某国际拍卖有限公司组织结构调整方案

中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案第2页2022/12/20说明本报告以提升嘉德拍卖的管理为最终目标；本报告旨在提高嘉德拍卖公司的经营管理水平，不针对任何部门和个人。第3页2022/12/20目录一、第一阶段组织结构调整方案和部门职责二、第二阶段组织结构调整方案和部门职责三、第三阶段组织结构调整方案和部门职责第4页2022/12/20调整后的组织结构董事会总经理董事会办公室办公室财务部客户服务市场部法律事务室周末拍卖部中国书画部瓷器工艺品部油画部古籍善本部邮品钱币部设备维护行政秘书库房管理司机人力资源部股东会各地办事处监事会总经理助理2珠宝部刊物印刷市场拓展技术支持副总经理拍卖结算日常会计财务管理采购价格审核保卫处总经理助理1第5页2022/12/20岗位设置结构图库房主管财务部经理客户服务主管市场部经理法律事务室主任日常库房管理员拍品库房管理员邮品库管理员人力资源部经理办事处主任业务部门经理刊物印刷主管市场拓展主管结算员出纳会计市场拓展专员市场分析专员客户信息专员客户服务专员人力资源部专员办公室主任设备维护行政秘书技术支持主管总经理总经理助理2副总经理业务主管业务员司机拍照专员总经理助理1业务秘书在部门业务有细分的情况下才有必要设立此岗位第6页2022/12/20目录一、组织结构调整方案二、部门职责界定第7页2022/12/20董事会办公室部门职责公司股东会、董事会会议组织安排及管理工作。包括：会议通知、会议记录、会议相关材料的准备等拟定董事会的有关文件会议组织及文件起草第8页2022/12/20总经理助理2岗位职责汇总公司内部市场、行业及竞争对手的信息，并组织进行战略分析，提出战略规划方案根据公司年度战略发展目标和各业务部门的历史业绩，将公司总体目标分解至部门进行年度完成业绩的实际情况和目标业绩的差异原因综合分析，并提出调整／解决方案组织制定公司年度运营计划1、公司内部管理体系建设建议并制定公司内部管理提升方案监督实施公司管理流程和相关规章制度2、战略分析及规划3、协助总经理工作协助总经理开展其他工作第9页2022/12/20业务部门部门职责1、拍品征集2、图录制作3、客户联系和招商活动征集拍品，签定拍卖委托合同负责拍品的筛选，必要时组织专家会审制作图录版式、文字标注及英文翻译提出拍品照片要求，并协助市场部刊物编印安排拍品拍照时间校对图录样稿就合同更改及其他事宜与卖方协商联系拍卖会前的招商活动第10页2022/12/20业务部门部门职责（续）向办公室和人力资源部提供有关拍卖会现场布展、人力等方面的需求并对最终方案进行确认配合市场部需要，选择相关拍品图片和撰写媒体报道稿件配合财务部拍卖结算进行催款工作对市场部的招商活动及广告提出建议并配合实施5、协助性工作电脑录入拍品合同负责本部门名片库的更新维护及时填写拍品报损表，并根据不同情况按规定上报并进行处理4、业务信息收集第11页2022/12/14人力资源源部部门门职责1、人力资资源规划划2、培训工工作根据公司司年度战战略发展展规划制制定年度度人力资资源规划划预算和和培训预预算制定公司司的年度度招聘计计划，并并组织实实施岗位位招聘、、安排面面试和考考核工作作；进行行对员工工试用、、转正、、定级、、晋级的的审查、、登记和和统计；；办理员员工辞退退和离职职手续建立公司司人才储储备库，，包括正正式员工工、临时时员工的的储备根据公司司和各业业务部门门的需求求，组织织调配临临时工作作人员，，其中包包括翻译译、外部部专家等等各种专专业人才才负责拍卖卖师的工工作组织织和管理理根据员工工需求和和公司预预算制定定公司年年度培训训计划，，并组织织实施组织安排排新员工工入职培培训组织安排排其他培培训活动动第12页2022/12/14人力资源源部部门门职责（（续）负责工资资奖金的的核算负责人事事档案和和人事调调动的管管理，签签订并管管理员工工劳动合合同负责处理理公司各各部门发发生的重重大劳动动纠纷负责出国国人员的的申报等等工作关于劳动动管理、、工资管管理等方方面的统统计工作作负责员工工社会保保险和公公积金的的办理3、考核激激励4、人事服服务负责制定定公司的的薪酬