浅析中小制造企业采购框架分析研究 工商管理专业

浅析中小制造企业采购框架[论文摘要]：本文从生产需求、采购计划、零星采购与供应商管理等几个方面探讨了中小制造企业不同类型采购管理的弊端，并制定了相应的解决方案；针对不同采购需求制定了对应的采购控制流程，特别针对零星采购不及时及耗费成本大等大胆提出了创新的可行性方案，在改进零星采购弊端的同时，探讨了建立企业与供应商关系的必要性。[论文关键词]：采购管理采购流程零星采购供应商关系管理近年来，受经济全球化、技术更新换代快以及顾客需求多变等因素影响，企业面临的竞争更加残酷，而中小制造业由于销售、资本规模的限制，在面对国内大中型企业及欧、美、日等国先进企业的挑战时，其竞争将更加残酷。2008年始的全球金融危机，至2009年直至2010年，直接导致全球范围宏观环境经济不景气，绝大多数企业销售经营出现极大困境，为保证企业发展的维持与利润的掠取，“开源节流”被几乎所有企业以前所未有的重视程度抬到桌面，通过“节流”达到维持企业生存在此时成为了所有企业的共识。削减人力资源成本、缩减资本输出、停止或暂缓改造技改、控制支出、……各企业“节流”措施层出不重；因为生产资料、原辅材料的购置成本占据制造企业的主要成本，因此控制采购成本，减少原辅材料的耗用支出，自然成为各企业的必然之选。因此笔者从中小制造企业的整体采购框架建构出发，结合目前国内多数企业现状，拟定出一套能够满足大多数中小制造企业的采购管理模式。因为目前国内中小型制造企业多为民营企业，所以文中所谈的中小型企业参照笔者曾供职的几家民营企业，即固定资产5000万以下非特种行业企业或集团公司的下属公司，且企业使用的生产设备多为通用型，采购物资多数无特殊冷僻要求，特种行业及中大型企业可作为参考。目前国内中小型制造企业的所有采购工作按照采购量、采购周期及采购专业性大致可分为：原材料采购、零星采购、大件生产设备及配套设备与办公设备采购三类，下面就以这三类各自的特点及现状进行分析、总结，提出切实可行的采购管理优化方案及流程：一、原材料的采购原材料的采购包括生产物资、生产辅料等。以笔者曾供职的南方某酒厂（国内饮料行业500强，国家名优酒）为例，原材料的采购包括粮食（大米、高粱、小麦、油糠）、包装物资（瓶子、瓶盖、商标、内盒、外箱）等。对于中小制造企业来说，其原材料的成本占据其总生产经营成本的50%以上，占据其日常总采购成本的70%以上；因为原材料使用量大，做好采购管理工作对降低成本、提高效益有明显作用；原材料的使用量与销售量正比变化，变化及需求时间较为规律，年度总量消耗差距基本持平，采购量较均衡；大宗物资采购价格基本为透明，仅凭谈价议价调整空间不大；大宗物资的定时采购在管理上较为便利，一般采取招标等方式进行，为保证采购的经济性，一般原材料的采购均为与一个或多个供应商签订长期供货合同，一般为一年以上；签订总量合同，但多数制造企业均有销售旺淡季，按照生产需求要求供应商按批次供货。但如果原材料的生产有季节性的话，因为已经签订长期合同，在合同期间价格上涨时，供应商供货积极性不高，甚至不惜毁约；价格下降时，因合同价格约束，采购价格偏高，成本提高，很不经济。譬如笔者所在的公司购置粮食，粮食收获季节，供应商送货上门；收获季节过后，采购则需各地寻求购置，采购难度大，且因采购困难时期的四处匀货，对保证原材料的质量均衡和本企业产品的质量稳定有很大影响。所以需考虑季节性非均衡采购，譬如笔者原公司一般在粮食收获季节一个月左右，粮食价格较低时进行数量较大的采购，做足库存，以备非收获季节克服采购难问题。对于价格波动较大的原材料，或者签订合同在保证需求量的前提下，附加条款要求按照时价上方协商进行机动调整；或签订合同规定固定价格，仅在价格浮动范围超出±百分之几十后再由双方协商解决。供应商的选择与管理上，如果选择单供应商策略，因采购量大，则供应商对供应工作重视程度高，易于对供应商进行管理；并且因为在单个供应商进行大量采购，采购价格因大量生产可有明显降低，且供应商关系的协调处理也将比较简单容易；但单个供应商策略易产生内部采购腐败等问题，质量控制管理将较为困难，原材料品质难保证，且因其独家生产，遇供应商内部问题，供应不及时或无法供应时，将无缓冲机会，可能会造成企业的非正常停产，以致影响到企业的合同交付；故受供应商素质及管理水平影响大，易受制于供应商。