水泥公司合同管理制度

水泥公司合同管理制度第一章总则第一条为加强公司合同管理，规范和约束各项经营行为，维护公司的合法权益，明确各部门的工作职责，理顺工作程序，现根据《中华人民共和国合同法》、《集团公司合同管理制度》，结合公司实际情况，制定本制度。第二条凡公司隶属范围内的各部门签订的买卖、供用电（水、气、热力）、赠与、租赁、销售、融资租赁、承揽、建设工程、运输、技术、保管、仓储、委托、行纪、居间等合同均适用本制度（劳动合同按其他规定）。第三条公司的合同管理实行分级管理、会议审核、逐级审批、对口承办的原则。第四条公司所发生的一切经济往来，除标的额小于壹万元人民币且能即时结清的以外(小于壹万元的工程承包项目要签订公司内部协议)，均须签订书面合同。第二章合同管理职责第五条企业管理部是公司合同主管部门，其职责是：（一）宣传贯彻《中华人民共和国合同法》和国家的有关法律、法规，传达集团公司有关合同管理的各项规定及要求，并组织制定、实施本公司合同管理制度；（二）帮助、指导公司内部承办部门依据国家有关法律、法规及公司合同管理的规章制度建立本部门合同管理规定；（三）贯彻执行集团公司合同管理的各项规章制度；（四）负责公司合同专用章的设计及用章审批；（五）负责公司合同的指导、审查和纠纷的处理，参与重大和法律关系复杂的合同谈判（招议标）、起草和签约，并指导各承办部门的合同管理工作；（六）管理、推行和使用合同的统一或规范文本；（七）负责合同文本的复审，并组织召开公司合同审核专项会议，审核各类合同签订的必要性、标的价格、内容等；（八）考核各部门的合同管理工作，查处违反合同管理规定和利用合同进行违法活动的案件，并提出惩处建议，经公司批准后实施惩处；（九）对本企业所有合同进行统一编号、登记台帐、归档；（十）督办合同的索赔及协助办理合同纠纷事项；（十一）完成公司规定的其它相关职责。第六条合同承办人员职责（一）负责非招标物资的市场调研、询价、审核供应商资质，按合理价位签订合同；（二）严格按照招标定标结果要求，签订招标项目合同；（三）对集团公司合同审批部门提出的疑议给予解释，并严格按照集团公司合同审批部门的意见修订合同；（四）负责合同的执行工作，配合相关部门严格物资验收工作；（五）负责办理进厂物资的入库手续、财务手续并按合同约定办理付款手续；（六）建立详细的供应商档案及欠、付款情况档案，收集整理所经办合同在签订、履行、变更、终止或解除中的有关资料，并建立台帐；（七）负责承办所签合同的变更、终止、解除，并办理有关手续；（八）起草合同，组织、协调、督促承办合同的履行，并及时将合同的履行情况向本部门汇报；（九）严禁将年用量超万元物资拆分提报。第七条专业技术部门职责（一）参与公司合同审核专项会议，审核合同标的物的规格、型号、技术参数、加工手段、质量要求等能否满足公司的生产需要，工程取费标准、额度是否合理，监督合同签订的必要性；（二）参与物资、工程验收部门组织的验收工作；（三）负责索赔物资的质量鉴定工作。第三章合同审批权限第八条公司万元以下物资采购由公司合同审核专项会议审核后承办。第九条公司万元（含万元）以上合同由公司合同审核专项会议审核上报集团公司审核后承办。第四章合同内容第十条合同编号由企业管理部统一编号管理。第十一条凡集团公司规定统一样本或参考文本的合同均按规定文本签订。第十二条集团公司未规定统一样本的合同应包括以下条款：（一）签约各方的名称（姓名）、地址、法人代表、经办人、联系方式、开户行、帐号；（二）标的名称、数量、规格、型号、质量标准、生产厂家、商标（非标件标明单重）；（三）价格及结算方式，发票形式及税率；（四）验收（交付）标准，有国标、行业标准的标明标准名称、代号，若为生产厂家标准的，标明检验参数及标准值，要求有出厂合格证、化验单、说明书、技术资料、易损件价格表等；（五）质量保证、售后服务、违约责任、解决争议的方式、合同有效期；（六）合同生效条件：加盖合同专用章（须加盖骑缝章）、法人代表或其授权的代理人签字等；（七）合同文本我方留存四份，企业管理部1份，承办部门2份，财务部1份；（八）其它重要合同须另行约定相关条款。第五章合同审核第十三条合同的起草及提报程序（一）由合同承办人负责起草，按照集团公司合同样本要求，字迹清晰、内容准确、书写规整、说明详实，提报程序规范；（二）承办部门负责自审，并提出修改意见，按规定填写《合同自审审核单》，承办人根据修改意见修改，经部门负责人、主管经理签字后的审核单一并报企业管理部复审；（三）企业管理部根据各项管理规定及法律要求对承办部门提报的合同进行综合复审，提出意见。