体体系，包包括建立立健全公公司的各各项福利利制度负责制定定公司的的激励机机制，包包括奖惩惩制度负责组织织实施对对公司员员工的选拔、任任免和绩绩效考核核工作负责员工工职业生生涯规划划的制定定第13页2022/12/14财务部部部门职责责（一））：财务务管理定期编写写财务分分析报告告，分析析公司经经营状况况、资金金使用情情况、费费用成本本状况等等方面内内容1、预算管管理2、财务分分析3、投融资资根据公司司年度战战略发展展目标，，制定公公司详细细预算参与制定定公司年年度计划划定期编制制公司预预算执行行情况阶阶段分析析报告，，并根据据具体情情况对公公司预算算予以调调整协助公司司领导进进行预算算执行情情况差异异分析和和确定解解决方案案拟订资金金筹措和和使用方方案，开开辟财源源，有效效、合理理地分配配、使用用公司资资金进行投资资机会分分析，协协助投资资决策第14页2022/12/14财务部部部门职责责（二））：日常常会计管管理负责公司司日常账账务管理理、会计计凭证的的制作等等工作编制公司司财务报报表日常费用用报销采购合同同管理1、日常帐帐务2、保险3、公司资资产及税税务管理理负责拍品品的保险险及索赔赔事宜，，并每月月制作拍拍品报损损统计表表负责公司司其他财财产的保保险事宜宜会同相关关部门定定期组织织对公司司资产的的盘点工工作，保保证账物物相符负责公司司资产的的报废处处置计算并缴缴纳各项项税费第15页2022/12/14财务部部门职职责（二）：：日常会计管管理（续）4、客户信用管管理组织制定客户户信用标准，，并及时修订订更新客户信信用分类名单单定期对重点客客户进行资信信调查，对异异常状况提出出预警报告第16页2022/12/14财务部部门职职责（三）：：拍卖结算负责拍卖会交交易的结算工工作，包括买买方结算和卖卖方结算确认并组织打打印、发送买买方及卖方结结算通知单负责竞投牌押押金的收取、、退还以及竞竞投牌的发放放和回收工作作1、结算工作2、合同管理3、收付款协调调审查拍卖委托托合同，确保保合同的填写写和卖方佣金金浮动幅度符符合公司规定定负责合同的发发放登记、收收回及保管每次拍卖会结结束后，按期期制作买方结结算状况统计计表并交至总总经理、副总总经理和各业业务部门每次拍卖会结结束后，按期期组织收付款款协调会并讨讨论处理方案案每季度统计客客户交付款状状况第17页2022/12/14财务部部门职职责（四）：：采购价格审审核参与公司主要要支出项目的的合同谈判，，包括与印刷刷厂、展览公公司、拍卖场场所、邮寄公公司、航空公公司、旅行社社、定点饭店店餐厅等的合合同谈判收集了解所需需采购物品的的市场价格状状况，定期制制作与公司支支出相关的询询价表审核采购价格格第18页2022/12/14市场部部门职职责（一）：：市场拓展1、市场信息收收集及分析2、市场推广及及公关活动根据客户信息息数据库资料料，分析整理理客户购买兴兴趣等特点并并定期形成客客户分析报告告定期制作市场场分析报告，，包括对潜在在客户群特征征、竞争对手手动态、拍卖卖行业动态等等市场信息的的分析收集、汇总并并分析新业务务市场信息收集、汇总并并分析潜在客客户需求信息息新闻媒体反馈馈信息收集建议、策划并并组织各种公公共关系活动动选择、建立与与媒体之间的的关系撰写、组织媒媒体报道文章章和组织安排排采访等活动动建议、策划并并组织艺术品品鉴赏讲座等等各种品牌宣宣传及市场推推广活动建议、策划并并组织外地巡巡展等拍卖会会前招商活动动第19页2022/12/14市场部部门职职责（一）：：市场拓展（（续）根据公司年度度预算和战略略发展需要，，制定年度广广告预算及计计划负责组织品牌牌宣传广告的的策划及实施施负责组织与拍拍卖会相关的的各种广告的的策划及实施施3、广告宣传4、公司形象维维护参与拍卖会布布展设计等与与公司公众形形象相关的活活动组织嘉德通讯讯等公司刊物物所需报道的的编写，并对对稿件进行审审核负责组织实施施公司网站的的版面设计和和更新负责与公司形形象相关载体体的设计和维维护第20页2022/12/14市场部部门职职责（二）：：刊物编印制定年度刊物物印刷计划和和预算根据公司印刷刷要求选择印印刷厂，并与与财务部共同同进行合同谈谈判并签订印印刷合同综合公司各方方面需求和预预算确定图录录及其它刊