《外贸函电之格式》课件

第三讲外贸函电之格式第三讲外贸函电之格式1函电知识外贸函电是一种商务信件，英文foreigncorrespondence，是有着国际贸易关系的双方由于彼此的业务往来而产生的信件。在信息化高度发达的今天，形式并不局限于纸质信件，也可以是电子邮件、传真或MSN。外贸函电是外贸业务员要处理的日常工作之一。然而，能处理好外贸函电的外贸业务员却不多。函电知识外贸函电是一种商务信件，英文foreigncorr2外贸函电的格式内容和要求外贸函电最常用的内容：建立业务关系、询盘、发盘、回复、销售合同、包装、保险、赔偿、仲裁等。

外贸函电基本要求：主题明确，内容简洁，语言精炼，表述完整。

外贸函电的格式：有固定的语言、习惯用法和常用句型。

外贸函电的语气：各部分语气。开发信、询盘回复一般要客气，表达感谢;平常业务联系要细心、信任;催促付款要紧急而不失礼貌;客户索赔要理解、给予足够的解释和说明。

外贸函电的格式内容和要求外贸函电最常用的内容：建立业务关系、3外贸信函的分类外贸信函从功能、用途上可分为：建立商贸关系函询价函货物订购函通函商洽函等等。外贸信函的分类外贸信函从功能、用途上可分为：4商务信函1.格式：1）信封的格式2）信件的格式2.内容商务信函1.格式：1）信封的格式5一、信封信封一定要写得准确、整洁，是写信封的基本要求。但英语和汉语在地址的写法上是截然不同的。一、信封6信封的格式美国式信封书写THETENTHNATIONALBANK，101WallStreet，NEWYORK5．N．Y．，U．S．ViaairmailMr．Liming，No363，RenminRoad，ChongQing，630000China630000中国重庆人民路363号：李明先生收美国纽约市第5邮区·华尔街101号第10国民银行需要注意的是，我国由国内发往国外的信件，邮电部门规定有统一的外函信封。其要求是，信封的正面写收信人名址，背面写寄信人名址。收信人名址应用英文书写，寄信人名址除国名用英文书写外，均用中文书写。

信封的格式美国式信封书写6300007信封地址的写法信封地址的写法8信封的格式1—齐头式（平头式）信封的格式1—齐头式（平头式）9信封的格式2—缩格式（缩进式）信封的格式2—缩格式（缩进式）10《外贸函电之格式》课件11《外贸函电之格式》课件12商务信函的格式齐头式（美式）缩进式（英式、中式）

商务信函的格式齐头式（美式）13格式格式14齐头式或垂直式(Blockstyle)齐头式或垂直式(Blockstyle)15缩进式或锯齿式(indentedstyle)缩进式或锯齿式(indentedstyle)16《外贸函电之格式》课件17《外贸函电之格式》课件18汉语书信样式（缩进式）

汉语书信样式（缩进式）19中文商务信函的格式和内容中文商务信函一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。(1)开头

开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：①向收信人问候；②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；④提出进一步联系的希望、方式和要求。中文商务信函的格式和内容中文商务信函一般由开头、正文、结尾、20(3)结尾

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，在商务信函中一般用祝愿语“此致”，“商祺”。对于比较熟悉的可以用如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。(5)日期

写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。(3)结尾21英语商务信函（BusinessLetters）的

格式和内容

英语商务信函（BusinessLetters）的

格式和内22商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外，有的信还要注明收发信编号，载入特别注意事项，如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等（当然这些都不是必需的，可视情况而定。），都有其固定的位置。如下图：发文编号收文编号信头日期收信人名址特别指定阅信人称呼书信主题正文结尾签名附件商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外231.信头商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是，在信纸的开头必须首先写上信头，即寄信人的名址和写信日期。而在中文信件中，这一部分是放在书信的末尾的。这是英文书信的固定格式。通常，信头写在信纸的右上角，先写寄信人名址（与信封上写法一样），再写写信日期。但也有写在信纸正上方和左上角的。1.信头商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是，在信纸的开24信头样例150KensingtonRoad，Brooklyn，NewYork12，N．Y．June10，2013Established1900TELEPHONE：xxxxxx,CHICAGOENVELOPECOMPANYCABLEADDRESS：CALUMET4251，2901-2917INDIANAAVENUE