如果选择多供应商策略，则可使各供应商之间形成竞争，原材料质量容易得到保证；且如遇单个供应商供货不及时或其他原因不能供货时能及时采取替代方案，不影响生产交付；多供应商同时供货，各产品的可比性强，便于对供应商的优胜劣汰；但因分散采购，势必产生采购量较少，由于采购量少，供应商重视程度不够，且价格优势也无法体现；因需在多个供应商之间斡旋，供应商可能配合不够，关系管理较为困难。对此可采取两种办法相结合的方式进行，采购原材料根据原材料各种类特点分别制定对于采购计划，如笔者曾在的酒业公司原辅材料主要有粮食、瓶子、外箱及其他包装物，粮食采购可采取重点产地多区域供应商制度，在比较价格与及时性后，在淡季时采取在价格低的远距离的供应商（如到北方采购大米、高粱、小麦等）进行采购，在物资急需的旺季，则采取近距离价格较高的供应商少量采购作为补充，特别是资源型原材料需求，这样可以既可保证原料采购的经济性，同时也可满足原材料采购的及时性。包装材料的采购选择2～3家供应商，各自负责不同材质包装物以各自发挥所长，如瓶子有玻璃瓶和陶瓷瓶，玻璃瓶又有大小、高矮及容量等不同，陶瓷瓶有普通与艺术等不同；对略有差异需求量较大的包装材料，选择2家以上供应商。这样除了可以保证及时供货外，还可以确保各供应商之间的良性竞争。申报公司主管副总、总经理同意生产部门（或供应链）根据销售部分的预估要货计划提前提出年度、季度、月度等原料需求计划销售部门预估年度销售情况并分解为季度、月度计划申报公司主管副总、总经理同意生产部门（或供应链）根据销售部分的预估要货计划提前提出年度、季度、月度等原料需求计划销售部门预估年度销售情况并分解为季度、月度计划采购部确定供应商及价格申报公司主管副总、总经理同意签订采购合同采购部确定供应商及价格申报公司主管副总、总经理同意签订采购合同执行采购合同执行采购合同原材料采购流程图二、零星采购零星采购的范围主要指五金维修等配件、生产过程所需的低值易耗品及生产工具等。单位价值较小（确定为单件价格在3000元以下等）（笔者曾经所在的某集团公司曾要求单件价格在2000元以上的采购均需报总裁批准）、采购量少、采购周期不确定的设备维修配件、工器具、办公用品等低值易耗品的采购工作；零星采购的物品价格都不高，但其需求量、需求周期的不确定性大大增加的采购难度，但若采购不及时，一个小小的配件都可能造成停产等不良后果，零星采购实则责任重大。现普遍采取计划申报制，流程类似原料的采购流程：使用部门（或维修、技改部门）确定申报计划主管副总或总经理审核同意采购部比质比价确定供应商及价格使用部门（或维修、技改部门）确定申报计划主管副总或总经理审核同意采购部比质比价确定供应商及价格申报公司主管副总或总经理审核同意申报公司主管副总或总经理审核同意执行采购（合同）签订采购合同价值较小时价值较小时零星采购一般流程这样做存在极大的弊端，首先，维修人员无法确定设备、工具等何时会损坏，不能提前预测并报出需求计划；其次，遇上紧急情况时，如设备故障等，为确保生产经营顺利进行，不能坐等计划申报后才采购，采购工作无法按照流程执行或采购不能到位，如果不经过申报程序紧急采购，则会破坏整个流程管理，如遵照流程进行申报审批，则无法按时采购到位；再次，如果提前申报，因为未能准确预估实际使用量，则不能保证按实际需使用量申报，势必造成不良库存；再次，每次采购量小，与各供应商联系少，价格势必处于较高水平，很不经济；最后，采购人员未必懂得相关知识，采购物资不配套或质量次，部分冷僻物品采购人员无法咨询到，造成采购延误；另外可能导致采购腐败现象产生。解决方法为采取招标定点、需求才购统一联合方式，具体操作方法为：由各使用部门、维修部门等核定汇总所有需求此类物资名称、规格型号、质量、指定品牌、种类、等要求编制成简易目录手册，由公司相关部门组织发出标书并邀请实力及信誉较好的供应商参与，招标时要求供应商提供指定样品的价格或由供应商之间提供价格附样品，在使用部门和企业内部专业人员确认其样品质量能够达到要求后，再行比较、洽谈最终价格，通过此种公开招标方式，优选相关品类齐全、质量保证、价格合理、距离适宜的1～3家供应商为拟定点单位，进一步洽谈相关合作事宜，争取最大优惠，最后确定一家为最终定点单位，其他为次选单位（在定点单位退出或毁约时顶替）。