物物的印刷数量量组织图录、嘉嘉德通讯等公公司刊物的样样稿校对负责图录、嘉嘉德通讯等公公司刊物的印印刷工作负责公司其他他印刷品的制制作负责安排和组组织各业务部部门的拍品拍拍照工作公司图录、刊刊物等资料的的编印工作第21页2022/12/14市场部部门职职责（三）：：客户服务1、客户接待及及服务回答和接待一一般性的客户户咨询，包括括一般性的拍拍品咨询、拍拍卖会信息咨咨询和公司信信息咨询等向买方、卖方方和相关方面面寄送图录、、拍卖会成交交价格单、嘉嘉德通讯等资资料负责委托竞投投的工作应客户要求，，协助库房进进行拍品的包包装和运输等等工作协助其他部门门进行竞投登登记等拍卖会会现场的咨询询及服务工作作2、客户通知及及信息反馈告知客户拍卖卖会变更、公公司变化等信信息在拍品筛选结结束后，通知知卖方拍品处处理情况在拍卖会结束束后，通知卖卖方有关拍品品的交易情况况记录、汇总客客户信息反馈馈，针对不同同性质的信息息反馈按公司司规定进行处处理；并每月月制定客户信信息反馈处理理统计表第22页2022/12/14市场部部门职职责（三）：：客户服务（（续）客户名片库信信息录入、整整理、更新和和维护3、客户信息管管理4、协助其他部部门工作协助财务部打打印、发送买买方及卖方结结算通知单第23页2022/12/14各地办事处职职责负责拍品的临临时保管和转转运负责公司内部部及客户的接接待服务2、拍品征集1、市场拓展3、接待联络拍品的初级鉴鉴定协助业务人员员进行当地及及周边地区的的拍品征集拓展拍品征集集渠道及其信信息来源渠道道收集潜在客户户信息，建议议并组织当地地及周边地区区的市场及公公关活动协助市场部在在当地及周边边地区的市场场活动协助市场部和和当地的广告告媒体联络第24页2022/12/14办公室部门职职责根据公司规定定或具体情况况通知、召集集、组织公司司例行及临时时会议负责会议议内容的的记录和和传达，，并分类类归档保保管1、会务管管理2、拍卖会会组织及及报批工工作根据公司司具体情情况确定定包括举举办时间间、举办办地点、、场次安安排、人人力安排排等内容容在内的的拍卖会会方案以以及相应应的公开开征集时时间负责拍卖卖会的组组织协调调工作并并组织实实施负责拍卖卖会的报报批和拍拍品审签签工作签订与展展览公司司、拍卖卖场所、、邮寄公公司、航航空公司司、旅行行社和定定点饭店店餐厅等等的合作作合同，，并组织织协调拍拍卖会的的布展工工作第25页2022/12/14办公室部部门职责责（续））3、公司日日常运作作支持采购、入入账登记记、管理理公司日日常办公公用品负责公司司行政档档案及相相关资料料的管理理负责拍品品库房管管理负责公司司办公设设备的日日常维护护负责公司司日常和和拍卖会会的安全全保卫工工作建议并组组织公司司内部活活动负责与公公司主管管部门以以及其他他政府部部门的公公关工作作负责公司司的接待待工作负责公司司的车辆辆管理工工作第26页2022/12/14法律事务务室职责责负责起草草、审核核公司所所需的各各种法律律文件审查公司司所有对对外的宣宣传材料料，保证证其法律律上的严严密性对长期欠欠款的客客户进行行催款，，并提出出警告负责对公公司员工工进行加加强法律律意识的的培训在出现突突发事件件时，与与总经理理、副总总经理和和其他相相关人员员制定危危机处理理方案并并组织实实施处理公司司其他法法律事务务第27页2022/12/14目录录一、第一一阶段组组织结构构调整方方案和部部门职责责二、第二二阶段组组织结构构调整方方案和部部门职责责三、第三三阶段组组织结构构调整方方案和部部门职责责第28页2022/12/14调整后的的组织结结构董事会总经理董事会办办公室综合管理理部财务部客户服务务市场部法律事务务室周末拍卖卖部中国书画画部瓷器工艺艺品部油画部古籍善本本部邮品钱币币部设备维维护行政秘秘书库房管管理司机人力资资源部部股东会会各地办办事处处监事会会珠宝部部刊物印印刷市场拓拓展技术支支持副总经经理拍卖结结算日常会会计财务管管理采购价价格审审核总经理理办公公室保卫卫处处将原原来来的的办办公公室室拆拆成成总总经经理理办办公公室室和和综综合合管管理理部部总经经理理助助理理2总经经理理助助理理1第29页2022/12/14岗位位设设置置结结构构图图库房房主主管管财务务部部