一种依存于纸质文件的电子文件管理全电子化：文件从生成、运转到归档保存都以电子形式存在，电子文件的业务有效性和法律凭证性已经得到认可，可以独立地行使文件的职能，成为机构中最重要、最核心、最可信的信息资源第四节电子文件的管理模式一、双套制和全电子化独立运行的电子文件管理系统的主要特点有：以电子文件独立行使职能为目标，确保电子文件具有行政（

业务）有效性和法律证据性被纳入管理范围的电子文件须由内容、结构和背景信息构成电子文件管理系统和业务流程紧密结合，支持流畅的、合法的业务处理过程和文件流程，推动机构业务流程的改进和完善，成为机构信息系统的重要组成部分第四节电子文件的管理模式二、集中式与分布式集中式保管模式：对于具有档案价值的电子文件应该交由档案馆保存分布式保管模式：形成机构应该自始至终保管自己的电子文件，而不是将进入档案阶段的电子文件移交档案馆，档案馆对于非现行电子文件的保管进行指导和帮助，并具有一定的控制权两种模式的共同点：档案馆应该在总体上控制对国家具有保存价值的电子文件资源第四节电子文件的管理模式一、宏观管理体制改革加强统筹协调拓展管理职能覆盖全程管理第五节电子文件的管理体制二、电子文件不同阶段的管理分工与组织三个阶段：文件形成阶段，文件形成单位管理阶段，文件长期保存阶段第五节电子文件的管理体制三、电子文件中心电子文件中心项目大致有以下几种类型:现行文件查询服务型备份型中转站型，即中间性、过渡性管理机构永久保管型系统服务型第五节电子文件的管理体制三、电子文件中心案例·安徽省电子文件中心安徽省电子文件中心于2005年10月启动建设，2012年年底建成使用，累计投入经费800万元。建设目标定位于四个方面：一是保存数字档案遗产，对省直单位产生的应当归档的电子文件，实行规范采集、归档，移交管理，永久保存；二是通过建立有效的管理体制机制，探索科学的策略、方法，应用先进实用技术，保障电子文件具备凭证属性；三是实现资源共享，提供一站式服务；四是通过电子文件规范化管理，提高政府效能。电子文件中心建设坚持标准先行，同步起草了三个档案行业标准，完整定义了电子文件信息模型，电子文件元数据和归档文件按照洋葱结构封装成XML单一对象，实现了信息的自包含、自描述、自证明和显示一致性，摆脱了依赖管理系统的风险。系统设计遵从《开放档案信息系统参考模型》，具备电子文件收、管、存、用完整功能。目前已接收15家省直单位电子文件，数据量83GB

第五节电子文件的管理体制四、数字档案馆概念：数字档案馆被总结为实体概念（

或称机构概念）和系统概念两类前者是对传统档案馆概念的一种继承，其核心功能不变，只是数字档案馆集中管理的对象变成了数字形式的档案后者则是对既有档案馆概念的一种颠覆，其属概念从“机构”转变为“信息系统”，其功能从保管利用变为整合不同信息资源提供在线服务第五节电子文件的管理体制四、数字档案馆数字档案馆具备以下特点：数字档案馆的本质特征是具备一个收集、管理、共享利用数字档案信息的系统该系统的管理对象以数字档案为主，也可以包括其他类型信息。数字档案馆的建设主体可以是一个实体档案馆、多个档案馆，可以是非传统档案保存机构第五节电子文件的管理体制四、数字档案馆数字档案馆的类型：按照管理对象和功能定位，数字档案馆包括电子文件长期保存型和历史档案共享服务型按照系统建设方式，数字档案馆包括独立式和集中式两种类型第五节电子文件的管理体制四、数字档案馆数字档案馆的功能：接收（或摄取），负责从生产者处接收提交信息包，生成档案信息包档案存储，负责存储和检索档案信息包。数据管理实体负责填充、维护和存取档案馆藏的描述性信息和管理档案所需的管理性信息利用（或访问、

存取），负责生成分发信息包，为用户提供信息利用服务保存计划（或保存规划），负责监控系统环境，提供长期保存策略的推荐意见，以确保系统存储的信息能够长期被指定用户群利用行政管理，包含系统其他实体日常运行所需的服务和功能第五节电子文件的管理体制四、数字档案馆数字档案馆建设内容：基础设施建设应用系统建设数字档案资源建设人才队伍建设标准规范建设安全保障体系建设第五节电子文件的管理体制一、电子文件管理的法律规范电子文件法律规范是由国家最高权力机关按照一定的立法程序制定并依靠国家强制力保证实施的行为规范，表现形式一般是有关法律文件中的禁止性条文、义务性条文、授权性条文等。由于电子文件及其管理尚处于不成熟期，各国有关电子文件的法律规范除了具有国家立法的权威性、强制性之外，目前还具有分散性、不配套性、间接性、模糊性等特点关于电子文件的法律证据效力、安全问题、隐私权问题、知识产