公司承诺定点采购，并与定点单位签订长期供货合同（一般一年以上），保证所有相关物资到定点单位采购，定点单位按照最终确定价格和样品质量进行供货；在要货问题上，由各使用部门根据部门实际情况指定一人或多人为指定联系人，各部门所需物资由指定联系人直接联系供应商送货，供应商应在合同规定或联系人指定时间内保证将货物送达指定地点；货物由联系人直接签收，供应商凭此签收单每月到企业结算；各使用部门联系人同时每月需向公司出具当月要货情况报表，报表内容包括货物数量、规格、使用地点、使用时间及缘由，货物价格计入使用部门相关费用成本。相关流程为：联系人联系供应商使用部门确定需求供应商送货联系人联系供应商使用部门确定需求供应商送货联系人签收交付使用联系人签收交付使用这样首先可大大简化零星采购流程，同时保证采购效果，保证有零星采购物资需求时能及时得到满足；合同价格供货，杜绝了采购腐败等问题产生；由供应商直接及时送货，确保不会因为采购不到位影响生产及合同交付；其次可节约库存成本，降低不良库存，采用此办法后，相关材料根本不需要考虑库存及仓库，减少仓库管理工作和库存空间；再次可充分利用供应商的行业优势和资源，及时查找调拨、可采购到冷僻物资；另外，因为与供应商建立了长期关系，沟通便利，采购数量多，同时价格可以有较大的下降，真正实现供需双赢。几点需要注意的就是，对价格浮动与季节性变动较大的，或受其他原因影响较大的商品，如铜芯线等会因铜价的变动而产生极大的几个浮动，对此可在合同中注明此种情况，如价格按照市场价格调整幅度随时变动；或坚持固定价格仅在价格异动超过百分之几十时再由双方进行商讨，重新修订价格；其他可采取合同期内针对不同类别的物品按照事先约定进行价格调整或保持固定价格（约定报价表样表如下，作为结算依据）。物品类别名称规格型号计价单位价格（元）浮动价格及时间铜芯电缆4×25m米48根据铜材价格浮动螺丝6×30个3不浮动挂锁大号把35不浮动阀门不锈钢DN65个80根据不锈钢价格浮动…………物品报价结算表另外采购人员需经常监视市场价格，发现价格调整时要及时反映，并商讨协商价格变动问题；同期其他供应商报价低于百分之几十要求对本供应商采取相应措施，包括解除合同、追讨违约金、减免相关费用、无条件更换退还等三、大件生产设备、配套设备及办公设备采购大件生产设备采购包含技改更新、大维修等固定资产类设备的采购；办公设备采购包含大件办公用品如电脑、复印机等非紧急需求的物品购置；此类物资一般划分为固定资产类，如生产设备、办公电脑等，使用周期一般为三年以上，故采购周期也比较长，采购专业性较强，涉及金额较零星采购来说也较大，采购时除价格外需考虑其他因素多，如售后服务、产品品牌、运行能力等；因价值较大，且在一定期限内不考虑再次更换，需考虑所购置物资需确保在未来几年类不会被淘汰。目前此类采购管理工作一般由采购人员与专业技术人员共同参与，采购人员对采购价格、售前售中售后服务等负责，专业技术人员对技术参数等负责。采购管理流程一般为：主管领导、主管副总、总经理审核同意技术人员确定技术参数使用部门确认需求，采购请示申报主管领导、主管副总、总经理审核同意技术人员确定技术参数使用部门确认需求，采购请示申报生产类设备发标书、招标设备厂家考察采购部联系咨询相应厂家或供应商生产类设备发标书、招标设备厂家考察采购部联系咨询相应厂家或供应商办公类设备办公类设备比质比价考察评比结果申报公司总经理审核同意确定厂家及签订合同比质比价考察评比结果申报公司总经理审核同意确定厂家及签订合同执行采购执行采购大件生产设备、配套设备及办公设备采购流程大件生产设备的购置涉及金额基本都在几万元以上，有的甚至高达数百万元，且大件生产设备的质量及技术参数各生产厂家各不相同，或称为各有所长，所以价格差异较大，较为容易出现采购收受贿赂等腐败现象。控制的最好办法为，技术人员以现实需要及设备正常运行期间内未被淘汰，确认指定基本技术参数（考虑基本参数时应考虑设备的使用年限与使用效率）与基本配置，供应商根据基本配置要求进行报价，所提供设备最低应满足基本技术参数，在此基础上遴选最低价格或最佳性价比的产品。大件生产设备、配套设备与办公设备的采购因其对生产经营的影响极大，好的设备促进企业的发展，质量有问题的设备可能引发企业更多的不利问题，因此，企业在选择厂家及供应商时应优先考虑建立长期关系；但也需敢于尝试，大胆引进使用更创新的