经经理理客户户服服务务主主管管市场场部部经经理理法律律事事务务室室主主任任日常常库库房房管管理理员员拍品品库库房房管管理理员员邮品品库库管管理理员员人力力资资源源部部经经理理办事事处处主主任任业务务部部门门经经理理刊物物印印刷刷主主管管市场场拓拓展展主主管管结算算员员出纳纳会计计市场场拓拓展展专专员员市场场分分析析专专员员客户户信信息息专专员员客户户服服务务专专员员人力力资资源源部部专专员员综合合管管理理部部经经理理设备备维维护护行政政秘秘书书技术术支支持持主主管管总经经理理副总总经经理理司机机办公公室室主主任任拍照照专专员员总经经理理助助理理2总经经理理助助理理1业务务主主管管业务务员员业务务秘秘书书第30页2022/12/14总经经理理办办公公室室部部门门职职责责负责责公公司司股股东东会会、、董董事事会会会会议议组组织织安安排排及及管管理理工工作作，，包包括括会会议议通通知知、、会会议议记记录录、、会会议议相相关关材材料料的的准准备备等等拟定定董董事事会会的的有有关关文文件件负责责公公司司年年度度总总结结或或阶阶段段小小结结报报告告负责责起起草草公公司司所所需需的的各各种种文文书书1、协协助助公公司司领领导导的的工工作作3、公公司司内内部部管管理理建建设设工工作作根据据公公司司规规定定或或具具体体情情况况通通知知、、召召集集、、组组织织公公司司例例行行及及临临时时会会议议负责责会会议议内内容容的的记记录录和和传传达达，，并并分分类类归归档档保保管管2、会会务务管管理理建立立完完善善公公司司各各项项规规章章制制度度并并协协助助总总经经理理助助理理监监督督实实施施负责责公公司司行行政政档档案案管管理理建立立并并负负责责管管理理公公司司档档案案资资料料室室第31页2022/12/14总经经理理办办公公室室部部门门职职责责（（续续））4、法法律律事事务务负责责起起草草、、审审核核公公司司所所需需的的各各种种法法律律文文件件审查查公公司司所所有有对对外外的的宣宣传传材材料料，，保保证证其其法法律律上上的的严严密密性性对长长期期欠欠款款的的客客户户进进行行催催款款，，并并提提出出警警告告负责对公司员员工进行加强强法律意识的的培训在出现突发事事件时，与总总经理、副总总经理和其他他相关人员制制定危机处理理方案并组织织实施处理公司其他他法律事务第32页2022/12/14综合管理部部部门职责1、拍卖会组织织及报批工作作根据公司具体体情况确定包包括举办时间间、举办地点点、场次安排排、人力安排排等内容在内内的拍卖会方方案以及相应应的公开征集集时间负责拍卖会的的组织协调工工作并组织实实施负责拍卖会的的报批工作签订与展览公公司的合作合合同，并组织织协调拍卖会会的布展工作作第33页2022/12/14综合管理部部部门职责（续续）2、公司日常运运作支持根据公司员工工使用需求，，组织进行IT信息系统的使使用功能调整整、改变和升升级采购、入账登登记、管理公公司日常办公公用品负责拍品库房房管理负责公司办公公设备（包括括IT信息系统硬件件）的日常维维护负责公司日常常和拍卖会的的安全保卫工工作建议并组织公公司内部活动动负责与公司主主管部门以及及其他政府部部门的公关工工作负责公司的接接待工作第34页2022/12/14目录录一、第一阶段段组织结构调调整方案和部部门职责二、第二阶段段组织结构调调整方案和部部门职责三、第三阶段段组织结构调调整方案和部部门职责第35页2022/12/14调整后的组织织结构董事会总经理董事会办公室室综合管理部财务部客户服务市场部法律事务室周末拍卖部中国书画部瓷器工艺品部部油画部古籍善本部邮品钱币部设备维护行政秘书库房管理司机人力资源部股东会各地办事处监事会珠宝部刊物印刷市场拓展副总经理拍卖结算日常会计财务管理采购价格审核核总经理办公室室保卫处新成立知识管管理部总经理助理2总经理助理1知识管理部技术支持信息分析研究开发第36页2022/12/14岗位设置置结构图图库房主管管财务部经经理客户服务务主管市场部经经理法律事务务室主任任日常库房房管理员员拍品库房房管理员员邮品库管管理员人力资源源部经理理办事处主主任业务部门门经理刊物印刷刷主管市场拓展展主管结算员出纳会计市场拓展展专员市场分析析专员客户信息息专员客户服务