ENVELOPECHICAGO

Ref．No．CHICAGO，ILLINOISCODESUSED：March16，2012，ALLCODESRENTLEY’SPREFERRED信头样例150KensingtonRoad，Brookl252.日期2.日期263.编号（可选项）3.编号（可选项）274.收信人的名址与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。收信人地址特别要注意的是，不仅要详细，而且必须按照收信人自身所固定的写法来写，不能随意改变，因为职业、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是完全不一样的。4.收信人的名址与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左28信内地址的内容信内地址的内容29《外贸函电之格式》课件305.称呼商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。例如：DearSir/Dearsirs，DearMadam，DearLadies，DearMesdames，Gentlemen：DearSirandMadam，LadiesandGentlemen：5.称呼商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的31《外贸函电之格式》课件32在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外是Gentlemen（美国式）和Dearsirs（英国式）二种。可见，在商贸英文书信的称呼中，由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏，所以一般不再写收信人的姓名，通常就写Dearsirs或Gentlemen即可。只有在双方关系较为密切时，才加上人名，如DearMr．Small。在这里，DearSirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语，是公文中常用的，不宜直译为“亲爱的先生”。另外，由于英、美习惯的不同，还要注意在“DearSirs”之后，通常用“，”号，而美国式“Gentlemen”之后，则应用“：”号。在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外是Gentl336.正文6.正文34这是一封信的核心部分。要求是要做到五个“C”，即礼貌（Courtesy）、简洁（Conciseness）、明了（Clarity）、正确（Correctness）和完整（Completeness），以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写，信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白，以保持书信应有的齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见，商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是，商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求，即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事，不要把几件事放在一信内叙述，以利于所谈事情能及时得到处理。这是一封信的核心部分。要求是要做到五个“C”，即礼貌（Cou357.结尾敬语结束语是指在正文之后，签名之前所使用的客套用语，一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是：Yourstruly（你的真诚的），Yourssincerely（你的忠诚的）Yoursfaithfully（你的忠实的），等等。在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中，还可用YoursmostCordially（你的最真诚的）或Yoursrespectfully（你的恭顺的）等。7.结尾敬语结束语是指在正文之后，签名之前所使用的客套用语368.签名8.签名37签名是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称，相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中，签名通常要占三至四行，第一行常用作公司名称，全部要用大写；第二行用于个人签字，通常是既有签名，又有打印名，以便易于辨认签名；第三行常用于签名人的头衔。在商贸英文书信中，即使是对认识的收信人，也要签上全名，即使信是打印的，也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的，这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。签名是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称，相当38签名样例Yourstruly，FIDELITYTRADINGCO．ING．（签名）H．B．HaslehurstGeneralManagerVerytrulyyours，UNITEDEXPORTERSCOMPANY（签名）MaxdeHes签名样例Yourstruly，Verytrulyyou39样例Verytrulyyours，STERN，MCRGENTHAU＆CO．，INC．（签名）EdwardN．MegayMachineryDivisionVerytrulyyours，LEWERS＆COOKE，LIMITED（签名）E．W．TwelmeyerPurchasingDepartment样例Verytrulyyours，Verytruly40代理人签名代理人签名41经办人代号经办人代号429.附件9.附件4310.抄送10.抄送4411.附言11.附言4512.信函的页面边距12.信函的页面边距4613.续页或者第二页13.续页或者第二页47第三讲外贸函电之格式第三讲外贸函电之格式48函电知识外贸函电是一种商务信件，英文foreigncorrespondence，是有着国际贸易关系的双方由于彼此的业务往来而产生的信件。在信息化高度发达的今天，形式并不局限于纸质信件，也可以是电子邮件、传真或MSN。外贸函电是外贸业务员要处理的日常工作之一。然而，能处理好外贸函电的外贸业务员却不多。函电知识外贸函电是一种商务信件，英文foreigncorr49外贸函电的格式内容和要求外贸函电最常用的内容：建立业务关系、询盘、发盘、回复、销售合同、包装、保险、赔偿、仲裁等。

外贸函电基本要求：主题明确，内容简洁，语言精炼，表述完整。

外贸函电的格式：有固定的语言、习惯用法和常用句型。

外贸函电的语气：各部分语气。开发信、询盘回复一般要客气，表达感谢;平常业务联系要细心、信任;催促付款要紧急而不失礼貌;客户索赔要理解、给予足够的解释和说明。

外贸函电的格式内容和要求外贸函电最常用的内容：建立业务关系、50外贸信函的分类外贸信函从功能、用途上可分为：建立商贸关系函询价函货物订购函通函商洽函等等。外贸信函的分类外贸信函从功能、用途上可分为：51商务信函1.格式：1）信封的格式2）信件的格式2.内容商务信函1.格式：1）信封的格式52一、信封信封一定要写得准确、整洁，是写信封的基本要求。但英语和汉语在地址的写法上是截然不同的。一、信封53信封的格式美国式信封书写THETENTHNATIONALBANK，101WallStreet，NEWYORK5．N．Y．，U．S．ViaairmailMr．Liming，No363，RenminRoad，ChongQing，630000China630000中国重庆人民路363号：李明先生收美国纽约市第5邮区·华尔街101号第10国民银行需要注意的是，我国由国内发往国外的信件，邮电部门规定有统一的外函信封。其要求是，信封的正面写收信人名址，背面写寄信人名址。收信人名址应用英文书写，寄信人名址除国名用英文书写外，均用中文书写。