并负责召集（组织）合同审核会，形成《会议审核纪要》，按照审核会决议监督承办部门对合同进行修改；（四）承办部门根据审核会意见对合同进行修改后上报企业管理部复核，复核无误后，将合同返还承办部门；（五）合同承办人将复核后的合同、《审核会议纪要》及相关附件通过XXOA系统“日常办公”模块上报董事长；（六）董事长通过OA系统对承办人提报合同进行审核、批示，并对同意上报的合同提交集团公司审批；（七）经集团公司审批后的合同，承办部门根据总部审核意见对合同进行修改，并将集团公司审批单及修改说明附在合同后，报企业管理部进行复核，经企业管理部复核确认无误后方可盖章生效。第十四条公司内部审核流程1承办人承办部门1承办人承办部门专业部门企业管理部专项审核会董事长集团公司21314156516667178110（审批完）85651669565166（一）合同承办部门于每周二12：00前，将本周拟签订合同文本（电子版）及《合同自审审核单》报至企业管理部；（二）每周三上午9:00，由企业管理部组织合同审核会。特殊情况需更改时，由企业管理部临时通知；（三）公司董事长、主管合同管理副总经理、合同管理部门负责人及合同管理员、计划管理部门负责人、财务部门负责人、技术主管部门负责人作为审核会固定成员，承办部门负责人及承办人参加合同审核会。第十六条审核责任分工（一）公司董事长为公司合同管理第一责任人，对合同全面审核并提出审核意见；（二）主管副总经理对合同涉及的分管业务进行审核并提出审核意见；（三）企业管理部对合同文本的规范性、合同内容的合法性、合同条款的严密性进行审核并提出审核意见；（四）财务部对合同涉及资金收支、付款约定内容进行审核并提出审核意见；（五）技术主管部门对合同涉及的质量标准、技术要求进行审核并提出审核意见；（六）承办部门对合同整体合规性进行初审，并提出审核意见。第十七条审核组织流程及要求（一）审核组织流程承办人→承办部门→承办部门主管经理→企业管理部→公司合同审核会→承办部门修改→企业管理部复审→承办部门校正→公司董事长→集团公司；（二）提报及审核要求1、承办人应合理安排时间做好合同谈判和文本起草工作，在合同履行期开始前3日完成准备工作，重大合同需提前10天完成准备工作；2、企业在3日内完成企业内部合同例会审核，并由承办部门在2日内按照审核意见修改完毕后，报董事长审批；（三）董事长在2个工作日内完成审批并报集团公司。第十八条“OA”系统审批单填写要求（一）合同名称：应使用汉字填写，不能包含“*”“#”等符号，规范为“XX公司+合同名称”，如提报选粉机主轴合同，应填写“XX公司（选粉机主轴）购销合同”；（二）联系电话：联系方式须保证能联系到相关人员，以便于在审批过程中审批人直接向其询问相关问题；（三）标的总额：应以万元为单位，四舍五入后保留小数点后两位；（四）长期供货合同或按最终结算价确定的合同要估价合同总额；（五）签约对方：与合同文本内保持一致，联系地址与企业不在同一行政区划内，要明确省、市等区划名称。第六章合同签订原则第十九条合同签订须遵守国家法律法规、国家政策、集团公司及公司有关规定。第二十条经办人在签订合同之前，须认真了解对方当事人的情况，包括：对方单位是否具有法人资格、有无经营权、有无履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人及是否具有代理权限，如非法人其委托人须提供法人授权委托书，做到既考虑公司的经济效益，又考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效合同，确保所签合同有效、有利。第二十一条合同签订，须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。第二十二条所签订的合同对方当事人权利、义务的规定须明确、具体，文字表达清楚、准确。第二十三条合同签订，合同争议应在集团公司所在地地方人民法院诉讼解决，特殊情况无法办理的除外。第二十四条签订合同须使用公司合同专用章，对盖公司公章的特殊合同（董事长特批），须承报企业管理部备案。第七章签订合同的程序和要求第二十五条市场调查：对需要拟签的合同，承办部门要根据其内容对标的物的市场分布、行情、生产厂家、价格及其变化趋势等进行综合性的分析或论证，特别是采购合同，要严格按照货比三家的原则做好市场调查。第二十六条资信核实：对经市场调查后选定的签约对象的民事主体资格、注册资本、资金状况、技术水平、设备状况、市场信誉、产品质量等调查项目，合同承办部门要进行审查，以确定其是否具有拟签订合同的履行能力和独立承担民事责任的能力。涉及资源方面的合同需有当地有关部门的完税证明（特殊情况另议）。承办部门的审查人应对审查情况的正确性、准确性负责，承担审查责任。