务专员人力资源源部专员员综合管理理部经理理设备维护护行政秘书书总经理副总经理理司机办公室主主任拍照专员员总经理助助理2总经理助助理1业务主管管业务员业务秘书书知识管理理部经理理技术支持持主管信息分析析业务专家家第37页2022/12/14知识管理理部部门门职责（（一）：：研究开开发由业务专专家进行行／组织织对相关关艺术品品和古董董鉴别／／鉴赏的的经验总总结和专专业研究究并形成成研究报报告1、专业研研究2、建设外外部专家家支持系系统3、业务支支持及人人才培训训由业务专专家协助助业务部部门鉴定定重要拍拍品、收收集整理理相关历历史背景景资料并并予以考考证由业务专专家培训训业务人人员由业务专专家进行行经验介介绍由业务专专家编制制公司内内部专业业培训材材料在办公室室的协助助下，由由业务专专家与国国内外博博物馆、、考古机机构、相相关专业业高等院院校等专专业机构构建立固固定的专专业研究究联系由业务专专家组织织进行与与国内外外博物馆馆、考古古机构、、相关专专业高等等院校等等专业机机构的学学术交流流第38页2022/12/14知识管理理部部门门职责（（二）：：信息分分析根据拍品品成交记记录，分分析整理理拍品市市场行情情，并定定期形成成拍品成成交价分分析报告告收集并分分类整理理与图录录标注相相关的背背景资料料第39页2022/12/14知识管理理部部门门职责（（三）：：IT技术支持持将知识管管理部研研究成果果及时纳纳入为可可供公司司员工共共享的知知识管理理系统根据公司司规定，，设立查查询修改改权限根据公司司员工使使用需求求，组织织进行知知识管理理系统的的使用功功能调整整、改变变和升级级建设并管管理公司司内部专专业书籍籍的电子子目录查查询系统统1、知识管管理体系系建设2、公司IT系统维护护维护公司司IT系统第40页2022/12/14<完>9、静夜四无无邻，荒居居旧业贫。。。12月-2212月-22Wednesday,December14,202210、雨中黄叶叶树，灯下下白头人。。。02:42:4502:42:4502:4212/14/20222:42:45AM11、以我我独沈沈久，，愧君君相见见频。。。12月月-2202:42:4502:42Dec-2214-Dec-2212、故故人人江江海海别别，，几几度度隔隔山山川川。。。。02:42:4502:42:4502:42Wednesday,December14,202213、乍乍见见翻翻疑疑梦梦，，相相悲悲各各问问年年。。。。12月月-2212月月-2202:42:4502:42:45December14,202214、他乡乡生白白发，，旧国国见青青山。。。14十十二二月20222:42:46上上午02:42:4612月月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月222:42上上午12月-2202:42December14,202216、行动动出成成果，，工作作出财财富。。。2022/12/142:42:4602:42:4614December202217、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。2:42:46上上午2:42上上午午02:42:4612月月-229、没没有有失失败败，，只只有有暂暂时时停停止止成成功功！！。。12月月-2212月月-22Wednesday,December14,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有结结果果，，但但是是不不努努力力却却什什么么改改变变也也没没有有。。。。02:42:4602:42:4602:4212/14/20222:42:46AM11、成功就是日日复一日那一一点点小小努努力的积累。。。12月-2202:42:4602:42Dec-2214-Dec-2212、世间成事，，不求其绝对对圆满，留一一份不足，可可得无限完美美。。02:42:4602:42:4602:42Wednesday,December14,202213、不知香积寺寺，数里入云云峰。。12月-2212月-2202:42:4602:42:46December