信封的格式美国式信封书写63000054信封地址的写法信封地址的写法55信封的格式1—齐头式（平头式）信封的格式1—齐头式（平头式）56信封的格式2—缩格式（缩进式）信封的格式2—缩格式（缩进式）57《外贸函电之格式》课件58《外贸函电之格式》课件59商务信函的格式齐头式（美式）缩进式（英式、中式）

商务信函的格式齐头式（美式）60格式格式61齐头式或垂直式(Blockstyle)齐头式或垂直式(Blockstyle)62缩进式或锯齿式(indentedstyle)缩进式或锯齿式(indentedstyle)63《外贸函电之格式》课件64《外贸函电之格式》课件65汉语书信样式（缩进式）

汉语书信样式（缩进式）66中文商务信函的格式和内容中文商务信函一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。(1)开头

开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：①向收信人问候；②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；④提出进一步联系的希望、方式和要求。中文商务信函的格式和内容中文商务信函一般由开头、正文、结尾、67(3)结尾

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，在商务信函中一般用祝愿语“此致”，“商祺”。对于比较熟悉的可以用如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。(5)日期

写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。(3)结尾68英语商务信函（BusinessLetters）的

格式和内容

英语商务信函（BusinessLetters）的

格式和内69商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外，有的信还要注明收发信编号，载入特别注意事项，如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等（当然这些都不是必需的，可视情况而定。），都有其固定的位置。如下图：发文编号收文编号信头日期收信人名址特别指定阅信人称呼书信主题正文结尾签名附件商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外701.信头商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是，在信纸的开头必须首先写上信头，即寄信人的名址和写信日期。而在中文信件中，这一部分是放在书信的末尾的。这是英文书信的固定格式。通常，信头写在信纸的右上角，先写寄信人名址（与信封上写法一样），再写写信日期。但也有写在信纸正上方和左上角的。1.信头商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是，在信纸的开71信头样例150KensingtonRoad，Brooklyn，NewYork12，N．Y．June10，2013Established1900TELEPHONE：xxxxxx,CHICAGOENVELOPECOMPANYCABLEADDRESS：CALUMET4251，2901-2917INDIANAAVENUE

ENVELOPECHICAGO

Ref．No．CHICAGO，ILLINOISCODESUSED：March16，2012，ALLCODESRENTLEY’SPREFERRED信头样例150KensingtonRoad，Brookl722.日期2.日期733.编号（可选项）3.编号（可选项）744.收信人的名址与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。收信人地址特别要注意的是，不仅要详细，而且必须按照收信人自身所固定的写法来写，不能随意改变，因为职业、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是完全不一样的。4.收信人的名址与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左75信内地址的内容信内地址的内容76《外贸函电之格式》课件775.称呼商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。例如：DearSir/Dearsirs，DearMadam，DearLadies，DearMesdames，Gentlemen：DearSirandMadam，LadiesandGentlemen：5.称呼商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的78《外贸函电之格式》课件79在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外是Gentlemen（美国式）和Dearsirs（英国式）二种。可见，在商贸英文书信的称呼中，由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏，所以一般不再写收信人的姓名，通常就写Dearsirs或Gentlemen即可。只有在双方关系较为密切时，才加上人名，如DearMr．Small。在这里，DearSirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语，是公文中常用的，不宜直译为“亲爱的先生”。另外，由于英、美习惯的不同，还要注意在“DearSirs”之后，通常用“，”号，而美国式“Gentlemen”之后，则应用“：”号。在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外是Gentl806.正文6.正文81这是一封信的核心部分。要求是要做到五个“C”，即礼貌（Courtesy）、简洁（Conciseness）、明了（Clarity）、正确（Correctness）和完整（Completeness），以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写，信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白，以保持书信应有的齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见，商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是，商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求，即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事，不要把几件事放在一信内叙述，以利于所谈事情能及时得到处理。这是一封信的核心部分。要求是要做到五个“C”，即礼貌（Cou827.结尾敬语结束语是指在正文之后，签名之前所