第二十七条合同谈判和起草：非招标合同，由承办部门负责组织谈判和起草；招标合同，由承办部门按照中标通知书起草；财产租赁、事故赔偿、行政缴费合同，应由承办部门组织企业管理部及专业部门组成谈判小组进行谈判，承办部门根据谈判结果起草合同；其它重要及法律关系复杂的合同应在主管经理组织下进行谈判，企业管理部根据谈判结果起草合同。第二十八条对于集团公司否决签订的合同，承办部门须汇同企业管理部共同向董事长单独汇报。第八章合同的履行第二十九条合同依法成立并生效，即具有法律约束力，一切与合同有关的部门、人员都须本着“守合同、重信誉”的原则，严格执行合同所规定的权力和义务，确保合同的实际履行或全面履行。第三十条合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交付、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第三十一条各承办部门及签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理汇报，否则，造成合同不能履行或不能完全履行的，要追究有关人员的责任。第三十二条依法签订并生效合同，公司各部门须全面履行，不得擅自变更、修改、解除或终止，经双方协商变更的合同内容，应签订书面补充协议，按正常合同审批手续办理（提报审批时应将原合同作为附件一并提报）。第三十三条合同虽已签订，但发现有误、显失公平或对方有欺诈行为，履行合同将严重损害我方利益，承办部门应及时与对方协商变更或解除合同，并立即采取合法有效的措施，制止危害行为的发生，同时呈报企业管理部，由企业管理部上报集团公司，必要时可请求仲裁机关或人民法院予以变更或撤消。第三十四条承办部门负责组织、协调合同中我方义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的履行。合同承办人员人应将合同履行的有关情况及时向本部门领导汇报。第三十五条标的物应由承办部门组织相关技术部门进行验收，并签署验收证明。对验收不合格或与合同规定不符的标的物，应由承办部门在即日提出书面意见，按国家或合同约定的时间向对方提出异议，尽快采取适当措施解决。第三十六条办理合同付款须持付款审批手续（财务部另行约定）到公司财务部办理，财务部根据付款手续办理付款。第九章合同的变更、解除第三十七条合同履行过程中遇到困难的，承办部门应尽一切努力克服困难，保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商，并将协商结果呈报企业管理部，必要时，可要求企业管理部派人参加协商。第三十八条对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。第三十九条变更、解除合同，须符合《中华人民共和国合同法》的规定，并应在公司内办理审批手续。第四十条变更、解除合同，须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），不得利用口头形式。第四十一条变更、解除合同的协议未批准之前，原合同仍有效，仍应履行，但特殊情况经双方一致同意的除外。第四十二条以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。第十章违约和纠纷处理第四十三条发生合同纠纷应坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。第四十四条在处理合同纠纷时，应以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，承办部门应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。第四十五条对于不能协商解决的纠纷，承办部门应在纠纷发生三日内，以书面形式报主管经理和企业管理部，并在法定代表人的授权下配合专职法律人员向有管辖权的人民法院起诉，不得私自对外委托有关部门处理纠纷。第四十六条在处理纠纷时，各部门应加强联系，及时沟通，积极主动地做好应做的工作，不准互相推诿、指责、埋怨，以便统一意见，统一行动，一致对外。第十一章合同专用章的管理第四十七条公司合同专用章由综合部负责保管，加盖合同专用章须经企业管理部确认，用印程序按综合部规定执行。第四十八条公司合同专用章原则上不准外借，特殊情况，须由经办人出具书面申请，主管经理签字，企业管理部审核，经董事长签字批示后，到综合部办理借用手续，综合部需建立登记台帐。第四十九条外借合同专用章，经办人须在三日内归还，特